畢業(yè)論文---秘書內(nèi)外形象兼修之我見

1、<p>　　秘書內(nèi)外形象兼修之我見</p><p>　　內(nèi)容摘要：隨著社會的快速發(fā)展，人們對于自身形象愈加重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升和社交都起著至關(guān)重要的作用。秘書由于其工作的特殊性，尤其要注重形象的塑造，本文主要從外在形象和內(nèi)在形象兩個方面談了秘書如何塑造形象，力求給廣大的文秘從業(yè)者提供幫助。</p><p>　　關(guān)鍵詞：外在形象 ；內(nèi)在形

2、象；知識能力；性格素養(yǎng)</p><p>　　隨著社會的快速發(fā)展，人們對于自身形象愈加重視，因為好的形象可以增加一個人的自信，對個人的求職、工作、晉升都起著至關(guān)重要的作用。秘書由于職位的特殊性及敏感性往往成為人們關(guān)注的對象，他毫無疑問是職業(yè)規(guī)范的表率，其言行舉止不僅代表著企業(yè)的形象，同時也對工作環(huán)境、企業(yè)運作產(chǎn)生重要的影響。香港女作家梁鳳儀的一句話講：“一個秘書的形象與教養(yǎng)可以代表上司的江湖地位和分量?！边@句話可以

3、看出，從一位秘書的表現(xiàn)就能感覺得出其所在企業(yè)的品質(zhì)特征，以及其上司的品質(zhì)特征，可以說秘書人員的形象將直接影響到他人對上司或公司的評價，秘書對自己的形象嚴格要求就是對上司、對企業(yè)負責的表現(xiàn)。因此，塑造其形象更是必不可少。</p><p>　　良好的秘書職業(yè)形象是通過穿衣打扮、言談舉止以及修養(yǎng)反映出你的專業(yè)態(tài)度、知識、技能等，同時也是秘書與社會溝通并使社會接受的方法。作為秘書人員形象塑造更是必不可少的必修課。以往人們

4、認為的形象只是單指發(fā)型，衣著外表等外在的美，而我認為，良好的秘書形象是綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，它包括眾多內(nèi)容，主要是由外在的形象和內(nèi)在的職業(yè)素養(yǎng)構(gòu)成。擁有良好的外在的形象往往給人留下深刻的印象，但是除此之外，秘書人員內(nèi)在的素養(yǎng)也是必不可少的氣質(zhì)體現(xiàn)。秘書人員必須既要充實美的內(nèi)在精神，又要重視美的外在表現(xiàn)，努力達到內(nèi)在美和外在美的統(tǒng)一，這才是成為一名頂尖秘書所要追求的最高目標。</p><p><b>　　一、良

5、好的外在形象</b></p><p>　　俄羅斯偉大的契科夫有過一句名言“人的一切應(yīng)該是美的，美的儀表，美的服裝，美的心靈?！笨梢?，外在形象對于秘書人員工作、生活的必要性。我國目前從事秘書工作的人員大概2300萬人，各用人單位對秘書人員的素質(zhì)明顯傾向于形象“佳”的秘書人員。而良好的外在形象通常是指儀容、儀表、儀態(tài)三個方面。</p><p><b>　?。ㄒ唬﹥x容<

6、;/b></p><p>　　儀容，主要是指人的容貌。美麗的容貌往往是先天所決定的，有時無法改變，但我認為只要通過后天的努力，仍然可以達到很好的效果。要有良好的外在形象，著裝要注意整潔。清潔的儀容能夠給人良好的印象要做到有清潔的儀容，應(yīng)做到以下幾點。</p><p>　　1、整潔的發(fā)型。即頭發(fā)干干凈凈、整整齊齊、長短適當，發(fā)型簡單大方、樸素典雅。要勤洗發(fā)、勤理發(fā)，把頭發(fā)梳理到位。男秘

7、書的頭發(fā)以6厘米左右為佳，最長也不應(yīng)該后即領(lǐng)口，前過額頭；女秘書頭發(fā)的長度則相對來說寬松一些，不過最好是不要長過肩部，或擋住眼睛。工作場合，則必須將長發(fā)扎起來。</p><p>　　2、協(xié)調(diào)的妝容。針對自己在社交中扮演的角色，秘書人員要注意妝面協(xié)調(diào)、全身協(xié)調(diào)、角色協(xié)調(diào)。男秘書往往只要保持面部的潔凈即可，女秘書則要根據(jù)場合的正式與否而適當變換。濃妝只適合晚上娛樂性的活動如舞會等；在喜慶場合的化妝可以艷麗些，以烘托熱

