秘書每天到底在做些什么工作呢

1、秘書每天到底在做些什么工作呢，讓我們先來看下面的兩個(gè)例子。這兩個(gè)例子中的主人公都是年輕的女秘書。第一個(gè)是在日本的某外資企業(yè)工作的翻譯兼秘書；第二個(gè)是日本某公司秘書科的秘書。前者(表1)是私人秘書，由于她的上司的日程安排很清楚，因此我們將上司和秘書一天的工作用表分列出來。后者(表2)是集體制秘書，即作為整個(gè)秘書科中的一員，可能要協(xié)助幾個(gè)上司(公司的所有領(lǐng)導(dǎo)和秘書科科長(zhǎng)等人)的工作，像表1那與上司的工作進(jìn)行對(duì)比有一定困難，所以只例出該秘書的

2、工作流程。由于存在各式各樣的秘書，這兩個(gè)表僅僅只能作為了解秘書日常工作的一個(gè)參考，不能說所有的秘書都是這么工作。瀏覽過表1和表2后，應(yīng)該對(duì)秘書的日常工作有了個(gè)初步的了解。秘書工作就是根據(jù)上司的指示去處理那些非決策性工作，包括一些瑣碎的雜事，從而讓上司能集中精力處理公司重點(diǎn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作。另外，近年來個(gè)人電腦和日文打字機(jī)己越來越普及，對(duì)秘書的工作也產(chǎn)生了很大的影響。再來看兩個(gè)表的對(duì)比，外資企業(yè)秘書的工作與直屬上司的工作是相當(dāng)密切的，讓人覺得

3、她是在積極地輔助上司工作，是名副其實(shí)的“助手”；而作為日本企業(yè)秘書科里的秘書，除了要協(xié)助處理上司身邊的工作之外，還要做給部門的其他人沖咖啡、打字等很多雜事，讓人覺得她與上司的關(guān)系不是那么緊密。由于兩個(gè)秘書上司身份的不同，她們的工作才會(huì)有所不同。第一個(gè)秘書必須具備雙語能力(一般是英語和日語)，即在工作中根據(jù)需要能熟練地使用外語和日語兩種語言，并隨時(shí)進(jìn)行切換，幾乎所有在日本的歐美企業(yè)的秘書都是這樣。附：表1某外資企業(yè)秘書的一天(大學(xué)英語系畢

4、業(yè)，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經(jīng)理，外國人)8：30到公司馬上將空調(diào)、電腦、打印機(jī)等設(shè)備的開關(guān)打開，查收Email，將傳真，信件等分類登記，澆花等8：45沖咖啡，與上司簡(jiǎn)短會(huì)面，報(bào)告Email內(nèi)容9：00開始工作(利用耳機(jī))聽前一天上司的錄音信件并錄制，發(fā)送信件，復(fù)印，接聽，轉(zhuǎn)達(dá)電話等10：00對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類，將需要上司處理的送給上司12：00與上司和其他的外國人去外面吃飯12：00午休(秘書科有辦公室“午休輪流值班”

5、的制度，但當(dāng)天輪休，所以與同事外出)13：00回到辦公桌前，整理剪報(bào)，接聽電話等等13：10上司回到公司，給上司沏茶，報(bào)告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差是的單據(jù)，核算出差費(fèi)用14：00根據(jù)秘書科科長(zhǎng)的指示，復(fù)印并打印文件14：30招待客人，給沏茶15：10休息(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度)15：25回到辦公桌前繼續(xù)起草報(bào)告(計(jì)劃明天寫完)15：30為公司常務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡16：30幫專務(wù)的信寫好之后，制作文件信封，并送到郵政局去寄走常