從通用電氣看我國企業(yè)采購制度的完善_鄭海航

1、FRIENDSOFACCOUNTING采購作為企業(yè)的一項(xiàng)基本職能，承擔(dān)著為企業(yè)獲取生產(chǎn)和管理所需的物料以及服務(wù)的職責(zé)，直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營水平。對(duì)于對(duì)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展起支柱作用的國有企業(yè)而言，更需要不斷追求優(yōu)質(zhì)、低價(jià)、高效的目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的準(zhǔn)入、考核和管理。本文從我國國有企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀出發(fā)，借鑒通用電氣（中國）的采購實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討一些完善我國企業(yè)采購機(jī)制的思路。一、我國國有企業(yè)采購現(xiàn)狀我國國有企業(yè)采購管理的基本現(xiàn)狀是采購方法和管

2、理水平嚴(yán)重參差不齊。一些大型中央企業(yè)在整體管理水平上都走在國有企業(yè)的前列，對(duì)很多采購方法的實(shí)踐上也較為成熟。例如：中國移動(dòng)的集中采購。中國移動(dòng)對(duì)于大宗的原材料由集團(tuán)采購部統(tǒng)一進(jìn)行采購，其他物資的采購由各分公司自行采購。大宗的原材料在每年年末編制一次采購計(jì)劃，然后按照采購計(jì)劃統(tǒng)一由集團(tuán)采購管理部門與廠家或中間商進(jìn)行聯(lián)系、談判、簽訂合同等有關(guān)手續(xù)；其他輔助材料由各分公司的物資配送中心統(tǒng)一編制采購計(jì)劃，供應(yīng)部門根據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行詢價(jià)或比質(zhì)比價(jià)或

3、招標(biāo)進(jìn)行采購，然后確定輔助材料的采購價(jià)格，再進(jìn)行簽訂合同、辦理結(jié)算業(yè)務(wù)等有關(guān)手續(xù)。再如，中國石化通過集中網(wǎng)上采購，截至2009年12月31日，累計(jì)金額達(dá)到7318億元，網(wǎng)上采購率由2001年的12％快速提高到2009年的95％。截至2009年底，累計(jì)節(jié)約采購資金297億元，采購資金節(jié)約率4.1％。中國移動(dòng)搭建B2B電子商務(wù)平臺(tái)，2009年上半年集中采購金額272億元，與上年合同比直接降低采購成本97億元。20世紀(jì)90年代后國家陸續(xù)出臺(tái)的

4、一些法律法規(guī)也對(duì)保證國有企業(yè)采購制度的落實(shí)，抵制各種關(guān)系網(wǎng)、人情網(wǎng)，保護(hù)所有者權(quán)益發(fā)揮了積極性作用，一定程度上改變了采購決策一個(gè)人說了算，相關(guān)負(fù)責(zé)人員在物資采購上利用職權(quán)，牟取私利，損害企業(yè)和國家利益的突出問題。與此同時(shí)，我們看到這些企業(yè)在取得較大突破和成就的同時(shí)，仍然有一大部分國有企業(yè)的采購觀念和管理方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于有實(shí)力、有經(jīng)驗(yàn)的大型央企，而且即便是這些先進(jìn)的央企內(nèi)部也在某些采購環(huán)節(jié)上存在著風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)?？傮w上可以歸結(jié)為三個(gè)方面：一是缺乏完

5、整的流程規(guī)范，沒有形成供應(yīng)商選擇和準(zhǔn)入機(jī)制、采購過程的質(zhì)量控制、反饋控制等。二是制定了流程規(guī)范后沒有細(xì)化、固化的指標(biāo)來對(duì)采購行為進(jìn)行考核。一些采購制度不規(guī)范的企業(yè)往往由總公司管理層出臺(tái)一份采購制度管理指導(dǎo)意見，實(shí)踐中的操作方法由采購經(jīng)理以及采購員根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷來決定，這樣就阻礙了制度的細(xì)化和量化以及固化，也增大了科學(xué)決策的風(fēng)險(xiǎn)。很多采購的途徑和技巧，例如供應(yīng)商的選擇、價(jià)格的談判和確定等無法形成固定的文檔供之后的采購員參考，也使

6、得對(duì)采購績效的考核和采購行為的審計(jì)變得無從下手，不可追溯。三是在現(xiàn)實(shí)的采購實(shí)踐中，很多企業(yè)出臺(tái)了管理規(guī)范也制定了相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，但仍然會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行不力的現(xiàn)象，其中有很大一部分原因在于沒有相應(yīng)的制衡機(jī)制來保證規(guī)范的實(shí)施。由于缺乏縱向與橫向的制衡，導(dǎo)致對(duì)于采購物資的決策有兩級(jí)決策機(jī)構(gòu)，責(zé)權(quán)不明確，部分人員為逃避集團(tuán)的集中決策和監(jiān)管，將物資“化整為零”進(jìn)行采購。而企業(yè)的采購活動(dòng)主要由采購管理部門操作，其他部門缺少或沒有發(fā)言權(quán)，這種不盡合理

