商務(wù)英語信函寫作的原則分析

1、隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。”（摘自《丹尼爾肯尼迪方法：推銷信

2、創(chuàng)造的奇跡》）所以在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“7C”原則：Completeness（完整）Concreteness（具體）Crectness（正確）Conciseness（簡潔）Clearness（明晰）Courtesy（禮貌）Conscientiousness（誠意）這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫作的最基本的指導(dǎo)原則，對于寫好一封商務(wù)信函起著很重要的作用。我們知道，在商務(wù)活動中，時(shí)間和效率對于每一個(gè)商務(wù)人士來說都是非常重要的。在和自

3、己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對方造成時(shí)間浪費(fèi)，以便對方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫作商務(wù)信函最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡潔的表達(dá)與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信函的寫作重點(diǎn)應(yīng)始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡潔就是用最簡單的話語準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題；語言精練，言簡意賅。信函中的冗

4、言必須省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡潔地向?qū)Ψ疥愂?，要盡可能地避免毫無重點(diǎn)而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領(lǐng)會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。在商務(wù)寫作過程中，筆者認(rèn)為簡潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討。一、壓縮篇幅，刪繁就簡。（一）3W式結(jié)構(gòu)。一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W來表示，即：Whydo

5、youwritetheletter(第一部分)；What’sthedetailedreason(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo(第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過，商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter）：在信函

6、的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復(fù)對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備或者把注意力集中在問題的重點(diǎn)上。不會因?yàn)橐恍o關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。在這方面，我們最應(yīng)該

7、注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來無可彌補(bǔ)的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由

8、來支consideredthemattercarefully”放寬付款期限在一項(xiàng)商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會慎重考慮的，對方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來不僅顯得多此一舉，而且會使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch2

9、0.你會發(fā)現(xiàn)原稿（英文）一共用了46個(gè)字，而修改后的只用了17個(gè)字。如你所見，刪除多余的字詞并無損語意的清晰程度，這次的文字手術(shù)反而更加突出了所要傳遞的信息。二、給“臃腫”的段落“瘦身”。在商務(wù)英文信函寫作中，我們要小心避免寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實(shí)的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來，就像一座座的大山屹立于眼前，閱讀的最大障礙。會讓人由于細(xì)心理上的原因感覺你在羅嗦寫廢話。因此，寫作者應(yīng)該想

10、盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)意思（Aparagraphfeachpointisagoodgeneralrule.）”（摘自周邦友《英語應(yīng)用文大典》第７６頁）如：例（７）：ItisreptedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbus

11、inessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayffinancialreasonoffeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemparyonewithestablishmentofnewimptpolicythisemergencyarrangementwouldbeliftedwearemuchconcerneda

12、bouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimpttoIranshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimptfromFrance.以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。讀后雖然能基本了解其內(nèi)容，

13、但讀起來很不舒服。而且看起來臃腫，信的內(nèi)容大體有三點(diǎn)：１伊朗中央銀行因外匯原因，通知個(gè)商業(yè)銀行從五月三日起停止開立信用證；２這臨時(shí)措施，新的進(jìn)口政策一訂，這個(gè)措施可能取消；３希望對方隨時(shí)告知有關(guān)情況。按照這三點(diǎn)，適當(dāng)?shù)貏澐侄温?，把信重新改寫如下：ItisreptedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLetters

14、ofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingfeigncurrencyfunds.Furthermeitissaidthatthesuspensionseemsatemparyonewillbereleasedwithestablishmentifanewimptpolicy.Wearemuchconcernedhoweverabouttheoutcomeofthismovementtowa

15、rdrestrictionofimpttoIran.WetherefeshallbeobligedifyouwillkeepuswellinfmedofdevelopmentofthisnewstateofaffairsespeciallyinconnectionwithimptsfromFrance.修改過后的段落并沒有增加或者減少任何一個(gè)詞語，也沒有改變原來句子的意思或者表達(dá)方式，只是按照意思將其恰當(dāng)?shù)貏澐至硕温?。較之原文，修改后的

16、信函讀起來比較清楚易懂，看起來也很簡練，更加容易讓人接受。三、句子精練，避長就短。句子是寫作的基礎(chǔ)，沒有句子就沒有段落，也就沒有作品。清楚、簡潔的寫作容易啟發(fā)和說服他人有說服力的句子為基礎(chǔ)的。（摘自檀文茹《實(shí)用商務(wù)英文寫作》第９頁。）一位深受美國人愛戴，一項(xiàng)主張不寫長句，不羅嗦的美國參議員StephenYoung每次受到邀請參加會議、宴會、演講時(shí)，他的回信只有四個(gè)字：Iwillbethere(我會到).簡單明了。也曾經(jīng)有人打趣說“商務(wù)英