漫談施工企業(yè)合同管理信息化

1、<p>　　漫談施工企業(yè)合同管理信息化</p><p>　　中圖分類號：TU723.1文獻標識碼： A 文章編號： </p><p>　　作為國民經(jīng)濟運行的支柱產(chǎn)業(yè)，建筑業(yè)近些年取得了快速且平穩(wěn)的發(fā)展。2011年建筑業(yè)產(chǎn)值已經(jīng)突破11萬億，連續(xù)多年保持在20%以上的增速；這些成績的取得，主要依托于社會經(jīng)濟大發(fā)展的外部環(huán)境，更是依賴于建筑業(yè)內部市場秩序的形成和浩瀚的建筑業(yè)活動，其中

2、合同管理的趨于規(guī)范，有效的促進和保證了各類建筑業(yè)務的進行。合同管理已經(jīng)成為建筑企業(yè)最主要、最重要的經(jīng)濟活動之一。 </p><p>　　市場經(jīng)濟是契約經(jīng)濟，所以今天就是一個合同時代，也是一個信息化時代。合同類型、合同行為、合同過程和合同關系等為主構成的合同管理與信息化的全面融合是一種創(chuàng)新，也是一種趨勢，更是一種必然，合同管理信息化已經(jīng)成為一個須臾不可分離的復合體。 </p><p>　　一

3、、建筑施工企業(yè)合同管理 </p><p>　　1. 合同基本概念 </p><p>　　根據(jù)《民法通則》第85條規(guī)定，合同指平等主體的自然人、法人、其它經(jīng)濟組織（包括中國的和外國的）之間建立、變更、終止民事法律關系的協(xié)議。合同有廣義和狹義之分，廣義的合同指發(fā)生民法上效果為目的的一切合意，如物權合同、準物權合同、債權合同和身份合同等等，狹義合同僅指債權合同，本文論及的合同是狹義的債權合同。

4、</p><p>　　建筑施工企業(yè)合同類型包括建筑施工合同、買賣合同、借款合同等15類（圖01）。 </p><p>　　圖01 建筑施工企業(yè)常見的合同類型 </p><p>　　以上這些合同管理涉及到的主要組織包括業(yè)主、供應商、銀行、保險機構等，施工企業(yè)與其互相之間存在多種合同關系（圖02），其中與業(yè)主的工程承包合同、與供應商之間的資源采購合同是施工企業(yè)主要處理的

5、合同關系。 </p><p>　　圖02 主要合同關系 </p><p><b>　　2.合同內容 </b></p><p>　　合同的通用條款包括當事人名稱、標的物、數(shù)量、質量、價款和報酬、履行的期限地點與形式、違約責任、解決爭議的方法等。 </p><p>　　其中工程合同是施工企業(yè)與業(yè)主簽訂的，業(yè)主不同的項目采購模

6、式（如傳統(tǒng)采購模式DBB、設計建造模式DB、設計采購建設模式EPC、項目融資模式BT/BOT等），簽訂的工程合同內容條款也有差異。國內目前還是以DBB即施工建造模式為主，標準的合同模板（GF-91-0201）也主要服務于這個模式。它包含了工程概況、承包范圍、合同工期、質量標準、合同價款、組成合同的文件（協(xié)議書、中標通知書、投標書、合同通用條款、合同專用條款、圖紙、工程量清單、工程報價書等）、合同生效等內容。 </p>&l

7、t;p>　　3. 合同生命周期 </p><p>　　任何合同，其本身存有完整的生命周期，它從合同策劃開始，到合同簽訂、合同履約，直到合同結束為止，在合同全生命周期的4個階段（圖03）分別包含不同的管理內容。 </p><p>　　圖03 合同生命周期 </p><p>　　合同策劃階段主要聚焦于確定合同基準，合同簽訂階段的目標則是找到合適的契約對象，合同履約

