辦公室5s培訓(xùn)教材

1、辦公室5S培訓(xùn),,培訓(xùn)內(nèi)容,文件管理5S是什么如何做好5S,第一部分,文件管理,文件管理,文件,信息及其承載媒體,,,,,,媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。,一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.,某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對(duì)規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求,文件管理,記錄,闡明所取得的結(jié)果或提供所

2、完成活動(dòng)的證據(jù)的文件,記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。,,通常記錄不需要控制版本。,,,,文件管理,文件分類,,,,,,重要度,保存期限,來源,版本,緩急,,文件管理,管理技巧,分門別類,程序化,規(guī)范,專業(yè)化,專人負(fù)責(zé),索引,專門化,,,,,,,,,,,文件管理,簽字,以舊換新,文件收發(fā),可追溯性,認(rèn)可,蓋章生效,連貫性,有效性,授權(quán),,,,,,,,,,,,,,第二部分,5S是什么,5S是什么,區(qū)分要

3、物與不要物，將不要物處理掉。,將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。,使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。,保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。,形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。,演變,5S是什么,5S是一種管理需要全員的積極參與和長時(shí)間的堅(jiān)持不懈每日每日堅(jiān)持5S管理，一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善,5S是什么,5S不是知識(shí)，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做的事情！,企業(yè)形象,5S是什么,可以及時(shí)拿到需要的東西隨時(shí)確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行保證工作順利進(jìn)展整理干凈不是

4、最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率,5S是什么,第三部分,如何做好 5S,整理,含義,將需要的和不需要的物品明確分開， 并處理不需要的物品。,,目的,騰出空間防止誤用,5S 差！,5S 好！,現(xiàn)場檢查,要領(lǐng),馬上要用的,暫時(shí)不用的,長期不用的,要區(qū)分對(duì)待!,要領(lǐng),將需要的物品的數(shù)量降到最低程度,例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時(shí)間縮短會(huì)議時(shí)間,要領(lǐng),對(duì)可有可無的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，

5、決不手軟!,要領(lǐng),為何會(huì)有這么多廢品？,分析,,檢查,改善,,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,提問,1、圖片中存在什么問題？,3、會(huì)產(chǎn)生什么樣的影響？,4、我們應(yīng)該怎樣做？,2、為什么會(huì)產(chǎn)生這樣的問題？,整頓,含義,將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時(shí)間為零,,目的,工作場所一目了然消除找尋物品的時(shí)間井井有條的工作秩序,確定物品放置場所,,物品分類擺放,進(jìn)行標(biāo)識(shí),定 位、標(biāo) 識(shí) 方法,,,,,,,,,,,,,,,,,,

6、*連接線標(biāo)識(shí),,影繪表示（形跡管理）,,問題點(diǎn),怎么辦？,問題點(diǎn),怎么辦？,,？,如何整頓你的文件柜,提問,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,[管理責(zé)任者]管理此架責(zé)任者姓名,[架子表示標(biāo)簽]表示架子種類的標(biāo)簽,[柜子內(nèi)表示標(biāo)簽]用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容,,,,文件柜如何整頓？,要領(lǐng),徹底整理，只留下需要的物品,合理利用空間，100%定位放置,要領(lǐng),根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)

7、規(guī)定擺放方法,要領(lǐng),利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識(shí),,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,清掃,含義,經(jīng)常清掃保持清潔， 將各個(gè)角落的臟物清理掉,,目的,保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障、零損耗,如何清掃？,①看不見的地方，也要徹底打掃干凈。②經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。,徹底清掃,電源插座,電腦側(cè)面,主機(jī)座,要領(lǐng),自己動(dòng)手，不依賴外人(所有部門、

8、人員都一起執(zhí)行),清 掃 責(zé) 任 分 區(qū),,A1 區(qū)(張),B1區(qū)(趙),C1區(qū)(王),C2區(qū)(沈),C3區(qū) (李),A2區(qū)(胡),,E1區(qū)(賈),D1區(qū)(霍),要領(lǐng),清潔,含義,將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底， 并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。,,目的,成功慣例和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成,整潔的辦公桌,如何保持？,連續(xù)不斷的進(jìn)行 整理、整頓、 清掃活動(dòng),要領(lǐng),花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為

9、凈的態(tài)度,要領(lǐng),要領(lǐng),每天保持5S評(píng)價(jià)的心情，不斷改善辦公5S,素養(yǎng),含義,對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。,,目的,讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神,問 候、禮 貌 語,您好!早上好!下午好!大家好!,語言,著裝,離位時(shí),要點(diǎn)：1.2.3.4.,,,,,☆持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化 ☆嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 ☆不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識(shí) ☆充滿熱情的開始每一天的工作,要領(lǐng)

10、,要主動(dòng)整理、整頓傳真？,傳真是客戶傳遞過來的信息，對(duì)公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待。主動(dòng)把我認(rèn)識(shí)的人的傳真送過去，以便同事可以及時(shí)得到客戶的寶貴信息。,打印前，我們應(yīng)該做什么？,確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。 ①小故障請按照提示排除。 ②無法解決時(shí)，請及時(shí)與管理員聯(lián)系。確認(rèn)打印紙。 ①及時(shí)更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 ②發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時(shí)，請及時(shí)丟到紙簍內(nèi)。

11、③發(fā)現(xiàn)紙張快用完時(shí)，請及時(shí)領(lǐng)取。,如何維持,整理,整頓,清掃,辦 公 室 中,小組討論,辦公室5S活動(dòng),早上5S,1、檢查你的著裝狀況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來,辦公室5S活動(dòng),下班前5S,1、實(shí)施早上5S活動(dòng)的所有內(nèi)容2、用抹

12、布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3、固定可能脫落的標(biāo)簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。,文 件 的 5S,整理,把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過期無效)的無效和不需要的文件及時(shí)回收或銷毀,整頓,清掃,清潔,素養(yǎng),,將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找,,防潮、防塵、防蟲定期修補(bǔ)維護(hù),,專人管理、責(zé)任分明文件管理制度、程序,,使用完后及時(shí)歸位愛護(hù)文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要

13、求制定發(fā)行文件資料,,小測試,整理是把________物品與________物品區(qū)分開來，并處理________物品。整頓是將______物品，擺放成__________的狀態(tài)。━即尋找時(shí)間為零。清掃是經(jīng)常____保持____，將_________清理掉。清潔是將__________________進(jìn)行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。素養(yǎng)是對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都按______去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種______。,,整理,,整頓,,清掃,