信息技術(shù)下的采購訂單協(xié)同管理

1、信息技術(shù)下的采購訂單協(xié)同管理張小朋一!信息技術(shù)催生新的采購管理模式隨著計(jì)算機(jī)!網(wǎng)絡(luò)!通信技術(shù)的快速發(fā)展和Intemet的普及應(yīng)用企業(yè)在基于nIetmet環(huán)境下的采購是通過電子商務(wù)利用互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)施即電子采購“它旨在利用互聯(lián)網(wǎng)尋找!管理合格的供貨商和物品隨時了解市場行情和庫存情況編制采購計(jì)劃在線采購所需的物品并對采購訂單和采購的物品進(jìn)行在途管理!臺賬管理和庫存管理實(shí)現(xiàn)采購的自動統(tǒng)計(jì)分析“采購管理中一個重要的工作就是將采購需求轉(zhuǎn)換成采購訂單而

2、如何使采購訂單數(shù)據(jù)及時!準(zhǔn)確!有效的創(chuàng)建!傳遞和跟蹤是保證供應(yīng)工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)“采購訂單也稱為采購合同是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種購銷協(xié)議主要包括采購貨物名稱!采購數(shù)量!供貨單位!到貨時間!到貨地點(diǎn)!運(yùn)輸方式!價格和運(yùn)費(fèi)等“在采購業(yè)務(wù)中采購訂單是最重要的單據(jù)之一它直接關(guān)系到企業(yè)資金的安全和企業(yè)是否能夠按時生產(chǎn)!按時交貨等重要業(yè)務(wù)流程“采購訂單的重要作用決定了訂單管理在采購管理中的重要性“采購訂單管理主要記錄!跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況“

3、包括采購訂單的執(zhí)行!控制購貨價格!折扣及數(shù)量隨時跟蹤訂單執(zhí)行情況并根據(jù)實(shí)際情況對訂單進(jìn)行及時控制達(dá)到提高采購效率!降低供應(yīng)風(fēng)險的目的“所以如何提高采購訂單的效率降低供應(yīng)風(fēng)險一直是采購負(fù)責(zé)人努力的目標(biāo)“nIetmet出現(xiàn)以前人們也認(rèn)識到協(xié)同合作的重要性但是沒有有效的工具幫助企業(yè)適時進(jìn)行信息共享和協(xié)同企業(yè)與供應(yīng)商溝通的手段和工具還相對落后大部分仍采用電話!傳位負(fù)責(zé)人或財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的月度資金支付計(jì)劃進(jìn)行撥付經(jīng)批準(zhǔn)的月度支出計(jì)劃在正常情況下應(yīng)

4、不折不扣地執(zhí)行不得出現(xiàn)多付和少付的情況遇有特殊情況時應(yīng)按例外原則處理對機(jī)關(guān)本身發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)以單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的憑據(jù)進(jìn)行支付“3.業(yè)務(wù)處理程序和標(biāo)準(zhǔn)“對資金收支業(yè)務(wù)來說通常有計(jì)劃!審批!收支!稽核等程序?qū)?jì)核算業(yè)務(wù)來說通常有審核原始憑證!設(shè)置賬戶!填制記賬憑證!登記會計(jì)賬簿!財產(chǎn)清查!編制會計(jì)報告等程序“交通管理單位資金收支業(yè)務(wù)主要有交通規(guī)費(fèi)資金收解業(yè)務(wù)!交通基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)資金撥付及報批業(yè)務(wù)!交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金籌措和撥付報批業(yè)務(wù)!交通行政

5、事業(yè)經(jīng)費(fèi)領(lǐng)撥!支出和報批業(yè)務(wù)!預(yù)算外資金收支業(yè)務(wù)!國有資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)等“交通管理單位的財務(wù)會計(jì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)5會計(jì)法6和財務(wù)制度的規(guī)定及內(nèi)部管理制度的要求對每一類會計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)定明確具體的業(yè)務(wù)處理程序“交通管理單位的財務(wù)會計(jì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一會計(jì)制度和財務(wù)制度及內(nèi)部管理要求制訂業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范“會計(jì)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)主要包括:應(yīng)執(zhí)行的會計(jì)制度!應(yīng)執(zhí)行的財務(wù)管理規(guī)則!業(yè)務(wù)處理程序!會計(jì)核算基礎(chǔ)工作等“交通管理單位的會計(jì)核算業(yè)務(wù)多資金種類多管理要求嚴(yán)

