淺談單位采購業(yè)務的內(nèi)部控制

1、淺談單位采購業(yè)務的內(nèi)部控制0盧渭琴(三門峽庫區(qū)水文水資源局，陜西渭南714000)摘要企業(yè)在進行采購業(yè)務時，應首先完善采購業(yè)務處理程序，分離采購業(yè)務中不相容的崗位，再以原始憑證為依據(jù)，實行內(nèi)部監(jiān)督和控制。關(guān)鍵詞政府采購；企業(yè)；內(nèi)部控制斥亍習購業(yè)務是每個單位或企業(yè)都會發(fā)生的一項經(jīng)濟匕￡■業(yè)務，采購業(yè)務領(lǐng)域也是經(jīng)濟犯罪的重要滋生地和高發(fā)區(qū)。近年來，隨著政府采購這一新生事物的誕生，杜絕了部分經(jīng)濟犯罪行為，但很多企業(yè)仍然存在著采購行為。其中一個

2、重要原因就是經(jīng)濟采購業(yè)務處理程序、內(nèi)部控制制度存在缺陷。采購業(yè)務往往表現(xiàn)為貨幣交流與物資交流、生產(chǎn)與流通、企業(yè)內(nèi)與企業(yè)外的相互交織、相互影響，在完善內(nèi)控機制時，應首先完善采購業(yè)務處理程序，再將采購業(yè)務中不相容的崗位絕對分離，最后再以原始憑證為依據(jù)，實行內(nèi)部監(jiān)督控制。采購業(yè)務處理程序是指從事采購業(yè)務的當事人及相關(guān)人員在辦理采購業(yè)務活動時應遵循、經(jīng)歷的順序、步驟和方法。合理、科學地制定采購業(yè)務的內(nèi)部處理程序，應該包括如下內(nèi)容：(1)需要物資

3、的單位提出購置申請；(2)制定采購計劃；(3)主管領(lǐng)導授權(quán)、審批；(4)與供貨單位簽訂供貨合同或協(xié)議；(5)采購人員按合同、協(xié)議借款采購；(6)倉庫對采購的物資驗收入庫；(7)會計部門根據(jù)采購人員提供的有關(guān)單據(jù)核算；(8)會計人員月末到倉庫抽單對賬、驗收核對賬實。以上步驟的關(guān)系是：采購人員沒有授權(quán)采購的計劃、合同或協(xié)議，財務部門不借款；采購人員不將采購的物資辦理入庫，倉庫部門不驗收、不給采購人員出具入庫單；采購人員沒有發(fā)票、入庫單等單據(jù)

4、會計部門不給沖賬報銷，預借的采購資金由采購人員自己負責歸還。最后兩個步驟主要是會計人員通過會計核算控制查驗采購人員采購的材料物資是否安全入庫，同時，也可以查驗、監(jiān)督倉庫保管人員有無給采購人員出具假入庫單，同采購人員共同實施犯罪的可能。以上程序是對所涉人員、崗位進行互相牽制、互相制約，特別針對業(yè)務活動主體(采購人員)。采購業(yè)務的不相容崗位基本有三個：一是材料物資采曩200306■西部財會購；二是倉庫材料物資保管；三是會計核算付款記賬；這三

5、個崗位的業(yè)務人員分別是材料物資的采購人員、倉庫材料物資的保管人員和付款記賬的會計人員。這三員各有不同的工作崗位，在業(yè)務上不能相互混淆，在關(guān)系上又能互相牽制、互相制約。在這一程序中，不能缺少任何環(huán)節(jié)，否則可能危及企業(yè)的資產(chǎn)安全。采購業(yè)務的憑證主要有：采購計劃、采購合同、請購單、借款單、發(fā)票、運單、入庫單等，這些憑證在采購的不同階段發(fā)揮著不同的作用。以入庫單為例，采購人員只有將采購的材料物資驗收入庫后倉庫保管人員才開具一式三份的入庫單，并給

