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文檔簡介
1、辦公室6S管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)向小明,內(nèi)容: 一、何為“6S” 二、“6S”的含義 三、實施“6S”的好處 四、“6S”具體操作細(xì)節(jié),一、何為“6S” “6S”實際是五個單詞的簡稱,就是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全,其日文的羅馬拼音的第一個字母都是S,故稱之為“6S”。,二、“6S”含義整理:把所有的物品(硬件)分為兩大類,要
2、 與不要的,把不要的物品變賣、拆掉、 丟棄、清除。整頓:把要的物品分為幾大類,經(jīng)常使用;不 經(jīng)常使用的;長時間不使用的;按照 相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好,并加以標(biāo)示。清掃:所有要的物品及場所不間斷的進行打 掃,維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。清潔:經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。,素養(yǎng):當(dāng)上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時,不是
3、 依靠公司的強制性法令或約束性制 度,而是要求員工形成習(xí)慣化,員工 都把那些方面看成自然而然的事,不 做就會不適應(yīng),這便是素養(yǎng)。 安全:消除隱患,預(yù)防事故發(fā)生。,三、實施“6S”的好處:,“6S”有助于改變公司的形象。 “6S”有助于提高工作效率。 “6S”有利于節(jié)約有限的空間。 提高工具、機器設(shè)備的最大使用壽命。 實施“6S”對工作人員的身
4、心健康有極 大好處。,四.6S具體操作細(xì)節(jié),(一)整理的含義: 把所有的物品(硬件)分為兩大類,要與不要 的,把不要的物品變賣、拆掉、丟棄、清除。 內(nèi)容及要求:1、每半年對文件(包括電子文檔)作盤點,把文件分 為必要(有效)和不要(過期無效)的,不要的 全部銷毀。根據(jù)公司要求,必要文件上交行政人事 資源管理部送檔案室歸檔。2、每半年對表單記錄(包括電子文檔)作盤點
5、,根據(jù)公司要求,盤點后的有效表單記錄上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。3、各部門對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點, 并區(qū)分其“要”和“不要”,分類如下:,4、依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)》決定 物品的“要”與“不要”。,5、“不要”物品經(jīng)各部門經(jīng)理判定后,集中報行政人事資源管理部報廢。,(二)整頓的含義: 把要的物品分為幾大類,經(jīng)常使用;不經(jīng)常使用的;長時間不使用的;按照相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好,
6、并加以標(biāo)示。內(nèi)容及要求:普通辦公桌 橫式屏風(fēng) 轉(zhuǎn)角屏風(fēng) 坐椅 報刊 文件資料 水吧 儲藏間 鐵皮柜 各種線路 個人物品 中心領(lǐng)導(dǎo)區(qū) 過道 墻面 門窗 暫放物品 會客區(qū),1.普通辦公桌(1)桌面除公司購置的文件架--盤(外側(cè))、電話機(中間)、鍵盤(中)、顯示器(內(nèi)側(cè)角)、鼠標(biāo)、水杯(靠文件架)、臺歷、綠色盆
7、栽除外無其他物品;人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,(2)抽屜: 辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器,集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi);書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi);個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等,可放置第三抽屜;左側(cè)有序的放置文件資料。,(3)UPS電源放在主機上靠桌內(nèi)側(cè);有主機臺的可放置臺內(nèi) ;,(4)垃圾簍:罩塑料袋,放置桌洞下右前角;,2.橫式屏風(fēng):(1
8、)內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼;桌面除筆筒、水杯、電話機、臺歷、綠色盆栽(從外至內(nèi)依次內(nèi)推)、鍵盤(中間)、顯示器(內(nèi)側(cè)角)、鼠標(biāo)外,無其他物品;人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,(2)抽屜柜: 辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器,集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi);書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi);個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等,可放置第三抽屜;左邊兩層,可以按照類別整齊放置
9、資料和材料。,(3)主機和UPS電源(排插)豎式置桌內(nèi)側(cè)(靠墻處);,(4)垃圾簍:罩塑料袋,放置桌洞下左前角;,3.轉(zhuǎn)角式屏風(fēng):(1)內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼;桌面除文件架(內(nèi)側(cè))、文件盤(內(nèi)側(cè))、顯示器(中間)、電話(文件盤與顯示器中間)、鼠標(biāo)、綠色盆栽(外側(cè))、臺歷外(外側(cè)) ,不允許放其他物品;人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,(2)抽屜:放置屏風(fēng)外側(cè)角,辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計