8、階段則是雙方按照約定推進合同行為，合同結束階段則要按時關閉合同，進行評價總結和歸檔，做到持續(xù)進步和提升。 </p><p>　　建筑企業(yè)是典型的項目驅動型組織，項目管理是企業(yè)的核心業(yè)務，項目管理成功與否直接決定了施工企業(yè)的成敗。沿著項目管理的5個階段，不同階段合同管理的內容是項目經(jīng)營管理的重點內容（圖04）。 </p><p>　　圖04 合同按項目管理周期分布的業(yè)務重點 </p&g

9、t;<p>　　4. 合同管理層級和管理重點 </p><p>　　從合同管理視角看，與工程相關的合同占了大多數(shù)，這些合同管理按照層級劃分，存在著“企業(yè)管合同”和“項目管合同”兩大類型（圖05）。 </p><p>　　圖05合同管理層級 </p><p>　　具體到企業(yè)和項目各個職能部門，他們在合同管理中擔負著不同的職責（圖06）。 </p&g

10、t;<p>　　圖06 不同職能部門在合同管理中的職責 </p><p>　　其中合同審批、合同交底、合同變更和索賠是合同管理的重點。其中合同審批包括審核業(yè)務風險、審核法律風險、審核財務風險等；合同交底則是依相關人了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要來推動的，它以合同內容為核心，以合同核心條款為主要解讀對象，特別是目標與責任落實到人，達成共識，交底還有利于發(fā)現(xiàn)合同問題，并做到事前控制；合同變更與索賠（包括反

11、索賠）更合同管理的重中之重，它可分解為事前、事中和事后三個階段來高效處理，比如向業(yè)主索賠，事前要預測工程風險（如工程多業(yè)務交叉作業(yè)，圖紙“交匯打架”情況等），做好策劃；事中詳細記錄發(fā)生的事實，并及時形成文件提交相關方，行使屬于施工企業(yè)的主張性權利；事后進行索賠文件的及時整理和歸檔，以便工程結算的順利進行，對于反索賠則是及時總結分析，以備下一步更好的規(guī)避合同風險。 </p><p>　　正是施工企業(yè)的項目分散、執(zhí)行

12、多環(huán)節(jié)、環(huán)境變量多樣、管理分層等特點，決定了合同管理過程中存在不同的管控要點和管理成敗關鍵點。 </p><p>　　5. 合同管控成敗關鍵點 </p><p>　　任何事情的成敗都有關鍵要素，合同管理中的組織保障、成本管控、風險控制、數(shù)據(jù)溝通和知識積累等（圖07）是做好合同管理的關鍵，一個關注都不能少。組織保障主要是企業(yè)要設立專門的合同管理結構，落實具體責任到人，明確時間等約束條件，同時

13、建全相關的管理制度，以提高組織的運行效率；成本管控則要抓好合同簽訂基準，做好過程的變更和索賠等工作，對于業(yè)主則是增加收入，對于供應商等則是嚴防“被索賠”，控制好合同支出，降低成本；風險控制則是抓好合同審批關，在合同執(zhí)行各個環(huán)節(jié)要加強檢查，降低執(zhí)行風險；數(shù)據(jù)溝通則是及時形成臺賬和報表，積累項目數(shù)據(jù)和分析結果，呈報給相關人，做出及時的決策；知識積累具體內容包括合同模板、合同簽訂注意事項等積累，它面向持續(xù)提高，為合同管理的能力提升服務。 &l

14、t;/p><p>　　圖07合同管控關鍵點 </p><p>　　其中風險控制和數(shù)據(jù)溝通尤其重要，過往合同執(zhí)行過程中信息溝通的不全面、不及時、不暢通是導致合同管理失控的主要因素，如何提升風險管控能力和數(shù)據(jù)溝通效率是合同管理成敗的關鍵要素。 </p><p>　　二、施工企業(yè)合同管理信息化 </p><p>　　合同管理對于建筑施工企業(yè)，它的實施會

15、橫跨多個業(yè)務，縱向涉及多個管理層級，持續(xù)時間又長，還會在多個物理空間進行，多數(shù)情況下又是多份、執(zhí)行著多個不同類型、多個階段的合同，在不同的場景下面向多個組織、多個角色，滿足著多樣化的需求…顯然，沒有一個能夠滿足專業(yè)化、個性化和一體化的合同管理平臺，對于今天的施工企業(yè)合同管理而言，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，確實存在著不小的挑戰(zhàn)。信息化作為一種新的管理手段，它的引入和應用已經(jīng)成為一種必然的趨勢。 </p><p>&l