6、政策性強(qiáng)“每一類會計(jì)業(yè)務(wù)國家都規(guī)定了相應(yīng)的會計(jì)核算辦法每一種資金國家都有相應(yīng)的財務(wù)管理規(guī)定“財務(wù)會計(jì)人員應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行核算和管理“如果交通系統(tǒng)有一些特殊業(yè)務(wù)國家尚未規(guī)定其具體管理規(guī)定交通主管部門應(yīng)與財政部門協(xié)商并征得其同意制訂一些具體的核算辦法和管理辦法使所有會計(jì)業(yè)務(wù)的核算和資金管理都有相應(yīng)的規(guī)范“交通管理單位的會計(jì)核算必須符合5會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范6的要求“不論是自制原始憑證的設(shè)計(jì)與傳遞!會計(jì)賬務(wù)處理!財產(chǎn)清查和會計(jì)報告編制還是會計(jì)核算資料

7、和會計(jì)檔案管理等都應(yīng)當(dāng)盡力作到規(guī)范“財務(wù)會計(jì)機(jī)構(gòu)在對外編報會計(jì)報告的同時應(yīng)當(dāng)設(shè)置和定期編報本部門的財務(wù)會計(jì)報告以供單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人了解和掌握本部門各項(xiàng)資金的收付和結(jié)存情況!有關(guān)計(jì)劃的執(zhí)行情況“4.稽核與監(jiān)督“稽核應(yīng)以財經(jīng)紀(jì)律!內(nèi)部控制制度!經(jīng)批準(zhǔn)的資金收支計(jì)劃等為依據(jù)對財務(wù)收支和會計(jì)資料進(jìn)行審查和核對“日常業(yè)務(wù)審查的重點(diǎn)應(yīng)是會計(jì)憑證和會計(jì)賬簿“在會計(jì)憑證審查中要特別注重原始憑證的審查在會計(jì)賬簿審查中要特別注重銀行存款收支及結(jié)余的審查

8、“在日常審查的基礎(chǔ)上定期審查會計(jì)報告審查時既要審查每一筆資金收支業(yè)務(wù)的真實(shí)性!手續(xù)憑證的完備性!業(yè)務(wù)處理的合規(guī)性!賬簿和報表數(shù)據(jù)的正確性也要審查單位總體的財務(wù)狀況注意檢查資金的流量和流向評價單位的資產(chǎn)負(fù)債情況預(yù)算或計(jì)劃的執(zhí)行情況各項(xiàng)借款合同的履行情況等“在核對賬目方面在賬實(shí)核對!賬賬核對!賬證核對!賬表核對中特別要注重銀行存款賬目和銀行對賬單的核對有價證券賬目和有價證券實(shí)有數(shù)的核對借款合同與借人款項(xiàng)的核對資金撥付數(shù)與資金支出計(jì)劃的核對往

9、來款項(xiàng)與債權(quán)!債務(wù)方定期核對等“在財務(wù)部門內(nèi)部稽核的基礎(chǔ)上交通管理單位應(yīng)定期接受內(nèi)部審計(jì)部門和國家機(jī)關(guān)等監(jiān)督部門的審計(jì)和監(jiān)督對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行認(rèn)真糾正保證財務(wù)管理和會計(jì)核算真實(shí)!合法“(作者單位:京秦高速公路管理處)喊趾如真等傳統(tǒng)方式進(jìn)行信息交流“由于信息不能及時傳達(dá)導(dǎo)致企業(yè)的采購效率低下對質(zhì)量和交貨期進(jìn)行事后把關(guān)采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和有關(guān)質(zhì)量控制活動同時供應(yīng)商因?yàn)樾畔@取不及時反饋速度很慢進(jìn)一步影響了企業(yè)自身對生產(chǎn)和市場的反應(yīng)

