公文寫作與公文管理常識(shí)

1、公文寫作 與公文管理常識(shí),,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談--如何寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,,,公文寫作基本常識(shí),一、公文概述 （一）公文的定義：顧名思義就是用來(lái)處理公務(wù)的文書。,,,特定的產(chǎn)生背景,在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用，并貫穿政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位管理工作的始終。,特定的承載內(nèi)容,是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運(yùn)載者，是機(jī)關(guān)實(shí)施管理的基本手段和重要工具

2、。,特殊的使用效果,發(fā)揮著上令下達(dá)、下情上報(bào)和信息溝通的重要作用。,,,一、公文概述 （二）學(xué)習(xí)公文寫作的目的,公文寫作基本常識(shí),,體式的規(guī)范性,效用的特定性,公文的特點(diǎn),,,,,公文寫作基本常識(shí),,公文的性質(zhì),,,作者的法定性,效力的權(quán)威性,,,,,,,,公文的作用,領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用,行為規(guī)范作用,傳遞信息作用,公文聯(lián)系作用,憑證記載作用,具有階級(jí)性，從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。,一、公文概述 （三）公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用,

3、,制發(fā)的程序性,運(yùn)用的普遍性,公文寫作基本常識(shí),一、公文概述 （四）公文的類型（1/4） 從總體上講，公文可以劃分為兩大類、四部分。,,兩大類,,,法定公文,常用應(yīng)用文,,四部分,,,,,通用公文,專用公文,經(jīng)濟(jì)公文,科技公文,公文寫作基本常識(shí),一、公文概述 （四）公文的類型（2/4） 所謂法定公文，就是國(guó)家明文規(guī)定的規(guī)范性公文文種。 1999年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定公文分為13種，分別

4、是命令（令）、議案、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 《中國(guó)人壽保險(xiǎn)股份有限公司公文處理實(shí)施辦法》規(guī)定的文種有12個(gè)。分別是：決議、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要，以上文種基本上都是經(jīng)營(yíng)管理和黨內(nèi)發(fā)文通用。,公文寫作基本常識(shí),一、公文概述 （四）公文的類型（3/4） 所謂常用應(yīng)用文，是除法定公文之外的公文，這類公文大至總結(jié)、計(jì)劃，小至條據(jù)、便箋都

5、包括在內(nèi)，種類繁雜，素?zé)o定目。以下文種均可列為常用應(yīng)用文：綜合性工作總結(jié)（包括典型材料、經(jīng)驗(yàn)等）計(jì)劃（包括設(shè)想、規(guī)劃、工作要點(diǎn)、意見、辦法、方案等）調(diào)查報(bào)告、批示、合同簡(jiǎn)報(bào)、公報(bào)、電報(bào)專用書信（喜信、賀信、慰問(wèn)信、祝壽信、感謝信、表?yè)P(yáng)信）講話稿（包括開幕詞、閉幕詞、祝辭等）規(guī)章條例（包括章程、規(guī)定、條例、細(xì)則、制度、辦法、守則等）大事記等等,,,,按不同性質(zhì)和不同作用劃分,法規(guī)性公文 行政性公文 黨內(nèi)公文,,,按

6、行文關(guān)系上劃分,上行文 平行文 下行文 通行文,,,按內(nèi)容和特點(diǎn)的不同劃分,規(guī)范性公文指揮性公文陳述性公文知照性公文紀(jì)錄性公文,,,按內(nèi)容反映的事項(xiàng)劃分,單一性公文綜合性公文,公文寫作基本常識(shí),,按保密等級(jí)劃分,機(jī)密公文商業(yè)秘密 公文 普通公文,一、公文概述 （四）公文的類型（4/4）,一、公文概述 （五）公文工作的原則,公文寫作基本常識(shí),,,,安全,準(zhǔn)確,及時(shí),,,,二、公文寫作基本要求

