公文寫作課件

1、公 文 寫 作 甘肅五谷種業(yè)股份有限公司,,,主要內(nèi)容,一、公文的概念和種類二、公文寫作的要求和流程三、常用行政公文寫作方法四、公文寫作錯(cuò)誤案例

2、分析五、公司檔案管理規(guī)定,一、公文的概念和種類,公文是指黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位在辦理公務(wù)中經(jīng)常使用的具有慣用格式的公務(wù)文書。,公文的類別,公文種類主要包括： 命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、 議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等共計(jì)13 種。,行文關(guān)系,是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門和單位之間的 組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系， 不相隸屬關(guān)系

3、。,行文方向,一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運(yùn)行，通稱為行文方向。 行文方向分為上行文、平行文和下行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)等。平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。,三、公文寫作的要求和流程,公文寫作要求,內(nèi)容務(wù)實(shí)觀點(diǎn)鮮明材料可靠符合規(guī)范,公文結(jié)構(gòu)用語,開頭用語：為（了）、關(guān)

4、于、由于等結(jié)尾用語：為要（盼）、特（專）此通知稱謂用語：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項(xiàng)目承啟用語：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、以上等經(jīng)辦用語：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)等征詢用語：當(dāng)否、妥否、是否可行、意見如何等期請(qǐng)用語：期、盼、擬請(qǐng)、懇請(qǐng)、報(bào)請(qǐng)、特請(qǐng)等,公文寫作一般步驟,寫作準(zhǔn)備擬定提綱草擬初稿征求意見反復(fù)修改制版印刷,1、寫作準(zhǔn)備,主要內(nèi)容和材料的準(zhǔn)備，即事先準(zhǔn)備圍繞主題所要采用的觀點(diǎn)和材料，做

5、好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對(duì)其使用勾勒出一個(gè)大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對(duì)象的特點(diǎn)有所側(cè)重。2、擬定提綱在明確寫作意圖、目的、內(nèi)容并充分準(zhǔn)備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局，以提綱的形式體現(xiàn)出來。可粗略擬出標(biāo)題和各層次的要點(diǎn)，也可細(xì)致擬出大小標(biāo)題和各層次主要內(nèi)容及段落分布。,3、草擬初稿,首先盡快進(jìn)入寫作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專心致志、一氣呵成。其次要力爭(zhēng)達(dá)到“嚴(yán)、準(zhǔn)、精、快”四個(gè)要求。4、征求意見

6、如涉及其他單位或部門，需廣泛征求各方面意見，把搜集到的意見進(jìn)行認(rèn)真研究，深入實(shí)際，進(jìn)一步了解情況、提高認(rèn)識(shí)。,5、反復(fù)修改,一般程序：反復(fù)閱讀，從整體把握文章結(jié)構(gòu)，然后從大的段落、觀點(diǎn)上進(jìn)行修改，再就每一具體問題進(jìn)行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷修改后的文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即轉(zhuǎn)化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書寫規(guī)范。,四、常用行政公文寫作方法,公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個(gè)部分

7、：,公文的外部形式： ——格式，即國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織： ——內(nèi)容，即公文的主體部分。,一、排版規(guī)格 正文用3號(hào)仿宋體，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。二、裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。無壞釘、漏釘、重釘。三、公文用紙及版面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，尺寸為210mm×297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）：

8、28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm,1、公文版面及裝訂要求,2、公文的結(jié)構(gòu)及要素,結(jié)構(gòu)：文頭、主體、文尾。要素：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、 印章、成文日期、附注、主題詞、 抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等 。,文頭部分,公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)內(nèi)容。 位于公文

9、首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。,文件名稱：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”兩字組成，一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)，上行文距版心上邊緣為80mm。發(fā)文字號(hào)左空一格，用3號(hào)仿宋體，簽發(fā)人右空一格。只有上行文才需注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。,主體部分,公文的主體，是公文最主要的部分。 包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、

