淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計

1、●市場營銷《經(jīng)濟(jì)師i))2009年第1期淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)’部控韋lJ制度設(shè)計摘要：文章分析采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容、特點(diǎn)，論述編制存貨采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的原則，從職務(wù)分離制度、存貨采購的請購單控制制度、存貨采購審批控制制度、訂貨控制制度、貨物驗收控制制度、貨款支付控制制度、會計稽核與對賬制度闡述了采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計，對相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)憑證和憑證流轉(zhuǎn)程序提出了自己的觀點(diǎn)。關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度設(shè)計中圖分類號：F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

2、1004—4914(2009)01—236—02采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)、銷售計劃密切聯(lián)系，業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量大，運(yùn)行環(huán)節(jié)多，直接導(dǎo)致貨幣資金的支出或?qū)ν庳?fù)債的增加，容易產(chǎn)生管理漏洞。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)行，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤，防止欺詐和舞弊行為，及時準(zhǔn)確提供采購業(yè)務(wù)的會計信息，使企業(yè)在采購、付款環(huán)節(jié)獲得最大經(jīng)濟(jì)效益。設(shè)計采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部

3、控制制度，就是依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，針對采購業(yè)務(wù)的工作特性，設(shè)計出規(guī)范鎂個業(yè)務(wù)流程和每個關(guān)鍵控制點(diǎn)的規(guī)定、方法、措施等，并規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)格監(jiān)督。一、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計原則設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度最基本的原則是實事求足，“因企制宜”，靈活兼顧。1相互牽制原則。一項完整的采購業(yè)務(wù)，如果足經(jīng)過兩個以上的有相互制約環(huán)節(jié)對其進(jìn)行監(jiān)督和核查，其發(fā)生錯弊現(xiàn)象的可能件就很小。就具體內(nèi)控措施來說，相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個方面的制約關(guān)

4、系。從橫向關(guān)系來講，完成某個環(huán)節(jié)的工作需有來自彼此獨(dú)立的兩個部門或人員協(xié)調(diào)運(yùn)作、相互監(jiān)督、相互制約、相互征明；從縱向關(guān)系來講，完成某個工作需經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以j二的崗位和環(huán)節(jié)。以使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。例如，在材料采購控制系統(tǒng)中，采購部門只有憑領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購單或合同(縱向牽制)進(jìn)行采購，而采購的材料必需經(jīng)過驗收(橫陽牽制)后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。因而只有經(jīng)過橫向關(guān)系和縱向關(guān)系的核奄和制約，才使發(fā)生的錯弊減少到最低程度，

5、或者即使發(fā)生問題，也易盡早發(fā)現(xiàn)，及時糾正。2成本效益原則。企業(yè)最關(guān)心的是經(jīng)濟(jì)效益，如果單純從控制的角度束考慮，參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多，控制措施越嚴(yán)密，控制的效果就越好，其發(fā)生的錯弊現(xiàn)象就越少，但因控制活動造成的控制成本就越高。因此，在設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時，一定要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比，要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實際情況，權(quán)衡實施成本與預(yù)期效益科學(xué)設(shè)立，力爭以最小的控制成本取得最大的控制效果。3崗位責(zé)任原則。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)

6、立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系的，企業(yè)按照其推行的管理模式?jīng)]立工作崗位，并賦予其責(zé)、權(quán)、利，規(guī)定相應(yīng)的操作規(guī)程和處理程序。在設(shè)置崗位時必須考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離、執(zhí)行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職責(zé)的劃分，各部門和人員之I口J相互審查、核對和制衡，避免～個人控制一項交易的各個環(huán)節(jié)，以防止員丁的舞弊行為。4協(xié)調(diào)配合原則。設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度要有利于各部門之間、人員之間相互配合、協(xié)凋嘲步、緊密銜接，

7、避免只管相互牽制而不顧一236一●蔣素英辦事效宰的做法，導(dǎo)致不必要的扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象。為此，必須做到既相互牽制，又相瓦協(xié)調(diào)，保證經(jīng)營管理活動連續(xù)、有效地進(jìn)行。二、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計’設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度首先應(yīng)了解采購業(yè)務(wù)不相容崗位。確保設(shè)計的內(nèi)控制度得到有效運(yùn)行。采購業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款款執(zhí)行?？紤]這磐不相容崗位，采購業(yè)