7、（一）語(yǔ)言、文風(fēng)要求,公文寫作基本常識(shí),,準(zhǔn)確、貼切,,,,,,平實(shí)、易懂,簡(jiǎn)潔、精煉,,,語(yǔ)言特點(diǎn),文風(fēng)要求,莊重、嚴(yán)肅,實(shí)事求是,嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范,二、公文寫作基本要求 （二）公文結(jié)構(gòu)要求,公文寫作基本常識(shí),,完整性,,,連貫性,嚴(yán)密性,,結(jié)構(gòu)要求,,,時(shí)效性,,規(guī)范性,,準(zhǔn)確性,,精簡(jiǎn)性,,安全性,辦文的基本原則,二、公文寫作基本要求 （三）辦文的基本原則,公文寫作基本常識(shí),,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談——如何

8、寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,在這一部分，我們將集中學(xué)習(xí)以下文種的寫作要點(diǎn)：,常用公文寫作,,1. 請(qǐng)示,,2. 報(bào)告,,3. 通知,,4. 通報(bào),5. 函,,,6. 會(huì)議紀(jì)要,常用公文寫作,,請(qǐng)示的概念,是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)問(wèn)題或事項(xiàng)而使用的文書。,,,,,,,,,請(qǐng)示的內(nèi)容,遇到疑義時(shí)，需要上級(jí)機(jī)關(guān)予以首肯或明確答復(fù)。,工作中無(wú)章可循、無(wú)法可依的事項(xiàng)，需上級(jí)批示。,請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后方

9、能辦理的事項(xiàng)。,因意見分歧，需經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)裁決的事項(xiàng)。,事情重大或超出本機(jī)關(guān)職權(quán)處理范圍的事項(xiàng)。,需上級(jí)機(jī)關(guān)全面協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌安排的事項(xiàng)。,一、請(qǐng)示的寫作 （一）請(qǐng)示的概念和內(nèi)容,,常用公文寫作,請(qǐng)示的特性,請(qǐng)示必須是下級(jí)向上級(jí)行文，可以是直屬上下級(jí)關(guān)系，也可以是業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)主管部門之間的關(guān)系。,,,必須是在自己職權(quán)范圍內(nèi)，但屬于自己無(wú)法解決，難以處理，需要變通，有待裁決，報(bào)請(qǐng)核準(zhǔn)，要求答復(fù)或裁決工作等情況時(shí)使用的文件。,,請(qǐng)示的事項(xiàng)，

10、都是要求上級(jí)明確表態(tài)、核準(zhǔn)、解釋和答復(fù)的，在沒(méi)有得到應(yīng)允之前，不能執(zhí)行。,一、請(qǐng)示的寫作 （二）請(qǐng)示的特性,,常用公文寫作,請(qǐng)示的種類,求示性請(qǐng)示,,,,求轉(zhuǎn)性請(qǐng)示,求答性請(qǐng)示,,求準(zhǔn)性請(qǐng)示,一、請(qǐng)示的寫作 （三）請(qǐng)示的種類,常用公文寫作,經(jīng)辦人信息及聯(lián)系方式，處室審批,部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見,會(huì)簽部門意見,總裁室（總經(jīng)理室）意見,文件編號(hào),文件緊急程度,一、請(qǐng)示的寫作 （四）簽報(bào)的樣式（以總公司為例）,,常用公文寫作,請(qǐng)示的寫

11、作要求,請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。,,,,,,請(qǐng)示應(yīng)在事前，不能先斬后奏。,要切實(shí)遵守隸屬關(guān)系的行文規(guī)定，逐級(jí)進(jìn)行請(qǐng)示。,行文語(yǔ)言要通俗，用詞分寸要得當(dāng)。,一、請(qǐng)示的寫作 （五）請(qǐng)示的寫作要求（1/2）,由標(biāo)題、受文單位、正文、附件、落款及日期組成。正文，一般包括三個(gè)部分： 第一部分，是請(qǐng)示緣由； 第二部分，是請(qǐng)示事項(xiàng)； 第三部分，是請(qǐng)示要求。,常用公文寫作,一、請(qǐng)示的寫作 （五）請(qǐng)示的寫作

12、要求（2/2）,常用公文寫作,,報(bào)告的概念,,是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議而使用的文書。,,報(bào)告的特性,,,具有鮮明的匯報(bào)性,具有特定的陳述性,,,二、報(bào)告的寫作 （一）報(bào)告的概念和特性,常用公文寫作,,,,,,,,報(bào)告的種類,綜合報(bào)告,專題報(bào)告,工作報(bào)告,情況報(bào)告,建議報(bào)告,調(diào)查報(bào)告,二、報(bào)告的寫作 （二）報(bào)告的種類,工作報(bào)告： 主旨明確；點(diǎn)面結(jié)合；富有新意；實(shí)事求是。調(diào)查報(bào)告： 1.