6、采購人員兩份。一份由采購人員帶給會計人員報賬用，一份采購人員自己留下，作為經(jīng)辦此項業(yè)務的證明。月末，會計人員拿著入庫單到倉庫與倉庫保管人員手中的入庫單相核對，如果核對相符，再與實物相對，憑證與實物也相符，說明采購人員與倉庫保管員沒有舞弊行為，否則說明采購業(yè)務可能出現(xiàn)問題。用這種捉對的方式核對憑證的行為，叫做“抽單制”。實踐證明也是非常有效的內(nèi)部控制方法。對內(nèi)部控制、監(jiān)督制度的制定，雖然對限制犯罪控制腐敗能起到一定的作用，但在實施采購業(yè)務

7、內(nèi)部控制制度時也應注意以下幾點：1、要確定采購業(yè)務內(nèi)部控制的主體和對象。財務部門是企業(yè)綜合管理的部門，在采購業(yè)務中肩負著付款、材料物資采購成本控制、核算等重要職能，責任重大。因此，財務部門理所當然地要對采購業(yè)務進行監(jiān)控，而采購部門是采購的主體，是花錢部門，是被控制的對象。倉庫部門是物資保管部門，雖不是花錢部門，但它的疏漏也會導致經(jīng)濟犯罪的發(fā)生。2、要確定采購業(yè)務內(nèi)部控制的要點。采購業(yè)務的內(nèi)容、環(huán)節(jié)較多，對業(yè)務進行控制時，一定要抓住控制要

8、點。主要有：有無采購計劃；主管領(lǐng)導是否審批；材料物資是否驗收入庫；會計人員月末必須到倉庫抽單、核對賬實；(下轉(zhuǎn)第47頁)萬方數(shù)據(jù)我該單位采購業(yè)務偽句都放喇@盧渭替(二三門峽庫區(qū)水文水資源眉，陜西渭南714000)摘要企業(yè)在進行采購業(yè)務時，應首先完善采購業(yè)務處理程序，分離采購業(yè)務中不相容的崗位，再以原始憑證為依據(jù)，實行內(nèi)部監(jiān)督和控制。關(guān)鍵詡政府采購企業(yè)內(nèi)部控制民百1購業(yè)務是每個單位或企業(yè)都會發(fā)生的一項經(jīng)濟巳巳l業(yè)務，采購業(yè)務領(lǐng)域也是組濟犯

9、罪的重要滋生地和高發(fā)區(qū)。近年來，隨著政府果購這一新生事物的誕杜絕了部分經(jīng)濟犯罪行為，且很多企業(yè)仍然存在著果購行為。其中一個主意要原因就是經(jīng)濟采購業(yè)務處理程序、內(nèi)部控制制度存在缺陷。采購業(yè)務往往表現(xiàn)為貨幣交流與物資交流、生產(chǎn)與流通、企業(yè)內(nèi)句企業(yè)外的相互交織、相互影響，在憲替內(nèi)控機制時，應首先完替采購業(yè)務處理程序，再將果購業(yè)務中不相容的崗位絕對分離，最后再以原始憑證為依據(jù)，實行內(nèi)部監(jiān)督控制。采購業(yè)務處理程序是指從事采購業(yè)務的當事人及相關(guān)人員

10、在辦現(xiàn)采購業(yè)務活動時應遵循、經(jīng)歷的順序、步驟和方法。合耶、科學地制定采購.ill.務的內(nèi)部處理程序，應該包括如下內(nèi)容(1)需要物資的單位提出購置申請(2)制定采購計劃(3)主管領(lǐng)導授權(quán)、審批(4)與供貨單位籍訂供貨合同或協(xié)議(5)采購人員按合同、協(xié)議借款采購(6)倉庫對采購的物資驗收入庫(7)會計部門根據(jù)采購人員提供的有關(guān)單據(jù)核算(8)會計人員月來到倉庫抽單對賬、驗收核對賬實。以上步驟的關(guān)系是:采購人員沒有授權(quán)采購的計劃、合同成協(xié)議，財

