存貨采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制之我見

1、@@[1]盧江，董登新.美國小企業(yè)年金計(jì)劃及其啟示[J].武漢科技大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2006(4).@@[2]李華業(yè)，劉兆芳.發(fā)展我國集合企業(yè)年金計(jì)劃對(duì)策探討——年金受托人的角度分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)2008(1).@@[3]鄭建明.中小企業(yè)集合年金計(jì)劃對(duì)中小企業(yè)核心競爭力的影響分析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊.2008(1).@@[4]龔穎樂.從人力資源的視角分析我國企業(yè)年金的公平與效率問題[J].沿海企業(yè)與科技，2008(9).@@[

2、5]劉昌平.發(fā)展中小企業(yè)集合年金計(jì)劃的政策障礙與出路[J].證券市場(chǎng)導(dǎo)報(bào)2008(4).@@[6]蘭東娟，宋軍剛.集合年金市場(chǎng)拓展策略探析[N].中國保險(xiǎn)報(bào)，20100611(002).存貨采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制之我見趙興龍浙江橫店影視城有限公司，浙江東陽322121[摘要]存貨采購業(yè)務(wù)對(duì)企業(yè)生存發(fā)展具有重要影響，蘊(yùn)藏的風(fēng)險(xiǎn)巨大，直接關(guān)系到企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)應(yīng)高度重視存貨采購業(yè)務(wù)。本文從編制需求計(jì)劃與采購計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、確定采購價(jià)

3、格、簽訂采購合同、驗(yàn)收、付款等方面進(jìn)行分析。存貨采購；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)；應(yīng)對(duì)措施10.3969j.issn.16730194.2011.21.038F274A16730194(2011)2100660220110909管理流購。各類材料采購規(guī)定單次采購限額，子公司在限額內(nèi)自行采購，超過限額報(bào)請(qǐng)總公司審批，根據(jù)批準(zhǔn)采購材料的數(shù)額、用途，由專業(yè)公司組織、采購。2供應(yīng)商選攝的主要鳳險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施選擇供應(yīng)商也就是確定采購黑道，作為企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中

4、重要的環(huán)節(jié)，該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于供應(yīng)商選擇不鳴，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué).授權(quán)審批不規(guī)施，可能導(dǎo)政采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估初準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查.確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，在必要時(shí)可以委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)奮。(2)按照公平、公正、競爭原則，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊

5、風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。(3)定期對(duì)供應(yīng)商提供貨物的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。3確定采購價(jià)格的主要鳳險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施以最優(yōu)性價(jià)比采購所需物資，是采購部門面臨的首要問題。該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，定價(jià)方式選擇不當(dāng).缺乏對(duì)毒要存貨價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)

6、健全采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、指標(biāo)收購、動(dòng)態(tài)競價(jià)收購等多種方式，確定合理的采購價(jià)格。(2)定期研究大宗通用重要物資的成本采購與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要存貨的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格，建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫.定期開展重要存貨的市場(chǎng)供求形勢(shì)及其價(jià)格走勢(shì)分析并合理利用。4訂立采購合同的主要鳳險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施采購合同是企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議一艘要對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等

7、情況做出明確的規(guī)定，其中金額、結(jié)算方式、供貨時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容尤其重要，要做詳細(xì)規(guī)定。該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于:(1)協(xié)議簽訂不當(dāng)，導(dǎo)致物資采購過程不順暢。(2)未經(jīng)授權(quán)對(duì)外簽訂采購合同，致使供貨方主體資楠、履約能力等未達(dá)要求，合同內(nèi)容存在重大疏漏初欺詐，導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到損害。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)簽訂協(xié)議前，對(duì)供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，協(xié)議簽訂引人競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。(2)根據(jù)確定

8、的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合間，對(duì)重要物資驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。(3)對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)專業(yè)人員參與談判必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。(4)成立專業(yè)公司負(fù)責(zé)物資采購.并具體規(guī)定其所采購的商品類別，對(duì)于市價(jià)變動(dòng)比較頻繁的重要物資，可實(shí)行定期招標(biāo)確定供應(yīng)商:對(duì)于其他經(jīng)營材料和I

9、程設(shè)備的材料采購，規(guī)定限額，限額以內(nèi)的一般商品采取定點(diǎn)供應(yīng)，定點(diǎn)供應(yīng)的供應(yīng)商由專業(yè)人員、采購、審計(jì)和財(cái)務(wù)人員共同參與，綜合評(píng)定后確定。一觸每年落實(shí)一次.日常管理由采購企業(yè)負(fù)責(zé)，使用企業(yè)和公司審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)管。越過限額的采購，每次按照招、議標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行企血管理操作。5驗(yàn)收階段的主要鳳險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施驗(yàn)收是指企業(yè)對(duì)采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于:驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，驗(yàn)收程序不規(guī)范，對(duì)驗(yàn)收中存在的異

10、常情況不做處理，可能造成賬實(shí)不符，采購物資損失。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn).結(jié)合物資特性確定重點(diǎn)驗(yàn)收物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告之后方可入庫。但)驗(yàn)收機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)嗎根據(jù)采購合同以及質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等核對(duì)一斂.對(duì)驗(yàn)收合格的物資，旗制入庫憑證，加蓋物資收i7章.登記實(shí)務(wù)賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)會(huì)部門。驗(yàn)收時(shí)如涉及

11、大宗物資以及新特物資還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試，必要時(shí)可委托具有驗(yàn)收資質(zhì)的外部機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行。(3)對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，如超采購預(yù)算采購物資，物資發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀，驗(yàn)收入員應(yīng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。對(duì)于不合格物資采購部門應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理索賠、退貨等事宜。6付款階段的主要鳳險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施付款是指企業(yè)在對(duì)采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容進(jìn)行審核元誤后按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦，理支付款項(xiàng)的過程。

12、該階段的主要風(fēng)險(xiǎn)在于:付款審核不嚴(yán)，付款方式不恰當(dāng)，付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)毅企業(yè)資金損失或信用受損。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核認(rèn)定責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款。(2)重點(diǎn)審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，判斷采購款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付，重視采購付款的跟蹤管理與過程控制，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)拒

13、絕向供應(yīng)商付款.避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。(3)根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況，選擇合理的付款方式，嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防止付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)防，保證資金安全。(4)加強(qiáng)預(yù)付款項(xiàng)和定金的管理，涉及大額或長期預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行跟蹤管理，綜合分析預(yù)付款項(xiàng)的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可回收風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施，盡快收回款項(xiàng)。在驗(yàn)收和貸款結(jié)算方面，公司規(guī)定經(jīng)營物品、材料由采購單位與使用企業(yè)共同組織驗(yàn)收如單批采購

14、費(fèi)用超過限額的須有技術(shù)方、使用方和監(jiān)管方三方驗(yàn)收確認(rèn)，貨款支付有合同規(guī)定的按合同條款規(guī)定的支付，臨時(shí)采購的物品，在限額以下的由使用企業(yè)確認(rèn)，采購單憑使用企業(yè)確認(rèn)后的書面依據(jù)支付，定點(diǎn)采購的貨款一般每月紡算一次，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付，申購企業(yè)或使用企業(yè))嚴(yán)格按驗(yàn)收程序驗(yàn)收者未按驗(yàn)收程序簽字確認(rèn)的不得支付貸款或尾款。公司分別制定了物品、材料的驗(yàn)收和貨款結(jié)算管理規(guī)定。綜上所述，存貨采購對(duì)企業(yè)生存發(fā)展具有重要影響，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)物資需求計(jì)劃、采購計(jì)劃