13、事前，要精心準(zhǔn)備，查閱和積累與此次調(diào)研有關(guān)的大量資 料；同時(shí)，在調(diào)查中應(yīng)深入實(shí)際，展開全方位的調(diào)查，獲取 大量第一手的材料。 2. 對(duì)掌握的材料進(jìn)行認(rèn)真研究、篩選，去偽存真，去粗存精。 3. 寫作應(yīng)力求客觀、全面，尊重事實(shí)，不可褒貶失當(dāng)或以偏蓋 全；表達(dá)方式應(yīng)以敘述為主，不能簡(jiǎn)單羅列材料，事理分 離，應(yīng)當(dāng)夾敘夾議，敘議結(jié)合，升華調(diào)研成果。應(yīng)當(dāng)用有代

14、 表性的事實(shí)、有說(shuō)服力的數(shù)據(jù)、生動(dòng)的群眾語(yǔ)言，必要時(shí)輔 之以照片、圖片、參考材料加以說(shuō)明問(wèn)題，提高表達(dá)的效果。,常用公文寫作,二、報(bào)告的寫作 （三）常用報(bào)告的寫作要求,正文，一般有以下三個(gè)部分： 第一部分，是報(bào)告的緣由； 第二部分，是報(bào)告的內(nèi)容； 第三部分，是報(bào)告的結(jié)束語(yǔ)。,常用公文寫作,,報(bào)告的組成部分,,,,,標(biāo)題,主送機(jī)關(guān),正文,落款及日期,二、報(bào)告的寫作 （四）報(bào)告的寫法,常用公

15、文寫作,思考題： 請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別是什么？,一是本質(zhì)區(qū)別：報(bào)告不需要上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)，上級(jí)機(jī)關(guān)必須對(duì)請(qǐng)示進(jìn)行答復(fù)。二是行文時(shí)間不同：報(bào)告一般在事中、事后行文，而請(qǐng)示是在事前，不知 有什么結(jié)果的情況下行文。三是文種的性質(zhì)不同：報(bào)告屬陳述性上行文，請(qǐng)示是請(qǐng)求性的上行文。四是結(jié)尾用語(yǔ)不同：（請(qǐng)示：妥否，請(qǐng)批示；報(bào)告：特此報(bào)告）。,就是通過(guò)傳達(dá)，使人們知道的意思。 作為

16、公文的通知，主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)和告知要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和執(zhí)行的事宜的一種文書。,常用公文寫作,,通知的概念,,,,,,通知的特性,,廣泛性,,指導(dǎo)性,,時(shí)效性,三、通知的寫作 （一）通知的概念和特性,,,按制發(fā)單位劃分,單一通知 聯(lián)合通知,,,按時(shí)間要求上劃分,普通通知 緊急通知,,,按性質(zhì)和內(nèi)容劃分,指揮性通知發(fā)布性通知批轉(zhuǎn)性通知轉(zhuǎn)發(fā)性通知知曉性通知任免性通知會(huì)

17、議通知,,,按通知之間的關(guān)系劃分,原發(fā)通知補(bǔ)充通知,常用公文寫作,三、通知的寫作 （二）通知的種類,常用公文寫作,三、通知的寫作 （三）通知的寫作要求 1. 撰寫通知必須嚴(yán)肅認(rèn)真。 2. 要注意區(qū)分不同類型通知的不同性能及語(yǔ)言、語(yǔ)氣方 面的差異。 3. 通知的受文單位，必須清楚準(zhǔn)確。 4. 通知導(dǎo)言，務(wù)求簡(jiǎn)潔清楚，具有概括性；通知正文，

18、 務(wù)求明確具體，具有可行性。 5. 通知的表述方式必須以理性化的直述方式為主。,常用公文寫作,三、通知的寫作 （四）幾種具體通知的寫作要求 1. 指示性通知 （1） 依據(jù)明確 （2) 內(nèi)容具體 （3） 措施可行 2. 發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 3. 知曉性通知 4. 任免通知