7、的管理制度不能客觀、系統(tǒng)地反映供應(yīng)商、采購管理部門的總體績效水平，而且容易引起采購部門、供應(yīng)商以及使用部門等之間的矛盾。二、通用電氣（中國）采購管理實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)通用電氣作為歷史悠久的跨國企業(yè)，涉足的領(lǐng)域遍布各行各業(yè)，在其本土化的過程中不僅采用了全球通用的管理方法，也更多地根據(jù)中國經(jīng)濟(jì)和行業(yè)特點(diǎn)作出調(diào)整。本文以通用電氣醫(yī)療集團(tuán)的采購管理實(shí)踐為例，簡述其特點(diǎn)。（一）采購流程的設(shè)計(jì)在通用電氣內(nèi)部的采購管理規(guī)范中，有專門針對(duì)流程設(shè)計(jì)的文檔，采購部

8、各個(gè)職能部門都要嚴(yán)格按照事先制定好的步驟來完成采購過程，如圖1所示。（二）采購部門組織分工通用電氣采購部的組織結(jié)構(gòu)較為龐大，內(nèi)部組織分工細(xì)致而且相互制約。這部分可以為國有企業(yè)借鑒的經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)在于：首先，對(duì)采購業(yè)務(wù)的分類。通用電氣采購團(tuán)隊(duì)總體可以分為直接采購和間接采購。直接采購負(fù)責(zé)與生產(chǎn)相關(guān)的物料和設(shè)備，而間接團(tuán)隊(duì)則負(fù)責(zé)對(duì)管理所需物品和服務(wù)的采購。這樣可以根據(jù)采購物品種類的不同區(qū)分重要性，并且以此為依據(jù)確定采購成員的組成以及流程規(guī)范的嚴(yán)格程度

9、。從通用電氣看我國企業(yè)采購制度的完善首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)鄭海航牛曉娟【摘要】文章在分析我國現(xiàn)有企業(yè)采購制度的現(xiàn)狀和存在問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合通用電氣采購體制、流程、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)以及供應(yīng)商管理的實(shí)踐，提出建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)行固化量化、可追溯的考核和信息體系，以及構(gòu)建內(nèi)部制衡機(jī)制等對(duì)我國企業(yè)采購制度完善的有益建議?！娟P(guān)鍵詞】通用電氣；采購管理；制衡機(jī)制案例研究27FRIENDSOFACCOUNTING將采購權(quán)轉(zhuǎn)移的好處在于：某一種物料的需求數(shù)量和

10、時(shí)間的信息需要由物料部門來提供，因此如果改由物料部門來向供應(yīng)商下訂單，會(huì)縮短流程，節(jié)約時(shí)間，提高效率；同時(shí)，在現(xiàn)實(shí)的采購實(shí)踐中，如果某個(gè)采購主管與供應(yīng)商長期接觸和合作后，難免會(huì)出現(xiàn)共同徇私的風(fēng)險(xiǎn)。通用將采購權(quán)轉(zhuǎn)移給物料部門后就可以由物料來決定什么時(shí)間按照之前協(xié)定好的價(jià)格購買多少數(shù)量的物料，減少采購主管的干預(yù)，也減少供應(yīng)商提供賄賂的動(dòng)力。當(dāng)然，采購權(quán)轉(zhuǎn)移也需要一定的客觀條件。第一，供應(yīng)商提供的該產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，得到認(rèn)可。如果供應(yīng)商是第一次提

11、供該物料或者在以往的供貨中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量不合格等缺陷狀況，則該物料還不具備轉(zhuǎn)移采購權(quán)的條件。第二，在未來一段時(shí)間內(nèi)，該物料的采購價(jià)格不會(huì)發(fā)生頻繁的變動(dòng)。因?yàn)閷?duì)采購價(jià)格把關(guān)的主要責(zé)任在采購主管，主管根據(jù)市場行情和以往的價(jià)格信息，確定了該項(xiàng)目該物料的采購價(jià)格后，物料部門就可以以之前協(xié)定好的價(jià)格進(jìn)行批量采購。經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)：通用將采購權(quán)轉(zhuǎn)移的做法告訴我們：雖然采購部門是采購活動(dòng)的主要載體，但采購部職責(zé)的重點(diǎn)應(yīng)放在不斷尋求開發(fā)新的供應(yīng)商、談判價(jià)格上，完

12、成了這兩個(gè)步驟之后可以考慮適當(dāng)?shù)姆艡?quán)，將量產(chǎn)的采購權(quán)轉(zhuǎn)移給物料的使用部門，在需要的時(shí)候給予支持而不是全程參與采購的物流過程。（四）供應(yīng)商的開發(fā)和選擇通用電氣根據(jù)其提供的產(chǎn)品將供應(yīng)商進(jìn)行分類，并且貫穿在對(duì)供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)證過程中，如表1所示。通用電氣對(duì)供應(yīng)商的開發(fā)流程如圖2所示。在開發(fā)的過程中，需要不同部門對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)認(rèn)證資格進(jìn)行考核，為今后供應(yīng)商資格的確認(rèn)提供參考。通用電氣所有的生產(chǎn)用料和產(chǎn)品只能夠從已經(jīng)認(rèn)證的供應(yīng)商處購買，擅自未經(jīng)允

