采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計—對下屬ｙ公司內(nèi)部控制的思考

1、粵集團公司針對下屬再公司成本畸高的狀況袁選派有關(guān)人員到再公司進行實地了解調(diào)查遙筆者就其采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制談幾點粗淺體會袁以求共勉遙一、再公司采購業(yè)務(wù)情況及其不足再公司的采購物資主要有原木堯廢紙堯原煤等遙其相關(guān)制度安排為院原木由原木中心負責采購和保管曰廢紙和原煤由供應(yīng)中心負責采購袁儲運部負責保管曰財務(wù)部通過信息系統(tǒng)提供的相關(guān)信息進行材料的核算遙其流程圖如下院筆者分別對以上內(nèi)部控制制度中的請購單制度堯定貨控制制度堯貨物驗收制度堯退貨和折讓控

2、制制度堯材料成本核算制度進行調(diào)查袁并與各個環(huán)節(jié)的相關(guān)人員進行談話遙從表面上看袁各部門本身的內(nèi)部控制較好院能依據(jù)公司下達的計劃進行采購曰根據(jù)計劃調(diào)研市場袁在此基礎(chǔ)上完成調(diào)研報告曰采購堯過磅或驗收貨物堯質(zhì)檢堯統(tǒng)計等不相容崗位已分離并且相互牽制曰對大型設(shè)備的采購作了可行性分析和比議價評標曰制定了例外緊急需求的野綠色通道冶采購處理程序曰材料的核算由會計人員依據(jù)信息系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)資料進行遙但是經(jīng)過細心分析后袁筆者發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計還存在

3、一些缺陷遙員援機構(gòu)設(shè)置和主管領(lǐng)導(dǎo)的職責劃分方面遙淤采購業(yè)務(wù)分別由兩個部門進行袁出現(xiàn)多頭采購現(xiàn)象袁既增加了機構(gòu)和人員的重置成本袁也增加了對采購業(yè)務(wù)控制的難度和舞弊行為發(fā)生的可能性遙于原木的采購和保管都由原木中心負責袁在一定程度上失去了采購和倉儲的相互制約遙盂采購堯保管堯生產(chǎn)等部門都受運營總裁的領(lǐng)導(dǎo)袁失去了應(yīng)有的相互制約袁增加了腐門不能忽視銀行對賬單的作用袁必須堅持按月由出納以外的人員核對銀行對賬單和銀行存款日記賬袁并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

4、遙案例一中財務(wù)經(jīng)理沒有及時對賬給犯罪分子以盜用公款的機會袁其實只要財務(wù)經(jīng)理堅持按月對賬袁就可有效防止出納盜用公款遙圓援大多數(shù)單位平時是由出納到銀行領(lǐng)取銀行對賬單袁會計對賬后編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表遙為了防止有關(guān)人員編造虛假的銀行對賬單袁財務(wù)部門可以規(guī)定袁凡出納單獨到銀行取得的銀行對賬單必須有銀行蓋章方可有效遙當然袁由于長期以來大多數(shù)銀行只向客戶提供不蓋公章的銀行對賬單袁故如果客戶不專門提出要求袁銀行是不會主動在銀行對賬單上蓋章的袁但是如果

5、客戶提出要求袁銀行一般會同意在銀行對賬單上加蓋業(yè)務(wù)專用章遙對于單位財務(wù)部門來講袁需要的僅僅是證明該銀行對賬單確實出自銀行袁所以蓋有業(yè)務(wù)專用章的銀行對賬單同樣有效遙如果出納反映銀行不愿意加蓋公章或業(yè)務(wù)專用章袁單位還可事先與銀行約定袁每月月初由會計或辦公室人員親自去銀行領(lǐng)取銀行對賬單袁同樣可以防止相關(guān)人員編制虛假的銀行對賬單遙案例三中袁物業(yè)管理公司的開戶銀行就在其所在大樓的首層袁但財務(wù)經(jīng)理從未安排他人到銀行領(lǐng)取銀行對賬單袁給張某以偽造銀行對

