施工企業(yè)物資采購合同管理

1、旋工企業(yè)物資粟購合同管理◆文／張營蝮鯉中國高I技術(shù)企業(yè)【摘要】當(dāng)前在施工企業(yè)，存在物資采購合同簽定隨意性太強，而且簽定很不規(guī)范，不嚴(yán)密致使發(fā)生糾紛時，往往占據(jù)被動，而且舍同額較大，給企業(yè)帶來損失，由于合同具有法律性，往往損失不能彌補。加強施工企業(yè)物資采購合同管理是必要的?！娟P(guān)鍵詞】物資采購計劃物資采購合同合同臺帳合同審計一、編制好物資采購計劃是簽定好合同的前提在技術(shù)部門提供物資需用計劃后物資部門在充分考慮到可利用量、加工自制、庫存量、修

2、舊利廢、節(jié)約指標(biāo)等因素后編制工程所需物資采購計劃，計劃編制的好壞、準(zhǔn)確與否將直接影響合同的簽定。對其中數(shù)量、規(guī)格、名稱、質(zhì)量、要求編制完整。特別是具有一些特殊要求的物資要重點說明。如有鋼筋是一級、有些要求冷軋有的水泥比普通水泥要求含堿量低等等。這些在編制計劃時要重點強調(diào)，否則合同在履行時可能發(fā)生錯誤，造成錯誤的采購直接影響工程質(zhì)量。二、選好供應(yīng)商為合同的順利履行奠定基礎(chǔ)當(dāng)前市場經(jīng)濟條件下，供應(yīng)商繁多，有生產(chǎn)廠家、有代理商、有經(jīng)銷商，還有

3、一些零售商。物資人員要對供應(yīng)商進(jìn)行考察建立供應(yīng)商檔案，具體包括靜態(tài)和動態(tài)兩種，靜態(tài)就是考察供應(yīng)商的綜合能力即基本條件包括其生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)狀況、信譽情況、資信情況、歷年業(yè)績、其他施工企業(yè)對其評價、通過ISO質(zhì)量認(rèn)證情況等。動態(tài)就是考核在不斷發(fā)生的業(yè)務(wù)過程中，從供貨時間、準(zhǔn)時交貨率、來料批次合格率、應(yīng)急方案、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)、采購執(zhí)行、物資驗收、物資使用等方面情況。每半年排出考評結(jié)果一次保留合格者淘

4、汰不合格者。我們在選定時，順序為生產(chǎn)廠家、代理商、銷售商、零售商的渠道和廠家簽定會減少中間環(huán)節(jié)。價格應(yīng)該是最低但鋼材等生產(chǎn)廠家因為定量、資金、品種等問題就不能直接為企業(yè)提供貨源基本上是二級批發(fā)商在供貨而選擇上也主要針對他們。選供應(yīng)商可利用價值工程分析即V=F／Cv一價值系數(shù)F一功能系數(shù)c一成本系數(shù)(各種物資單位實際成本分別除以全部單位成本)價值系數(shù)大者為優(yōu)，小者為劣。優(yōu)選供應(yīng)商，現(xiàn)在基本上是招標(biāo)采購使價格更透明，更陽光，同時也使價格更趨

5、于成本，還能強化物資采購監(jiān)管，凈化物資市場環(huán)境。降低采購成本。好的供應(yīng)商為以后合同的簽定和履行打好基礎(chǔ)。三、建立物資采購合同臺帳要專門建立物資采購合同臺帳作好合同匯這是加強合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要方面。合同要分門別類存放，裝訂整齊，防止合同殘缺現(xiàn)象發(fā)生以至履行時找不到合同文件使企業(yè)很難判別對方是否違約同時企業(yè)自身也容易因合同管理混亂造成違約被對方追究。同時對每個供應(yīng)商隨時進(jìn)行評價，形成客觀記錄，這個記錄記載其供貨信息，付款情況也

6、為每年企業(yè)對供應(yīng)商上的質(zhì)量跟蹤提供素材。四、簽定和履行合同注意事項1、防止是詐騙合同在大宗合同采購中，特別是在國家政策調(diào)整，或生產(chǎn)廠家原因造成物資緊缺時如前一陣的柴油短缺現(xiàn)象這時最容易發(fā)生詐騙，施工企業(yè)由于需要柴油施工，而市場供應(yīng)量少，騙子就容易叢中用偽造的票據(jù)進(jìn)行詐騙在這種情況下，就要提高警惕不要貪便宜、不存僥幸心理。要不怕麻煩調(diào)查一下其背景以及是否有與別家合作過的記錄，這樣才能把風(fēng)險降到最低。2、注意價格陷阱現(xiàn)在采購員的錯覺是：哪家

