企業(yè)采購業(yè)務內部控制

1、——Metallurgica—l—F—i—nancialAccounting王風剛加強采購業(yè)務的內部控制能夠防范采購業(yè)務風險保證企業(yè)經營活動所需物料的使用，最大限度地降低采購成本和付款風險防止資金的閑置和不當使用。如何進行有效的采購業(yè)務內部控制，提升企業(yè)經營效益在日益嚴峻的市場形勢下，成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然選擇二一、需求計劃控制需求計劃是根據(jù)單位管理目標制定的計劃期內為保證業(yè)務活動正常進j衙需的各種商品或勞務的計劃它規(guī)定什么時候采購、采

2、購什么、采購多少、怎佯采購、誰負責采購等是組織訂貨或向市場采購各種物資的依據(jù)。l強化需求計劃管理確保物資需求計劃準確率，需求計劃要分計劃類別按照計劃項目進行管理通過計劃項目管理落實計劃依據(jù)、資金來源，資金安排明確使用方向、玎貨時間和要求。2將需求計劃管理納^企業(yè)全面預算管理向用戶端延伸廈時與設計、機動，計劃、生產、工程、技術等部門和使用單位進行信息溝通掌握需求信息減少計劃變更。3加強物料使用單位計劃提報人員、計劃審核人員的業(yè)務學習有針對

3、性地舉辦業(yè)務培訓班。重點培訓計劃管理饈l資信息分類管理和物資計劃專業(yè)知識的學習，確保需求計劃提報的依據(jù)準確資金有來源、物資信息分類符合分類標準。變化準確判斷市場走向適時調整采購策略實現(xiàn)科學經濟采購1把市場信息采集、管理、分析、預測和反饋作為管理手段對供應商出廠價格、崗邊地區(qū)市場價格以廈價格走勢等預測分析資料在第一時間內反饋到分管領導和有關部門，適時調整采購策略緊盯市場變化，根據(jù)渡動情況，及時調整主要材料采購控制價格追求價格功能比最優(yōu)原則

4、，確保采購價格合理避免閑信息幣對稱造成采購成本增加。2合同及價格審核是業(yè)務操作過程的關鍵控制環(huán)節(jié)：建立有效的價格信息庫，發(fā)布企業(yè)物資采購控制價，切實履行價格審核職責對超出控制價格的采購行為必須糾正，發(fā)揮價格符理在企業(yè)降本增效中的作用。收集整理各種物資價格信息對供應商的產品報價進行管理，對已發(fā)七的歷史成交價格進行分析指導價格管理人員編制物資采購價格。3采購的方式方法要不拘一格，要具體情況具體分析，不能僵化教條硬性地規(guī)定和周定認準某種方式都

5、是不舍適的不科學的。哪些物資品種適合戰(zhàn)略協(xié)議采購；哪些物品必須通過招標的方式來采購；哪些物品可以通過競價的方式去采購等。要認真分析物資品種，因地制宜，通過不同的方式方法和路徑來達到目的確保采購物資質量價格性能比最優(yōu)，并及時保證物資供應。三、采購合同控制二、采購方式和價格控制舍同管理人員對照采購計劃、合同簽約要求和所茬合同瞄準行業(yè)先進水平，深度開展對杯挖f，超前預測市場內容、格式、條款進行嚴格審核，確保簽訂合同的合法性和有l(wèi)曩磚t對t12

6、011年第3期萬方數(shù)據(jù)A1etallurJ!icalFillallCalAccoulltillJ!功麟rpffj軍王風剛M強來嗣業(yè)務的內部控制能句自由班罪劇業(yè)務民睦，保證企業(yè)蛙營活功所需鞠料的使用。最大盹莊地降低果晌成本事l付il1l睦.防止wf盤的閑置和不當使用。如何進行有般的果嗣業(yè)務內部控制，提升企業(yè)提營蛐益，在日益嚴幢的市場Jfl鼻F，且如企業(yè)持維1比屬的品黯選擇。、眼i惻幢制需求計劃JJ職責，時屈出控制價格的罪購行為晶扭糾正，監(jiān)

7、悍價描骨理在企業(yè)陣本用盟中的作用。業(yè)提整理各種制班價格自且，時住應商的產品報價進行管理，時已監(jiān)生的歷史匪史價陸進行分析，指導階描骨理人員捕制物賢購價晤。3.劇的方式方陸要豐擁楠，要具體情血具體分析，f能僵化tIif，硬性地固定租陽宣隊準某種方式，都是不合適的，本科學的。哪些朝野品種適擊戰(zhàn)略曲iJ(果閣，哪些物品必jji通過目際的方式來在曲，哪些物品可且通過競價的為式去果曲等。要iA真分析物貴品種，因地制宜，通過不同的方式主桂陽盹程來達到

8、目的p確~購物賢質量價幅性能比最佳，并E時惺證物Wf!民應。三、果購古罔控制合同管理人員M用果酣計劃、青同盎~J要求和所垂青同內窯楠式晶li進行嚴楠審醋，確Il!叮青同的合桂性和有效性。1采購人員對下達的采購計劃，進行細化分解。有合同(價格)且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購審批表，經分級審批后。直接生成合同到審批流程，對于無價格或審批未通過的物資生成招標申請計劃，經分級審批后，轉入招標流程。2采購人員根據(jù)可執(zhí)行采購計劃來確定合同的標的、條款、

