芻議房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理

1、<p>　　芻議房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理</p><p>　　[摘 要]如今，雖然房地產(chǎn)市場(chǎng)的繁榮帶動(dòng)房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展，但是企業(yè)檔案管理卻嚴(yán)重落后于企業(yè)的發(fā)展步伐，并阻礙了房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。本文通過分析房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，以及在檔案管理中存在的一些問題，提出一些解決措施，以提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)企業(yè) 建

2、設(shè)工程 檔案管理 歸檔 </p><p>　　中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）41-0179-01 </p><p><b>　　前言 </b></p><p>　　房地產(chǎn)檔案管理主要是為了加強(qiáng)房地產(chǎn)公司文書檔案、聲像檔案資料等管理工作，要求對(duì)公司相關(guān)檔案資料進(jìn)行年度立卷，并按照類別、價(jià)值、部門等對(duì)

3、各系統(tǒng)工作過程中形成的各種具有留存價(jià)值的檔案資料立卷歸檔。房地產(chǎn)檔案管理是在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)中直接形成的歷史資料，規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。 </p><p>　　一、房地產(chǎn)檔案歸檔要點(diǎn) </p><p>　　1、房地產(chǎn)檔案的收集 </p><p>　　房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。 </p><p

4、>　?。?）收集過程中，應(yīng)確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一。在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)，要重視收集感光載體檔案和磁性載體檔案，避免檔案載體單一的現(xiàn)象。 </p><p>　?。?）凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來(lái)源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測(cè)

5、繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。 </p><p>　?。?）核對(duì)移交清單與實(shí)物，核對(duì)無(wú)誤后雙方在移交清單上簽名蓋章。 </p><p>　?。?）歸檔時(shí)間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程的特點(diǎn)來(lái)確定，本著便于集中統(tǒng)一管理，維護(hù)房地產(chǎn)檔案的完整和安全、方便保管利用等要求，應(yīng)采用隨時(shí)歸檔和定期歸檔。 </p><p>　　2、房地產(chǎn)檔案整理 <

6、/p><p>　?。?）分類和組卷是兩項(xiàng)重要工作。分類中要考慮類目體系具有很大的包容性，要保證類目的相對(duì)穩(wěn)定。方法包括：按文件材料載體類型、按項(xiàng)目、按業(yè)主姓名（單位名稱）、按區(qū)劃（項(xiàng)目名稱、坐落、地塊等）、按丘（地）號(hào)、按證號(hào)大小順序及按時(shí)間等。 </p><p>　?。?）卷內(nèi)文件材料排列應(yīng)遵循：結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；審批材料在前，申報(bào)材料在后；同類材料編號(hào)小的在前，編號(hào)在的在后；

7、文字材料在前，圖紙?jiān)诤?；按?nèi)容的重要程度排列；按時(shí)間先后順序排列。 </p><p>　　二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn) </p><p>　　1、工程類檔案的歸檔范圍 </p><p>　　根據(jù)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范，其歸檔范圍如下：綜合性文件。包括項(xiàng)目建議書批復(fù)及項(xiàng)目建議書（立項(xiàng)報(bào)告）、建設(shè)用

8、地系列材料、征地拆遷安置、用地申請(qǐng)報(bào)告、國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等等。 </p><p>　　土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會(huì)審記錄、工程定位測(cè)量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測(cè)報(bào)告、

9、土壤各種試驗(yàn)報(bào)告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等。竣工圖。包括綜合圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置）、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強(qiáng)、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電

10、子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。 </p><p>　　2、工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求 </p><p>　　一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力

11、大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 </p><p>　　3、工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié) </p><p>

12、　　重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。 </p><p>　　4、工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求 </p><p>　　一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工

13、程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。 </p><p>　　5、立卷過程中宜遵循的要求 </p><p>　　案卷不

14、宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列；同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 </p><p>　　三、工程類檔案分析 </

15、p><p>　　檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計(jì)和檔案年報(bào)工作，是對(duì)所屬檔案整體情況的一個(gè)分析。 </p><p>　　1、檔案分析的作用 </p><p>　　就是通過對(duì)所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對(duì)于建設(shè)工程類來(lái)講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項(xiàng)工程運(yùn)營(yíng)的全部情況，通過比對(duì)，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)

16、出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進(jìn)程。 </p><p>　　2、檔案分析的種類 </p><p>　　一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對(duì)所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報(bào)提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字―――列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全

17、面、系統(tǒng)。 </p><p><b>　　結(jié)束語(yǔ) </b></p><p>　　總之，工程類檔案的管理是近幾年建設(shè)工程市場(chǎng)百花齊放的結(jié)果，是科技專門檔案的一個(gè)延伸，也是一個(gè)比較新型的課題。特別是房地產(chǎn)企業(yè)的工程類檔案，基本上都是關(guān)乎民生的住宅、商業(yè)、交通等重要檔案，如果不進(jìn)行有效的管理，勢(shì)必對(duì)建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)帶來(lái)一定的影響，存在的問題會(huì)隨著時(shí)間的推移越來(lái)越顯現(xiàn)的。

18、同時(shí)，國(guó)家職能部門對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督也就無(wú)本可據(jù)了。所以，我們一定要按照《國(guó)家檔案法》、《企業(yè)檔案管理?xiàng)l例》等一系列法律法規(guī)，未雨綢繆，做好檔案管理工作，為全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)保駕護(hù)航。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1] 曾旺輝，黎永索.房地產(chǎn)檔案管理的問題及對(duì)策[J].全國(guó)商情（經(jīng)濟(jì)理論研究）.2009（08）. </

19、p><p>　　[2] 馬志玲.太原中房地產(chǎn)開發(fā)公司召開《企業(yè)檔案工作規(guī)范》試點(diǎn)考察匯報(bào)會(huì)[J].山西檔案.2009（02）. </p><p>　　[3] 王鵬.黑龍江省城建項(xiàng)目聲像檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].黑龍江史志.2009（07）. </p><p>　　[4] 陳麗宏.房地產(chǎn)檔案的精確化管理之我見[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2009（04）. &l