大型醫(yī)院醫(yī)療設備采購流程精細化管理的探討

1、doi：103969jissn1674－1242201402015大型醫(yī)院醫(yī)療設備采購流程精細化管理的探討楊坤，邵蕾上海市同濟醫(yī)院設備物資處(上海，200065)通信作者：邵蕾，主任，高級工程師，E－mail：1lei_shao1@163com【摘要】醫(yī)療設備采購工作由于環(huán)節(jié)眾多，過程復雜，且工作性質的特殊性、敏感性關系，很多的審批、監(jiān)督環(huán)節(jié)無法省略，對工作速度造成了嚴重影響。該文探討了一種基于項目團隊模式的醫(yī)療設備采購管理新模式。打破

2、了采購工作各相關部門的職能壁壘，按精細化管理的原則，構建了一個跨部門的醫(yī)療設備采購工作職能團隊，快速、準確、高效地完成大型醫(yī)院醫(yī)療設備購置工作，提高醫(yī)療設備采購工作的效率和質量，以充分發(fā)掘采購工作的效益?！娟P鍵詞】大型醫(yī)院；醫(yī)療器械；采購流程；精細化管理【中圖分類號】TH77【文獻標志碼】A文章編號：1674－1242（2014）02－0108－04StudyofLargeHospitalMedicalEquipmentPurchasi

3、ngManagementYangKun，ShaoLeiShanghaiCityTongjiHospitalEquipmentMaterialsDivision（Shanghai，200065）【Abstract】TheprocessofmedicalequipmentprocurementiscomplexBecauseofthenatureoftheirwk，vettingsupervisioncannotbeneglected，ca

4、usingseriousimpactontheoperatingspeedThispaperdiscussesanewmodelfthemanagementofmedicalequipmentprocurement，project－basedteammodeWiththismode，barriersofprocurementfunctionamongdifferentdepartmentsarebroken，aninter－depart

5、mentalteamftheprocurementofmedicalequipmentsisestablishedaccdingtotheprincipleofmeticulousmanagementThustheprocurementofthemedicalequipmentsinlargehospitalscanbeperfmedefficiently，quicklyofhighquality【KeyWds】largehospita

6、l，medicaldevices，procurementprocess，finemanagement隨著科學技術的進步，醫(yī)療設備日益成為醫(yī)療技術發(fā)展的重要支柱，成為醫(yī)院的醫(yī)教研工作開展的必備條件。據統(tǒng)計，目前上海市各三級以上醫(yī)院的醫(yī)療設備資產均超過醫(yī)院總資產的70%。醫(yī)療設備的采購管理已成為醫(yī)院管理的重要課題。隨著上海市醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷推進，醫(yī)療市場競爭的日益加劇，對醫(yī)療衛(wèi)生機構的成本控制提取了更高的要求。醫(yī)學裝備部門在醫(yī)療設備的

7、采購工作中不僅要建立完善的制度和流程規(guī)范，更需要通過采購管理工作，不斷提高采購工作的效率和質量，以創(chuàng)造更大的效益。這需要我們通過對部門組織形式、采購流程的精細化管理等方面的改進，進行應對。1當前醫(yī)療設備采購流程、及其特點當前大部分醫(yī)院的醫(yī)療設備采購流程一般有以下幾個步驟：科室提出申請，院內審批通過后交醫(yī)學裝備部門執(zhí)行；醫(yī)學裝備部門根據輕重緩急、效益優(yōu)先的原則制定采購計劃、組織論證與市場調研。然后，根據現有采購政策進行公開招標、競爭性談判

8、等招標采購工作，最后，簽訂合同、驗收、付款。此外，801《生物醫(yī)學工程學進展》2014年第35卷第2期醫(yī)療器械相關設備的專職工程師、各相關臨床科室聯系人和設備采購主管以及相關的醫(yī)務、防保、護理部門負責人。論證工作包括：對醫(yī)療設備的型號、品牌、性能、配置和參考價格等內容進行調研，收集各品牌產品的樣本、技術資料進行比較和分析。包括技術先進性的評估，安全性、可靠性的評估，可維護性的評估，醫(yī)療設備選型的評估等。還要對設備使用后的效益、收費標準，