9、出賣人以及合同有關附件(技術協(xié)議、圖紙等)，選擇合同所包含的物資名稱，然后逐項填寫合同條款材質、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等信息，合同文本經逐級審批后，成為生效合同。3健全合同登記臺賬，將合同完成情況計入供應商檔案。對供應商實施績效評價，對已執(zhí)行完成的合同予以注銷。存檔管理。會計人員根據(jù)供應商持的物資驗收單和發(fā)票。依據(jù)合同標的及約束條款辦理入庫，并以此作為稽核、付款結算的依據(jù)。四、供應商管理控制供應商管理是物資供應管理主要職能之一。是實現(xiàn)物資

10、采購比質比價，降低采購成本，減少庫存物資積壓節(jié)省物資供應費用的基礎與前提。全面收集整理供應商檔案信息和產品信息，做到資料齊全、信息準確，確保供應商名稱、開戶銀行、賬號、稅號、經營范圍、資質等信息正確，既便于管理，又便于財務部門進行付款結算，對供應商要實行統(tǒng)一要求和專業(yè)化管理。加強采購渠道管理從源頭上保證選擇供應商行為的公開、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進行分級管理，對供應商實行動態(tài)管理，健全完善供應商選擇、準入、評價機制

11、，定期對供應商實施量化評價，形成供應商的準入、評價、終止等方面的一套科學合理的管理體系。五、采購質量控制采購品質量的優(yōu)劣，是采購業(yè)務活動的重要控制環(huán)節(jié)。建立質量管理長效機制，完善物資技術質量驗收標準，嚴格入庫把關驗收制度。實施全過程質量控制。強化質量驗收控制嚴格規(guī)范和執(zhí)行各項質量控制管理程序加強對物資采購各環(huán)節(jié)和流程的控制，重點抓好質量源頭管理，減少偽劣產品進入途徑。實行質量跟蹤調查制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見表和質量信息反饋表及時

12、征求用戶意見。不斷改進采購質量工作。在質量驗收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術人員對貨物質量和使用性能進行評價如果質量不符合采購合同規(guī)定的要求。企業(yè)向供應商提出退貨或退款，以及價款折扣的要求，雙方協(xié)商確定了解決方案后，會計人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進行相應的會計核算。六、業(yè)務過程不相容職務分離控制按照決策科學、權力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴格分開，建立扁平化的組織機構劃分為三個管理層次，提高內控運行效率。1決策層。負責采購

13、目標、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策；批準規(guī)章制度的制定、修訂和廢止；指揮和協(xié)調各部門的關系，確定各部門的職責和權限。2管理層。負責信息收集與市場調研、采購策略選擇、供應商管理、采購模式和采購目標確定、質量管理與核算管理等。確定采用招標、比價、直購、總量承包等具體的采購方式。根據(jù)業(yè)務部門提交的有效合同和收料證明對發(fā)票進行初審、傳遞、登記，根據(jù)入庫情況、付款能力編制付款計劃。經批準后。辦理付款結算手續(xù)。3執(zhí)行層。負責合同簽訂、

14、貨物催交、質量驗收、入出庫、倉儲保管和配送等純執(zhí)行功能。按照管理層下達的采購清單和采購合同信息(包括品名、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、供應商、價格等)，向供應商催交貨物，并監(jiān)督交貨過程。七、采購績效評價控制采購業(yè)務部門的工作績效關系到企業(yè)生產經營活動目標完成的好壞，建立有效的激勵約束機制。以市場為導向，引導采購業(yè)務部門完成任務目標對于提升企業(yè)效益最大化具有重大作用。企業(yè)應結合實際，制訂如下采購績效評價指標。1計劃準確率。計算公式：(1)當消耗

15、量少于計劃需求量時：計劃準確率=(報告期累計消耗量，報告期計劃需求量)X100％。(2)當消耗量大于計劃需求量時：計劃準確率=[1一(報告期累計消耗量一計劃需求量)，報告期計劃需求量]X100％。2合同到貨率。主要考核已經審核合同的到貨驗收情況。計算公式：合同到貨率=已經到貨驗收合格的量／合同量。3節(jié)約采購資金考核。采購資金節(jié)約百分比計算公式：節(jié)約百分比=(采購資金節(jié)約額，物資采購總額)x100％。4采購費用率。計算公式：采購費用率=(

16、報告期采購費用總額／報告期物資入庫總額)x100％?！皥蟾嫫诓少徺M用總額”主要包括：運雜費、差旅費、辦公費、倉儲費等。除此之外，還有儲備資金周轉天數(shù)、周轉次數(shù)、儲備定額、盈虧率、出入庫率、合同付款結算率等指標。(作者萊鋼集團公司原料部)凈分財爭2011年第3期l疆萬方數(shù)據(jù)Afetallu，，gj~alFinancialAccounting效性。1.采購人員對下達的采購計劃，進行細化分解，有合同(價格)且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購審批衰，級