11、務部門不借款采購人員不將采購的物資辦理入庫，倉庫部門不驗收、不結(jié)果購人員出具入庫單采購人員沒有發(fā)票、入庫單等單據(jù)會計部門不給沖賬報銷，預借的采購資金由采購人員自己負責歸還。最后兩個步驟主要是會汁人員通過會計核算控制查驗采購人員采購的材料物資是否安全入廊，同時，也可以查驗、監(jiān)督倉庫保管人員有無結(jié)果購人員出具假入庫單，間采購人員共同實施犯罪的可能。以上程序是對所涉人員、崗位進行互相牽制、互相制約，特別針對業(yè)務活動主體(果購人員)。采購業(yè)務的

12、不相容崗位基本有三個:…是材料物資來回2003.06跚跚財會購二是倉庫材料物資保管二是會計核算付款記賬這三個崗位的業(yè)務人員分別是材料物資的果購人員、倉庫材料物資的保管人員和付款記賬的合計人員。這三員各有不間的工作崗位，在業(yè)務上不能相互棍滑，在關(guān)系上又能互相牽制、互相制約。在這一程序中，不能缺少任例環(huán)節(jié)，否則可能危及企業(yè)的資產(chǎn)安全。采購業(yè)務的憑證主要有:采購計劃、采購合同、請購單、借款單、發(fā)票、運單、入原單等，這些憑證在采購的不同階段發(fā)揮

13、著不同的作用。以入庫單為例，采購人員只有將來購的材料物資驗收入庫盾倉庫保管人員才開具一式三份的人庫單，并給來購人員兩份。一份由采購人員帶給會計人員報賬用，…份采購人員自己留下，作為組辦此項業(yè)務的證明。月末，會汁人員拿著入庫單到倉庫與倉庫保管人員手中的人席單相核對，如果核對相符，再與實物相對，憑證與實物也相符，說明果購人員與倉庫保管員沒有舞弊行為，否則說明采購業(yè)務可能出現(xiàn)問賠。用這種捉對的方式核對憑證的行為，叫做“抽單制“。實踐證明也是非

14、常有效的內(nèi)部控制方法。對內(nèi)部控制、監(jiān)督制度的制定，雖然對限制犯罪投制腐敗能起到…定的作用.且在實施采購業(yè)務內(nèi)部控制制度時也應注意以下幾點、耍確定采購業(yè)務內(nèi)部控制的主體和對象。財務部門是企業(yè)錦合管理的部門，在采購業(yè)務中肩負著付款、材料物資采購戚本控制、核算等重要職能，責任重大。因此，財務部門理所當然地要對采購業(yè)務進行監(jiān)控，而采購部門是采購的主體，是花錢部門，是被控制的對象。倉庫部門是物資保管部門，雖不是花錢部門，但它的疏漏也會導致級濟犯罪

15、的皮生。2、要確定采購業(yè)務內(nèi)部控制的要點。來購.ill.務的內(nèi)睿、環(huán)節(jié)較多，對業(yè)務進行控制時，一定要抓住報制費點。主要有:有無果購計劃主管領(lǐng)導是否審批材料物資是否驗收入庫會計人員月末必須到倉庫抽單、核對賬實節(jié)轉(zhuǎn)第47頁)饕爨巍鬣《鬣露l縫徽《徽濺麟燃臻豢鶼愁燃籬辮燃甍豢燃濺獺戮。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。濺實際平均水準。由于我國尚處于市場經(jīng)濟發(fā)展初期，企業(yè)的整體經(jīng)營狀況與發(fā)達國家同類企業(yè)還有一定的差距，因此，按照我國現(xiàn)有企業(yè)

16、發(fā)展水平測算的評價標準值與國際上公認的標準有較大差異。如資產(chǎn)負債率、流動比率、速動比率三項指標的國際公認值為50％～60％、200％、100％，而我國企業(yè)這三項指標2001年的平均值為58％、104％和71％。所以。我們在進行企業(yè)效績評價時，應根據(jù)我國國情，運用我國企業(yè)評價標準。但在進行對比分析時，可以對照國際公認標準找差距，促進我國企業(yè)提高經(jīng)營水平向國際標準看齊。八、企業(yè)效績評價的方法以功效系數(shù)法為主。以綜合分析判斷法為輔企業(yè)效績評價

