行政管理基本工作流程

1、行政管理基礎(chǔ)工作,總經(jīng)理辦公室二OO五年六月,目 錄,會議組織 ? 行政接待車輛管理 ? CIS系統(tǒng),行政管理的基本要求,把握正確方向 關(guān)注工作細(xì)節(jié)腦靈 眼活 腳勤 手快,會議組織,加強(qiáng)會議組織工作目的能使工作忙而不亂與會人員心情愉悅會議效果充分顯現(xiàn),目 錄,第一章 會前準(zhǔn)備工作第二章 會中工作安排第三章 會議善后工作,會前準(zhǔn)備工作是會議程序的基本

2、階段,也是最重要的階段.制定會議計劃（確定會議名稱、時間、地點、議程、出席人員名單、經(jīng)費）會議召開的報批發(fā)會議通知、確認(rèn)參會人員收到通知,第一章 會前準(zhǔn)備工作,召開會議布置會務(wù)組的任務(wù)（分文字材料準(zhǔn)備和行政后勤準(zhǔn)備兩部分）預(yù)編制與會人員通訊錄會.準(zhǔn)備會議文件和材料有領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)放范圍和發(fā)放方式，并留有份數(shù)余地會議材料一般包括領(lǐng)導(dǎo)講話和工作報告，新聞通稿、議題內(nèi)容、日程表和編組名單,第一章 會前準(zhǔn)備工作,選擇和布置會場(

3、周密細(xì)致)結(jié)合人數(shù)和內(nèi)容，大小適中、地點適合、實施齊備 (照明、通風(fēng)、衛(wèi)生)布置回字形、課桌形或其他形式、注意主席臺的布置和人數(shù)、席卡的安排,第一章 會前準(zhǔn)備工作,選擇和布置會場(周密細(xì)致)各種修飾性的會標(biāo)、標(biāo)語、口號、祝賀詞、綠色盆景、花卉、旗幟等音響、音樂、擴(kuò)音、錄音、茶飲料、茶點、服務(wù)、電話、會議須知、導(dǎo)示牌、告示牌、簽到臺會場布置形式要領(lǐng)導(dǎo)同意，布置后要領(lǐng)導(dǎo)查看驗收,第一章 會前準(zhǔn)備工作,排列座位最高領(lǐng)

4、導(dǎo)居中，其次分列兩側(cè)、左上右下、考慮主持人的位置和發(fā)言者的話筒擺放其他人員按照漢字順序、地理位置或部門,第一章 會前準(zhǔn)備工作,行政后勤用車安排、接機(jī)和接站、領(lǐng)導(dǎo)接待后勤服務(wù)：住宿、車機(jī)票預(yù)訂用餐安排：地點、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、酒水、形式、席卡、桌號會議茶水和點心安排攝影錄象錄音安排,第一章 會前準(zhǔn)備工作,新聞發(fā)布的準(zhǔn)備起草新聞發(fā)布稿或新聞通稿由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定在會前、會中或會后適當(dāng)時候發(fā)布,第一章 會前準(zhǔn)備工作,會前全

5、面檢查和梳理 重點是資料、會場布置、席卡擺放、會議設(shè)施、安全保衛(wèi)、消防設(shè)施,第一章 會前準(zhǔn)備工作,簽到（修訂通訊錄）熱情接待會議代表 傳接重要電話批件協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)控制進(jìn)程,第二章 會中工作安排(把握),安排會議記錄、編寫會議簡報控制會場音響效果和空調(diào)溫度會中休息播放音樂 補(bǔ)充茶水,第二章 會中工作安排(把握),送別會議代表(安排領(lǐng)導(dǎo)\車輛\禮品) 處理遺忘物品(暫寄存\郵寄\委托轉(zhuǎn)

6、交) 交接設(shè)施和物品(清點\歸還\儲存),第三章 會議善后工作(忌懈怠),打印會議紀(jì)要或記錄 郵寄感謝信件郵寄通訊錄\紀(jì)要 郵寄代表照片費用的結(jié)算、報銷 總結(jié)會議的得失,第三章 會議善后工作,接待流程和注意事項,加強(qiáng)接待和社交禮儀目的 提升公司形象和品位 增強(qiáng)對方對公司信任 獲得更多的商業(yè)機(jī)會,目 錄,第一章 接待遠(yuǎn)方來賓注意事項第二章

7、 日常接待注意事項第三章 引領(lǐng)來客注意事項第四章 宴請來賓注意事項第五章 送行和道別注意事項第六章 電話禮儀和處理技巧,第一章 接待遠(yuǎn)方來賓注意事項,掌握客人來訪計劃,通知接待人員準(zhǔn)備交通\住宿\餐飲(客人付費標(biāo)準(zhǔn)征得其同意)接站\接機(jī)牌(班次\時間\人數(shù)\聯(lián)系號碼\送達(dá)地點\辦公室聯(lián)系人員)接到客人,不熟悉的有必要確認(rèn)見面時的歡迎問候視級別不同\代理接待說明理由,表示歉意,第一章 接待遠(yuǎn)方來賓注意事項,

