第七單元公務文書

1、南開大學出版社,主編 王佳 顧洪波,應用文寫作基礎,第七單元 公務文書,第一節(jié) 行政文書概述,行政文書概念,第二節(jié) 通知,（一）通知概述通知是上級機關對下級機關、組織或個人告知有關事項時使用的一種應用文。通知的應用十分廣泛，系統(tǒng)或單位內(nèi)部布置工作、傳達事情、召集會議時常使用通知。事務類通知以書面形式發(fā)出，但并非正式公文（明顯標志是這類通知沒有公文字號、主題詞等），不需要存檔備案。有時還可以直接在單位內(nèi)部告示欄寫出或張貼，

2、不再另外行文。,（二）通知的格式與寫法,,,,,標題,對象名稱,正文,落款,標題位于首行的正中，用比較醒目的字體，可以只寫“通知”兩字，也可以根據(jù)情況寫“緊急通知”、“重要通知”等，以引起注意。,通知對象的名稱一般頂格在正文的第一行，后面加冒號。在日常事務性通知中，如正文內(nèi)容已明確了通知的對象，開頭或末尾的對象名稱可省略不寫。,正文寫在名稱下面，另起一行空兩格開始寫。通知的內(nèi)容因事而異，有不同側重點。,發(fā)出單位和時間分兩行寫在文尾的右

3、下方，單位名稱在上，時間在下。,（三）通知的寫作要求,,,（1）通知的對象和內(nèi)容必須明確、具體。如果含糊不清，就會貽誤工作。,,（2）通知的文字要簡明、準確、有條理，讓人一看就明白，便于理解、執(zhí)行。,,表揚通報批評通報情況通報,通報是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位，將工作情況、經(jīng)驗教訓以及各種典型事例告知有關單位和人員的公文文種，其作用是將有關情況告知所屬單位，以增加工作的透明度，使各單位相互協(xié)調(diào)，搞好工作。,第三節(jié) 通報,（一）

4、通報概述,通報類型：,通報具有以下特點：,1．內(nèi)容的真實性,2．目的的告知性,（二）通報的格式與寫法,,,,,,1．表揚性通報,3．情況通報,2．批評性通報,正文內(nèi)容包括：①敘述先進事跡，包括時間、地點、人物、事件、經(jīng)過及其結果；②對先進事跡進行分析、評議，指出其典型意義，或概括主要經(jīng)驗；③提出表彰決定；④提出希望和學習號召。,內(nèi)容包括：①敘述事故或錯誤事實的經(jīng)過情況、時間、地點、事故及其后果等；②對事故進行分析評議，分析事故發(fā)生的原因

5、，指出事故的性質(zhì)及其危害；③提出處分決定；④引申出應當吸取的經(jīng)驗教訓，有的放矢地提出希望和要求。,情況通報正文內(nèi)容包括：①概括敘述情況；②分析情況；③針對情況提出希望和要求。,,,1．及時、快速通報具有較強的時間性。因為通報的內(nèi)容都是新發(fā)生的事件和情況，與推動當前中心工作密切相關，因此，必須不誤時機，否則，就會失去通報的價值。,,2．材料必須新穎、典型、具有代表性通報必須選擇新穎、典型、具有代表性的人與事，選擇與中心任務有關的重大情

6、況和事項，使眾人周知，引起重視和警惕，從而對各機關的工作有所啟示與推動。,（三）通報的寫作要求,第四節(jié) 報告,報告概述,報告是機關、單位經(jīng)常使用的重要的上行文。用好報告，能幫助上級及時了解情況，掌握下情，為領導決策提供依據(jù)，同時，有利于下級機關、單位接受上級的監(jiān)督和指導。,報告的類型及特點,（1）工作報告。（2）專題報告。（3）答復報告。（4）遞送報告。,反映實踐性,概括陳述性,,,（二）報告的格式與寫法,導語多交代撰寫報告的

7、目的或緣由。寫完后多用“現(xiàn)將有關情況報告如下”的過渡語過渡到下文。,報告的具體內(nèi)容。,一般報告的結尾都有習慣用語。根據(jù)報告的不同內(nèi)容選用不同的習慣用語。,（三）報告的寫作方法,1．工作報告的要求,2．專題報告的要求,3．答復報告的要求,4．遞送報告的要求,內(nèi)容要求寫明工作進程、工作成績、經(jīng)驗、存在的問題與下一步工作安排。主要運用記敘方式。重點突出，點面結合。要避免把工作報告寫成面面俱到的流水賬。實事求是，報告中所列成績或問題都必須

8、屬實，并能從中揭示出一定的規(guī)律。在報告中可以寫設想、提建議，但不可寫請示事項。,在內(nèi)容上要求反映新事物、新問題、新情況，要有助于推進當前工作的開展。寫作要及時，做完一項專門工作或解決某項問題之后，立即報告。,要針對上級的詢問，實事求是地回答問題。,寫作內(nèi)容簡單，將報送的材料(文件、物件)的名稱、數(shù)量寫清楚。結尾用“請收閱”、“請查收”等結束。,第五節(jié) 請示,（一）請示的分類,請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示為上行文，具有強

