采購業(yè)務(wù)流程整合與有效監(jiān)控應(yīng)用

1、理|采購業(yè)務(wù)流程整合與布效監(jiān)控應(yīng)用文朱建勛魏攆采購業(yè)務(wù)在工程項目總支出中占有60%以上的份額，采購質(zhì)量直接影響工程質(zhì)量和安全，采購作為工程項目實施的重要環(huán)節(jié)，其工作效率對工程進(jìn)度具有關(guān)鍵性的作用，采購還是廉政建設(shè)的重點環(huán)節(jié)。圍繞采購業(yè)務(wù)管理流程化和陽光采購體系建設(shè)，中國石化集團(tuán)洛陽石化工程公司于2008年引進(jìn)開發(fā)了“采購集成管理信息系統(tǒng)“(簡稱IPMS)2010年經(jīng)過二次開發(fā)，完善了采購工作平臺建設(shè)，使系統(tǒng)流程設(shè)置與實際工作需要更加吻合

2、。在這個平臺上既實現(xiàn)了采購流程化作業(yè)，也整合了內(nèi)控制度的監(jiān)控、審批的各個環(huán)節(jié)，同時實現(xiàn)了業(yè)務(wù)公開。IPMS還是一個價格數(shù)據(jù)庫，為造價管理、費用控制提供了豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。IPMS的開發(fā)應(yīng)用是一次計算機(jī)信息系統(tǒng)輔助管理、提高績效，推進(jìn)工程項目采購管理現(xiàn)代化的成功案例。開發(fā)背以EPC總承包方式的工程項目不斷增多，每年811個項目同時運行，年采購合同額3040億元。并行的項目多給采購管理帶來了很大困難。每一個項目業(yè)主有不同的管理深度和要求，有的

3、業(yè)主要求來60命固物流與罪購.201峙.2期購前審批每一份請購文件，參與每一次商務(wù)談判，參與每一次到貨驗收有的業(yè)主還要求自己簽訂關(guān)鍵設(shè)備采購合同，由總承包單位進(jìn)行催交和檢驗有的業(yè)主則什么都不管，只要總承包單位將裝置建成交付即可。為適應(yīng)每個項目的獨特性，每一個項目執(zhí)行團(tuán)隊在制定采購流程時，基本保證符合公司項目管理標(biāo)準(zhǔn)體系，但又各不相同。有的項目采購活動在本部執(zhí)行，有的在項目現(xiàn)場執(zhí)行。生產(chǎn)任務(wù)的增加，采購人力資源不足的矛盾也日益突出。而工程

4、采購與生產(chǎn)采購的最大區(qū)別是，工程采購中有大量的非標(biāo)產(chǎn)品，采購開始時僅有一個產(chǎn)品的技術(shù)方案。從方案到實物是一個復(fù)雜的過程，比定型產(chǎn)品采購中的風(fēng)險大的多，不經(jīng)過大量的協(xié)調(diào)和監(jiān)控很可能最終的實物不能滿足現(xiàn)實的需要。工程采購人員的培養(yǎng)是需要時日的，全國范圍內(nèi)工程采購人員都是稀缺資掘。公司急需一種有力的手段，將工程采購過程的風(fēng)險控制方法固化在采購作業(yè)流程中，無論是熟練的人員還是新手都能在這一流程中步步為營，將風(fēng)險控制方法運用到位，即使有遺漏也能及

5、時發(fā)現(xiàn)。在諸多的現(xiàn)代管理方法中，用軟件系統(tǒng)固化作業(yè)流程是一個必然的選擇。求性分析工程建設(shè)、物資采購是商業(yè)賄賂治理的重要領(lǐng)域，采購崗位屬于高危崗位。不規(guī)范的采購可誘發(fā)貪污腐化、索要回扣、損公肥私等違紀(jì)違法行為。供應(yīng)商收買來購人員的權(quán)力之后，勢必會放松對產(chǎn)品質(zhì)量和進(jìn)度的管理，給工程項目帶來風(fēng)險，加強(qiáng)采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督成為采購部門、監(jiān)督部門乃至上級的重要職責(zé)，是保護(hù)員工、順暢工作流程亟待規(guī)范的問題有限的監(jiān)督人員力量，面對多現(xiàn)場分散采購如何保證監(jiān)