8、烈的氣氛而在吊唁、喪禮的場合濃妝艷抹則是非常失禮的，此時只允許施淡妝。注重不同的場合，以配合不同的化妝、發(fā)型，不僅使裝扮者內(nèi)心保持平衡，也使周圍人心里融洽。</p><p>　　3、干凈的手部。秘書人員手的清潔在交際中占有重要的作用，待人接物，以握手禮節(jié)表示友好，客人先接觸我們的手，形成第一印象。手的清潔，可以判斷一個人的修養(yǎng)與衛(wèi)生習慣，因此，應(yīng)經(jīng)常洗手，修剪指甲。</p><p>　　4

9、、清爽的面孔。不允許面部不干凈，不衛(wèi)生。要做到這一點，必須勤洗臉，不允許自己的面部存在一絲的汗?jié)n、淚漬以及不潔之物。從事商務(wù)活動的男秘書不許蓄須，最好每天堅持剃一次胡須，絕對不可以胡子拉碴的上班或會面。還要注意經(jīng)常檢查和修剪鼻毛，最后還要注意去除口部的多余物，這是指口角周圍沉寂的唾液、飛沫、食物殘渣和牙縫間的牙垢。要消除口腔的異味，養(yǎng)成在參加商務(wù)活動前不吃生蒜、生蔥和韭菜一類帶刺激性氣味的食物的還習慣。</p><p

10、><b>　?。ǘ﹥x表</b></p><p>　　儀表，即人的外表，一般來說它包括一個人的容貌、服飾、姿態(tài)等方面。良好的儀表能反映出人的修養(yǎng)和格調(diào)，也反映出了他的審美情趣。中國有句俗話“人靠衣裝馬靠鞍”，穿著得體不僅能贏得他人信賴，給人留下良好的印象，還能夠提高交往能力。相反，穿著不當，很容易降低身份、損害形象。20世紀60年代，日本提出著裝“TPO”原則，它要求人們的服飾應(yīng)力求和

11、諧，以和諧為美。根據(jù)TPO原則，著裝時應(yīng)注意以下幾個問題：</p><p>　　1、時間原則 不同時段的著裝規(guī)則對女士尤其重要。男士有一套質(zhì)地上乘的深色西裝或中山裝足以包打天下，而女士的著裝則要隨時間而變換。白天工作時，女士應(yīng)穿著正式套裝，以體現(xiàn)專業(yè)性；晚上出席雞尾酒會就須多加一些修飾，如換一雙高跟鞋，戴上有光澤的佩飾，圍一條漂亮的絲巾；服裝的選擇還要適合季節(jié)氣候特點，應(yīng)保持與潮流大勢同步。 </p&g

12、t;<p>　　2、場合原則 衣著要與場合協(xié)調(diào)。與顧客會談、參加正式會議等，衣著應(yīng)莊重考究；出席正式宴會時，則應(yīng)穿中國的傳統(tǒng)旗袍或西方的長裙晚禮服；而在朋友聚會、郊游等場合，著裝應(yīng)輕便舒適。例如：一位在獨資公司工作的女秘書，平時在公司里，她的服飾穿著文雅端莊，給所有與她接近的人以穩(wěn)重成熟感。而圣誕節(jié)那天，老板請她赴宴，當她打扮的風姿綽約，儀態(tài)萬萬地出現(xiàn)在眾人面前時，同事都驚呆了，主任更是握住她的手說：“謝謝你，今晚為我的宴

13、會打扮的這樣美麗?！?lt;/p><p>　　3、地點原則 在自己家里接待客人，可以穿著舒適但整潔的休閑服；如果是去公司或單位拜訪，穿職業(yè)套裝會顯得專業(yè)；外出時要顧及當?shù)氐膫鹘y(tǒng)和風俗習慣，如去教堂或寺廟等場所，不能穿過露或過短的服裝。</p><p>　　可見，隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，文化發(fā)展，如何得體，適度的穿著已成為一門大有可為的學問。</p><p><b>

14、　　(三)儀態(tài)</b></p><p>　　儀態(tài)是指人的舉止和動作。優(yōu)雅的儀態(tài)是人有教養(yǎng)，充滿自信的完美表達。美好的儀態(tài)會使人看起來年輕的多，也會使人身上的衣服顯得更漂亮。善于用形體語言與他人交流，會使之受益匪淺。</p><p>　　1、表情。表情是優(yōu)雅風度的重要組成部分，構(gòu)成表情的主要因素：首先目光。目光是面部表情的核心。在人際交往時，目光是一種真實的、含蓄的語言?！把劬κ?/p>

15、心靈之窗” ，從一個人的目光中，可以看到他的整個內(nèi)心世界。一個良好的交際形象，目光應(yīng)是坦然、親切、友善的。在與人交談時，目光應(yīng)當注視著對方，才能表現(xiàn)出誠懇與尊重。與人交往時，切不可盯人太久或反復上下打量，更不可以對人擠眉弄眼或斜眼看人。其次笑容。笑有微笑、大笑、嘲笑等許多種，不同的笑表達了不同的感情。人們的交往應(yīng)是從微笑開始的。微笑是指不露牙齒，嘴角的兩端略微提起的表情。發(fā)自內(nèi)心的微笑是最美好的，它是對人的尊重、理解和友善。與人交往時面

