采購(gòu)業(yè)務(wù)流程整合與有效監(jiān)控應(yīng)用

1、理|采購(gòu)業(yè)務(wù)流程整合與布效監(jiān)控應(yīng)用文朱建勛魏攆采購(gòu)業(yè)務(wù)在工程項(xiàng)目總支出中占有60%以上的份額，采購(gòu)質(zhì)量直接影響工程質(zhì)量和安全，采購(gòu)作為工程項(xiàng)目實(shí)施的重要環(huán)節(jié)，其工作效率對(duì)工程進(jìn)度具有關(guān)鍵性的作用，采購(gòu)還是廉政建設(shè)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。圍繞采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程化和陽(yáng)光采購(gòu)體系建設(shè)，中國(guó)石化集團(tuán)洛陽(yáng)石化工程公司于2008年引進(jìn)開(kāi)發(fā)了“采購(gòu)集成管理信息系統(tǒng)“(簡(jiǎn)稱IPMS)2010年經(jīng)過(guò)二次開(kāi)發(fā)，完善了采購(gòu)工作平臺(tái)建設(shè)，使系統(tǒng)流程設(shè)置與實(shí)際工作需要更加吻合

2、。在這個(gè)平臺(tái)上既實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)流程化作業(yè)，也整合了內(nèi)控制度的監(jiān)控、審批的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)公開(kāi)。IPMS還是一個(gè)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，為造價(jià)管理、費(fèi)用控制提供了豐富的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。IPMS的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是一次計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)輔助管理、提高績(jī)效，推進(jìn)工程項(xiàng)目采購(gòu)管理現(xiàn)代化的成功案例。開(kāi)發(fā)背以EPC總承包方式的工程項(xiàng)目不斷增多，每年811個(gè)項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行，年采購(gòu)合同額3040億元。并行的項(xiàng)目多給采購(gòu)管理帶來(lái)了很大困難。每一個(gè)項(xiàng)目業(yè)主有不同的管理深度和要求，有的

3、業(yè)主要求來(lái)60命固物流與罪購(gòu).201峙.2期購(gòu)前審批每一份請(qǐng)購(gòu)文件，參與每一次商務(wù)談判，參與每一次到貨驗(yàn)收有的業(yè)主還要求自己簽訂關(guān)鍵設(shè)備采購(gòu)合同，由總承包單位進(jìn)行催交和檢驗(yàn)有的業(yè)主則什么都不管，只要總承包單位將裝置建成交付即可。為適應(yīng)每個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)特性，每一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)在制定采購(gòu)流程時(shí)，基本保證符合公司項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)體系，但又各不相同。有的項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)在本部執(zhí)行，有的在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行。生產(chǎn)任務(wù)的增加，采購(gòu)人力資源不足的矛盾也日益突出。而工程

4、采購(gòu)與生產(chǎn)采購(gòu)的最大區(qū)別是，工程采購(gòu)中有大量的非標(biāo)產(chǎn)品，采購(gòu)開(kāi)始時(shí)僅有一個(gè)產(chǎn)品的技術(shù)方案。從方案到實(shí)物是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，比定型產(chǎn)品采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)大的多，不經(jīng)過(guò)大量的協(xié)調(diào)和監(jiān)控很可能最終的實(shí)物不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要。工程采購(gòu)人員的培養(yǎng)是需要時(shí)日的，全國(guó)范圍內(nèi)工程采購(gòu)人員都是稀缺資掘。公司急需一種有力的手段，將工程采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制方法固化在采購(gòu)作業(yè)流程中，無(wú)論是熟練的人員還是新手都能在這一流程中步步為營(yíng)，將風(fēng)險(xiǎn)控制方法運(yùn)用到位，即使有遺漏也能及

5、時(shí)發(fā)現(xiàn)。在諸多的現(xiàn)代管理方法中，用軟件系統(tǒng)固化作業(yè)流程是一個(gè)必然的選擇。求性分析工程建設(shè)、物資采購(gòu)是商業(yè)賄賂治理的重要領(lǐng)域，采購(gòu)崗位屬于高危崗位。不規(guī)范的采購(gòu)可誘發(fā)貪污腐化、索要回扣、損公肥私等違紀(jì)違法行為。供應(yīng)商收買(mǎi)來(lái)購(gòu)人員的權(quán)力之后，勢(shì)必會(huì)放松對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和進(jìn)度的管理，給工程項(xiàng)目帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督成為采購(gòu)部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)乃至上級(jí)的重要職責(zé)，是保護(hù)員工、順暢工作流程亟待規(guī)范的問(wèn)題有限的監(jiān)督人員力量，面對(duì)多現(xiàn)場(chǎng)分散采購(gòu)如何保證監(jiān)

