企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制 (2)

1、2011年第3期MetallurgicalFinancialAccounting加強采購業(yè)務的內(nèi)部控制能夠防范采購業(yè)務風險，保證企業(yè)經(jīng)營活動所需物料的使用，最大限度地降低采購成本和付款風險，防止資金的閑置和不當使用。如何進行有效的采購業(yè)務內(nèi)部控制，提升企業(yè)經(jīng)營效益，在日益嚴峻的市場形勢下，成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然選擇。一、需求計劃控制需求計劃是根據(jù)單位管理目標制定的計劃期內(nèi)為保證業(yè)務活動正常進行所需的各種商品或勞務的計劃，它規(guī)定什么時候采

2、購、采購什么、采購多少、怎樣采購、誰負責采購等，是組織訂貨或向市場采購各種物資的依據(jù)。1.強化需求計劃管理，確保物資需求計劃準確率。需求計劃要分計劃類別按照計劃項目進行管理，通過計劃項目管理落實計劃依據(jù)、資金來源、資金安排，明確使用方向、訂貨時間和要求。2.將需求計劃管理納入企業(yè)全面預算管理，向用戶端延伸，及時與設(shè)計、機動、計劃、生產(chǎn)、工程、技術(shù)等部門和使用單位進行信息溝通，掌握需求信息，減少計劃變更。3.加強物料使用單位計劃提報人員、

3、計劃審核人員的業(yè)務學習，有針對性地舉辦業(yè)務培訓班。重點培訓計劃管理、物資信息分類管理和物資計劃專業(yè)知識的學習，確保需求計劃提報的依據(jù)準確、資金有來源、物資信息分類符合分類標準。二、采購方式和價格控制瞄準行業(yè)先進水平，深度開展對標挖潛，超前預測市場變化，準確判斷市場走向，適時調(diào)整采購策略，實現(xiàn)科學經(jīng)濟采購。1.把市場信息采集、管理、分析、預測和反饋作為管理手段，對供應商出廠價格、周邊地區(qū)市場價格以及價格走勢等預測分析資料，在第一時間內(nèi)反饋

4、到分管領(lǐng)導和有關(guān)部門，適時調(diào)整采購策略，緊盯市場變化，根據(jù)波動情況，及時調(diào)整主要材料采購控制價格，追求價格功能比最優(yōu)原則，確保采購價格合理，避免因信息不對稱造成采購成本增加。2.合同及價格審核是業(yè)務操作過程的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。建立有效的價格信息庫，發(fā)布企業(yè)物資采購控制價，切實履行價格審核職責，對超出控制價格的采購行為必須糾正，發(fā)揮價格管理在企業(yè)降本增效中的作用。收集整理各種物資價格信息，對供應商的產(chǎn)品報價進行管理，對已發(fā)生的歷史成交價格進行

5、分析，指導價格管理人員編制物資采購價格。3.采購的方式方法要不拘一格，要具體情況具體分析，不能僵化教條，硬性地規(guī)定和固定認準某種方式，都是不合適的，不科學的。哪些物資品種適合戰(zhàn)略協(xié)議采購；哪些物品必須通過招標的方式來采購；哪些物品可以通過競價的方式去采購等。要認真分析物資品種，因地制宜，通過不同的方式方法和路徑來達到目的，確保采購物資質(zhì)量價格性能比最優(yōu)，并及時保證物資供應。三、采購合同控制合同管理人員對照采購計劃、合同簽約要求和所簽合同

6、內(nèi)容、格式、條款進行嚴格審核，確保簽訂合同的合法性和有會計監(jiān)督企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制王風剛202011年第3期MetallurgicalFinancialAccounting會計監(jiān)督效性。1.采購人員對下達的采購計劃，進行細化分解，有合同（價格）且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購審批表，經(jīng)分級審批后，直接生成合同到審批流程，對于無價格或?qū)徟赐ㄟ^的物資生成招標申請計劃，經(jīng)分級審批后，轉(zhuǎn)入招標流程。2.采購人員根據(jù)可執(zhí)行采購計劃來確定合同的標的、條

7、款、出賣人以及合同有關(guān)附件（技術(shù)協(xié)議、圖紙等），選擇合同所包含的物資名稱，然后逐項填寫合同條款，材質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等信息，合同文本經(jīng)逐級審批后，成為生效合同。3.健全合同登記臺賬，將合同完成情況計入供應商檔案，對供應商實施績效評價，對已執(zhí)行完成的合同予以注銷，存檔管理。會計人員根據(jù)供應商持的物資驗收單和發(fā)票，依據(jù)合同標的及約束條款辦理入庫，并以此作為稽核、付款結(jié)算的依據(jù)。四、供應商管理控制供應商管理是物資供應管理主要職能之一，是