17、體系采用功效系數(shù)法作為定量評價的主要方法，是因為功效系數(shù)法自身的特點與企業(yè)效績評價體系的設(shè)計初衷相一致，與企業(yè)效績評價指標體系相適應。具體講：(1)功效系數(shù)法能夠根據(jù)評價對象的特點，擬訂不同側(cè)面的多個評價目標，對多個變量進行分析判斷，這個特點正好滿足了企業(yè)效績評價體系多目標、多層次、多因素的評價要求。(2)功效系數(shù)法依據(jù)從不同側(cè)面進行評價的多個目標，設(shè)定了多項定量的評價指標，這滿足了企業(yè)效績評價指標體系基本指標、修正指標兩層次多項指標的

18、評價需要。(3)功效系數(shù)法為避免由單一評價標準而造成評價結(jié)果偏差，根據(jù)評價指標值的范圍，設(shè)置了在相同條件下評價某項指標所參照的多個評價標準值，同時根據(jù)評價對象在評價標準范圍內(nèi)所處位置與評價標準值的距離，設(shè)置了功效函數(shù)，這些特點能夠?qū)崿F(xiàn)在當我國企業(yè)各項指標值相差較大的情況下，真實反映企業(yè)的效績狀況，客觀、公正評價企業(yè)的目標。企業(yè)效績評價之所以以功效系數(shù)法為主，以綜合分析判斷法為輔，是因為功效系數(shù)法作為一種定量評價的方法，具有規(guī)范、節(jié)約和不

19、受各種主觀因素干擾等特征，能夠通過精確的計量模型，比較客觀、公正地判斷出企業(yè)效績的狀況。但是，無論多么完善的計算模型都不能全面反映事物的所有特征及其不斷的發(fā)展變化，所以，需要用定性評價來對定量評價的局限性進行補充。由于定性評價容易受到人的主觀意志，即評價人員的學識、經(jīng)驗、品德等方面的影響，難以做到完全客觀，而且評價的成本很大，所以，綜合分析判斷法只能作為功效系數(shù)法的補充，彌補定量評價的不足。九、怎樣保證評價基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的真實憲整性為保證

20、評價結(jié)果的真實可靠，一定做到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的真實和完整，就必須做好以下工作：一是評價工作組在從被評價企業(yè)取得與評價相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，首先應通覽全部資料，核對與評價有關(guān)的數(shù)據(jù)資料是否提供齊備，如果齊備，還要檢查有關(guān)數(shù)據(jù)是否齊全，如果不齊全，須責成企業(yè)繼續(xù)提供其所應提供的數(shù)據(jù)資料，評價人員也可通過計算、調(diào)查等方式補充相關(guān)數(shù)據(jù)資料。二是在取得完整齊備的數(shù)據(jù)資料后，評價人員須對其真實性進行驗證，主要通過不同年度間數(shù)據(jù)的歷史比較、不同企業(yè)間數(shù)據(jù)的橫

21、向比較、檢查表內(nèi)不同數(shù)據(jù)間的鉤稽關(guān)系等方法進行核實，若發(fā)現(xiàn)異常，應及時查閱相關(guān)明細賬、原始憑證等楣關(guān)資料，找出原因，以保證評價基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的真實。三是評價工作組核實數(shù)據(jù)資料后，應得到被評價企業(yè)的認可并加蓋公章，以此為評價的依據(jù)。十、經(jīng)營多個主業(yè)的企業(yè)怎樣實施企業(yè)效績評價隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)間兼并、聯(lián)合等活動日益頻繁。對于這些經(jīng)營多個主業(yè)的企業(yè)，在進行評價時，可以采取針對不同主業(yè)分別采用不同評價標準值的做法，分別評價計分，最后對每