19、 5. 會(huì)議通知,常用公文寫作,,通報(bào)的概念,是用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況的一種文書。,,,通報(bào)的特性,,導(dǎo)向性,,典型性,,普發(fā)性,,時(shí)效性,,通報(bào)的分類,,表?yè)P(yáng)性通報(bào),,批評(píng)性通報(bào),,情況通報(bào),四、通報(bào)的寫作 （一）通報(bào)的概念、分類和特性,常用公文寫作,四、通報(bào)的寫作 （二）幾種常見通報(bào)的寫法 以表?yè)P(yáng)性或批評(píng)性通報(bào)為例，要注意以下內(nèi)容：1. 標(biāo)題（三要素齊全）2. 正文部分 （1） 陳述

20、基本事實(shí)。 （2） 在陳述事實(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，指出 其意義或影響（定性）。 （3） 作出恰當(dāng)?shù)臎Q定（結(jié)論）。 （4） 提出希望、號(hào)召或要求。3. 結(jié)尾語(yǔ),常用公文寫作,,,通報(bào)的寫作要求,選材要真實(shí)、典型。,,,用語(yǔ)要準(zhǔn)確、恰當(dāng)。,制發(fā)要及時(shí)、快捷。,四、通報(bào)的寫作 （三）通報(bào)的寫作要求,常用公文寫作,,函的概念,是上下級(jí)、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)

21、之間互相詢問(wèn)、答復(fù)問(wèn)題和商洽工作時(shí)使用的一種文書。,,,函的作用,,,,,問(wèn)答,商洽,聯(lián)系,告知,除了本系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)之間用請(qǐng)示、報(bào)告外，其余用于問(wèn)答、聯(lián)系、商洽和告知目的的公文都應(yīng)采用函的格式。 對(duì)于外系統(tǒng)級(jí)別高于或等同于本單位的，可以單位名義去函；如平級(jí)以下的可由辦公室發(fā)函，不能以其他部門名義發(fā)函。,五、函的寫作 （一）函的概念和作用,常用公文寫作,,函的特性,,使用范圍較廣。,內(nèi)容一般不涉及機(jī)密事宜，多系事務(wù)性問(wèn)題。,

22、,,,對(duì)受函單位來(lái)講，一般不具備約束力或強(qiáng)制性。,語(yǔ)氣緩和、謙虛、禮貌、懇切，講究相互尊重。,,形式簡(jiǎn)便靈活，篇幅短小精悍。,五、函的寫作 （二）函的特性,,,,按內(nèi)容劃分,公函：內(nèi)容較為重要的正式公務(wù)事項(xiàng)。 便函：內(nèi)容為不太重要的一般事項(xiàng)，但絕不是私人信件。,,按行文往來(lái)關(guān)系劃分,去函 復(fù)函,常用公文寫作,五、函的寫作 （三）函的分類,常用公文寫作,五、函的寫作 （四）函的寫法便函：一般無(wú)標(biāo)題，無(wú)發(fā)文字號(hào)，上

23、款只寫主送機(jī)關(guān)名 稱，后加冒號(hào)；正文之后，寫落款和發(fā)函日期并 加蓋公章。公函：由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、署名和日 期等。函的正文：一般可分三個(gè)層次：開頭部分、中間部分、 結(jié)尾部分。,常用公文寫作,,會(huì)議紀(jì)要的概念,是記載和傳達(dá)會(huì)議事項(xiàng)和主要精神的文件。,,會(huì)議紀(jì)要的用途很廣泛：1.可作為合同書和協(xié)議書約束有關(guān)各方；2.可寫成會(huì)議情況報(bào)告

24、，就成為上行文；3.可附在通知后面下發(fā)，起傳達(dá)、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用；4.可作為簡(jiǎn)報(bào)。,六、會(huì)議紀(jì)要的寫作 （一）會(huì)議紀(jì)要的概念和作用,寫作會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議一般有兩種：例會(huì)和專業(yè)會(huì)。會(huì)議紀(jì)要要體現(xiàn)紀(jì)實(shí)、紀(jì)要、系統(tǒng)性和條理化。要突出會(huì)議的中心和要點(diǎn)；要正確集中會(huì)議討論的意見；要注意在會(huì)議結(jié)束或后期整理；特別重要的會(huì)議紀(jì)要，要經(jīng)與會(huì)者討論、表決通過(guò)；會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人簽發(fā)；不要把會(huì)議情況與決定事項(xiàng)合在一塊寫。,常用公文寫作