16、t;b>　　1. 核心需求 </b></p><p>　　從合同管理業(yè)務本身出發(fā)，并結合信息化本質特征，合同管理系統(tǒng)主要聚焦于滿足“合同審批、決策依據(jù)、履約管控、標準規(guī)范”等需求（圖08），它要貫穿合同全生命周期，同時滿足企業(yè)上下多個層級的業(yè)務需要。 </p><p>　　圖08合同管理系統(tǒng)的核心需求 </p><p>　　2. 合同管理系統(tǒng)框架

17、</p><p>　　基于對合同管理整體認知，它在施工企業(yè)內部要滿足企業(yè)戰(zhàn)略管控、管理控制和具體執(zhí)行等三層需求（圖09），其中戰(zhàn)略管控層側重于合同指標分析和合同經(jīng)營分析等，管理控制層則要滿足合同審批、合同臺賬、合同事務、風險管理等需求，而執(zhí)行層則聚焦于合同策劃、合同起草、合同交底、合同履約等工作內容的需求滿足。 </p><p>　　合同管理不是獨立存在的業(yè)務，它與企業(yè)的人力資源管理、項目

18、管理、經(jīng)營管理、知識管理等密切關聯(lián)、相輔相成，這些管理系統(tǒng)的統(tǒng)一集成應用，共同構成了完整的企業(yè)管理系統(tǒng)，它們合力支撐了企業(yè)整個運營在信息化手段下的高效進行。 </p><p>　　圖09合同管理業(yè)務信息化應用架構示意圖 </p><p>　　3. 合同管理信息化范圍 </p><p>　　具體實施信息化，首先要切分好范圍。籠統(tǒng)劃分，合同可以分為收入合同和支出合同。對

19、于收入合同而言，合同管理信息化的范圍不同于合同（管理）生命周期本身，收入合同管理信息化一般從“工程承包合同履約”開始，到“工程收款結束”為止，履約之前的項目跟蹤、合同談判與簽訂、合同交底等通常都被劃歸“施工企業(yè)營銷管理信息化”范疇。對于支出合同而言，則通常把合同簽訂、合同結算、合同糾紛管理和合同信息積累等涵蓋進來，具體合同履約過程、資金支付等皆歸于“項目管理信息化”和“財務管理信息化”范疇。 </p><p>　

20、　當然，這些范圍劃分的主要原則是“專業(yè)”視角，具體實施過程中，合同管理系統(tǒng)會與其他業(yè)務系統(tǒng)建立“集成”關系（圖10），“專業(yè)+集成”是解決包括合同管理在內的任何一種業(yè)務信息化的基本準則。不同的企業(yè)，既有的信息化基礎和實際管理范圍本身的切分不同，合同管理信息化需求必然不一樣，信息化建設范圍也就會存在差異。 </p><p>　　圖10合同管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)集成示意圖 </p><p>　

21、　作為應用方，我們先劃分清楚合同管理信息化的“邊界”，是啟動IT規(guī)劃、應用選型或自行開發(fā)合同管理系統(tǒng)的基礎和前提。否則，范圍的不確定，沿具體事務的無限遞延和關聯(lián)下去，合同管理信息化必然會演變成為一個無邊的企業(yè)管理系統(tǒng)，范圍確定是防范此風險的關鍵。范圍確定后，就會進入到具體的執(zhí)行實施環(huán)節(jié)。 </p><p>　　4. 合同管理信息化實施 </p><p>　　再好的想法都需要落地，只有變現(xiàn)才