7、供應(yīng)商價格低，就和誰家簽定。這里面就暗藏問題為什么低，要搞清楚，舉個例子：鋼材甲銷售商鋼材4300元，噸(按理論換算)鋼材乙銷售商4350元／噸(按過磅)，從表面看甲便宜，但如果以12螺紋鋼為例，每標(biāo)準(zhǔn)件325支，按理論換算為32590888=2597，4kg而過磅為23822kg這樣甲實際為430025974=1116882元，而乙為435023822=1036257元相差80625元，這樣算下來，乙要便宜的多。所以要考慮全面。3、注

8、意簽定時質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在物資的標(biāo)準(zhǔn)很多，有國家級、部級、省級、還有生產(chǎn)企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，一定根據(jù)工程的要求，套用相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。象鋼管在規(guī)格一樣時，有國標(biāo)管，還有生產(chǎn)企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，但兩者在價格和比重將相差很多4、注意驗收時質(zhì)量和數(shù)量由于驗收多是直接接觸物資，物資人員要有很強的責(zé)任心防止數(shù)量上短缺，包裝要完好，象散裝水泥罐車的封口在運輸過程中，是否被人為破壞等。應(yīng)配套的物資要試者安裝看附件是否齊全例如有的周轉(zhuǎn)材料象芯膜在發(fā)貨時，應(yīng)配套修補工具以及

9、壓力表等。這些都是驗收的關(guān)鍵。5、注意付款手續(xù)我們在付款時，要注意所提供發(fā)票的真?zhèn)?，防止假發(fā)票的出現(xiàn)給國家稅款帶來流失。另外一定指定專人辦理。要注意一定要有當(dāng)事人的書面委托否則容易發(fā)生款項糾紛，例如：有一批水泥管合同，由于簽合同的是劉而李是劉的朋友，一次劉口頭讓李替劉來辦款，結(jié)果李將此款占用，劉找上門，不承認(rèn)此筆款項，因為沒有委托，結(jié)果雙方爭辯，最后雖然追回貨款，但費人力物力，關(guān)系還惡化，可見委托的重要。另外還有借用帳戶現(xiàn)象發(fā)票和付款帳

10、戶不符等，這些都容易因付款手續(xù)的不完備而給企業(yè)造成損失。6、注意提出異議的時效性當(dāng)物資到現(xiàn)場后試驗和檢驗人員要及時進(jìn)行化驗和檢驗，有問題及時和供應(yīng)商溝通，最晚在7天之內(nèi)通知，否則超過期限，責(zé)任就不好劃分，工程質(zhì)量不容易保證。7、注意價格的調(diào)整要注意明確如果遇到國家經(jīng)濟政策變化，價格上漲或下降。該怎樣解決這要明確，另外有時簽定合同以互聯(lián)網(wǎng)價格為準(zhǔn)，這時就要注意指明以哪個網(wǎng)站為準(zhǔn)，因為每個網(wǎng)站由于信息來源渠道不同。價格也會有所區(qū)別但由于施工

11、企業(yè)采購數(shù)量大，一點的區(qū)別就會影響很大。有的供應(yīng)商在貨源緊張時就哄抬物價，這在合同中也要明確。五、合同的審計物資采購合同審計的主要出發(fā)點和落腳點就是強化和提高公司經(jīng)濟合同內(nèi)部管理降低采購成本，提高企業(yè)效益。讓合同的審計貫穿于整個合同始終這給我們簽定合同又把了一道關(guān)，使風(fēng)險降到最低，一個人的力量是有限的，只有大家參與，層層把關(guān)才能杜絕漏洞的發(fā)生，降低成本，企業(yè)的效益得到保證。對物資采購合同事前、事中實施審計，及時地提出審計意見，這對完善合

