三級(jí)秘書(shū)考點(diǎn)參考

1、錄像考試知識(shí)點(diǎn)匯總錄像考試知識(shí)點(diǎn)匯總一般：（1）看秘書(shū)的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類(lèi)放置（3）在打電話(huà)時(shí)，注意：①電話(huà)要在鈴響三聲內(nèi)接電話(huà)②要用禮貌用語(yǔ)，如您好等？③上班時(shí)間不得占用電話(huà)聊天（4）保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄茨?，賭氣泄密。（一）關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式注意：迎客：秘書(shū)在大門(mén)口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色；

2、實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國(guó)旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話(huà)要注意：不談?wù)?、宗教；不?wèn)婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國(guó)家的意思不同。（二）宴請(qǐng)注意：場(chǎng)地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口；迎客的方式；入座的順序；關(guān)于在宴請(qǐng)的過(guò)程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng)；可

3、能涉及到招標(biāo)書(shū)的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書(shū)要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話(huà)保密工作；會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉?？荚嚧筇峁ㄈ┯嘘P(guān)商務(wù)旅行注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪(fǎng)方案；包括意圖和目的，出訪(fǎng)時(shí)間、地點(diǎn)和路線(xiàn)，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開(kāi)全體出訪(fǎng)人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。（四）有關(guān)溝通：可能員工家

4、屬來(lái)鬧事秘書(shū)有無(wú)做到換位思考；耐心傾聽(tīng)；秘書(shū)有無(wú)做到日常接待，如倒水等；如果對(duì)方著急，秘書(shū)不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書(shū)在接待過(guò)程中要注意保密工作；與對(duì)方說(shuō)話(huà)時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話(huà)和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說(shuō)出領(lǐng)導(dǎo)的電話(huà)和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書(shū)要向上級(jí)請(qǐng)示；若上級(jí)正在開(kāi)會(huì)或接待他人，秘書(shū)不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，而應(yīng)寫(xiě)成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來(lái)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書(shū)不應(yīng)該說(shuō)出該如何如何決定。實(shí)務(wù)考點(diǎn)匯總實(shí)務(wù)

5、考點(diǎn)匯總文書(shū)處理與擬寫(xiě)1、文書(shū)審核的工作程序?qū)ξ募莞鍙膬?nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。（1）明確審核范圍（2）確定是否需要行文（3）審核文書(shū)內(nèi)容（4）檢查文字表達(dá)（5）檢查文件體式（6）檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備2、檔案利用的工作程序:是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿(mǎn)足利用者的檔案需求的工作。（1）熟悉庫(kù)藏（2）分析利用需求（3）選擇檔案利用方式（4）獲取檔案（5）提供檔案3、電子檔案管理的工作程序在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)

6、值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。（1）電子檔案的收集積累（2）電子檔案的歸檔（3）電子檔案的保管（4）電子檔案的利用4、文書(shū)擬寫(xiě)通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)示批復(fù)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話(huà)稿、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語(yǔ)，到時(shí)會(huì)寫(xiě)。事務(wù)管理1、禮賓次序確定步驟亦稱(chēng)禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門(mén)、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)

7、行的合乎禮儀慣例的具體排列。（1）確定禮賓次序方案（2）提前通知有關(guān)各方（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序2、安排涉外迎送工作程序（1）確定迎候人員（2）準(zhǔn)備迎賓的物品（3）見(jiàn)面講究禮節(jié)（4）送行前的拜訪(fǎng)（5）安排送行儀式3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等，專(zhuān)題性較強(qiáng)。（1）約定（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)（3）

8、準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排（4）迎接客人9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)（3）尋找所存在問(wèn)題和差距的原因（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案（5）實(shí)施改進(jìn)方案10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程（1）確定問(wèn)題（2）分析有關(guān)資料（3）確定造成問(wèn)題的可能的原因（4）提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預(yù)防措施發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即

9、采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。（1）以書(shū)面形式確定緊急情況處理程序（2）根據(jù)書(shū)面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名（4）實(shí)行緊急情況模擬演練（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況（7）保證定期檢查和更新設(shè)備12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施（1）準(zhǔn)備清楚的書(shū)面緊急情況處理程序（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員（3

10、）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)（6）保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況（8）保證定期檢查和更新設(shè)備會(huì)議管理會(huì)議管理1、會(huì)議籌備方案的擬訂內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱(chēng)、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人

11、員分工。作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。（1）組建會(huì)議籌備委員會(huì)（2）分成籌備小組（3）形成籌備方案（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案2、會(huì)務(wù)檢查工作程序內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。（1）開(kāi)會(huì)檢查的程序1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)

12、會(huì)通知3）召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)（2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線(xiàn)和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)2）制作檢查單，以便記錄和匯總3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正3、會(huì)議文件審核工作程序內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是

13、否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀(guān)點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。（1）起草該文件的秘書(shū)就內(nèi)容進(jìn)行自審（2）主觀(guān)秘書(shū)進(jìn)行初審（3）如內(nèi)容涉及部門(mén)較多，要進(jìn)行會(huì)審（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題），出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。（1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況（2