25、,六、會(huì)議紀(jì)要的寫作 （二）會(huì)議紀(jì)要的寫作要求,會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、正文、落款及日期組成。 1. 標(biāo)題 2. 發(fā)文時(shí)間 3. 正文 第一部分，寫會(huì)議的概況。（八要素） (1) 會(huì)議動(dòng)因 (2) 會(huì)議地點(diǎn) (3) 會(huì)議時(shí)間 (4) 會(huì)議名稱。 (5) 會(huì)議人員 (6) 會(huì)議議程 (7) 會(huì)議進(jìn)展 (8) 會(huì)議收獲。

26、 第二部分，寫會(huì)議的主要精神。 第三部分，結(jié)尾。,常用公文寫作,六、會(huì)議紀(jì)要的寫作 （三）會(huì)議紀(jì)要的寫法,,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談——如何寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,一、掌握公文寫作的基本要領(lǐng) （一）公文寫作“六要”,1. 學(xué)會(huì)做人，加強(qiáng)修養(yǎng)。 2. 掌握政策，了解意圖。 3. 關(guān)注市場(chǎng)，吃透下情

27、。4. 針對(duì)問(wèn)題，突出重點(diǎn)。 5. 注重積累，勤于思考。 6. 反復(fù)修改，精益求精。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,二、掌握公文行文的基本規(guī)則（1/2）,根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系確定行文方向。 選擇適宜的行文方式，一般不越級(jí)行文。 正確選擇密級(jí)與緊急程度。 正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)。 堅(jiān)持黨政分開的原則。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,二、掌握公文行文的基本規(guī)則（2/2）,聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是“同級(jí)”機(jī)關(guān)，并在行文前就有關(guān)內(nèi)

28、 容協(xié)商達(dá)成一致。 嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡(jiǎn)化行文手續(xù)。 嚴(yán)格按職權(quán)范圍行文。 以公司、公司辦公室名義或以部門名義行文時(shí)，有涉及到其 他部門事項(xiàng)的，主辦部門應(yīng)當(dāng)將公文草稿送其他部門領(lǐng)導(dǎo)審 核同意并會(huì)簽認(rèn)可(公文撤銷應(yīng)視作自始不產(chǎn)生效力；公文 廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。) 。 要嚴(yán)格公文的審批手續(xù)。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,三、掌握公文寫作的特點(diǎn)和語(yǔ)言要 （一）公文的特征,,公文的特征,,公文被規(guī)定以

29、現(xiàn)代漢語(yǔ)的書面形式（語(yǔ)體文也即白話文）作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)，具有表意直接、通俗易懂、語(yǔ)義確切的優(yōu)點(diǎn)。加之輔以標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，更便于作者表達(dá)發(fā)文意圖，易于受文者準(zhǔn)確地理解。,,兼用說(shuō)明、敘述、議論三種表達(dá)方式。公務(wù)文書的特殊功用決定了正文表述必須事、理結(jié)合—既有針對(duì)有關(guān)情況的概括性的敘述，又有對(duì)所表述事物性質(zhì)、狀態(tài)、特征等的介紹與說(shuō)明，同時(shí)還需要在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的分析和評(píng)論，以表明作者的觀點(diǎn)和態(tài)度。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,三、掌握公文寫作的

30、特點(diǎn)和語(yǔ)言要求 （二）公文的語(yǔ)言要求（1/3）,,公文的語(yǔ)言要求,,語(yǔ)言端莊，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。,,,,,,,,莊重,,準(zhǔn)確,表意真實(shí)確切，無(wú)虛假錯(cuò)漏，褒貶得當(dāng)。,,樸實(shí),,精煉,,嚴(yán)謹(jǐn),,規(guī)范,語(yǔ)言平直自然，明白曉暢，通俗易懂。,語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，精當(dāng)不繁。,語(yǔ)義確切，細(xì)致周密，無(wú)歧義現(xiàn)象。,符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)則和特殊規(guī)范性要求。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,三、掌握公文寫作的特點(diǎn)和語(yǔ)言要求 （二）公文的語(yǔ)言要求（2/3）,,公文的語(yǔ)言要