16、帶微笑，可以使人感到親切，富于魅力，同時也就容易得到別人的理解、尊重和友誼。</p><p>　　2、舉止。主要強調(diào)坐姿、站姿和走姿的習慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風度。舉止是一個人下意識的顯露，也是一個與眾不同的風情，美麗的姿態(tài)能增加一個人的魅力。職業(yè)秘書的站姿，一定要能夠在保持頭部挺拔的同時，很自然地做到挺胸收腹提臀，這樣，整個人的精神狀態(tài)就出來了，顯得相當有精神，顯的神采飛揚。職業(yè)秘書的坐姿，在保持上

17、身姿態(tài)的基礎(chǔ)上，不管以何種坐態(tài)，女性職業(yè)秘書的膝蓋始終是靠攏的，這是女人與男人的最大區(qū)別。職業(yè)秘書的行姿，女性職業(yè)秘書走路盡量走成一條直線，膝蓋內(nèi)側(cè)似乎可以有些摩擦，但不是模特兒在T型臺上的貓步，那就顯的過于夸張。舉止禮儀是自我行為禮節(jié)的端莊體現(xiàn)，手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛和恭敬的態(tài)度。</p><p>　　總之，秘書人員的外在的儀容、儀表以及儀態(tài)的自我塑造決不僅僅是靠幾件名牌衣服就可以建立，而是應(yīng)該更多的重視

18、在一些細節(jié)上，當在塑造外在的形象的時候，一定要做到自身發(fā)型、氣質(zhì)、言談舉止、場合、地位以及性格相吻合。</p><p><b>　　二、內(nèi)在氣質(zhì)形象</b></p><p>　　秘書的形象是其內(nèi)在氣質(zhì)的外部寫真，對于秘書來說，內(nèi)在的素養(yǎng)是秘書形象的重中之重。內(nèi)在的素養(yǎng)是一個人骨子里散發(fā)出來吸引并影響對方，從而被他人欣賞和評價的感覺。秘書內(nèi)在氣質(zhì)的修煉要求我們無論說話

19、還是辦事，都要體現(xiàn)相當?shù)亩Y貌和修養(yǎng)，因為個人的行為不僅代表著自己而且還代表上司和整個企業(yè)的形象。秘書的內(nèi)在形象素養(yǎng)包括多個方面，主要有以下幾點：</p><p>　?。ㄒ唬┲R能力素養(yǎng)。秘書工作綜合性強，接觸面廣，作為秘書的參謀和助手，秘書人員必須具有廣泛的基礎(chǔ)知識和深厚的專業(yè)知識，才能適應(yīng)當今秘書工作的需要。</p><p>　　1、基礎(chǔ)知識?；A(chǔ)知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。

20、秘書的基礎(chǔ)知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經(jīng)濟學、科學社會主義以及現(xiàn)代科學方法論知識。這部分基礎(chǔ)知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。法律政策類。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養(yǎng)，就會給領(lǐng)導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后

21、果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書人員應(yīng)當根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎(chǔ)上，有針對性地學習有關(guān)的法律政策知識。</p><p>　　2、行業(yè)專業(yè)知識。秘書專業(yè)知識的另一部分，是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。這是秘書知識結(jié)構(gòu)中的核心部分?？傮w來說，行業(yè)專業(yè)知識是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識”。

22、它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識，比如說在從事服裝經(jīng)營的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業(yè)知識的重要性。在國外，對秘書職業(yè)早有按第二專業(yè)進行分類，如法律秘書、商務(wù)秘書、外事秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書等。目前一些國家秘書職業(yè)的永業(yè)化特點，就是因為秘書的第二專業(yè)知識已成為其謀職的重要因素。企業(yè)秘書工作不能單一化，光會打

23、字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識，具備綜合素質(zhì)。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識。這一點，現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)秘書必須加以重視。</p><p>　　3、綜合能力，綜合能力包括多個方面，秘書人員在新時期的社會要求下，必須具備文武雙全的能力，誠為全能的復合型人才。</p><p>　?。?）操作能力。長期以來，秘書人

24、員所使用的工具無非是“文房四寶”，后來則轉(zhuǎn)變?yōu)殡娫?、錄音、電腦、打印機等先到辦公設(shè)備。隨著秘書工作內(nèi)容的創(chuàng)新和形勢發(fā)展，秘書人員的辦公手段逐步實現(xiàn)辦公自動化，因此，秘書要熟練的掌握辦公室辦公軟件，否則，在日新月異的技術(shù)革命浪潮中是必要落伍的。</p><p>　?。?）口頭表達能力。表達能力除了書面變大外，精準的語言表的達更是秘書人員所具備的綜合能力之一。今天，有口才就是人才，是人才就應(yīng)當有口才，俗話說“美言一句