8、客人的行李的妥善安排\幫助提取招呼客人上車,介紹活動初步安排幫助辦理客房登記,告知房間設(shè)施提醒用餐或會晤時間及地點重要客人配備鮮花和水果(名片)盡快離開房間,客人整理行李\梳洗,第二章 日常公司接待注意事項,招呼來客人 熟悉正式稱呼 不熟悉問清單位\稱謂雙手按序\接\發(fā)名片名片特殊字或外文詢問對方未預(yù)約領(lǐng)導(dǎo)來客的接待\判斷是否通報,第二章 日常公司接待注意事項,謝絕會晤\領(lǐng)導(dǎo)外出\說明理由\歉意重要來客等候時

9、照料\避免冷場\急噪,第三章 宴請接待注意事項,宴會酒店和包廂的確認(rèn)宴會菜肴標(biāo)準(zhǔn)確定考慮外賓\回民等民族禁忌宴會用煙酒恰當(dāng)來賓人員多可以分層次安排上菜進(jìn)度和順序的控制,第三章 宴請接待注意事項,重要宴會應(yīng)該編桌序\以主桌右高左低座位順序\東道主右主賓\左第二主賓重要宴會擺放席卡\席牌\菜單西餐左叉右刀\叉尖刀口順下叉刀人字未用完\并攏用完,第三章 宴請接待注意事項,喝湯不能有聲音西方很少包廂,用餐忌大聲喧嘩用

10、餐前可掛衣,餐中忌脫衣\松領(lǐng)帶陪同人員向主賓敬酒到主賓右后方,第四章 道別注意事項,?了解客人離別航班或車次,安排送別時間、地點和車輛。?需要代購車船或機(jī)票，盡量滿足，不能代辦提前說明理由，避免客人延誤工作安排。?提前了解客人離別風(fēng)俗習(xí)慣，做到熱情大方。?安排好送別車輛和人員層次，道別人多要安排好秩序，等客人車船離開時才轉(zhuǎn)身離開。,大型接待活動安排,事前聯(lián)絡(luò)確認(rèn)報批制定接待方案報批方案布置內(nèi)外溝通方案實施和補(bǔ)充資料歸檔

11、和總結(jié),,五個工作環(huán)節(jié),大型接待活動安排,確定來訪單位了解來訪目的熟悉來訪行程來訪職務(wù)人數(shù)來訪準(zhǔn)確時間了解來訪單位和人員資料單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或集團(tuán)批準(zhǔn),,事前聯(lián)絡(luò)確認(rèn)報批,大型接待活動安排,明確接待規(guī)模（來函意見和公司工作）明確接待領(lǐng)導(dǎo)（對待原則和發(fā)展趨勢）明確接待地點（有利于展示公司形象）明確接待時間（尊重客人）制定方案報領(lǐng)導(dǎo)審批,,多聯(lián)系多請示制定方案,大型接待活動安排,查詢來訪單位及人員資料 通過業(yè)務(wù)部門了

12、解 通過公開資料了解 通過相關(guān)渠道了解準(zhǔn)備匯報和交流材料 資料的特點和針對性要強(qiáng),,了解和準(zhǔn)備材料充實方案,大型接待活動安排,與來訪單位進(jìn)行溝通 落實聯(lián)系人和聯(lián)系電話與參與接待人員溝通 參與接待主要領(lǐng)導(dǎo) 參與接待行政人員 參與接待司乘人員,,內(nèi)外溝通完善方案,大型接待活動安排,方案實施和補(bǔ)充外賓注意特殊風(fēng)俗習(xí)慣外賓準(zhǔn)備翻譯人員,,,大型接待活動安排,方案實施和補(bǔ)充首長來訪呈報接

13、待名單確定主要介紹人和內(nèi)容確定照應(yīng)相關(guān)陪同人員現(xiàn)場還要準(zhǔn)備擴(kuò)音設(shè)備準(zhǔn)備簽字臺和簽字文具擬定合影的最佳地點,,,大型接待活動安排,方案實施和補(bǔ)充⊕領(lǐng)導(dǎo)座談\介紹\參觀\宴請⊕ 搶拍領(lǐng)導(dǎo)訪問環(huán)節(jié)鏡頭,,,大型接待活動安排,總結(jié)和資料歸檔⊕ 參與接待人員總結(jié)⊕ 重要人員和事件形成報道⊕ 文字資料歸檔 ⊕ 音像資料歸檔,,,駕駛?cè)藛T管理車輛日常管理,車輛管理,駕駛?cè)藛T的管理,領(lǐng)導(dǎo)身邊的人 德育高

14、于技能保密安全意識 費用管理監(jiān)控勞動紀(jì)律表率 服務(wù)職能延伸,駕駛班組管理,班長能力素質(zhì) 班組環(huán)境衛(wèi)生班組日志記錄 班組日常考勤班組安全學(xué)習(xí) 班組車輛檔案,車輛的管理,公務(wù)小車 交通大客 領(lǐng)導(dǎo)專車 客貨兩用,車輛的管理,小