6、控不缺位也是期待解決的難題?！瓣?yáng)光是最好的防腐劑最有效的監(jiān)督就是將來(lái)購(gòu)過(guò)程公開(kāi)，公開(kāi)采購(gòu)每一個(gè)環(huán)節(jié)的結(jié)果一過(guò)程文件。需要一個(gè)平臺(tái)，進(jìn)行審批操作時(shí)必須能夠方便地查閱上游環(huán)節(jié)的每一項(xiàng)記錄，從每一頁(yè)報(bào)價(jià)文件到會(huì)議簽到表，這些文件一旦上傳到IPMS上就不可撤銷(xiāo)和更改，保持原始憑證的客觀性和真實(shí)性。在原有的分散作業(yè)的狀態(tài)下，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的文件均由流程中的作業(yè)人員自己保管，各工作環(huán)節(jié)的信息多沉淀在各個(gè)崗位具體經(jīng)辦人手中，難以共享和公開(kāi)。工程造價(jià)

7、部門(mén)需要設(shè)備材料的即時(shí)價(jià)格信息，用以估算新項(xiàng)目的工程造價(jià)，市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部門(mén)在總承包項(xiàng)目的報(bào)價(jià)竟標(biāo)時(shí)需要快速提供相似設(shè)備材料的采購(gòu)成本。每年來(lái)購(gòu)的設(shè)備材料類別、型號(hào)數(shù)以萬(wàn)計(jì)，市場(chǎng)價(jià)格不停被動(dòng)，急需將這些數(shù)據(jù)電子化，以便于整理分析運(yùn)用。傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)麗臨著信息化流程再造，技術(shù)進(jìn)步已經(jīng)為傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的提升、效能的提高提供了現(xiàn)實(shí)可能。中國(guó)石化采購(gòu)電子商務(wù)網(wǎng)(EC)系統(tǒng)是，總部推進(jìn)物資供應(yīng)體制改革、強(qiáng)化物資管理、公開(kāi)采購(gòu)過(guò)程的重要措施。EC為每一個(gè)企業(yè)的采

8、購(gòu)活動(dòng)提供了公開(kāi)、公平、公正的競(jìng)價(jià)平臺(tái)，是國(guó)內(nèi)最成功的企業(yè)電子商務(wù)平臺(tái)。但其本身存在的一個(gè)問(wèn)題仍不能滿足工程公司的需要。一是工程設(shè)備采購(gòu)需要經(jīng)過(guò)一個(gè)技術(shù)評(píng)標(biāo)的過(guò)程，最終要與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議，技術(shù)協(xié)議是供應(yīng)商的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)。EC網(wǎng)上沒(méi)有技術(shù)評(píng)標(biāo)的過(guò)程，也沒(méi)有記錄技術(shù)評(píng)標(biāo)結(jié)果的功能。二是EC中的審批過(guò)程在早期建網(wǎng)的時(shí)候固化其中，不能根據(jù)內(nèi)控流程進(jìn)行調(diào)整。EC上的請(qǐng)購(gòu)文件只提供人工錄入方式，效率較低。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購(gòu)必須能夠整合EC系統(tǒng)。總部200

9、9年開(kāi)始推行重點(diǎn)業(yè)務(wù)公開(kāi)信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)公開(kāi)是全面推進(jìn)企業(yè)管理改革的項(xiàng)重要內(nèi)容，是加強(qiáng)物資采購(gòu)管理、降本增效的有效手段，是從源頭上防止國(guó)有資產(chǎn)流失、防止暗箱操作和腐敗現(xiàn)象滋生的根本途徑，對(duì)于高效廉潔地提升保障供應(yīng)能力、提升物資供應(yīng)專業(yè)化管理水平具有重要意義。信息化、網(wǎng)絡(luò)化浪潮對(duì)傳統(tǒng)作業(yè)提供了流程再造和功能整舍的技ANALYSISI分析術(shù)基礎(chǔ)，為解決以上問(wèn)題，建立一密集成，避免了重復(fù)錄人、保證了套基于采購(gòu)管理模式和審批流程的供應(yīng)商的統(tǒng)一管理

10、s實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)采購(gòu)集成管理信息系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉與中國(guó)石化EC系統(tǒng)的接口集戚，實(shí)睫，這套系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能:涵現(xiàn)與總部業(yè)務(wù)公開(kāi)信息系統(tǒng)的接口蓋公司采購(gòu)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)集成?，F(xiàn)流程化操作的要求，動(dòng)態(tài)鏈接中IPMS系統(tǒng)中，審核工作提示與國(guó)石化供應(yīng)商管理系統(tǒng)和EC，利用郵件結(jié)合，使審核工作提示更直好現(xiàn)有資驚:實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)控制度審接、及時(shí)，系統(tǒng)主動(dòng)性增強(qiáng)、用戶批的需要，實(shí)現(xiàn)總部業(yè)務(wù)公開(kāi)的要使用更方便、進(jìn)一步提高工作效求，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部信息共享的需率

