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文檔簡介
1、行政文秘崗位說明書行政文秘崗位說明書第一部分第一部分崗位規(guī)格說明崗位規(guī)格說明一、基本資料:一、基本資料:崗位名稱崗位名稱行政文秘崗位評價崗位評價基層崗定員標準定員標準1人直級上級直級上級行政部主管部門主管部門主管分析日期分析日期2007年12月20日二、崗位職責(zé):(一)概述:在行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,全權(quán)負責(zé)辦公室日常事務(wù)管理,包括辦公室內(nèi)衛(wèi)生環(huán)境的維護,辦公用品的采購、來客接待及引見、總機電話接聽及轉(zhuǎn)接等。(二)工作職責(zé)及要求(見表1):
2、工作職責(zé)工作職責(zé)工作要求工作要求一、公司總機來電接聽,準確及時傳達電話記錄;準確運用禮貌用語,及時傳達給相關(guān)人員,如相關(guān)人員不在位置上,委婉告訴來電人。并讓來電人留下聯(lián)系方式及姓名,如是客戶來電,應(yīng)馬上打電話告知相關(guān)人員,請其馬上給客戶回電。二、維持前臺紀律、辦公室環(huán)境及衛(wèi)生;1、每天早上提前10分到達辦公室。2、打開空調(diào)、窗戶通風(fēng)。3、整理總經(jīng)理辦公室,把桌椅擺放整理、,備好茶水。4、每天下班前把自己的辦公桌一次,關(guān)閉好門窗、電源等。
3、三、公司來訪客人前臺接待、登記,來訪賓客接待引領(lǐng),展現(xiàn)公司良好形象;1、笑臉相迎,茶水相待。2、詢問來賓情況,來訪目的,有無預(yù)約及身份情況等。3、索要名片。4、及時告知相關(guān)人員。5、按同事的意見引見,接待(按情況給予續(xù)茶水)。四、公司員工出差車票、機票、酒店的預(yù)定工作了解具體的往返時間及人數(shù),如果在幾天內(nèi)的往返應(yīng)向訂處票咨詢是否可以訂往返票,因為往返票有優(yōu)惠;如果是訂酒店,則除應(yīng)了解人數(shù)后,還應(yīng)了解入往人的關(guān)系,以便進行房間的分配。平時
4、,應(yīng)多收集關(guān)于訂票及酒店的信息,多進行價格篩選和質(zhì)量比較。五、做好簽收、準確分送郵件和信函,報刊的收發(fā)、整理工作;收:收后到應(yīng)立即轉(zhuǎn)到當(dāng)事人手上,嚴格執(zhí)行簽收制度;發(fā):早上的郵件必須于當(dāng)天中午12點前發(fā)出去,下午的郵件必須于當(dāng)天下午前發(fā)出去。每天早上上班前,至大廈一樓公司郵箱交當(dāng)天報紙取出,整理掛在前臺報架上。(四)本崗位橫向平移情況本崗位可向其他職能部門客服或商務(wù)崗位平移五、崗位權(quán)限:1、對各單位口頭提出或不符合辦公室用品采購或用公章
5、的情況予以指導(dǎo)的權(quán)力;2、對違反辦公室紀律的行為予以監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)力;3、對損壞公司財產(chǎn),浪費公司資源的行為予以制止的權(quán)力;4、有對上級部門提出合理化建議和意見的權(quán)力和義務(wù)。六、勞動條件及工作環(huán)境:本崗位屬于腦力工作,工作環(huán)境溫、濕度適中,無躁音、粉塵污染、照明條件良好。七、工作時間:本崗位實行每周工作五天制,合37.5小時標準工時制。第二部分第二部分員工規(guī)格要求員工規(guī)格要求八、資歷:1、工作經(jīng)驗:具有二年以上工作經(jīng)驗,一年以上本崗位工
6、作經(jīng)驗;2、學(xué)歷要求:具有大專以上學(xué)歷,英語3級以上。九、身體條件:要求身體健康、精力充沛、長相端莊,聲音甜美。十、心理品質(zhì)及能力要求:1、智力:具有較強的學(xué)習(xí)能力,理解指令能力和推理、判斷能力;2、較高的領(lǐng)悟、反應(yīng)能力,口頭表達流利、吐字清晰;3、具有一定的溝通協(xié)調(diào)能力、管理能力、實施運作能力;4、嚴謹、細心、善于發(fā)現(xiàn)問題,并能及時作出判斷和動手解決;5、積極、主動性高,善于進行工作溝通和協(xié)調(diào)。十一、所需知識和專業(yè)技能(一)擔(dān)任本崗位
7、職務(wù)應(yīng)具備的專業(yè)知識和技能1、具備崗位服務(wù)規(guī)范知識;2、具有一定的計算機操作水平,能熟練操作使用計算機辦公自動化軟件;3、具有一定的的外語水平,能進行簡單對話;4、具有一定的公關(guān)意識,能處理一般的客戶電話問題;(二)應(yīng)具備素質(zhì):德:良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、敬業(yè)愛崗,忠于職守。能:(1)業(yè)務(wù)能力:A、服務(wù)行業(yè)專業(yè)知識和實際運用能力;B、日常突發(fā)事件處理的能力;C、公關(guān)和協(xié)調(diào)能力;(2)管理水平:具有一般的計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)能力。(三)招聘
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