6、賬單的機會遙猿援對于案例二中財務(wù)經(jīng)理配合總經(jīng)理偽造銀行對賬單袁如果外部審計師和上級檢查部門在檢查過程中對銀行存款進行詢證就可以發(fā)現(xiàn)問題遙獨立審計準則規(guī)定袁注冊會計師在對有關(guān)項目進行詢證時要注意兩點院淤詢證函經(jīng)被審計單位簽章后袁由注冊會計師直接寄發(fā)曰于在詢證函中指明直接向接受業(yè)務(wù)委托的會計師事務(wù)所回函袁也就是詢證函寄發(fā)與回函不能讓被審計單位經(jīng)手遙銀廣夏造假案中袁注冊會計師沒有按照詢證的有關(guān)要求親自控制銀行對賬單的寄發(fā)與回收袁而是由天津廣夏

7、方面提供袁才給天津廣夏以偽造堯變造銀行對賬單的機會袁注冊會計師對此負有重大過失的責任遙事實上袁注冊會計師或上級檢查部門在執(zhí)行詢證程序時可以采用更加有效的變通方法袁即由檢查人員與被審計單位財務(wù)人員共同到開戶銀行取得詢證函袁銀行收取資料打印費后就可以為客戶提供該項服務(wù)遙源援由于出納崗位的特殊性與重要性袁財務(wù)部門負責人必須加強對該崗位人員的控制袁關(guān)注出納本人的生活是否發(fā)生重大變化遙目前袁各單位的出納大多由年輕人擔任袁年輕人經(jīng)不起誘惑就可能走上

8、犯罪的道路遙案例一中的出納在挪用公款后袁消費水平大大超過其收入水平曰案例三中的出納在半年前就被人發(fā)現(xiàn)可能在吸毒袁卻未引起有關(guān)人員的注意遙公司有關(guān)人員淵尤其是財務(wù)部門負責人冤應(yīng)加強對出納工作的檢查袁定期對賬袁不給意志薄弱者犯罪的機會遙如果企業(yè)現(xiàn)金管理的內(nèi)部控制制度不夠完善袁或者有關(guān)人員在執(zhí)行制度的時候不夠嚴謹堯認真袁便會給犯罪分子以可乘之機遙笫廣州杜景來上海鄧薇瑋申請單請購清單審批堯比議價采購員采購原木中心保管處堯公司儲運部驗數(shù)收貨財務(wù)部

9、依據(jù)相關(guān)信息計算成本信息系統(tǒng)按照采購員提供的單價暫估有無發(fā)票無有驗收入庫單來發(fā)票后調(diào)整暫估采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計—對下屬再公司內(nèi)部控制的思考陰窯案例分析陰窯緣園窯財會月刊淵會計冤援敗行為發(fā)生的可能性遙圓援具體控制環(huán)節(jié)方面遙淤部分主要原材料的計劃價一年制定一次袁當市場價格出現(xiàn)劇烈波動時袁市場價與計劃價出現(xiàn)巨大偏差袁需人工按采購部門提供的價格信息對已輸入信息系統(tǒng)的計劃價進行調(diào)整袁導(dǎo)致計劃價控制形同虛設(shè)袁工作效率降低袁人工成本增加遙于雖有市場

10、調(diào)研報告袁但由各個采購人員自己書寫袁內(nèi)容簡單且其他人員無法驗證其公正性遙盂長期由幾個老客戶供應(yīng)某種材料袁缺乏應(yīng)有的競爭袁在價格和質(zhì)量上會有不利的影響遙猿援成本核算方面遙采購物資的核算采用加權(quán)平均法袁即用期初庫存原材料成本堯前期部分成本暫估差異淵即流程圖中野來發(fā)票后調(diào)整暫估冶的影響冤堯本期購入淵有發(fā)票冤的原材料成本與本期購入淵無發(fā)票冤的原材料暫估成本的加權(quán)平均單價袁確定發(fā)出原材料成本和當期庫存原材料成本遙該核算方法本身不存在問題袁問題在于