6、控不缺位也是期待解決的難題?！瓣柟馐亲詈玫姆栏瘎┳钣行У谋O(jiān)督就是將來購過程公開，公開采購每一個環(huán)節(jié)的結(jié)果一過程文件。需要一個平臺，進(jìn)行審批操作時必須能夠方便地查閱上游環(huán)節(jié)的每一項記錄，從每一頁報價文件到會議簽到表，這些文件一旦上傳到IPMS上就不可撤銷和更改，保持原始憑證的客觀性和真實性。在原有的分散作業(yè)的狀態(tài)下，整個采購過程產(chǎn)生的文件均由流程中的作業(yè)人員自己保管，各工作環(huán)節(jié)的信息多沉淀在各個崗位具體經(jīng)辦人手中，難以共享和公開。工程造價

7、部門需要設(shè)備材料的即時價格信息，用以估算新項目的工程造價，市場開發(fā)部門在總承包項目的報價竟標(biāo)時需要快速提供相似設(shè)備材料的采購成本。每年來購的設(shè)備材料類別、型號數(shù)以萬計，市場價格不停被動，急需將這些數(shù)據(jù)電子化，以便于整理分析運用。傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)麗臨著信息化流程再造，技術(shù)進(jìn)步已經(jīng)為傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的提升、效能的提高提供了現(xiàn)實可能。中國石化采購電子商務(wù)網(wǎng)(EC)系統(tǒng)是，總部推進(jìn)物資供應(yīng)體制改革、強(qiáng)化物資管理、公開采購過程的重要措施。EC為每一個企業(yè)的采

8、購活動提供了公開、公平、公正的競價平臺，是國內(nèi)最成功的企業(yè)電子商務(wù)平臺。但其本身存在的一個問題仍不能滿足工程公司的需要。一是工程設(shè)備采購需要經(jīng)過一個技術(shù)評標(biāo)的過程，最終要與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議，技術(shù)協(xié)議是供應(yīng)商的報價基礎(chǔ)。EC網(wǎng)上沒有技術(shù)評標(biāo)的過程，也沒有記錄技術(shù)評標(biāo)結(jié)果的功能。二是EC中的審批過程在早期建網(wǎng)的時候固化其中，不能根據(jù)內(nèi)控流程進(jìn)行調(diào)整。EC上的請購文件只提供人工錄入方式，效率較低。實現(xiàn)網(wǎng)上采購必須能夠整合EC系統(tǒng)。總部200

9、9年開始推行重點業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)公開是全面推進(jìn)企業(yè)管理改革的項重要內(nèi)容，是加強(qiáng)物資采購管理、降本增效的有效手段，是從源頭上防止國有資產(chǎn)流失、防止暗箱操作和腐敗現(xiàn)象滋生的根本途徑，對于高效廉潔地提升保障供應(yīng)能力、提升物資供應(yīng)專業(yè)化管理水平具有重要意義。信息化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮對傳統(tǒng)作業(yè)提供了流程再造和功能整舍的技ANALYSISI分析術(shù)基礎(chǔ)，為解決以上問題，建立一密集成，避免了重復(fù)錄人、保證了套基于采購管理模式和審批流程的供應(yīng)商的統(tǒng)一管理