11、s基于BS(削覽器服務(wù)器)結(jié)耍，實(shí)現(xiàn)監(jiān)察、審計(jì)等部門(mén)的適時(shí)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)整體提高了辦公查閱和監(jiān)督。效率，降低了辦公戚本，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息交流，解決異地辦公的局限成果成效性，提高了執(zhí)行力，審批效率大大IPMS系統(tǒng)將來(lái)購(gòu)工作流程全部提高，原來(lái)需要三個(gè)月的審批時(shí)信息化，根據(jù)內(nèi)控要求對(duì)采購(gòu)方間，現(xiàn)在在系統(tǒng)中l(wèi)周即可完成，工案、詢價(jià)、供應(yīng)商選擇與價(jià)格確作效能得以大幅度提高。定、合同審批流程定制，依據(jù)項(xiàng)IPMS全面提升了采購(gòu)管理水目、級(jí)別、金額、自動(dòng)

12、流轉(zhuǎn)的審核平。IPMS系統(tǒng)具有嚴(yán)格的項(xiàng)目管理過(guò)程全程記錄，對(duì)采購(gòu)過(guò)程做到有設(shè)置:角色、人員、權(quán)限、供應(yīng)商據(jù)可查，有據(jù)可依。實(shí)現(xiàn)公開(kāi)、透范圍、審核流程、工作權(quán)重等等都明、科學(xué)的采購(gòu)規(guī)范和采購(gòu)流程。按照項(xiàng)目獨(dú)立分配和設(shè)置，不同項(xiàng)IPMS系統(tǒng)將來(lái)購(gòu)信息網(wǎng)絡(luò)化，目之間的業(yè)務(wù)都是獨(dú)立運(yùn)作，同時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上審核與監(jiān)督實(shí)現(xiàn)了又可共享其他項(xiàng)目取得的經(jīng)驗(yàn)和l數(shù)整個(gè)果買(mǎi)過(guò)程全方位的動(dòng)態(tài)監(jiān)管和據(jù)，使得決策更加科學(xué)。系統(tǒng)具有監(jiān)控，使事后審查變?yōu)槭虑氨O(jiān)督，的多

13、角度的綜合分析、查詢功能，采購(gòu)部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)三個(gè)層可按專業(yè)、裝置、項(xiàng)目、各個(gè)環(huán)節(jié)次的監(jiān)督得以有序有效開(kāi)展，保證編號(hào)逐級(jí)匯總查詢，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)狀了規(guī)范操作，杜絕了違規(guī)操作。絕態(tài)、采購(gòu)進(jìn)度、業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)、分析大多數(shù)事前監(jiān)督通過(guò)IPMS系統(tǒng)進(jìn)行與查詢$固化采買(mǎi)工作中的供應(yīng)商審核，問(wèn)題可以得到及時(shí)糾正，提選擇、詢比價(jià)、評(píng)標(biāo)、合同以及相高了管理水平，提升了工作效能。關(guān)環(huán)節(jié)評(píng)審流程，保證每個(gè)關(guān)鍵環(huán)IPMS實(shí)現(xiàn)了與EC系統(tǒng)、重點(diǎn)節(jié)的落實(shí)和受控。采購(gòu)過(guò)

14、程文件的業(yè)務(wù)公開(kāi)信息系統(tǒng)等的整合和對(duì)管理，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)過(guò)程中各階段來(lái)接，實(shí)現(xiàn)了信息共享和數(shù)據(jù)的有序購(gòu)文件的附件的上傳和存檔，保證流轉(zhuǎn)。實(shí)現(xiàn)了請(qǐng)購(gòu)單數(shù)據(jù)傳遞的電了采購(gòu)過(guò)程文件的完整。采購(gòu)工作F化，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目物資材料控制和質(zhì)量得到了有效保證，公司管理水過(guò)程控制的統(tǒng)一管理。為詢價(jià)工作平與時(shí)俱進(jìn)不斷提高。因奠定了穩(wěn)定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。IPMS的供(未建勛、魏棒:中國(guó)石化集團(tuán)應(yīng)商管理與中國(guó)石化供應(yīng)商系統(tǒng)緊洛陽(yáng)石化工程公司)中圃流與噩鵬.201埠.2J11