31、求,,要注意用語(yǔ)尊重、謙虛，語(yǔ)言精煉、平和、準(zhǔn)確，惜墨如金。,,,,,上行文,,下行文,要求用語(yǔ)莊重，準(zhǔn)確。,,平行文,要求用語(yǔ)謙和，誠(chéng)懇合作的態(tài)度。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,三、掌握公文寫作的特點(diǎn)和語(yǔ)言要求 （二）公文的語(yǔ)言要求（3/3）,,公文的語(yǔ)言要求,,不能使用口語(yǔ),,,,學(xué)會(huì)使用書面語(yǔ)言,,正確使用 專用語(yǔ)言和約定俗成,稱謂詞的使用,,不能使用方言、土語(yǔ)、行話,,不能濫用簡(jiǎn)稱,,承轉(zhuǎn)詞的使用,結(jié)尾詞的使用,時(shí)態(tài)詞的使

32、用,,,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,四、掌握公文行文的基本格式（1/2）,,公文紙幅面紙張--A4，尺寸為：210mm×297mm； 公文頁(yè)邊與版心尺寸--天頭（上白邊）：37mm，訂口（左 白邊）：28mm； 排版規(guī)格--正文用3號(hào)仿宋字體，一般每面排22行，每行排 28個(gè)字； 公文標(biāo)題--2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回 行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫

33、好公文,四、掌握公文行文的基本格式（2/2）,,主送機(jī)關(guān)——標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回 行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)； 公文正文——主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂 格。數(shù)字、年份不能回行； 附件——在正文下一行左空2字用仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo) 全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件： 1.×××”）；附件后不加

34、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； 成文時(shí)間——用漢字將日、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （一）如何擬制公文標(biāo)題,,公文標(biāo)題的大致結(jié)構(gòu),,發(fā)文機(jī)關(guān)+“關(guān)于（對(duì)）”+內(nèi)容（事由）+的+文種,,一般情況下，習(xí)慣于不加發(fā)文機(jī)關(guān)，主要是考慮到減少公文標(biāo)題的字?jǐn)?shù)，便于排版和美觀。公文標(biāo)題一般不標(biāo)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除了引用法規(guī)性文件或書名需加《 》號(hào)外，其余都無(wú)需加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題使用介詞結(jié)構(gòu)，一般寫

35、“關(guān)于”或“對(duì)”，不要寫成“關(guān)于對(duì)”，以免介詞結(jié)構(gòu)重復(fù)（“關(guān)于”大多用于泛指；“對(duì)”傾向于特指）。擬制公文標(biāo)題，要言簡(jiǎn)意賅，準(zhǔn)確揭示公文主題，一般字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在20字以內(nèi)為好。,,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （二）如何選用文種,,文種，就是公文的種類。字?jǐn)?shù)少，內(nèi)涵多，用途廣，是公文的重要組成部分。,1. 要從公司的職權(quán)范圍確定文種。,確定文種的方法,,,2. 要根據(jù)行文目的確定文種——報(bào)告、請(qǐng)示、函或

36、意見的選用。,,3. 要依據(jù)行文關(guān)系確定文種——上行文、平行文、下行文的選用。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （三）規(guī)范使用人名、地名、數(shù)字、引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、簡(jiǎn)稱等（1/2）,1. 關(guān)于人名： 姓名在前，職務(wù)在后，無(wú)需在姓名、職務(wù)后加上 “同志”。 2. 關(guān)于司名： 省級(jí)分公司和計(jì)劃單列市分公司、地市級(jí)分公司、 支公司。

37、 3. 關(guān)于引文： 發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+（引發(fā)文字號(hào)）。 4. 關(guān)于日期： 應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,5. 關(guān)于數(shù)字： 成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、在語(yǔ)句中作為詞素 的數(shù)字。 6. 關(guān)于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一級(jí)標(biāo)題：一、，二級(jí)標(biāo)題（一），三級(jí) 標(biāo)題：1.，四級(jí)標(biāo)題（1），一級(jí)標(biāo)題字體使用黑體。 7. 關(guān)于計(jì)量單位： 國(guó)家法定的計(jì)量單位。