11、暫估成本與實際成本差異的大小遙暫估成本時袁廢紙堯原煤等原材料運雜費在發(fā)票收到后入賬袁沒有在收貨時暫估入賬袁必然導(dǎo)致原材料暫估成本與實際成本存在差異遙這些差異計入了發(fā)票收到期間的成本袁必然影響原材料成本核算的準確性袁且間接影響新聞紙成本遙向國外采購廢紙采用信用證結(jié)算袁當實際收貨數(shù)量低于信用證數(shù)量時袁財務(wù)部把信用證金額全部作為實際收貨淵廢紙冤成本袁影響原材料成本核算的準確性且間接影響新聞紙成本遙源援采購人員的業(yè)績考核方面遙淤原木的采購和保管

12、都由原木中心負責袁使原木的在途損耗責任和儲存損耗責任難以界定袁不利于考核采購人員的業(yè)績袁甚至可能使生產(chǎn)成本核算失真袁影響銷售定價和對生產(chǎn)部門的業(yè)績考核遙于部分主要原材料內(nèi)部合同價格一年制定一次袁有可能導(dǎo)致內(nèi)部合同價與市場價發(fā)生嚴重偏離袁從而難以考核采購人員的業(yè)績遙二、完善采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制的對策員援機構(gòu)重組與主管領(lǐng)導(dǎo)之間職責的重新劃分遙淤成立統(tǒng)一的倉儲部門袁收回原木中心的倉庫保管權(quán)遙倉庫保管人員由新成立的倉儲部門來管理袁并對其進行定期輪

13、換遙于將供應(yīng)中心堯原木中心的采購職能統(tǒng)一袁成立專門的供應(yīng)中心袁負責全公司的市場調(diào)研和物資采購遙盂成立價格委員會或由一獨立的部門根據(jù)采購部門的市場調(diào)研報告及核實情況袁按期對計劃價格進行調(diào)整遙榆對于主管領(lǐng)導(dǎo)袁應(yīng)根據(jù)不相容職務(wù)相分離的原則做出調(diào)整袁以達到相互制約的目的遙筆者認為袁倉儲部門堯質(zhì)檢部門堯供應(yīng)中心堯價格委員會應(yīng)當由不同的分管經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)遙圓援采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的完善遙淤在完成市場調(diào)研后袁調(diào)研報告應(yīng)注明供應(yīng)商提供產(chǎn)品的價格堯質(zhì)量等級堯數(shù)量及

14、供應(yīng)商電話堯地址袁并由企管部門審核其真實性和全面性遙企管部門還應(yīng)定期對目前供應(yīng)商的信譽及其產(chǎn)品的價格堯質(zhì)量進行評估袁并向另外一些有實力的供應(yīng)商發(fā)出詢證函袁索要價格表遙企管部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案袁內(nèi)容包括地址堯電話堯價格堯質(zhì)量指標堯折扣和付款條件堯以往采購數(shù)量和價格等遙于價格委員會成員淵可由采購堯企管堯使用堯財務(wù)等部門的人員組成冤應(yīng)對相關(guān)物資的市場情況有所了解遙盂每年進行的通用大宗材料的采購招投標袁應(yīng)引入一定的新供應(yīng)商遙榆禁止質(zhì)檢人員堯財務(wù)

15、人員和客戶見面袁以減少舞弊和付款時的人情付款袁或者由使用部門堯采購部門堯質(zhì)檢部門人員或指定技術(shù)人員到場袁按計劃單堯合同書驗收袁如一項不合格則不予接收遙驗收時具體負責的采購人員必須回避袁但驗收結(jié)果應(yīng)通知具體負責的采購人員袁以便及時解決問題遙猿援財務(wù)核算方面的完善遙淤原材料請購審批堯比議價與相應(yīng)的運費比議價同時進行遙儲運部按比議價結(jié)果暫估成本袁減少原材料暫估成本與實際成本的差異袁提高發(fā)出原材料成本和庫存原材料成本核算的準確性遙于將信用證金額