17、分級審批后，直接生成合同到審批流穗，對于無價格或審批未通過的物資生成招標申請計劃，經分級審批后，轉人招標流程。Z采購人員根據(jù)可執(zhí)行采購計劃來確定合同的標的、條款、出賣人以及合間有關附件(技術協(xié)議、閣紙等)，選擇合同所包含的物資名稱，然后避1!J!填寫合同條款，材質、規(guī)楠、數(shù)量、到貨時間等信息，合同文本經逐級審批后，成為生效合間。3.健全合同登記臺賬，將合同完成情況計人供應商檔案，對供服商實施績效評價，對已執(zhí)行完成的合伺予以注銷，帶梢管理

18、。會計人員根據(jù)供應商持的物資驗收單和發(fā)粟，依據(jù)合同標的及約束條款辦理人庫，并以此作為稽核、付款結算的依據(jù)。四、供m商管理控制供應商管理是物資供應管理吏要職能之一，是實現(xiàn)物資采購比質比價，降低采購戚本，減少庫存物資積壓，節(jié)省物資供應費用的基礎與前提。全面收集整理供應商檔案信息相產品信息，做到資料齊全、信息準確，確保供應商名稱、開戶銀行、賬號、稅號、經營范圍、資質等信息正確，既便于管理，又便于財務部門進行付款結算，對供應商要實行統(tǒng)一要求和專

19、業(yè)化管理。加強采購渠道管理，從源頭上保證選擇供應商行為的公開、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進行分級管理，對供服商實行動態(tài)管理，健全完善供應商選擇、準入、評價機制，定期對供應商實施量化評價，形成供應商的準人、評價、終止等方面的一套科學合理的管理體系o五、采購質量控制果購品質景的優(yōu)劣，是采購業(yè)務活動的重要控制環(huán)節(jié)，建立股最管理長效機制，完善物資技術質量驗收標準，嚴格人庫把關驗收制度，實施全過程質量控制。強化質量驗收控制，嚴格

20、規(guī)范和執(zhí)行各項質量控制管理程序，加強對物資來購各環(huán)節(jié)租流程的控制，囊點抓好質最源頭管理，減少偽劣產品進入途徑o實行質量跟蹤調在制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見表和質量信息反饋襲，及時征求用戶意見，不斷改進采購質量工作。在質量驗收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術人員對貨物質量和使用性能進行評價，如果質量不符合采購合同規(guī)定的要求，企業(yè)向供應商提出退貨或退款，以及價款拆扣的要求，現(xiàn)方協(xié)商確定了解決方案后，會計人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進行相應的會計

21、核算。六、業(yè)務過程不棉容職務分離梅制按照決策科學、權力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴格分開，建立扁平化的組織機構，劃分為三個管理層次，提高內控運行般率。1.決策底。負責采購目標、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策批準規(guī)章制度的制定、修訂和廢止指揮相協(xié)調各部門的關系，確定各部門的職責和權限。2管理層。負責信息收集與市場調研、采購策略選擇、供應商管理、采購模式和采購目標確定、質量管理與核算管理等。確定采用招標、比價、

22、直購、總最承包等具體的采購方式。根據(jù)業(yè)務部門提交的有效合間和收料證明對發(fā)票進行初審、傳遞、登記，根據(jù)人庫情況、付款能力編制付款計劃，經批準后，辦理付款結算手壤。3執(zhí)行層。負責合同簽訂、貨物催究、質最驗收、人出庫、倉儲保管和配滋等純執(zhí)行功能。按照管理層下達的采購清單和采購合同信息(包括品名、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、供應商、價格等)，向供應商催交貨物，并監(jiān)督交貨過程。仁、來購績娘評價控制采購業(yè)務部門的工作績效關系到企業(yè)生產經臂活動目標完成的好

23、壞，建立有效的激勵約束機制，以市場為導向，引導采購業(yè)務部門完成任務目標，對于提升企業(yè)放益最大化具有重大作用。企業(yè)應結合實際，制訂如下來購績妓評價指標。1.計劃準確率。計算公式:(1)當消耗量少于汁劃需求最時:計劃準確率掠(報告期累計消能最報告期汁劃需求量)x100%0(2)當消槌量大于計劃需求量時:計劃準確事=[1(報告期累計消耗最一計劃需求量)I報告期計劃需求量]x1ω%02合同到貨率。主要考核巳經審核合同的到貨驗收情況。計算公式:合

24、同到貨事:已經費l貨驗收合格的最l合問量。3.節(jié)約采購資金考核。采購資金節(jié)約百分比計算公式:節(jié)約百分比=(采購資金節(jié)約額l物資采購總額)xlOO%o4.采購費用率。計算公式:采購費用率=(報告期采購費用總額報告期物資人庫總額)xl儀隅?！皥蟾嫫诓少徺M用總額“主要包括:運雜費、差旅費、辦公費、倉儲費等。除此之外，還有儲備資金周轉夭數(shù)、周轉次數(shù)、儲備定額、盈虧率、出人庫率、合同付款結算率等指標。(作者篆鋼集團公司原料部)璋舍時命四11“.3