8、務(wù)的內(nèi)部控制制度應(yīng)包括以下幾個方而：1職務(wù)分離制度。采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場凋研、招標(biāo)投標(biāo)、簽汀采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有：(1)生產(chǎn)或銷售部門根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷售需璺量提出需要采購的物資品種和數(shù)量，倉儲部門依據(jù)提供的需采購物資品種、數(shù)量及現(xiàn)存庫存量，制定采購計劃，報預(yù)算管理部門審批，然后由采購部門依據(jù)經(jīng)管部門提供的市場調(diào)研報告進(jìn)行公開詢價。(2)由生產(chǎn)或銷售部門

9、、采購部門、財務(wù)部門和法律部門、經(jīng)營管理部門共同組織招標(biāo)投標(biāo)來選擇供應(yīng)商，并會同供貨單位簽訂采購合同。(3)物資的采購人員不能同時負(fù)責(zé)所購物資的質(zhì)檢、驗收、保管。(4)物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負(fù)責(zé)會計記錄。(5)采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離。(6)審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離。(7)記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與m納人員相分離。2請購單控制制度。在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量，以填制“

10、物資需求單”的方式提前通知物資保管部門?！拔镔Y需求單”有使J辟j部門的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要餐，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計算m請購量，正式提交“物資濤購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購爭報預(yù)算管理部門審批并會同采購部門、財務(wù)郎門、確認(rèn)制定采購計劃。財務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨續(xù)。3審批控制制度。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實際需求，兼顧所需

11、物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，制定出品種、數(shù)鞋、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購計劃，上報經(jīng)營管理部門審批，金額較大的一類物資采購m經(jīng)理辦公會審批。對于計劃內(nèi)的采購項目，具有清購權(quán)的部門位嚴(yán)格按照計劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超汁劃和計劃外代購項目，具有請購權(quán)的部f】應(yīng)對需求部f】提出的申清進(jìn)行審核后再辦理清購手續(xù)，并撤審批人審批，審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實際儒要進(jìn)行審批。4訂貨控制制度。經(jīng)管部f1提供附有供應(yīng)商的價格表、質(zhì)肇等級、供應(yīng)量、電話

12、、地址的市場調(diào)研報告，并定期對供應(yīng)商的信譽(yù)、價格、質(zhì)量進(jìn)行評估，建立包括價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案從中篩選質(zhì)量好、價格低，信譽(yù)好的供應(yīng)商，由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財務(wù)部門、法律部門共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，最終確定供應(yīng)商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、保管和會計等有關(guān)部門，以備合理安排生產(chǎn)、銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購每年進(jìn)行一次招投標(biāo)，以增加現(xiàn)有供

13、應(yīng)商的競爭意識。5貨物驗收控制制度。企業(yè)所訂購的貨物運(yùn)到后先人驗收庫由業(yè)務(wù)部門開具入庫通知單、驗收單。質(zhì)檢部門按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)萬方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟(jì)師))2009年第1期●市場營銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗收合格后出具“質(zhì)量榆驗合格單”或在驗收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因。并向主管書面報告及時向供應(yīng)商提出異議。驗收人員根據(jù)入庫通知單、驗收單及所附有關(guān)質(zhì)量汪明書、合格證、技術(shù)圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)

14、貨明細(xì)對貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)鞋驗收。驗收無誤在驗收單加蓋“驗訖”章。驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗收時，及時向供應(yīng)主管書面報告。采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗收單、采購合同以及發(fā)票送到財務(wù)部門進(jìn)行報賬物資會計要對所送來的單據(jù)核對、整理，無誤后編制掛賬通知單。。‘6貨款支付控制制度。由采購請購單、訂貨單和驗收單共同構(gòu)成的收貨業(yè)務(wù)完成后，會計部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗收單和采購合同等表示貨物已經(jīng)驗收入庫

15、并應(yīng)支付貨款或應(yīng)付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這蝗原始憑i正經(jīng)過審核無誤后，會計部門應(yīng)該連續(xù)編號、及時、準(zhǔn)確記錄物資的增加和銀行存款、預(yù)付賬款的減少或應(yīng)付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。對物資的核算，必須根據(jù)企業(yè)的梭體管理要求設(shè)置一級賬戶和明細(xì)賬戶并正確地進(jìn)行記錄。會計正確地進(jìn)行計量并記入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)钠陂g，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應(yīng)付賬款，已到期的應(yīng)付賬款須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人審批后方町辦理貨款結(jié)算與支付

