淺論人事檔案管理

1、淺論人事檔案管理[摘要]人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性要求檔案管理員要嚴(yán)格遵守人事檔案保管制度，具有較高的檔案意識(shí)，并不斷提高自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，以保證人事檔案的全面性和現(xiàn)實(shí)性，實(shí)現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)。[關(guān)鍵詞]人事檔案；性質(zhì)；管理doi：10.3969j.issn.16730194.2013.21.052[中圖分類號(hào)]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]16730194（2013）21008901人事檔

2、案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位。因此對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的人事檔案管理工作尤為重要。本文將從人事檔案的性質(zhì)著手，論述檔案管理工作對(duì)檔案管理員的

3、要求。1人事檔案的性質(zhì)1.1全面性人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。人事檔案的六大性質(zhì)要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度并采用科學(xué)的手段，保守檔

4、案機(jī)密，維護(hù)人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。因此檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有著極大的影響。2檔案管理工作對(duì)檔案管理員的要求2.1嚴(yán)格遵守人事檔案保管制度檔案管理人員在工作中，要嚴(yán)格遵守材料歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、統(tǒng)計(jì)制度和保衛(wèi)保密制度。歸檔材料時(shí)，對(duì)材料進(jìn)行鑒別，保證其真實(shí)性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。如有新的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，力求縮短檔

5、案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”；出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移情況時(shí)，須填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回，并及時(shí)在檔案底賬上注銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無(wú)人”；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案材料無(wú)霉?fàn)€、蟲蛀等損害。統(tǒng)計(jì)人事檔案材料收集補(bǔ)充、整理、保管、利用以及庫(kù)房設(shè)備等情況，檢查檔案保管環(huán)境的安全性；檔案應(yīng)由專人保管，庫(kù)房、檔案柜