12、同管理堵塞合同管理中存在的漏洞，有著十分重要的意義。結(jié)束語：一份好的合同是得以順利實施的基礎(chǔ)但合同簽定后，能否按合同規(guī)定的目標(biāo)順利完成，很大程度上依賴于合同的日常性檢查、分析和協(xié)調(diào)，即合同的過程控制。在合同執(zhí)行完畢應(yīng)對其進(jìn)行認(rèn)真分析和總結(jié)，找出合同文件上編寫的不足和執(zhí)行過程中的困難，在新簽定物資合同中，進(jìn)行改進(jìn)和完善以使物資合同管理水平逐步向前邁進(jìn)。(作者單位系中鐵十三局五公司)——’45——維普資訊旋工企業(yè)物資粟購合同管理◆文／張營蝮

13、鯉中國高I技術(shù)企業(yè)【摘要】當(dāng)前在施工企業(yè)，存在物資采購合同簽定隨意性太強，而且簽定很不規(guī)范，不嚴(yán)密致使發(fā)生糾紛時，往往占據(jù)被動，而且舍同額較大，給企業(yè)帶來損失，由于合同具有法律性，往往損失不能彌補。加強施工企業(yè)物資采購合同管理是必要的?！娟P(guān)鍵詞】物資采購計劃物資采購合同合同臺帳合同審計一、編制好物資采購計劃是簽定好合同的前提在技術(shù)部門提供物資需用計劃后物資部門在充分考慮到可利用量、加工自制、庫存量、修舊利廢、節(jié)約指標(biāo)等因素后編制工程所需

14、物資采購計劃，計劃編制的好壞、準(zhǔn)確與否將直接影響合同的簽定。對其中數(shù)量、規(guī)格、名稱、質(zhì)量、要求編制完整。特別是具有一些特殊要求的物資要重點說明。如有鋼筋是一級、有些要求冷軋有的水泥比普通水泥要求含堿量低等等。這些在編制計劃時要重點強調(diào)，否則合同在履行時可能發(fā)生錯誤，造成錯誤的采購直接影響工程質(zhì)量。二、選好供應(yīng)商為合同的順利履行奠定基礎(chǔ)當(dāng)前市場經(jīng)濟條件下，供應(yīng)商繁多，有生產(chǎn)廠家、有代理商、有經(jīng)銷商，還有一些零售商。物資人員要對供應(yīng)商進(jìn)行考

15、察建立供應(yīng)商檔案，具體包括靜態(tài)和動態(tài)兩種，靜態(tài)就是考察供應(yīng)商的綜合能力即基本條件包括其生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)狀況、信譽情況、資信情況、歷年業(yè)績、其他施工企業(yè)對其評價、通過ISO質(zhì)量認(rèn)證情況等。動態(tài)就是考核在不斷發(fā)生的業(yè)務(wù)過程中，從供貨時間、準(zhǔn)時交貨率、來料批次合格率、應(yīng)急方案、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)、采購執(zhí)行、物資驗收、物資使用等方面情況。每半年排出考評結(jié)果一次保留合格者淘汰不合格者。我們在選定時，順序為生產(chǎn)

16、廠家、代理商、銷售商、零售商的渠道和廠家簽定會減少中間環(huán)節(jié)。價格應(yīng)該是最低但鋼材等生產(chǎn)廠家因為定量、資金、品種等問題就不能直接為企業(yè)提供貨源基本上是二級批發(fā)商在供貨而選擇上也主要針對他們。選供應(yīng)商可利用價值工程分析即V=F／Cv一價值系數(shù)F一功能系數(shù)c一成本系數(shù)(各種物資單位實際成本分別除以全部單位成本)價值系數(shù)大者為優(yōu)，小者為劣。優(yōu)選供應(yīng)商，現(xiàn)在基本上是招標(biāo)采購使價格更透明，更陽光，同時也使價格更趨于成本，還能強化物資采購監(jiān)管，凈化物

17、資市場環(huán)境。降低采購成本。好的供應(yīng)商為以后合同的簽定和履行打好基礎(chǔ)。三、建立物資采購合同臺帳要專門建立物資采購合同臺帳作好合同匯這是加強合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要方面。合同要分門別類存放，裝訂整齊，防止合同殘缺現(xiàn)象發(fā)生以至履行時找不到合同文件使企業(yè)很難判別對方是否違約同時企業(yè)自身也容易因合同管理混亂造成違約被對方追究。同時對每個供應(yīng)商隨時進(jìn)行評價，形成客觀記錄，這個記錄記載其供貨信息，付款情況也為每年企業(yè)對供應(yīng)商上的質(zhì)量跟蹤提供素