25、三冬暖”，如果秘書人員像孔老夫子說的“敏于行而納于言”，那么他的才干是不全面的。秘書人員口語表達的要生動，口齒清楚表達準確，雖不一定是演說家但中肯動聽，能給人留下深刻印象，對于塑造秘書形象是不可忽視的。</p><p>　?。?）心理素質(zhì)。心理素質(zhì)欠佳，心理狀態(tài)混亂，是秘書人員履行職責，搞好服務(wù)的障礙。秘書人員常常是“任人難任之勞，承人難承之重，挑人難挑之擔。”這就需要秘書有較好的抗壓能力。另一方面，秘書面對工作

26、的特殊性，常出現(xiàn)消極情緒，產(chǎn)生心理偏差，所以作為一名頂尖秘書，必須要有科學的人身觀，調(diào)整好心理狀態(tài)，努力使消極情緒轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極情緒。</p><p>　　總之，秘書工作人員要力求博學、多識、多才三者具備，才能做一個有一定文化水平、科學知識、詞章修養(yǎng)的合格秘書人才。</p><p>　?。ǘ┟貢穆殬I(yè)道德修養(yǎng)。秘書的職業(yè)道德是在一定的職業(yè)活動中所應(yīng)遵循的行為規(guī)范，作為一名秘書，不僅需要高尚的

27、社會道德，而且應(yīng)當加強道德修養(yǎng)。</p><p>　　1、忠于職守，自覺履行各項職責。忠于職守，熱愛本職，這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。</p><p>　　2、兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄。兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞

28、任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實干。要圍繞領(lǐng)導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯(lián)系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。</p><p>　　3、謙虛謹慎，辦事公道。熱情服務(wù)，謙虛謹慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因為在領(lǐng)導身邊工作而自命不凡、自以為是，而要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好

29、合作。辦事要公道正派。秘書人員對領(lǐng)導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導服務(wù)，為機關(guān)各職能部門服務(wù)，為職工群眾服務(wù)當作自己的神圣職責，充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。</p><p>　　4、恪守信用，嚴守機密。秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言

30、，言必信，行必果。遵守時間，領(lǐng)導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議，自己要事先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。</p><p>　　(三)秘書的職業(yè)性格素養(yǎng)。</p><

31、;p>　　1、秘書性格中的堅定性。堅強意志力是秘書人員首先要具備的職業(yè)素養(yǎng)。一個頂尖秘書要擁有超強的意志力以及對生活的控制力，是實現(xiàn)高品質(zhì)的自我保障，只有擁有“寧為玉碎，不為瓦全”意志，才是秘書高尚人格的保障。</p><p>　　2、秘書性格中的應(yīng)變性。突發(fā)性的事情常在秘書工作中出現(xiàn)，若秘書人員平時毫無應(yīng)急的思想準備，缺乏“先兆危機感”，當突如其來的事情出現(xiàn)在眼前，就會茫然不知所措。相反，秘書人員若在危機

32、中頭腦冷靜，迅速可以編制出最精確得當?shù)姆椒?，那么許多臨時的危機性事件就會化解。</p><p>　　3、秘書性格中的幽默性。在國外秘書學的研究中，幽默感已列為秘書必備的一項品格。幽默感往往能夠保持自我生理平衡，發(fā)泄受環(huán)境、人際關(guān)系所禁忌的喜怒哀樂；能溝通與社會的人際關(guān)系情感，緩解人及緊張關(guān)系；幽默感還能作為批評、建議的委婉方式。一位有幽默感的秘書，可以通過自我解嘲的方式，來發(fā)泄不協(xié)調(diào)感情，以保持生理平衡，始終以一

33、種未定的方式來完成各種困難任務(wù)，從而使自己擺脫窘境，創(chuàng)造一個比較和諧的工作局面。</p><p>　　總之，秘書個人形象是全方位的綜合體現(xiàn)，秘書的內(nèi)在形象和外在形象中的每一個小細節(jié)都展示給對方一個無限的想象空間，要想成為一名與現(xiàn)代社會共同進步的頂尖秘書人員，良好的形象塑造必然是秘書職業(yè)生涯中不可缺少的必修課。</p><p><b>　　參考文獻： </b></

34、p><p>　　1、 張再欣 《 秘書理論與實務(wù)》 清華大學出版社 2008 </p><p>　　2、 溫祥 《秘書修養(yǎng)與隊伍建設(shè)》 檔案出版社 1990</p><p>　　3、 孫錫鈞 馮濟時 《實用秘書學》 檔案出版社 1986</p><p>　　4