8、實現(xiàn)物資采購比質(zhì)比價，降低采購成本，減少庫存物資積壓，節(jié)省物資供應費用的基礎(chǔ)與前提。全面收集整理供應商檔案信息和產(chǎn)品信息，做到資料齊全、信息準確，確保供應商名稱、開戶銀行、賬號、稅號、經(jīng)營范圍、資質(zhì)等信息正確，既便于管理，又便于財務部門進行付款結(jié)算，對供應商要實行統(tǒng)一要求和專業(yè)化管理。加強采購渠道管理，從源頭上保證選擇供應商行為的公開、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進行分級管理，對供應商實行動態(tài)管理，健全完善供應商選擇、準

9、入、評價機制，定期對供應商實施量化評價，形成供應商的準入、評價、終止等方面的一套科學合理的管理體系。五、采購質(zhì)量控制采購品質(zhì)量的優(yōu)劣，是采購業(yè)務活動的重要控制環(huán)節(jié)，建立質(zhì)量管理長效機制，完善物資技術(shù)質(zhì)量驗收標準，嚴格入庫把關(guān)驗收制度，實施全過程質(zhì)量控制。強化質(zhì)量驗收控制，嚴格規(guī)范和執(zhí)行各項質(zhì)量控制管理程序，加強對物資采購各環(huán)節(jié)和流程的控制，重點抓好質(zhì)量源頭管理，減少偽劣產(chǎn)品進入途徑。實行質(zhì)量跟蹤調(diào)查制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見表和質(zhì)

10、量信息反饋表，及時征求用戶意見，不斷改進采購質(zhì)量工作。在質(zhì)量驗收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術(shù)人員對貨物質(zhì)量和使用性能進行評價，如果質(zhì)量不符合采購合同規(guī)定的要求，企業(yè)向供應商提出退貨或退款，以及價款折扣的要求，雙方協(xié)商確定了解決方案后，會計人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進行相應的會計核算。六、業(yè)務過程不相容職務分離控制按照決策科學、權(quán)力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴格分開，建立扁平化的組織機構(gòu)，劃分為三個管理層次，提高內(nèi)控運行效

11、率。1.決策層。負責采購目標、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策；批準規(guī)章制度的制定、修訂和廢止；指揮和協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，確定各部門的職責和權(quán)限。2.管理層。負責信息收集與市場調(diào)研、采購策略選擇、供應商管理、采購模式和采購目標確定、質(zhì)量管理與核算管理等。確定采用招標、比價、直購、總量承包等具體的采購方式。根據(jù)業(yè)務部門提交的有效合同和收料證明對發(fā)票進行初審、傳遞、登記，根據(jù)入庫情況、付款能力編制付款計劃，經(jīng)批準后，辦理付款結(jié)算手續(xù)

12、。3.執(zhí)行層。負責合同簽訂、貨物催交、質(zhì)量驗收、入出庫、倉儲保管和配送等純執(zhí)行功能。按照管理層下達的采購清單和采購合同信息（包括品名、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、供應商、價格等），向供應商催交貨物，并監(jiān)督交貨過程。七、采購績效評價控制采購業(yè)務部門的工作績效關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動目標完成的好壞，建立有效的激勵約束機制，以市場為導向，引導采購業(yè)務部門完成任務目標，對于提升企業(yè)效益最大化具有重大作用。企業(yè)應結(jié)合實際，制訂如下采購績效評價指標。1.計

13、劃準確率。計算公式：（1）當消耗量少于計劃需求量時：計劃準確率＝（報告期累計消耗量報告期計劃需求量）100%。（2）當消耗量大于計劃需求量時：計劃準確率＝［1（報告期累計消耗量—計劃需求量）報告期計劃需求量］100%。2.合同到貨率。主要考核已經(jīng)審核合同的到貨驗收情況。計算公式：合同到貨率=已經(jīng)到貨驗收合格的量合同量。3.節(jié)約采購資金考核。采購資金節(jié)約百分比計算公式：節(jié)約百分比=（采購資金節(jié)約額物資采購總額）100%。4.采購費用率。計