22、個主業(yè)的評價得分加權(quán)平均，得出整個企業(yè)的綜合得分。但是，這里必須分清主營業(yè)務和附營業(yè)務的區(qū)別。根據(jù)企業(yè)會計制度規(guī)定。企業(yè)主營業(yè)務是指經(jīng)常發(fā)生，并且其收人比重占企業(yè)全部收人絕大部分的業(yè)務；而附營業(yè)務則是指不經(jīng)常發(fā)生，且其收入占企業(yè)全部收入比重很小的業(yè)務。例如，根據(jù)企業(yè)會計制度，交通運輸企業(yè)經(jīng)營的客運和貨運收入都為其主營業(yè)務收人。不過，這種劃分是相對的，常隨企業(yè)經(jīng)營方式等的改變而改變，在實際評價工作中，應根據(jù)具體評價對象進行分析判斷。o(上

23、接第52頁)不相容崗位必須分離等。3、要經(jīng)常對采購業(yè)務內(nèi)部控制制度進行修訂、完善。任何內(nèi)部控制制度都不是完美無缺的，要不斷地進行修訂，使之不斷的完善，才能適應經(jīng)濟發(fā)展的要求。隨著政府采購行為的產(chǎn)生，網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，電子商務在購銷領(lǐng)域的介人，必然會對傳統(tǒng)的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度發(fā)生沖擊，這就要求我們經(jīng)常研究新情況，解決新問題。使內(nèi)部控制制度更具有前瞻性和適應性。4、強化內(nèi)部控制絕不能弱化外部監(jiān)督。在現(xiàn)實經(jīng)濟生活中，采購人員、倉庫保管員、會計

24、人員等相關(guān)人員合謀犯罪的案例并不少見，這就需要通過審計、檢查、紀檢等部門從外部加以解決。企業(yè)的主管部門、董事會、監(jiān)事會一定要及時有效地行使監(jiān)督職能，使企業(yè)的經(jīng)濟活動沿著正常的健康的軌道前進。o作者簡介盧渭琴(1962一)，女，大專學歷，陜西省三門峽庫區(qū)水文水資源局財務科長。責任編輯：周正西部財會●200306萬方數(shù)據(jù)實際平均水準。由于我國尚處于市場絞濟發(fā)展初期，企業(yè)的整體經(jīng)營狀況與發(fā)達國家同類企業(yè)還有一定的差距，因此，按照我國現(xiàn)有企業(yè)發(fā)

25、展水平測算的評價標準值與國際上公認的標準有較大差異。如資產(chǎn)負債率、流動比2輯、速動比司里蘭項指標的國際公認值為50%60%、200%、100%，而我闊企業(yè)這三項指標2001年的平均值為589毛、104%和71%。所以，我們在進行企業(yè)政績評價時，應根據(jù)我國國情，運用我國企業(yè)評價標準。但在E進行對比分析時，可以對照閣際公認標準找蟲在距，促進我國企業(yè)提高經(jīng)營水平，向國際標準辛辛齊。1、命戰(zhàn)轍贛評價的萬法以功披罪撞撞為主，以蝶合分析判斷端為輔企

26、業(yè)就績評價體系采用功數(shù)系數(shù)法作為定最評價的吏要方法，是因為功效系數(shù)法自身的特點與企業(yè)效績評價體系的設(shè)計初衷相一致，與企業(yè)效績評價指標體系相適應。具體講(1)功效系數(shù)法能夠根據(jù)評價對象的特點，擬訂不間側(cè)面的多個評價目標，對多個變最進行分析判晰.這個特點正好滿足了企業(yè)效攢評價體系多目標、多屢次、多因素的評價要求。(2)功效系數(shù)法依據(jù)從不同側(cè)面進行評價的多，個目標，設(shè)定了多項進囊的評價指標，這滿足了企業(yè)效攢評價指標體系基本指標、修正指棟兩層次

27、多項指標的評價需要。(3)功敷系數(shù)法為避免由單~評價標準而造成評價結(jié)果偏差，根據(jù)評價指標值的范圍，設(shè)置了在相同條件下評價某項指標所參照的多個評價標準值，問時根據(jù)評價對象在評價標準范圍內(nèi)所處位置與評價標準值的距離，設(shè)置了功效函數(shù)，這些特點能夠?qū)崿F(xiàn)在當挽回企業(yè)各項指標值相若較大的情況下.真實反映企業(yè)的數(shù)績狀況，客觀、公正評價企業(yè)的目標。企業(yè)效攢評價之所以以功效系數(shù)法為主，以鯨合分析判斷法為輔，是因為功效系數(shù)法作為一種定量評價的方法，具有規(guī)范