10、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章和成文日期等要素。,,,,紅線下空2行為標(biāo)題位置，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格。正文用3號(hào)仿宋體字，每面22行×28字。小標(biāo)題用3號(hào)黑體字。,附件在正文下空1行左空2字標(biāo)識(shí)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件“。成文日期右空4字，中文小寫。,加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)公文排版

11、后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)"此頁無正文"的方法解決。,,當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。,當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。,文尾部分（版記）,包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、 印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。,“主題詞”用3號(hào)黑體字， 居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角

12、冒號(hào)。 詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字， 詞目之間空1字，一般不超過五個(gè)。 抄送機(jī)關(guān)左空1字，后標(biāo)全角冒號(hào)， 抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開， 回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊， 在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。 印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。,20mm,發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))， 距下頁

13、邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)， 兩條線長(zhǎng)均為17cm。 每行居中排28個(gè)字， 首頁不顯示頁碼。,信函格式,公文的內(nèi)容,標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文（開頭、主體、結(jié)尾） 附件 生效標(biāo)識(shí)（成文時(shí)間、印章）,一般由5個(gè)部分組成：,1、常用標(biāo)題（不帶發(fā)文機(jī)關(guān)）,事由＋文種 [例]：關(guān)于局精簡(jiǎn)會(huì)議嚴(yán)肅會(huì)風(fēng)的意見　　 只有文種——常常是帶周知性的不重要的公務(wù) [例]：通知,如果有明確“

14、主送機(jī)關(guān)”的要標(biāo)明，如果是面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會(huì)群體的， 公務(wù)是周知的、重大的，一般不寫。,2、主送機(jī)關(guān),（1）開頭比如依據(jù)什么情況，因?yàn)槭裁丛?、由于什么事件等；常用“目前……”、“根?jù)……”、“鑒（由）于……”等開啟?；蛘呓淮康模撼Ｓ谩盀榱恕钡?。一般以一個(gè)或兩個(gè)自然段完成，不必做過多的闡釋。,3、正文,（2）主體 有時(shí)又稱為事項(xiàng)，是公文的核心部分。如果比較簡(jiǎn)單就一氣呵成的寫完。如果比較復(fù)雜，

15、就采用分條列項(xiàng)或用小標(biāo)題的方式來寫。如果運(yùn)用序碼，順序是 一、（一）、1、（1）共四層。,（3）結(jié)尾根據(jù)情況來決定，可以不要，但一般都有。結(jié)尾有兩種寫法：一是提出措施和要求，或者加以強(qiáng)調(diào)，或者提出請(qǐng)求。二是使用專用語如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)（審議、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)執(zhí)行、遵照?qǐng)?zhí)行）”、“特此通知（通告、公告）”等。,附件是隨正件一并發(fā)出的其它文件或材料。常見的有兩類:一是對(duì)正文補(bǔ)充說明的參考資料，如照片、圖表、 統(tǒng)

16、計(jì)表、其它文字材料等。二是專門為上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或者向下級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的附件。,4、附件,成文時(shí)間是公文形成與生效的時(shí)間標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。,5、生效標(biāo)識(shí),通知 請(qǐng)示與報(bào)告 函,幾種常用公文的寫作要點(diǎn),根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，在13 種法定行政公文中選擇出3種常用的規(guī)范性公文如下：,通知是“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦

17、理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”時(shí)使用的公文文種。是行政機(jī)關(guān)、黨務(wù)機(jī)關(guān)均使用的法定文種。多為下行文。,1、通知,開頭部分 發(fā)布通知的背景、原因和目的。 文字簡(jiǎn)明扼要，并以“現(xiàn)通知如下”、 “現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“為此，特作如下通知” 等類似的過渡語句引領(lǐng)下文。主體部分 寫明告知或要求辦理、執(zhí)行的具體內(nèi)容。結(jié)尾部分 獨(dú)立成段，主要是要求、希望、建議等。