16、作為預(yù)付款入賬遙若實際收貨數(shù)量低于信用證數(shù)量袁財務(wù)部按實際收貨數(shù)量與信用證注明的單價結(jié)轉(zhuǎn)收貨淵廢紙冤成本袁同時加強信用證預(yù)付款的管理袁督促相關(guān)部門盡快收回應(yīng)收廢紙遙源援采購人員業(yè)績考核方面的完善遙責任考核和績效評價不僅是對職工的一種監(jiān)督袁也是對職工的一種激勵遙而對負有責任的責任人不予追究袁將挫傷職工積極性袁尤其是在有大量現(xiàn)金流出的采購業(yè)務(wù)上袁會對企業(yè)造成重大的損失遙因為暫估的準確性直接影響到成本核算的準確性袁建議將暫估準確性納入供應(yīng)中心

17、的績效考核范圍袁由財務(wù)部監(jiān)督袁人事部考核執(zhí)行遙三、采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計的幾點啟示員援關(guān)于材料采購控制點的設(shè)立遙一般認為袁在材料采購方面一般分五個控制點進行控制袁即申請堯計劃堯合同堯驗收堯入庫遙這無疑是正確的遙但在市場經(jīng)濟條件下袁由于各種經(jīng)濟成分同時并存和價格機制調(diào)節(jié)作用日益加強袁因此采購業(yè)務(wù)應(yīng)引入市場調(diào)研和招投標這一控制點遙這樣可以通過對供應(yīng)商信用和規(guī)模堯產(chǎn)品質(zhì)量和價格等方面的比較買到物美價廉的材料堯設(shè)備袁還可杜絕不正之風遙引入這一控

18、制點袁企業(yè)可先將采購的數(shù)量堯規(guī)格堯質(zhì)量要求堯采購原則通過信函堯電話堯網(wǎng)絡(luò)等方式告訴供應(yīng)商曰供應(yīng)商會發(fā)函或派人將有關(guān)產(chǎn)品說明書堯產(chǎn)品質(zhì)量檢驗證明堯價格表等送給企業(yè)曰企業(yè)再從中篩選出規(guī)模大堯歷史悠久及產(chǎn)品質(zhì)量好堯價格低的供應(yīng)商進行考察曰而后企業(yè)將收集的信息匯總袁擬訂招投標袁并最終選定供應(yīng)商遙企業(yè)對于原材料的采購可每年進行一次招投標袁以增強現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識遙這就是許多企業(yè)推崇的野揚出去堯收回來堯走出去堯定下來冶的采購方法遙圓援關(guān)于采購的內(nèi)

19、部控制遙對于許多國有企業(yè)來說袁按照業(yè)務(wù)職能進行各主管領(lǐng)導(dǎo)的分工是一種十分常見的模式遙比如院生產(chǎn)物資的采購堯倉儲堯質(zhì)檢堯生產(chǎn)由生產(chǎn)經(jīng)理負責曰包裝物的采購堯倉儲堯質(zhì)檢堯運輸堯營銷由銷售經(jīng)理負責曰財務(wù)經(jīng)理和人事經(jīng)理則不管銷售堯生產(chǎn)方面的事遙這種模式雖然有利于企業(yè)進行生產(chǎn)堯銷售等方面的協(xié)調(diào)袁但從內(nèi)部控制方面來看卻有很大的缺陷遙筆者認為袁對于采購的內(nèi)部控制還應(yīng)該明確采購的不同環(huán)節(jié)應(yīng)由不同部門執(zhí)行袁這些部門向各自的分管經(jīng)理負責袁以形成不同部門和分管