10、算器,集中放置左側(cè)第一抽屜內(nèi);書本類可以放置左側(cè)第二抽屜內(nèi);個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、不常使用的文具及個人物品等,可放置第三抽屜內(nèi);,(3)主機和UPS電源豎式 置桌面下左側(cè);,(4)垃圾簍:罩塑料袋, 放置桌下右前角;,4. 公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū):(1)桌面除公司購置的電話機、筆筒、臺歷、(右側(cè))顯示器(右側(cè)角)外無其他物品;,(2)抽屜柜放置內(nèi)側(cè),筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器
11、,集中放置左側(cè)第一層抽屜內(nèi);資料可以放置左側(cè)第二層抽屜內(nèi);空白稿紙、不常使用的文具等,可放置第三層抽屜內(nèi);鍵盤、鼠標(biāo)、文件架(盤)放置于柜面,主機放置與抽屜柜中間。垃圾簍:罩塑料袋,置桌下右前角;,(3)資料柜可放置辦公桌 后靠墻處,第一層放 置文件夾資料(不能 超過18個),第二層 放置榮譽牌、紀(jì)念牌, 第三、四、五層放置 書、
12、個人常用的參考 資料、文件卷宗。,5. 坐椅: 靠背坐椅一律不能放任何物品,人離開時椅子調(diào)正,下班或離開半個小時以上,椅子應(yīng)放回桌面下。,6.水吧: 飲水機放置指定的水吧,不得隨意移動;水杯放置指定的水吧臺,靠內(nèi)墻成 一排或二排直線;茶 葉、咖啡、私人用品等按照順序放置水吧臺上下柜中。如無水吧的部門,可放置辦公室最合適的角落。,7.鐵皮柜: 靠墻放置,柜面可放置公司配發(fā)綠色花草 ,內(nèi)放各部門
13、在過去的 一個月或一周內(nèi)使用的資料文件; 必須分類整齊,并加以標(biāo)識,明確責(zé)任人。,8.儲藏間: 門口左側(cè)靠墻處放置純凈水;門口左側(cè)靠墻處放置鐵皮文件柜;內(nèi)左側(cè)放置資料柜、鐵皮文件柜;內(nèi)右側(cè)放置有序的雜用品。,9.電腦線、網(wǎng)線、電話線有序的固定放置,無亂接 線現(xiàn)象。10.桌下不得堆積雜物。11.過道:保持暢通,不得占道放置任何物品,地面保持干凈、清爽。12.墻面:無亂張貼,亂掛現(xiàn)象。13.門窗:無亂張貼現(xiàn)象
14、,嚴(yán)禁放置任何物品于窗臺上。,14.暫放物品:如樣品、材料等,合理定位,有序放置,并標(biāo)識責(zé)任人及放置時間。 15.個人物品:如外衣手袋等,請置于第三抽屜內(nèi)或水吧柜中,嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。16.報刊:閱讀完后必須上報架,或放入辦公桌內(nèi)。17.會客區(qū):桌椅定位擺放,桌面保持干凈整潔。人員離開后將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài),椅子歸位。 18.文件、資料管理:文件夾標(biāo)簽統(tǒng)一標(biāo)識(標(biāo)簽上方為公司標(biāo)記,其下方字體(黑體)由電腦
15、制作。文件紙采用4號打印紙。,(三)清掃含義: 所有要的物品及場所不間斷的進行打掃,維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài) 。清掃內(nèi)容及要求: 公司專門的保潔人員,對公共區(qū)域(如通道、樓梯等)負(fù)責(zé)清掃,個人清掃區(qū)域:桌面、桌下、電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機等等。清掃基準(zhǔn)---對象---清掃標(biāo)準(zhǔn)要求---周期---清掃時間 1. 個人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌下面無垃圾、無雜物遺落、及時清理垃圾桶內(nèi)垃圾,
16、每天5分鐘清掃(每天下班后5分鐘)。,2. 辦公設(shè)備主機和重點部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢,每周一次 (每周五、六下班前15分鐘)。3. 文件資料歸檔 文檔桌面、電腦中不能有失效文件,重要文件必須設(shè)置密碼,當(dāng)你離開半小時以上必須鎖定桌面,避免無關(guān)人員看到機密文件;根據(jù)公司實際情況,超過保管年限的表單及時集中銷毀,保管年限內(nèi)的表單裝訂送行政人事資源管理部歸檔。無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等,無無用的手稿與工作無關(guān)的文件。,(
17、四)清潔的含義: 經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。 內(nèi)容及要求:徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。清潔的主要內(nèi)容(1)有無文件檔案管理制度;(2) 有無依照檔案制度將文件歸檔;(3) 本部門重點目標(biāo)管理有無目視化;(4) 供應(yīng)開水(水吧)處有無標(biāo)識清掃責(zé)任人;(5) 有無指定書庫、書架維護負(fù)責(zé)人。,(五)素養(yǎng)的含義: 當(dāng)上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時,不是依靠公司的強制性法令或約束性制度,而是要求員工形成
18、習(xí)慣化,員工都把那些方面看成自然而然的事,不做就會不適應(yīng),這便是素養(yǎng)。 素養(yǎng)內(nèi)容及要求: 1.遵守《員工守冊》、《公司日常管理規(guī)定》 2.養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣(禮儀、著裝等), 提升個人品質(zhì)。,出入管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定制服管理規(guī)定空調(diào)管理規(guī)定辦公室管理規(guī)定圖書室管理規(guī)定會議室使用規(guī)定環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定個人物資管理規(guī)定,(六)安全的含義: 內(nèi)容及要求: 1、下班前關(guān)閉電器設(shè)施(
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