18、 常用“特此通知”、“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”結(jié)尾。,通知,請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”時(shí)使用的公文文種。請(qǐng)示的特點(diǎn)：針對(duì)性、呈批性、單一性（一文一事，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)）、時(shí)效性。,2、請(qǐng)示與報(bào)告,報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。切忌將報(bào)告提出的建議或意見當(dāng)作請(qǐng)示，要求上級(jí)指示或批準(zhǔn)。,開頭部分 請(qǐng)示原由 （合理充分

19、，強(qiáng)調(diào)其重要性、迫切性和必要性）主體部分 請(qǐng)示事項(xiàng)（條項(xiàng)清楚、具體明確）結(jié)尾部分 請(qǐng)示要求（是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出肯定性的請(qǐng)求）， 常用結(jié)語“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”等。,請(qǐng)示寫作要點(diǎn),開頭部分 概括說明全文主旨，開門見山。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況， 如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。主體部分 內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文

20、的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。結(jié)尾部分 要具體切實(shí)。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。 最后可寫“請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等語作結(jié)。,報(bào)告寫作要點(diǎn),相同之處 兩個(gè)都是寫給上級(jí)的上行文， 公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。不同之處 第一，時(shí)間有別。請(qǐng)示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請(qǐng)示寫的情況是未解

21、決的，屬于將來時(shí)，報(bào)告寫的情況是已做過的，屬于過去時(shí)； 第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作； 第三，要求有別，請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。,兩者區(qū)別,函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機(jī)關(guān)之間行文，也可以在不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)。,3、函,正文一般

22、包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請(qǐng)大力支持為盼”等。特定結(jié)尾語還有“特此函詢”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。,五、公文寫作錯(cuò)誤案例分析,提問：這份文件上有什么錯(cuò)誤？,,案例一,案例二,語言表述方面,1、我們的請(qǐng)示已送去一個(gè)多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復(fù)？,口氣驕橫。

23、改為：我單位請(qǐng)示已于×月×日?qǐng)?bào)送你單位，至今尚未得到批復(fù)。,2、貴校府高庭闊，物實(shí)人濟(jì)，且具寬大為懷，救人之危的美德。 以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。,過于酸腐，不是現(xiàn)代書面用語。改為： 貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。,過于口語化。 改為： 此款由你單位自行解決。,時(shí)間、地點(diǎn)要素模糊，使用不適當(dāng)?shù)男揶o。 改為：會(huì)議時(shí)間：下午3：00。會(huì)議地點(diǎn)，二樓大會(huì)議室,過于口語化。改為：在全體同

24、志的共同努力下……,3、這筆錢怎么解決，你們看著辦好了。,4、會(huì)議時(shí)間是午睡以后，地點(diǎn)在寬敞明亮的二樓大會(huì)議室,5、這項(xiàng)工作經(jīng)過咱們大家的共同努力……,五、公司檔案管理規(guī)定,（一）檔案歸檔的程序：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用。,（二）立卷歸檔的要求,各部門兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。移交檔案需填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。歸檔的文件資料必

25、須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用黑色碳素筆或黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀

26、況和面貌。立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)

27、、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。,（三）立卷檔案歸檔方法,所有資料應(yīng)明確列表，進(jìn)行電子版和紙質(zhì)版的保存；歸檔資料應(yīng)注明生文(編制)日期、資料編號(hào)、資料名稱、內(nèi)容、蓋章(編制)單位 、頁碼、載體形式(光盤 紙質(zhì) 圖紙)、原件/復(fù)印件、 備注等情況；根據(jù)本部門的實(shí)際情況, 按政府部門、單位、事項(xiàng)來劃分明細(xì)，按日期先后進(jìn)行存檔。,,技術(shù)成果類如圖:,,光盤類如圖:,,合同類如圖:,,政府批復(fù)類如圖:,（

28、四）檔案的借閱,檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提

29、供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。必要時(shí)，行政部應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋公司印章后才有效。行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。檔案一般不得借出行政部。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)