38、 8. 關(guān)于簡(jiǎn)稱： 使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （三）規(guī)范使用人名、地名、數(shù)字、引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、簡(jiǎn)稱等（2/2）,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （四）其他注意事項(xiàng)（1/3）,1. 要充分利用傳真電報(bào)這一手段。,總公司傳真電報(bào)樣式及文頭,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （四）其他注意事項(xiàng)（2/3）,2.

39、起草、審核會(huì)議紀(jì)要時(shí)，要注意會(huì)議內(nèi)容特別是議定事 項(xiàng)是否完整準(zhǔn)確，是否征求了與會(huì)單位的意見，參加會(huì) 議的人員是否列全，分送單位是否包括所有與會(huì)單位以 及與此項(xiàng)工作有關(guān)的其他單位。 3. 草擬、修改、審批和簽發(fā)公文，一律使用鋼筆或毛筆， 禁止使用鉛筆、圓珠筆等容易褪色、涂改的書寫工具。,經(jīng)驗(yàn)談—如何寫好公文,4. 公文草稿提呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，應(yīng)

40、將行文的依據(jù)、背景 （如領(lǐng)導(dǎo)批示）及有關(guān)部門的意見一并附后。 5. 應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)標(biāo)注主題詞。一份公文的主題詞最多不超過(guò)5 個(gè)。主題詞的標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。 6. 要正確使用印章，防止錯(cuò)蓋、漏蓋。公章下弧有字的， 采用中套；公文下弧無(wú)字的采用下套(公章要加蓋在距 離正文最后一行2-4mm處 )。 7.

41、 公文附件應(yīng)與正文一起裝訂，且前后序號(hào)、名稱均要保 持一致，以保證公文的法律效力。,五、擬制公文需要注意的若干具體問(wèn)題 （四）其他注意事項(xiàng)（3/3）,,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談——如何寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談——如何寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,公司常用公文介紹,主要包括黨內(nèi)公文

42、和經(jīng)營(yíng)管理公文兩大類。,,黨內(nèi)公文,是公司黨委及其部門實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。包括公司黨委發(fā)文、黨委辦公室發(fā)文、黨委部門發(fā)文。,,經(jīng)營(yíng)管理公文,是公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。包括公司發(fā)文、辦公室發(fā)文、部門發(fā)文。,公司常用公文介紹,一、黨內(nèi)公文（以總公司為例） （一）公司黨委發(fā)文,,單位代字,國(guó)壽人險(xiǎn)黨發(fā),國(guó)壽人險(xiǎn)黨干,國(guó)壽人險(xiǎn)黨紀(jì),,適用范圍,主要用于向黨中央及有關(guān)部門、中國(guó)保監(jiān)

43、會(huì)黨委、集團(tuán)公司黨委報(bào)告及請(qǐng)示工作；向地方黨委就有關(guān)重要事項(xiàng)通報(bào)情況、商洽工作；向公司系統(tǒng)各級(jí)黨委部署工作，通知、通報(bào)有關(guān)事項(xiàng)。,主要用于公司系統(tǒng)任免黨內(nèi)職務(wù)等。,,主要文種,主要用于向中央紀(jì)委，監(jiān)察部，中國(guó)保監(jiān)會(huì)黨委、紀(jì)委，集團(tuán)公司黨委、紀(jì)委報(bào)告、請(qǐng)示工作；向公司系統(tǒng)各級(jí)紀(jì)委布置工作，通報(bào)紀(jì)委工作事項(xiàng)。,決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、意見、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要,通知、請(qǐng)示、批復(fù),決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、意見,公司常用公文介紹,,單位代