9、制回復的性質(zhì)。其行文目的是請求上級機關對本機關單位權限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，以及在工作中遇到的無章可循的疑難問題，給予答復。,1．請求指示的請示2．請求批準的請示3．請求批轉的請示,,,,事前行文性,請示批復性,一文一事性,(二) 請示的特點,（三）請示的結構與寫法,,,緣由,,,事項,,,結語,即請求事項所持的依據(jù)、緣由，它是上級機關批復的主要依據(jù)，因此，這部分要寫明所遇到的新情況、新問題，或自身沒有能力解決的困難，要寫得充分

10、、恰當、有說服力。,即請求上級機關給予或指示或批準或支持和幫助的具體內(nèi)容。事項要具體，所提的要求要有可行性和可操作性。如果內(nèi)容比較復雜，則分條列項寫。用語要明確，不能含糊其辭。語氣要得體。,請示用結語表達要求，通常使用“妥否，請批復”、“特此請示，請予批準”、“請批準”、“如無不當，請批轉……”等慣用語。這是請示結尾必不可少的慣用語。,,,,,,一文一事；只主送一個主管的領導機關，不能多頭主送，也不送領導者個人；按隸屬關系逐級請示，在一

11、般情況下，不越級請示；請示上報的同時不抄送下級與同級機關；請示與報告不能混用，不能將請示寫成報告，即不寫“請示報告”。,,兩個以上單位聯(lián)合向上級機關請示時，要在事前確定主辦單位，經(jīng)過認真磋商，取得統(tǒng)一認識，而后會簽、印發(fā)。,,提出請示事項時，應同時根據(jù)本地區(qū)、本機關的實際情況，對所請示的問題提出解決的初步意見與方案，供領導批復時參考，因此事先要經(jīng)過周密的調(diào)查研究，使提出的意見與方案準確切實。,,請求批準行政規(guī)章的請示，要在正文中說明制定

12、此項規(guī)章的必要性及其主要內(nèi)容，然后規(guī)章草案作為請示的附件，一并報送。,（四）請示的寫作要求,第六節(jié) 批復,（一）批復概述批復適用于答復下級機關的請示事項。先有請示，后有批復。批復是下行文。,,,,,,,,,類型,特點,1．指示性批復主要是針對方針、政策性問題進行答復。2．表態(tài)性批復是對指示事項表示同意或不同意的批復。,（1）針對性。（2）被動性。（3）權威性。,（二）批復的格式與寫法,1．批復引語批復引語的寫作，必須先引

13、請示標題，再引發(fā)文字號，發(fā)文字號應加圓括號。如“你公司《關于……的請示》（××〔20××〕×號）收悉”。引述來文是為了說明批復根據(jù)，點出批復對象，使請示機關一看批復的開頭,就明白是因何事而作的批復。,2．批復事項需針對請示事項給予明確答復或具體指示，做到態(tài)度鮮明，語言簡明，絕不能模棱兩可，含糊其辭，以免下級無所適從。一般來說，對常規(guī)事項、例行工作的批復，特別是同意有關請示的批復，不必

14、闡述批復理由，表明同意態(tài)度即可。如不同意請示事項，或對下級機關要求的支持和幫助難以滿足，則除在批復中表明態(tài)度外，一般還需要適當說明理由，以便對方能較好地接受，并及時作出相應的工作安排。,3．批復結語一般在正文末尾寫上“此復”、“特此批復”等語。有些批復在批復事項之后還另提出有關執(zhí)行要求。,,,,一個批復針對一份請示。有時數(shù)個下級聯(lián)合請示同一件事，經(jīng)研究后，應分別給各個下級機關行文批復。,收到請示必須予以及時答復，以免貽誤下級機關的工

15、作。,批復問題應持慎重態(tài)度，加強調(diào)查研究與磋商，而不宜輕率定奪。有的批復如需要其他所屬機關周知時，亦可批轉給有關的下屬機關或在文件公報上刊登。,（三）批復的寫作要求,第七節(jié)、函,（一）函的概述,函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。,,,,,1,使用廣泛性其使用不受級別高低、單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進行聯(lián)系。,,,,,,,,,,2,行文多向性函可以上行、下行，但大多數(shù)

16、函為平行文。,,,,,3,用語謙敬性不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。,（二）函的格式與寫法,1.標題（1）發(fā)文機關+事由+文種，如：《重慶市××學校關于申請困難學生生活補助的函》。（2）事由+文種，由于有些公函是套紅印發(fā)的，紅頭部分已經(jīng)有發(fā)文機關的名稱，在標題中就只有事由和文種兩個要素，如：《關于商請增加學生藝術節(jié)表演項目的函》。（3）發(fā)文機關+文種，如：《中華

17、人民共和國交通部函》；如果是答復性函，標題中應有所體現(xiàn)，如《關于××問題的復函》。,2.主送機關此為接收函的機關，復函寫來函的發(fā)文機關。,3.正文（1）發(fā)函緣由。這是函的開頭部分，主要交代去函或復函的依據(jù)、理由或原因。（2）事項。是函的主體和核心部分。詢問、商洽或請批的內(nèi)容要寫得具體、清楚，一文一事，便于對方答復；答復函要針對來函的問題做出明確的表態(tài)，批準性批復，要明確說明同意某事或不同意某事，還可以在此基礎上