15、車車庫管理 大客停車 場所交通大客路線 交通大客班次,車輛維修管理,日常維護(hù)：減少故障發(fā)生故障判斷：班組共同判斷市場詢價：三家以上競價維修申請：履行報批程序廠家維修：書面聯(lián)系維修,,市場詢價、多家競爭,車輛維修管理,現(xiàn)場監(jiān)督：監(jiān)督修理環(huán)節(jié)驗收確認(rèn)：責(zé)任人和班組長驗收確認(rèn)費用報銷：匯款支付（維修清單，增值稅發(fā)票）更換的損壞零配件帶回公司\供應(yīng)處理輪胎更換:記錄\公里數(shù)\舊

16、胎供應(yīng)處理,,市場詢價、多家競爭,內(nèi)加油：定點加油、按月結(jié)算（市區(qū)）外加油：乘車人確認(rèn)油耗統(tǒng)計：根據(jù)當(dāng)月碼表和額定油耗考核,,車輛油耗管理----定點供應(yīng)、額定油耗,保險到期必須及時續(xù)保有險即報\保護(hù)現(xiàn)場\向公安交警和保險部門同時報案及時索賠減少損失(出險通知書\損失清單\修理估價書\代堪報告\損失照片\修理估價協(xié)議書),,車輛保險管理----及時續(xù)保 有險即報,詳細(xì)填報：根據(jù)日志單詳細(xì)填報費用明細(xì)單和張貼發(fā)票

17、報銷審核：秘書初審主任復(fù)審簽字把關(guān): 嚴(yán)格對照,,車輛費用管理---明確時點、單獨填報,駕駛員手冊,用車管理制度 崗位職責(zé)要求 年功工資制度 車輛管理要求 日常行為規(guī)范 公司常用電話 基本英語會話 公司基本知識,CIS系統(tǒng),推廣CIS系統(tǒng)，維護(hù)和提升企業(yè)形象是員工的責(zé)任標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、標(biāo)準(zhǔn)色是企業(yè)識別系統(tǒng)的基本要素標(biāo)志用在招牌

18、、看板、建筑外觀、標(biāo)識牌等大型應(yīng)用設(shè)計項目,海螺集團(tuán)標(biāo)志是由標(biāo)準(zhǔn)英文CONCH（海螺）變形而來，粗壯的黑體字構(gòu)現(xiàn)出海螺集團(tuán)的實力特征，嚴(yán)謹(jǐn)、扎實、穩(wěn)重，中心字母N做相應(yīng)的變形，突出中心的紅色平行四邊形，表現(xiàn)海螺集團(tuán)內(nèi)部過人的生命力，紅色的平行四邊形上下突出整個黑體字母的框架，表現(xiàn)海螺集團(tuán)尋求突破，上下求索，為人類開拓和創(chuàng)造新空間的企業(yè)理念。,標(biāo)志釋義,海螺企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色,紅色（M：100Y：100） 黑色（B：100）象征企業(yè)熱誠

19、服務(wù)，親切和睦的態(tài)度具有色彩明快、對比強(qiáng)烈醒目效果,CIS組合,標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)色和標(biāo)準(zhǔn)字的組合(三標(biāo)組合) 公司名稱和標(biāo)志的組合 (名標(biāo)組合)企業(yè)輔助圖形的組合 (主輔組合)中英文專用印刷體：宋體、黑體、賀頭體、羅馬體,此形象（彩色和黑白體）以活潑可愛的卡通人物，表述海螺集團(tuán)的親善、友好、健康、向上的內(nèi)涵,吉祥物,企業(yè)形象要素之一,海螺CIS應(yīng)用設(shè)計系統(tǒng)（九類）,辦公用品類

20、（信紙、信封、名片、傳真、便條、介紹信、工作手冊、電話記錄、文件夾、文件袋）事物用品類（工作證、通行證徽章、公司旗幟、桌旗、公文包、表彰證書）內(nèi)部環(huán)境類（大堂接待、辦公室、會議室、餐廳、入口指示、導(dǎo)示牌）,海螺CIS應(yīng)用設(shè)計系統(tǒng)（九類）,外部環(huán)境指示類（大廈形象、大廈招牌、頂層招牌、廠區(qū)布置圖、標(biāo)語、海報）公關(guān)宣傳類（領(lǐng)帶、打火機(jī)、鋼筆、廣告?zhèn)恪⒍Y品衫、禮品袋、POP掛旗、賀卡、請柬、鳴謝卡）,海螺CIS應(yīng)用設(shè)計系統(tǒng)（九類）,車

21、體類（火車車皮、散裝罐、客車貨車、皮卡）服裝類（工作服、領(lǐng)帶、安全帽、手套、腰帶）商業(yè)表格類（員工手冊、公司畫冊、定貨 送貨單、帳單、協(xié)議書、合同）廣告宣傳類（海螺報、標(biāo)語、報紙、雜志電視、燈箱廣告、掛歷等）,安全保衛(wèi)管理 財產(chǎn)安全 資料印章安全 人身安全 信息網(wǎng)絡(luò)安全辦公場所管理 衛(wèi)生要求 物