22、能收獲價值。合同管理信息化實施過程與前期需求分析和規(guī)劃一樣重要。具體實施內容包括信息化合作伙伴選定和系統(tǒng)應用上線等內容。 </p><p>　　信息化供應商的選擇不同于一般的資源供應商，它更強調被選對象的專業(yè)性，要納入企業(yè)發(fā)展的合作伙伴層級去推進此事?？疾煨畔⒒桃獜膶I(yè)性、公司在此類業(yè)務的占比、案例、信息化技術等角度綜合評定，最終選擇一個能夠支撐企業(yè)當下合同管理業(yè)務需求并能滿足持續(xù)發(fā)展需要的、有實力的信息化

23、合作伙伴。 </p><p>　　企業(yè)內部也要做好準備，從企業(yè)高層的重視、中層職能部門的資源支持和一線人員的動員開始，分步驟的推進實施。最終上線應用，發(fā)揮應用價值，實際的滿足企業(yè)的管理需要才是信息化的根本目的。 </p><p>　　5. 合同管理信息化應用績效評價 </p><p>　　企業(yè)信息化建設必然有各種資源投入，建設過程也會面臨各種風險，目標收益能否實現(xiàn)，

24、績效評價成為一種不可或缺的手段，成為一種基本需求。且評價標準需要在信息化建設之前先行確定，這把標尺是在實施過程中和最終結果評估的重要依據(jù)。 </p><p>　　評價應該是一個綜合分析的過程，通過評價來反映信息化如何支撐合同管理業(yè)務在新模式下的應用價值，它主要集中在兩個方面，一是對合同管理信息化過程評價，另一個是對合同管理信息化產(chǎn)生的效果進行綜合評價。 </p><p>　　具體實施的總體

25、思路是要依靠定量與定性評價相結合的方式進行，它要確定評價目的是為了決策需要，如是否支撐了企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)、是否提高了業(yè)務推進的效率等等。在這個目的指引下，參考成熟的評價標準體系是一種少走彎路、防止問題變復雜的最有效方式，如2012年5月1日起實施的《建筑施工企業(yè)信息化評價標準》（JGJ/272-2012），其主旨鮮明，其倡導從五大指標即業(yè)務、技術、保障、應用和成效等進行綜合評定，其中特別強調發(fā)揮作用的“成效”，沒成效的信息化績效結果就

26、是零；合同管理信息化的績效完全可以按照這個標準進行過程測評和結果評定。 </p><p>　　信息化是為管理服務的，如上所述，隨著信息化的發(fā)展，合同業(yè)務流的數(shù)字化和網(wǎng)絡化使得任何一個企業(yè)的合同業(yè)務活動及其相關信息都能隨時記錄在案，都可以按照管理者所希望的方式進行處理和分析，都可以在任何時間和任何地點被獲取；不僅合同管理業(yè)務，隨著建筑企業(yè)其他業(yè)務信息化的拓展和深入，完全可以做到整個企業(yè)運行的“了如指掌”，換言之，企

27、業(yè)的整個運行就可以實現(xiàn)“透明化”。正是基于這個前提，實現(xiàn)整個企業(yè)運營管理的微觀化和微觀管理的宏觀化成為一種可能，進而可以實現(xiàn)有信息的管理和決策，也必然為企業(yè)謀求更大、更平穩(wěn)、更科學發(fā)展奠定基礎，恰恰這種信息化在業(yè)務管理中的應用支撐能力的提升對于眾多建筑企業(yè)都是必要的，更是需要的。 </p><p>　　--------------------------------------------------------

28、------------- </p><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　1.【日】內田貴著《契約的再生》，中國法制出版社 </p><p>　　2.周宏仁著《信息化論》，人民出版社 </p><p>　　3.【美】Harold Kerzner著《項目管理-計劃、進度和控制的系統(tǒng)方法》（第7版）

29、，電子工業(yè)出版社 </p><p>　　4.中國建筑業(yè)協(xié)會，《中國建筑業(yè)年鑒》（2009年） </p><p>　　5. 陳小君編著《合同法學》，高等教育出版社 </p><p>　　6. 李啟明鄧小鵬編著《建設項目采購模式與管理》，中國建筑工業(yè)出版社 </p><p>　　7. 廣聯(lián)達軟件股份有限公司，《建筑施工企業(yè)信息化白皮書》 <