13、許向其他供應(yīng)商購買任何產(chǎn)品或服務(wù)將不被批準(zhǔn)并受到處罰。供應(yīng)商的資格確認(rèn)種類根據(jù)采購產(chǎn)品或服務(wù)的類型和重要性，以及產(chǎn)品或服務(wù)對(duì)最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響不同而不同。1.供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品是醫(yī)療裝置或關(guān)鍵安全部件或被列入《GEMSCKRH》清單中，資格確認(rèn)的要求包括：全套供應(yīng)商開發(fā)工具程序；所有質(zhì)量體系審核（FullQualitySystemAudit）；供應(yīng)商評(píng)定模塊（SAM）；程序采購材料質(zhì)量要求（PMQR）程序。2.供應(yīng)商每年提供的材料或服務(wù)

14、金額大于兩百萬美元，且供應(yīng)商不包括在種類1中。其資格確認(rèn)要求包括：如果供應(yīng)商通過了ISO9000認(rèn)證：全套供應(yīng)商開發(fā)工具（FullSupplierDevelopmentTool），供應(yīng)商評(píng)定模塊（SAM），采購材料質(zhì)量要求（PMQR）；如果供應(yīng)商未通過ISO9000認(rèn)證：全套供應(yīng)商開發(fā)工具（FullSupplierDevelopmentTool），所有質(zhì)量體系審核（FullQualitySystemAudit），供應(yīng)商評(píng)定模塊（SAM）

15、，采購材料質(zhì)量要求（PMQR）。3.直接影響通用電氣醫(yī)療集團(tuán)（GEMS）客戶的所有其他直接材料供應(yīng)商。資格確認(rèn)要求包括：供應(yīng)商開發(fā)工具；采購材料質(zhì)量要求（PMQR）；供應(yīng)商評(píng)估模塊（SAM）。4.不直接影響通用電氣（GE）用戶的所有其他間接材料供應(yīng)商，依據(jù)采購主管及供應(yīng)商質(zhì)量工程師的判斷作出要求。另外，如果是由GE兼并而新添的供應(yīng)商，評(píng)審其前身公司在GE兼并之前的有效質(zhì)量程序。如可獲得供應(yīng)商資格確認(rèn)的文件化記錄，則該供應(yīng)商仍被視為合格供

16、應(yīng)商。新兼并公司的供應(yīng)商必須簽署PMQR，并且必須在6個(gè)月內(nèi)將其返回。該記錄文檔將被轉(zhuǎn)移到“GEMS供應(yīng)商主文檔”（GEMSSupplierMasterFiles）保存；如果是當(dāng)前被另一家GE業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)使用的供應(yīng)商，根據(jù)其績效記錄以及由GEMS業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)出示的合格供應(yīng)商業(yè)績文件聲明，可以認(rèn)為是合格供應(yīng)商。經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)：供應(yīng)商的選擇是采購的第一道關(guān)口，選擇可靠、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商才能保證產(chǎn)品質(zhì)量。在這一環(huán)節(jié)，通用的經(jīng)驗(yàn)是對(duì)不同重要程度的供應(yīng)商采用不同的準(zhǔn)

17、入標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于那些關(guān)系到量產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量的供應(yīng)商需要嚴(yán)格按照事先已經(jīng)形成的固化標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行資格認(rèn)證，并且每一個(gè)步驟需要獨(dú)立的采購部的不同團(tuán)隊(duì)來完成批準(zhǔn)和審核。（五）供應(yīng)商考核供應(yīng)商監(jiān)測的目的在于衡量供應(yīng)商績效并且執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的績效考核，這部分由采購主管完成。供應(yīng)商分類第一類非生產(chǎn)供應(yīng)商：這類供應(yīng)商生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務(wù)不直接成為GE的產(chǎn)品也不直接對(duì)GE的客戶造成影響第二類工程師實(shí)驗(yàn)或樣件供應(yīng)商：這類供應(yīng)商提供的產(chǎn)品不直接銷售給GE的客戶，而是用于工程

18、師研發(fā)或?qū)嶒?yàn)的樣品第三類間接供應(yīng)商：這類供應(yīng)商提供的原料、產(chǎn)品以及服務(wù)被GE的運(yùn)營過程消耗，或者是對(duì)日常運(yùn)作的績效產(chǎn)生影響第四類直接供應(yīng)商：這類供應(yīng)商提供的物料和產(chǎn)品最終將成為GE銷售給客戶的設(shè)備或者對(duì)GE工廠或者提供服務(wù)的部門產(chǎn)生功能性的影響供應(yīng)商狀態(tài)分類狀態(tài)一沒有在使用狀態(tài)二凍結(jié)供應(yīng)商：這類供應(yīng)商在被凍結(jié)的12個(gè)月之內(nèi)不允許接收任何訂單，并且如果在之后連續(xù)的12個(gè)月內(nèi)仍然被凍結(jié)將被除名狀態(tài)三活躍供應(yīng)商：這類供應(yīng)商在過去的12個(gè)月內(nèi)向