9、消耗品等情況進行調研。論證階段結束后，責任人應根據論證結果，完成該項目的《采購技術參數》，并與臨床科室負責人共同簽字確認后，提交給下一階段。35采購項目的招標采購該階段責任人為對外聯絡員。責任人在拿到相關設項目的《采購技術參數》后，按采購工作制度和計劃的要求，組織院內外招標工作。院內招標須安排時間、場地，按工作制度規(guī)定，組織招標工作小組進行招標采購工作。特別在院外招標工作中，責任人需密切關注并參與發(fā)布、招標、開標、評標和公示的全過程。招

10、標采購階段結束后，責任人應整理好相應的招標文件、會議記錄并與中標通知書復印件一起提交給下一階段。36采購項目的商務談判與合同審批該階段責任人為醫(yī)學裝備部門主管。責任人收到上一階段的文件資料后，在規(guī)定的時間內組織使用科室聯系人、論證階段責任人以及醫(yī)務、財務、審計部門負責人與中標公司進行商務談判，明確最終合同的細節(jié)，如產品最終價格、配置清單、保修期、使用培訓、臨床支持、耗材供應價格等未盡事宜。同時醫(yī)務、財務、審計部門的參與，既加強了院方的談

11、判力量，也為接下來的合同審批工作帶來了便利。本階段結束的標志是設備采購合同的完成。責任人須將生效的合同分別遞交給檔案管理員和設備供應商。檔案管理員需匯總之前所有資料，并將設備的技術要求、配置清單及合同備忘錄復印并注明到貨期限后，交給下一階段的責任人。37采購設備的安裝、驗收和使用培訓該階段的責任人為各科相應設備的專職工程師。責任人在設備到貨后按院內設備安裝驗收管理制度要求，依據合同條款，組織相應的開箱、安裝、驗收及使用培訓工作，并完成開

12、箱驗收單和培訓考核記錄。本階段結束時，責任人應將開箱驗收單和培訓考核記錄交給下一階段責任人。38采購貨款的支付本階段責任人為醫(yī)學裝備部門會計員。責任人收到上一階段的資料后，通知供應商提供發(fā)票。責任人在按照合同要求支付貨款后，需完成醫(yī)療設備固定資產的建檔工作，并將檔案卡及發(fā)票復印件轉交檔案管理員存檔，同時向采購主管報告該采購項目完成。半年后如無臨床部門和維修部門的不良狀況報告，責任人再按合同要求支付剩余質量保證金。4討論與改進本文討論的是

13、一種基于項目團隊模式的醫(yī)療設備采購管理模式。該模式打破了采購工作各相關部門的職能壁壘，按精細化管理的原則，構建了一個跨部門的醫(yī)療設備采購工作職能團隊，快速、準確、高效的的完成大型醫(yī)院醫(yī)療設備購置工作，以充分發(fā)掘采購工作的效益。精細化管理是一套完整的體系，是一個封閉的管理系統(tǒng)，由“制定———實施———監(jiān)督”三大必不可少的環(huán)節(jié)構成。在本文設計的系統(tǒng)中，監(jiān)督環(huán)節(jié)主要通過以下幾個方面來實現：首先，項目的每個階段既有責任人，也有其它參與的工作人員

14、，以進行互相監(jiān)督，確保不存在暗箱操作的可能；其次，在項目實施的每個階段，責任人都必須對上一環(huán)節(jié)所提供的資料進行核查，確保沒有錯誤后才能進行下一步工作，把出現人為錯誤的可能降到了最低；最后，還可通過對相關工作檔案的管理，對整個采購流程的每一步進行充分監(jiān)督和糾錯。檔案管理是整個采購流程管理的重要環(huán)節(jié)，貫穿整個采購工作流程。由于整個流程環(huán)節(jié)眾多，且每個環(huán)節(jié)都有多人參與，團隊所執(zhí)行項目過程中形成的關于過程的記錄就容易丟失。有必要通過細化整個流程

15、的信息管理，以及加強部門之間的銜接等方式，克服這種模式的不足。因此，在整個流程的每一個階段結束時，相關責任人在將工作結果向下一階段移交的同時，還必須將本階段所有的重要文件轉交給檔案管理員進行歸檔。檔案管理員和下一階段的責任人可從不同的方面對該階段的相關文件進行審查，既保證了檔案的準確完整，也強化了對各個階段的監(jiān)督檢查。在實際的工作中，我們正從信息化方向著手，努力實現整個采購管理流程的網絡化和可視化，以進011《生物醫(yī)學工程學進展》201