哈佛經(jīng)理會(huì)議準(zhǔn)備

1、哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊(cè)第三章哈佛經(jīng)理會(huì)議準(zhǔn)備第三章哈佛經(jīng)理會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)務(wù)準(zhǔn)備主席應(yīng)如何控制會(huì)議以增進(jìn)其實(shí)效談到控制，管理學(xué)界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對(duì)召開的會(huì)議喪失控制，主席應(yīng)在開會(huì)之前做妥準(zhǔn)備工作。就一般性的會(huì)議而言，開會(huì)之前的準(zhǔn)備工作至少包括下列八項(xiàng)：(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；(2)與會(huì)者的選擇；(3)會(huì)議時(shí)間的選擇；(4)會(huì)議地點(diǎn)的選擇；(5)會(huì)議場(chǎng)地的布置；(6)

2、議程的指定；(7)會(huì)議通知的派發(fā)；(8)開會(huì)前的最后審查。會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定決定召開會(huì)議之后的第一項(xiàng)最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會(huì)議目標(biāo)。良好的會(huì)議目標(biāo)應(yīng)符合四項(xiàng)要求：1.會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明許多會(huì)議主持人在規(guī)劃會(huì)議的時(shí)候，都以為沒有必要將目標(biāo)寫出來。他們常說他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們時(shí)常想起它們，則是否訴諸文字，將不會(huì)產(chǎn)生任何實(shí)質(zhì)上的差別。其實(shí)，這是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會(huì)議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第一、有助于目標(biāo)內(nèi)涵

3、澄清；第二、書面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目標(biāo)種類繁多時(shí)，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。2.會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際(1)會(huì)議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。(2)在定好的會(huì)議時(shí)間內(nèi)，與會(huì)者人數(shù)一多，則每一位與會(huì)者的平均參與機(jī)會(huì)將隨之減少。(3)與會(huì)者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與會(huì)者只有3個(gè)人的時(shí)候，溝通渠道只有6個(gè)；與會(huì)者增至4個(gè)人，溝通渠道增至12個(gè)；與會(huì)者增至8個(gè)人，溝通渠道增至5

4、6個(gè)；其余依此類推。溝通渠道越多，與會(huì)者對(duì)信息的掌握能力將越低。一般管理者所公認(rèn)的較理想的與會(huì)人數(shù)，是5～7人。因?yàn)樵谶@樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會(huì)者普遍擁有較多的參與機(jī)會(huì)。倘若與會(huì)人數(shù)甚多，譬如多至20人以上，主席可以視實(shí)際需要而采取分組討論方式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會(huì)議，都會(huì)使公司受到某些方面的損失。因此，實(shí)用經(jīng)濟(jì)學(xué)要求每份邀請(qǐng)都必須有建設(shè)性作用。假如一個(gè)人并非必須參加會(huì)議，他的時(shí)間就能在其它方面為公司多

5、作貢獻(xiàn)。而且，沒有興趣的出席者會(huì)造成妨礙。要把每一位參加會(huì)議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會(huì)議者泄氣、不能實(shí)現(xiàn)自己的目的。為了從每個(gè)資源得到最大好處，管理部門既不能把與會(huì)者的責(zé)任和技能認(rèn)為是當(dāng)然的，也不能假定其個(gè)人目的和公司的目的一致。人們希望從會(huì)議得到的東西往往不是會(huì)議主持人所確定的會(huì)議目標(biāo)。要把企業(yè)會(huì)議看成是一個(gè)若干個(gè)人的群體，他們必須互相影響以完成某項(xiàng)工作；不要單純問誰應(yīng)當(dāng)參加，

6、而要問為什么參加。下面是請(qǐng)你考慮的一些因素：(1)參加會(huì)議的人將在多大程度上涉及會(huì)議的行動(dòng)后果(2)這個(gè)人在中心議題的專門知識(shí)方面，是否確有需要或能有所貢獻(xiàn)(3)這個(gè)人以前對(duì)這種情況，有沒有經(jīng)驗(yàn)，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系(例如代表某一特殊利益的小組)(4)級(jí)別或地位是否適合于這個(gè)小組(下級(jí)職員和他們的上司在一起參加的時(shí)候，心理上常會(huì)不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實(shí)性。)(5)假如要做決議，這個(gè)人是否能做(他不應(yīng)是一個(gè)