16、。7會計稽核與對賬制度。它一方面要求，無論足貨款的支付，還足應(yīng)付賬款發(fā)生的記錄，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經(jīng)過稽核人員或會計主管審核后方能記賬；另一方而要求，對進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付賬款必須及時、定期地與客戶對賬，防止債務(wù)虛列及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。。，三、采購業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)程序的設(shè)計由于企業(yè)采購業(yè)務(wù)的貨物交接方式與貨款結(jié)算方式不同，加之企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)、規(guī)模大小和機(jī)構(gòu)設(shè)置的差異每個企業(yè)的采購憑證及其流轉(zhuǎn)程序設(shè)計都不可

17、能完全相同。但有一點(diǎn)是不容置疑的，這就是：采購業(yè)務(wù)必須有嚴(yán)密的手續(xù)制度、規(guī)范的采購憑證及合理的憑證流轉(zhuǎn)程序。使采購業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)、物價、儲運(yùn)、倉庫和財會等部門既相互配合，又相互制約，才能收到好的效果。因此，為保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的貫徹落實和會計核算的真實、準(zhǔn)確，必須設(shè)計相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)憑證和憑證流轉(zhuǎn)程序。1采購憑汪的設(shè)計。采購憑證是企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計的一個重要組成部分。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度最終要落實在采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)憑證上，就需要進(jìn)行配套設(shè)計

18、的采購憑證，在采購環(huán)節(jié)上主要有物資需求單、請購單、詢、報價單、訂貨單；在驗收入庫環(huán)市上主要有入庫通知單、驗收單、缺貨通知單和退貨通知單；在拌賬付款環(huán)宵主要有掛賬通知單、付款憑單。設(shè)計這些采購憑證要根據(jù)企業(yè)自身實際情況。盡可能體會其科學(xué)性與重要性。2憑證流轉(zhuǎn)程序的設(shè)計。采購業(yè)務(wù)的憑證流轉(zhuǎn)程序設(shè)計主要指驗收單的傳遞程序。不I司的企業(yè)有不同的流轉(zhuǎn)程序。一般情況下，有送貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序提貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序，發(fā)貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。(1)送

19、貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供應(yīng)商將物資送到指定倉庫交貨，將送貨通知、發(fā)票送到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門與合同、計劃核對無誤后，填制驗收單，并留存第一聯(lián)，將發(fā)票、驗收單第二、三、四聯(lián)返回供應(yīng)商。供應(yīng)商將這些驗收單送到倉庫，倉庫按驗收單驗收物資，在驗收單第三、四聯(lián)蓋章，留存第二聯(lián)巹記保管賬，將驗收單第三、四聯(lián)返還供應(yīng)商。供應(yīng)商持發(fā)票、驗收單到財務(wù)部門，財務(wù)部門審核發(fā)票、驗收單無誤后辦理貨款結(jié)算手續(xù)，留存發(fā)票驗收單掛賬付款，憑驗收單第i聯(lián)記商品賬，給供應(yīng)

20、商支付貨款，將驗收單第四聯(lián)送到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門憑驗收單第四聯(lián)登記備用蕾。(2)提貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供應(yīng)商遞交發(fā)票、提貨單給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門與合同核對無誤后，填制驗收單，留存第一聯(lián)，將合同、發(fā)票、提貨單、驗收單第二、i、四聯(lián)送交財會部門。財會部門審核發(fā)票、提貨單、驗收單和合同無誤后，辦理貨款結(jié)算手續(xù)，留存發(fā)票記付款賬，將提貨單、驗收單第二、三、四聯(lián)傳遞給儲運(yùn)部門。儲運(yùn)部門到供貨單位憑提貨單提取貨物，將貨物連同驗收單送到倉庫。倉庫按

21、驗收單驗收物資，在驗收單第三、叫聯(lián)蓋章，留存第二聯(lián)登i保管賬，將驗收單第三聯(lián)轉(zhuǎn)到財會部門，財會部門憑其記商品賬，將驗收單第【!Ij聯(lián)轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門憑其登記備調(diào)昔。(3)發(fā)貨制下的憑證流轉(zhuǎn)程序。供貨食業(yè)開戶銀行接受供貨單位委托，辦_珥!托收貨款通知，購貨單位開戶銀行將托收貨款通知送刮財務(wù)部門，財務(wù)部『】將發(fā)票、發(fā)貨明細(xì)、托運(yùn)單等收款通知審核后轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門核對合同無誤后將收款通知返還財務(wù)部門，填制驗收單，留存第一聯(lián)，將驗收單