10、速度增加了企業(yè)風(fēng)險“面對這種情況信息技術(shù)的發(fā)展迅速催生了新的采購訂單管理模式)采購訂單協(xié)同管理“二!采購訂單管理新模式的建立傳統(tǒng)的采購把重點(diǎn)放在如何和供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)交易的活動上比較重視交易過程中的供應(yīng)商的價格比較通過供應(yīng)商的多頭競爭選擇價格最低者作為合作對象“這種采購模式容易造成供求信息無法共享!響應(yīng)遲鈍和事后把關(guān)造成管理失控等弊端“與傳統(tǒng)的采購相比基于供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購管理模式特別強(qiáng)調(diào)采購的協(xié)同性通過建立基于Iniemet的信息系統(tǒng)平

11、臺協(xié)同辦公使企業(yè)對采購訂單進(jìn)行細(xì)致!高效的管理成為可能從而通過訂單協(xié)同消除企業(yè)和供應(yīng)商之間的障礙“通過建立訂單協(xié)同平臺企業(yè)把標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單信息傳送給他們的供應(yīng)商供應(yīng)商再根據(jù)這些信息進(jìn)行計(jì)劃和生產(chǎn)供應(yīng)商給采購方發(fā)出備貨!發(fā)貨通知單通知采購方什么產(chǎn)品生產(chǎn)到什么程度將于什么時候出運(yùn)采購方利用這條信息對采購訂單進(jìn)行跟蹤“當(dāng)供應(yīng)鏈中節(jié)點(diǎn)企業(yè)能很好地通過信息系統(tǒng)平臺達(dá)到信息共享后企業(yè)就可以提高生產(chǎn)力提高質(zhì)量為產(chǎn)品提供更大的附加值“新的訂單協(xié)同管理模

12、式不再是只考慮企業(yè)內(nèi)部協(xié)同而是把供應(yīng)鏈中的各企業(yè)有機(jī)的聯(lián)系在一起使企業(yè)和供應(yīng)商在共享供需信息基礎(chǔ)上根據(jù)訂單協(xié)同流程上的實(shí)際供需情況適時有效地調(diào)整供需計(jì)劃和執(zhí)行交付的過程“關(guān)注的重點(diǎn)更側(cè)重于企業(yè)外部協(xié)同通過基于Iniemet的管理信息平臺進(jìn)行采購訂單的協(xié)同工作主要可以通過建立以下機(jī)制來完成具體如下:1.建立采購訂單協(xié)同工作機(jī)制“采購方在信息平臺上給供應(yīng)商下達(dá)采購訂單同時給物流運(yùn)輸公司發(fā)出運(yùn)輸通知供應(yīng)商在信息平臺上對采購訂單進(jìn)行確認(rèn)反饋物流

13、公司針對運(yùn)輸通知及時和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系并做好運(yùn)輸?shù)臏?zhǔn)備“2.建立采購仃單執(zhí)行跟蹤和預(yù)警機(jī)制“隨時了解和跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度!發(fā)貨情況以及物流運(yùn)輸公司的貨物運(yùn)輸情況對預(yù)測存在風(fēng)險的采購訂單進(jìn)行提示使采購人員及時應(yīng)對處理降低供應(yīng)風(fēng)險“采購訂單執(zhí)行跟蹤和預(yù)警機(jī)制具體可用以下方法來實(shí)現(xiàn):1.采購訂單里程碑的設(shè)五“采購訂單里程碑是對采購訂單執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)描述“采購方在創(chuàng)建訂單時對訂單執(zhí)行過程中的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置“通過設(shè)置訂單里程碑可以要求供應(yīng)商

14、按照里程碑的信息要求及時反饋采購方訂單的執(zhí)行情況“同時系統(tǒng)可以根據(jù)里程碑的設(shè)置對項(xiàng)目進(jìn)展拖期或供應(yīng)商未反饋業(yè)務(wù)信息的訂單進(jìn)行自動預(yù)警提醒提示采購方進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控并及時催辦處理“2.訂單進(jìn)度跟蹤規(guī)則設(shè)呈“采購方在創(chuàng)建訂單時對訂單執(zhí)行中的進(jìn)度要求進(jìn)行設(shè)置供應(yīng)商需按照進(jìn)度要求進(jìn)行備貨!送貨“其規(guī)則類型包括:如果按時間周期可以設(shè)置相應(yīng)的匯報周期需要按時間周期定期進(jìn)行進(jìn)度匯報按備貨數(shù)量進(jìn)行進(jìn)度匯報系統(tǒng)自動預(yù)警提醒提示采購人員進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控及時處理“預(yù)