28、、節(jié)約和不受各種烹調(diào)因素干擾等特征，能夠通過精確的計量模型，比較窯觀、公正地判斷出企業(yè)效績的狀況。但是，無論多么完善的計算模型都不能全面反映事物的所有特征及其不斷的發(fā)展變化，所以，需要用定(上接第52頁)不相容崗位必須分離等。3、要經(jīng)常對采購業(yè)務內(nèi)部控制制度進行修訂、完善。任何內(nèi)部控制制度都不是完熒無缺的，要不斷地進行修訂，使之不斷的完善，才能適應經(jīng)濟發(fā)展的贊求。隨著政府果購行為的產(chǎn)生，網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)騰，電子商務在購銷領(lǐng)域的介入，必然會對

29、傳統(tǒng)的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度發(fā)生沖擊，這就要求我們紛常研究新情況，解決新問題。使內(nèi)部控制制度更具有前瞻性和道威性。4、強化內(nèi)部控制絕不能弱化外部監(jiān)督。在現(xiàn)實經(jīng)濟生活中，采購人員、倉庫保管員、會計人性評價來對定最評價的局限性進行補充。由于定性評價睿易受到人的主觀意志，即評價人員的學識、經(jīng)驗、品德等方面的影響，難以做到完全客觀，而且.JZ1fl~成本很大.所以，結(jié)合分析判斷出只能作為功效系數(shù)法的補充，彌補定最評價的不足C丸、囂樣保證評價a礎(chǔ)撒

30、據(jù)資料的真輯粥自性為保證評價結(jié)果的真實可靠，一定做到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的真實和完整，就必須做好以下工作:一是評價工作組在從被評價企業(yè)取得與評價相關(guān)的慕礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，首先應通覽全部資料，核對與評價有關(guān)的數(shù)據(jù)資料是否提供齊備，如果齊備，還要檢查有關(guān)數(shù)據(jù)是否齊全，如果不齊全，須責成企業(yè)繼續(xù)提供其所應提供的數(shù)據(jù)資料，評價人員也可通過計算、調(diào)查等方式補充相關(guān)數(shù)據(jù)資料。二是在取得完整齊備的數(shù)據(jù)資料后，評價人員須對其真實性進行驗證，.i:要通過不同年度間數(shù)據(jù)的

31、歷史比較、不間企業(yè)間數(shù)據(jù)的橫向比較、檢查表內(nèi)不同數(shù)據(jù)間的鉤糟關(guān)系等方法進行核實，若發(fā)現(xiàn)異常，應及時查閱相關(guān)明細賬、原始憑證等相關(guān)資料，找出原因，以保證評價基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的真實。三是評價工作組核實數(shù)據(jù)資料后，應得到被評價企業(yè)的認可井加麓公章，以此為評價的依據(jù)。十、鍾曾多個蟲業(yè)的企業(yè)越樣a施企業(yè)撤輯部價隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)問兼并、聯(lián)合等活動日接頻繁。對于這些經(jīng)營多個主業(yè)的企業(yè)，在進行評價時，可以采取針對不同烹業(yè)分別采用不同評價標準值的

32、做法，分別評價計分，最后對每個主業(yè)的評價得分加權(quán)平均，得出整個企業(yè)的綜合得分。但是，這里必須分清.i:營業(yè)務和附營業(yè)務的區(qū)別。根據(jù)企業(yè)會計制度規(guī)定，企業(yè)生營業(yè)務是指紛常發(fā)生，并且其收入比重占企業(yè)全部收入地大部分的業(yè)務而附營業(yè)務則是指不經(jīng)常發(fā)生，且其收入占企業(yè)全部收入比重很小的業(yè)務。例如，根據(jù)企業(yè)會計制度，交通運輸企業(yè)經(jīng)營的睿遠和貨運收入都為其主營業(yè)務收入。不過，這種劃分是相對的.常隨企業(yè)經(jīng)營方式等的改變而改變，在實際評價工作中，應根據(jù)具