44、字,國(guó)壽人險(xiǎn)黨辦發(fā),國(guó)壽人險(xiǎn)黨組 國(guó)壽人險(xiǎn)機(jī)黨 國(guó)壽人險(xiǎn)工 國(guó)壽人險(xiǎn)團(tuán)委,,適用范圍,公司黨委發(fā)文的補(bǔ)充形式。 主要用于落實(shí)公司黨委決定的事項(xiàng)，或根據(jù)黨委辦公室的職責(zé)印發(fā)各種文件。,黨委各部門以及工會(huì)、團(tuán)委 系統(tǒng)的發(fā)文是根據(jù)本部門或 本系統(tǒng)的職責(zé)而制發(fā)的公文。,,一、黨內(nèi)公文（以總公司為例） （二）公司黨委辦公室及部門發(fā)文,公司常用公文介紹,二、經(jīng)營(yíng)管理公文（以總公司為例） （一）公司發(fā)文（1/2),,單位代

45、字,國(guó)壽人險(xiǎn)發(fā),國(guó)壽人險(xiǎn)復(fù),國(guó)壽人險(xiǎn)函,,適用范圍,主要用于向國(guó)務(wù)院有關(guān)部門、中國(guó)保監(jiān)會(huì)、保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會(huì)、集團(tuán)公司報(bào)告、請(qǐng)示工作，提出工作意見；向各分公司印發(fā)決定、規(guī)章、制度、辦法、保險(xiǎn)條款等重要文件。,主要用于批復(fù)下級(jí)公司請(qǐng)示的事項(xiàng)。,,主要文種,主要用于與國(guó)務(wù)院各有關(guān)部委、主管部門、有關(guān)社團(tuán)、合作機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位商洽工作、溝通事項(xiàng)。,決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、意見、會(huì)議紀(jì)要,批復(fù),函,公司常用公文介紹,二、經(jīng)營(yíng)管理公文（以總公司為例

46、） （一）公司發(fā)文（2/2),,單位代字,國(guó)壽人險(xiǎn)干,國(guó)壽人險(xiǎn)傳,會(huì)議紀(jì)要,,適用范圍,主要用于任免、聘任、聘用、調(diào)動(dòng)、資格審查等。,用于以電報(bào)形式發(fā)送的公司 經(jīng)營(yíng)管理和黨內(nèi)緊急公文。,,主要文種,作為“文件格式”使用時(shí)，僅限于總公司內(nèi)部（不加蓋印章）記載總裁辦公會(huì)議、司務(wù)會(huì)議等會(huì)議討論、決定的事項(xiàng)或決議。,請(qǐng)示、通知、批復(fù),通知、通報(bào),會(huì)議紀(jì)要,公司常用公文介紹,二、經(jīng)營(yíng)管理公文（以總公司為例） （二）辦公室發(fā)文適用范

47、圍： 公司發(fā)文的補(bǔ)充形式。主要用于對(duì)國(guó)務(wù)院及保監(jiān)會(huì)等有關(guān)主管部門、集團(tuán)公司交辦事項(xiàng)的回復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)構(gòu)的文件及總公司各部門工作要點(diǎn)；與公司分支機(jī)構(gòu)商洽工作、批復(fù)事項(xiàng)；辦理全國(guó)人大、全國(guó)政協(xié)提案；總公司內(nèi)部需要以公文協(xié)調(diào)處理的事項(xiàng)等。,,單位代字,國(guó)壽人險(xiǎn)辦發(fā),國(guó)壽人險(xiǎn)辦函,,主要文種,通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告,函、批復(fù),公司常用公文介紹,二、經(jīng)營(yíng)管理公文（以總公司為例） （三）部門發(fā)文適用范圍： 根據(jù)公司所授管理

48、權(quán)限和部門職責(zé)范圍而制發(fā)的“信函格式”公文。適用于總公司各部門與各省級(jí)和計(jì)劃單列市分公司對(duì)應(yīng)部門之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，通知有關(guān)事項(xiàng)等。主要文種：通知、通報(bào)部門發(fā)文字號(hào)： 以總公司教育培訓(xùn)部為例，代字為“國(guó)壽人險(xiǎn)教”。,,目錄,公文寫作基本常識(shí),常用公文寫作,經(jīng)驗(yàn)談——如何寫好公文,范例討論與點(diǎn)評(píng),公司常用公文介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,公司公文系統(tǒng)介紹,,,載體,紙,專用公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng),,處理手段,手工處理,信息化處理