行政前臺工作流程(20141115215819)

1、行政前臺工作流程一、行政辦公管理模塊：（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在《植物維養(yǎng)明細表

2、》上做好詳細登記。注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。相關記錄：《植物維養(yǎng)指南》《植物維養(yǎng)明細表》（二）報刊雜志的收發(fā)——前臺——前臺工作流程：1、每天早上9：10整理當日的報紙《成都商報》、《每日經(jīng)濟新聞》送至董事長辦公室；2、每天早上10:20整理當日的報紙《四川日報》體要求見《報刊雜志收發(fā)明細表》）。、《金融投資報》送至董事長辦公室（具注意事項：熟悉所有報刊、雜志的

3、送達時間，如果未及時送達應立即打電話給物業(yè)詢問情況，如物業(yè)不能及時送達，前臺應及時到大廳取回。相關記錄：《報刊雜志收發(fā)明細表》——前臺（三）對辦公區(qū)域的管理工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關；2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開，未處理應及時幫助處理，并在第二天上班后提醒同事注意；2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應

4、及時提醒注意。相關記錄：《員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表》（四）接待——面試、客戶來訪工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；——行政主管。2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；4、準備招待茶水飲料；5、通知相關工作人員有人來訪；6、如有需要，每隔15分鐘左右

5、添加茶水，來客告辭時起身道別；7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來4、不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，再使用；5、節(jié)約資源，愛惜紙張；6、及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。相關記錄：《設備報修單》——前臺二、行政人事模塊：（一）考勤統(tǒng)計特殊

6、情況下應申報行政主管同意付費工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當日考勤表，未到的同事致電問明情況（可詢問郭主管），如有員工請假，需提前或在請假后間及時數(shù)、職務代理人；24小時之內(nèi)到前臺填寫《請假單》并注明請假原因、時2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》；4、每月1日—5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出登記以及人

7、員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部統(tǒng)計上月考勤情況。注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應做到實事求是，一視同仁。相關記錄：《臨時簽到表》——前臺《請假單》——前臺《未打卡說明》——前臺（二）人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：1、所以外出人員應提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；2、回到公司應立即擦除留言板山的外出留言

8、記錄；3、特殊情況，外出前未登記，應提前電話告知相關負責人及前臺。4、如果下班前不能回公司的人員，應提前電話告知前臺做好登記，并在臺填寫《未打卡說明表》；5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。24小時內(nèi)到前相關記錄：留言板——辦公區(qū)三、文檔資料管理：文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作