22、第二、三、四聯(lián)轉(zhuǎn)到儲運(yùn)部門。儲運(yùn)部門接到車站或碼頭提貨通知提取貨物。將提取的貨物及驗收單第二、三、四聯(lián)送到倉庫驗收。倉庫驗收貨物無誤后，在驗收單第i、四聯(lián)加蓋“驗訖”章，留存第二聯(lián)登記保管賬，將驗收單第三聯(lián)送到財務(wù)部門，財務(wù)部門憑發(fā)票等收款通知支付賬款并登記商品賬，將驗收爭第四聯(lián)送到業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門登記商品備凋卡。參考文獻(xiàn)：1財政部會計司企業(yè)會計準(zhǔn)則講解2006。2中注協(xié)2007年度注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導(dǎo)教材會計3沖注協(xié)2006年

23、度注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導(dǎo)教材審計4辛茂荀內(nèi)部會計控制實務(wù)【M】北京：民主與建設(shè)出版社，2004(作者單位：大同煤業(yè)股份有限公司財務(wù)部山西大同0370)3)(責(zé)編：賈偉)(上接第228頁)狀。為了降低投資風(fēng)險，保證年金基金的安全、流動和收益，可以選擇以下投資方式，構(gòu)建年全基金的投資組合。1投資銀行活期存款、中央銀行票據(jù)、短期債券回購等流動性產(chǎn)品及貨幣市場基金，其比例不低于基金凈資產(chǎn)的20％。這也是社保基金的主要投資工具其收益率底，風(fēng)險

24、也低。2投資銀行定期存款、協(xié)議存款、國債、金融債、企業(yè)債等固定收益類產(chǎn)品及可轉(zhuǎn)換債券，其比例不高于基金凈資產(chǎn)的50％。其中，投資國債的比例不低于基金凈資產(chǎn)的20％。購買企業(yè)債券可以選擇電力、交通、通訊等行業(yè)，信用度高，收益穩(wěn)定，風(fēng)險較小。3投資股票等權(quán)益類產(chǎn)品及投資性保險產(chǎn)品、股票基金的比例。不高于基金凈資產(chǎn)的30％。其中，投資股票的比例不高于基金凈資產(chǎn)的20％。從發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗看。盡管投資于股市風(fēng)險高，但其投資收益也很高。它的風(fēng)險除來自

25、股票市場本身(正常情況下來自股市的風(fēng)險由整個經(jīng)濟(jì)形勢決定)，更主要來自股票發(fā)行單位。而來自股票發(fā)行單位的風(fēng)險通過對發(fā)行單位的研究、分析和選擇以及巧妙的投資策略，在一定程度上可以降低、甚至避免。因此，在控制投資股票比例的前提下，將股票作為長期的投資工具，購買一些經(jīng)營效益好、資產(chǎn)質(zhì)量優(yōu)良的大公司股票長期持有，不僅不會對年金基金產(chǎn)生風(fēng)險，還可以提高年金基金的流動性。提高收益水平。既可以組織一批有相關(guān)專業(yè)知識、有投資經(jīng)驗的管理人才進(jìn)行管理，有限

26、度地直接進(jìn)入證券市場；也可以委托專業(yè)投資機(jī)構(gòu)間接投資股市，通過購買封閉式基金或開放式基金由專家進(jìn)行投資運(yùn)作，從而取得較好收益?？傊髽I(yè)年金基金應(yīng)在充分分散風(fēng)險的基礎(chǔ)上提高收益，保證即期發(fā)放的保險全能夠及時抽出，實行相時于其他投資基金更加嚴(yán)格的管制。對投資范圍和投資比例進(jìn)行嚴(yán)格限制。隨著資本市場發(fā)展對投資比例進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整規(guī)定較高固定收益類投資的比例，限制高風(fēng)險投資比例，并逐步擴(kuò)大投資范圍和高風(fēng)險投資比例。企業(yè)建立年金制度，是逐步完善社會

27、保障體系的客觀要求。是加快企業(yè)養(yǎng)老保險制度建設(shè)的現(xiàn)實需要。有利于完善企業(yè)薪酬福利結(jié)構(gòu)。建立福利計劃，提高企業(yè)職工退休后的生活水平，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營能力。隨著國際經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展，外資企業(yè)的大量進(jìn)入，企業(yè)對高素質(zhì)、高技術(shù)人才的競爭更加激烈。因此，盡快建立企業(yè)年金制度較好地把員工個h年l益和對企業(yè)的貢獻(xiàn)及經(jīng)濟(jì)效益密切聯(lián)系起來。吸引和穩(wěn)定骨干人才，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和競爭力就顯得非常迫切和重要。參考文獻(xiàn)：1孫飛中國企業(yè)年金運(yùn)營模式的優(yōu)化選擇廣東金融學(xué)院