15、誓提醒主要針對超出時間未對采購訂單里程碑進(jìn)行確認(rèn)完成的!未按要求進(jìn)行備貨跟蹤反饋的!備貨數(shù)量可能會出現(xiàn)風(fēng)險的以及訂單執(zhí)行時間和訂單周期等事項(xiàng)3.訂單備貨跟蹤和催辦“供應(yīng)商需要按照采購方的要求按時錄人備貨情況以便采購方隨時查詢對于未按照訂單要求備貨的訂單系統(tǒng)會自動預(yù)警提示采購方及時和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系督促供應(yīng)商按時保質(zhì)地供貨降低供應(yīng)風(fēng)險“4.仃單送貨跟蹤和催辦“供應(yīng)商需要按照采購方的要求按時錄人送貨情況以便采購方及時安排驗(yàn)收人庫采購方可隨時查

16、詢供應(yīng)商的送貨情況對于未按照訂單要求及時送貨的訂單系統(tǒng)會自動預(yù)警提示采購方及時和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系督促其按時保質(zhì)地送貨降低供應(yīng)風(fēng)險“5.第三方物流公司物流信息處理“物流公司根據(jù)送貨通知及時和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系索要相關(guān)證明文件并編制運(yùn)輸計(jì)劃文件及時發(fā)給采購方物流公司根據(jù)實(shí)際情況及時更新貨物運(yùn)輸情況采購方可及時查詢貨物運(yùn)輸情況對于未按照計(jì)劃送貨的貨物系統(tǒng)會自動預(yù)警提示采購方及時和物流運(yùn)輸公司進(jìn)行聯(lián)系督促其按時地送貨降低供應(yīng)風(fēng)險“采購訂單協(xié)同管理通過

17、建立采購訂單協(xié)同工作機(jī)制和采購訂單執(zhí)行跟蹤及預(yù)警機(jī)制能夠有效地使企業(yè)參與到企業(yè)的外部管理當(dāng)中來“這種基于Intemet信息技術(shù)的采購管理模式充分發(fā)揮了信息時代信息共享!傳遞快捷等特點(diǎn)促進(jìn)企業(yè)完成從傳統(tǒng)的庫存采購0到適時生產(chǎn)(Jr)訂單采購0轉(zhuǎn)化的進(jìn)程從而為企業(yè)節(jié)省庫存開支節(jié)約成本增強(qiáng)產(chǎn)品競爭力“三!應(yīng)用采購訂單管理新模式的效果基于nIetmet信息技術(shù)企業(yè)可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的力量整合業(yè)務(wù)并達(dá)成信息共享使企業(yè)獲得更大的利潤“同時這種基于協(xié)同

18、的采購思想將企業(yè)的內(nèi)外資源整合在一個統(tǒng)一的信息平臺上進(jìn)行管理使企業(yè)變成一個電子化的內(nèi)外部協(xié)同工作的組織即:以企業(yè)本身為核心與供應(yīng)商!物流企業(yè)建立nIetmet信息平臺來達(dá)到同步作業(yè)!資源共享的目的“針對采購訂單管理來講通過應(yīng)用新的管理模式可以使采購方事先參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)過程中去達(dá)到更加有效地控制質(zhì)量和交貨期同時可以隨時通過訂單進(jìn)行跟蹤隨時了解備貨!送貨和運(yùn)輸情況最大限度地降低供應(yīng)風(fēng)險降低庫存!加快資金流轉(zhuǎn)!保障生產(chǎn)的順利進(jìn)行還可以通過

19、信息平臺進(jìn)行及時的交流縮短采購周期節(jié)約采購成本“隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展企業(yè)管理的日漸革新在市場競爭日益激烈的同時同一供應(yīng)鏈關(guān)系之下的企業(yè)之間的合作更加密切各企業(yè)之間的協(xié)同管理顯得尤為重要“采購訂單的協(xié)同管理便是采購管理中最為重要的管理模式之一它基于供應(yīng)鏈管理以Intemet信息技術(shù)為載體充分發(fā)揮了信息技術(shù)便捷!高效等特征和供應(yīng)鏈管理的高度協(xié)同性不僅為企業(yè)有效地降低了采購成本也為采購管理向更加細(xì)致的層面發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)“(作者單位:中