10、s實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)采購集成管理信息系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉與中國石化EC系統(tǒng)的接口集戚，實睫，這套系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)以下功能:涵現(xiàn)與總部業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng)的接口蓋公司采購過程的每一個環(huán)節(jié)，實集成?，F(xiàn)流程化操作的要求，動態(tài)鏈接中IPMS系統(tǒng)中，審核工作提示與國石化供應(yīng)商管理系統(tǒng)和EC，利用郵件結(jié)合，使審核工作提示更直好現(xiàn)有資驚:實現(xiàn)公司內(nèi)控制度審接、及時，系統(tǒng)主動性增強(qiáng)、用戶批的需要，實現(xiàn)總部業(yè)務(wù)公開的要使用更方便、進(jìn)一步提高工作效求，實現(xiàn)公司內(nèi)部信息共享的需率

11、s基于BS(削覽器服務(wù)器)結(jié)耍，實現(xiàn)監(jiān)察、審計等部門的適時構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)整體提高了辦公查閱和監(jiān)督。效率，降低了辦公戚本，實現(xiàn)遠(yuǎn)程信息交流，解決異地辦公的局限成果成效性，提高了執(zhí)行力，審批效率大大IPMS系統(tǒng)將來購工作流程全部提高，原來需要三個月的審批時信息化，根據(jù)內(nèi)控要求對采購方間，現(xiàn)在在系統(tǒng)中l(wèi)周即可完成，工案、詢價、供應(yīng)商選擇與價格確作效能得以大幅度提高。定、合同審批流程定制，依據(jù)項IPMS全面提升了采購管理水目、級別、金額、自動

12、流轉(zhuǎn)的審核平。IPMS系統(tǒng)具有嚴(yán)格的項目管理過程全程記錄，對采購過程做到有設(shè)置:角色、人員、權(quán)限、供應(yīng)商據(jù)可查，有據(jù)可依。實現(xiàn)公開、透范圍、審核流程、工作權(quán)重等等都明、科學(xué)的采購規(guī)范和采購流程。按照項目獨立分配和設(shè)置，不同項IPMS系統(tǒng)將來購信息網(wǎng)絡(luò)化，目之間的業(yè)務(wù)都是獨立運作，同時采購業(yè)務(wù)的網(wǎng)上審核與監(jiān)督實現(xiàn)了又可共享其他項目取得的經(jīng)驗和l數(shù)整個果買過程全方位的動態(tài)監(jiān)管和據(jù)，使得決策更加科學(xué)。系統(tǒng)具有監(jiān)控，使事后審查變?yōu)槭虑氨O(jiān)督，的多

13、角度的綜合分析、查詢功能，采購部門、監(jiān)督部門、領(lǐng)導(dǎo)三個層可按專業(yè)、裝置、項目、各個環(huán)節(jié)次的監(jiān)督得以有序有效開展，保證編號逐級匯總查詢，實現(xiàn)采購狀了規(guī)范操作，杜絕了違規(guī)操作。絕態(tài)、采購進(jìn)度、業(yè)務(wù)的統(tǒng)計、分析大多數(shù)事前監(jiān)督通過IPMS系統(tǒng)進(jìn)行與查詢$固化采買工作中的供應(yīng)商審核，問題可以得到及時糾正，提選擇、詢比價、評標(biāo)、合同以及相高了管理水平，提升了工作效能。關(guān)環(huán)節(jié)評審流程，保證每個關(guān)鍵環(huán)IPMS實現(xiàn)了與EC系統(tǒng)、重點節(jié)的落實和受控。采購過

14、程文件的業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng)等的整合和對管理，實現(xiàn)了采購過程中各階段來接，實現(xiàn)了信息共享和數(shù)據(jù)的有序購文件的附件的上傳和存檔，保證流轉(zhuǎn)。實現(xiàn)了請購單數(shù)據(jù)傳遞的電了采購過程文件的完整。采購工作F化，實現(xiàn)了項目物資材料控制和質(zhì)量得到了有效保證，公司管理水過程控制的統(tǒng)一管理。為詢價工作平與時俱進(jìn)不斷提高。因奠定了穩(wěn)定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。IPMS的供(未建勛、魏棒:中國石化集團(tuán)應(yīng)商管理與中國石化供應(yīng)商系統(tǒng)緊洛陽石化工程公司)中圃流與噩鵬.201埠.2J11