18、材。四、簽定和履行合同注意事項1、防止是詐騙合同在大宗合同采購中，特別是在國家政策調(diào)整，或生產(chǎn)廠家原因造成物資緊缺時如前一陣的柴油短缺現(xiàn)象這時最容易發(fā)生詐騙，施工企業(yè)由于需要柴油施工，而市場供應(yīng)量少，騙子就容易叢中用偽造的票據(jù)進(jìn)行詐騙在這種情況下，就要提高警惕不要貪便宜、不存僥幸心理。要不怕麻煩調(diào)查一下其背景以及是否有與別家合作過的記錄，這樣才能把風(fēng)險降到最低。2、注意價格陷阱現(xiàn)在采購員的錯覺是：哪家供應(yīng)商價格低，就和誰家簽定。這里面就

19、暗藏問題為什么低，要搞清楚，舉個例子：鋼材甲銷售商鋼材4300元，噸(按理論換算)鋼材乙銷售商4350元／噸(按過磅)，從表面看甲便宜，但如果以12螺紋鋼為例，每標(biāo)準(zhǔn)件325支，按理論換算為32590888=2597，4kg而過磅為23822kg這樣甲實際為430025974=1116882元，而乙為435023822=1036257元相差80625元，這樣算下來，乙要便宜的多。所以要考慮全面。3、注意簽定時質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在物資的標(biāo)準(zhǔn)很多，

20、有國家級、部級、省級、還有生產(chǎn)企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，一定根據(jù)工程的要求，套用相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。象鋼管在規(guī)格一樣時，有國標(biāo)管，還有生產(chǎn)企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，但兩者在價格和比重將相差很多4、注意驗收時質(zhì)量和數(shù)量由于驗收多是直接接觸物資，物資人員要有很強的責(zé)任心防止數(shù)量上短缺，包裝要完好，象散裝水泥罐車的封口在運輸過程中，是否被人為破壞等。應(yīng)配套的物資要試者安裝看附件是否齊全例如有的周轉(zhuǎn)材料象芯膜在發(fā)貨時，應(yīng)配套修補工具以及壓力表等。這些都是驗收的關(guān)鍵。5、注

21、意付款手續(xù)我們在付款時，要注意所提供發(fā)票的真?zhèn)危乐辜侔l(fā)票的出現(xiàn)給國家稅款帶來流失。另外一定指定專人辦理。要注意一定要有當(dāng)事人的書面委托否則容易發(fā)生款項糾紛，例如：有一批水泥管合同，由于簽合同的是劉而李是劉的朋友，一次劉口頭讓李替劉來辦款，結(jié)果李將此款占用，劉找上門，不承認(rèn)此筆款項，因為沒有委托，結(jié)果雙方爭辯，最后雖然追回貨款，但費人力物力，關(guān)系還惡化，可見委托的重要。另外還有借用帳戶現(xiàn)象發(fā)票和付款帳戶不符等，這些都容易因付款手續(xù)的不完

22、備而給企業(yè)造成損失。6、注意提出異議的時效性當(dāng)物資到現(xiàn)場后試驗和檢驗人員要及時進(jìn)行化驗和檢驗，有問題及時和供應(yīng)商溝通，最晚在7天之內(nèi)通知，否則超過期限，責(zé)任就不好劃分，工程質(zhì)量不容易保證。7、注意價格的調(diào)整要注意明確如果遇到國家經(jīng)濟政策變化，價格上漲或下降。該怎樣解決這要明確，另外有時簽定合同以互聯(lián)網(wǎng)價格為準(zhǔn)，這時就要注意指明以哪個網(wǎng)站為準(zhǔn)，因為每個網(wǎng)站由于信息來源渠道不同。價格也會有所區(qū)別但由于施工企業(yè)采購數(shù)量大，一點的區(qū)別就會影響很

23、大。有的供應(yīng)商在貨源緊張時就哄抬物價，這在合同中也要明確。五、合同的審計物資采購合同審計的主要出發(fā)點和落腳點就是強化和提高公司經(jīng)濟合同內(nèi)部管理降低采購成本，提高企業(yè)效益。讓合同的審計貫穿于整個合同始終這給我們簽定合同又把了一道關(guān)，使風(fēng)險降到最低，一個人的力量是有限的，只有大家參與，層層把關(guān)才能杜絕漏洞的發(fā)生，降低成本，企業(yè)的效益得到保證。對物資采購合同事前、事中實施審計，及時地提出審計意見，這對完善合同管理堵塞合同管理中存在的漏洞，有著