行政辦公人員管理制度

1、行政辦公人員管理制度行政辦公人員管理制度受控狀態(tài)制度名稱行政辦公人員管理制度編號(hào)第1章總則總則第1條目的員工的言行是公司企業(yè)文化形象的具體表現(xiàn)，為規(guī)范員工辦公室言行，建立良好的辦公秩序，樹立良好企業(yè)形象，特制定此制度。第2條適用范圍本制度適用于公司全體行政辦公管理人員。第2章行政人事日常工作安排行政人事日常工作安排第3條整理、分類、存檔工作包括各種會(huì)議記錄、周（月）工作總結(jié)等文件的收集、整理和上報(bào)；各類文件的整理、分類、存檔工作；雜志、

2、信函的整理、報(bào)送工作；公司雜志、報(bào)刊等書籍的管理工作。第4條招聘培訓(xùn)在公司需要招聘時(shí)做好信息發(fā)布工作，對來面試人員根據(jù)公司的相應(yīng)流程進(jìn)行接待和安排。同時(shí)對于公司的常規(guī)培訓(xùn)做事先安排，包括人員通知、場地時(shí)間安排及材料準(zhǔn)備等。第5條其他日常工作包括公司員工每日中午的訂餐和定期訂水工作；辦公用品的整理、發(fā)放、登記和購買申請登記；協(xié)助采購部做好產(chǎn)品的配送；接聽電話，接待客人；每天認(rèn)真完成責(zé)任區(qū)域的衛(wèi)生工作，并做好其他區(qū)域的檢查工作；公司定期活動(dòng)

3、的策劃、安排；重要節(jié)日時(shí)公司環(huán)境的裝飾安排。第3章行政辦公管理人員日常工作要求行政辦公管理人員日常工作要求第6條電話使用及接待禮儀1.電話接線員和公司員工的電話行為應(yīng)符合規(guī)范，語言要求親切、簡練、禮貌、和氣，要具有“自己就代表公司”的強(qiáng)烈意識(shí)。2.應(yīng)在電話鈴聲響起后三聲之內(nèi)接聽電話；接聽總機(jī)應(yīng)使用“您好！”，接聽分機(jī)應(yīng)使用“您好！部”等規(guī)范用語。3.接聽電話時(shí)聲音清晰，語氣親切，音量、語速適中。4.通話結(jié)束時(shí)應(yīng)與客人道別，并讓對方先掛機(jī)

4、。5.原則上禁止在公司打私人電話，如確有需要，每次不宜超過2分鐘。6.電話鈴聲響起后，如當(dāng)事人不在，其他員工有義務(wù)代為接聽、做好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)告當(dāng)事人。7.遇客來訪，前臺(tái)文員應(yīng)將訪客帶入會(huì)客區(qū)稍等，并馬上通知被訪者，原則上外來人員未經(jīng)帶領(lǐng)，禁入辦公區(qū)域。8.如遇被訪者不在，應(yīng)詳細(xì)問清來訪事由，以轉(zhuǎn)告被訪者或另約時(shí)間。9.如需來訪者較長時(shí)間等候，接待人員應(yīng)主動(dòng)向客人致歉，并提供公司宣傳資料、報(bào)刊供客人閱讀。第7條衛(wèi)生保潔及花木養(yǎng)護(hù)1.車間

5、及辦公室的衛(wèi)生由相應(yīng)人員負(fù)責(zé)，具體時(shí)間為下班前后。2.打掃工作臺(tái)、接待桌及辦公桌時(shí)，先用沾有洗潔精的抹布擦拭，再用干凈的濕抹布和干抹布分別輕輕擦拭干凈，電腦、打印機(jī)另用干凈抹布擦拭干凈，認(rèn)真清理紙簍內(nèi)的一切廢棄物，更換垃圾袋。公司將給予當(dāng)事人書面警告處分外，當(dāng)事人還必須按價(jià)做出賠償。12.下班后對各自的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域按要求進(jìn)行清掃工作。(續(xù)表)第4章前臺(tái)工作人員特別要求前臺(tái)工作人員特別要求第13條形象要求前臺(tái)文員每天上班應(yīng)化淡妝；不得穿奇

6、裝異服；不得配戴夸張首飾；不得梳夸張發(fā)型；上班時(shí)間不得接打私人電話及會(huì)見私友；不得擅自離開工作崗位；不得吃零食；不得與其他同事閑聊、嬉鬧；不得說粗口，要注意形象。第14條日常工作要求1.每天上班需提前10分鐘到公司打卡，搞好前臺(tái)衛(wèi)生，并打開辦公室所有電源。2.公司購買的書籍先編號(hào)并登記入庫，員工借閱須做好登記到期催還工作，每雙月的最后一個(gè)工作日作為圖書盤點(diǎn)日，并在其他員工的配合下完成圖書清點(diǎn)工作。3.每天早上上班時(shí)需到信箱處領(lǐng)取當(dāng)天的報(bào)

7、紙、信件，幫其他同事簽收快遞、包裹、掛號(hào)信件等，并做好統(tǒng)計(jì)登記。4.做好前臺(tái)電話的轉(zhuǎn)接工作，在三聲鈴音內(nèi)接聽電話。假如接到與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的電話，包括廣告、業(yè)務(wù)、保險(xiǎn)、機(jī)票、培訓(xùn)課程、酒店住宿等，應(yīng)禮貌地拒絕，不得私自轉(zhuǎn)接入領(lǐng)導(dǎo)辦公室；若是上門推銷則禮貌收下名片備日后再用；不得將領(lǐng)導(dǎo)的私人電話、直線、分機(jī)和姓名透露出去，避免不必要的業(yè)務(wù)，打擾辦公室的正常工作程序。5.協(xié)助有關(guān)人員管理好公司的公共財(cái)產(chǎn)，包括總機(jī)電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、飲

8、水機(jī)等，檢查它們是否運(yùn)作正常，若發(fā)現(xiàn)有損壞或遺失，應(yīng)盡早知會(huì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并通知相關(guān)人員來維修處理。此外，每天應(yīng)檢查飲水機(jī)的飲用水是否足夠，并隨時(shí)打電話訂水。6.當(dāng)有客人來訪，應(yīng)主動(dòng)詢問，做好登記、接待工作，并及時(shí)通知相關(guān)人員，注意做到笑臉相迎、禮貌讓座、遞茶倒水、服務(wù)滿意。7.管好《公司員工外出登記本》，當(dāng)有員工需外出辦事時(shí)，將外出之事由做詳細(xì)登記；每月最后一天，完成當(dāng)月的《公司員工外出登記本》及電腦考勤記錄統(tǒng)計(jì)工作，并上報(bào)人力資源部。8.

9、應(yīng)該認(rèn)真、積極、主動(dòng)服從及完成各領(lǐng)導(dǎo)的工作分配，例如幫同事打文件、整理文件、收發(fā)傳真、復(fù)印、收發(fā)郵件等工作。9.利用空閑時(shí)間協(xié)助其他同事工作，如打文件、整理檔案、復(fù)印文件、收發(fā)傳真等，須與其他同事融洽相處。10.妥善保管好辦公用品及日用品，同事領(lǐng)取時(shí)要及時(shí)做好登記，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不夠時(shí)應(yīng)立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批購買。11.負(fù)責(zé)通知參加會(huì)議或培訓(xùn)的有關(guān)人員，負(fù)責(zé)會(huì)議室的整潔工作。12.每天下午下班須晚10分鐘下班，檢查好門窗及電源是否完全關(guān)閉，詢問有哪