英語商務信函寫作的構(gòu)思工具及范例分析

1、<p>　　英語商務信函寫作的構(gòu)思工具及范例分析</p><p>　　[摘要] 隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語商務信函日益增多。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務活動的成功進行。本文提出一個英語商務信函構(gòu)思工具來輔助寫信者對信函進行構(gòu)思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進行分析。</p>&l

2、t;p>　　[關鍵詞] 商務信函 構(gòu)思 訂貨 確認訂購</p><p><b>　　一、引言</b></p><p>　　英語作為國際通用的商務語言，對其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質(zhì)的前沿準繩。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客戶留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合作與交

3、流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力?！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用。”（摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》）</p><

4、;p>　　二、英語商務信函構(gòu)思工具</p><p>　　在書寫信函之前，列出一份清單或者劃出一個提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務英語信函。先設想一下你的讀者對你寫的內(nèi)容有何反應，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個英語商務信函構(gòu)思工具來構(gòu)思寫信者的文章。該構(gòu)思工具包括以下7點：</p><p>　　1.What do you know about the read

5、er? (his or her background) 你對讀者了解多少？（她或他的背景）</p><p>　　2.How many times have you already discussed this topic with the reader? 這個話題你已經(jīng)和讀者討論過多少次了？</p><p>　　A.Never從未 B.Once一次 C.More than once多次&l

6、t;/p><p>　　3.What does the reader want to know? 讀者希望了解什么？</p><p>　　4.What do you want the reader to know? 你希望讀者了解什么？</p><p>　　5.What will the reader’s reaction be to the points? 讀者對這些問

7、題會作出什么反應？</p><p>　　A.Good News好消息B.Mildly interested略感興趣</p><p>　　C.Indifferent 無動于衷 D.Bad News壞消息</p><p>　　6.Based on thereader’s reaction, what type of letter will you send? 根據(jù)讀者的

8、反應，你會寄出什么樣的信函？</p><p>　　A.Information信息 B.Bad News壞消息 C.Persuasion勸說</p><p>　　7.What do you want the reader to do after he or she is finished reading?你希望讀者讀完信后做些什么？</p><p>　　根據(jù)以上7個方

9、面，仔細考慮寫信的目的和寫這份信件應該符合的注意事項和要求。然后，列出逐個考慮后應對的方案和措施內(nèi)容。接著，針對所列出的要求尋找到答案或者對象，確認自己是否有足夠的條件和能力來達成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模棱兩可，可能導致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個構(gòu)思工具可以視為一份引導性的提綱，輔助其書寫商務信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。</p><p><b>　　三、范例分析</

10、b></p><p>　　下面筆者以英語商務信函中最常見的訂貨信及其相應的回復為例，來進行范例分析。</p><p>　　范例1：訂貨信An Order Letter</p><p>　　假設A公司看過B公司的樣品后，很滿意，打算訂購一批B公司生產(chǎn)的商品。這封訂購信的構(gòu)思如下：</p><p>　　1.先表述感激之意后再訂購。</

11、p><p>　　2.看了對方樣品之后認為皮鞋的質(zhì)量和工藝都符合要求，因此樂于訂購。</p><p>　　3.確認訂購之后對數(shù)量、規(guī)格、價錢等都要有詳細說明。</p><p>　　4.向供貨商索取促銷資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當?shù)厥袌鏊煜r。</p><p>　　5.要

12、求對方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見票后30天付款。并告知對方若首批訂購令人滿意，可望繼續(xù)訂貨。</p><p>　　根據(jù)構(gòu)思，寫出如下的訂貨信：</p><p>　　Dear Sirs,</p><p>　　Thank you for your speedy quotation for women’s leather

13、shoes，and also for the samples of October 5．</p><p>　　Having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us

14、the following quantities at once：</p><p>　　400 pairs of women’s leather shoes in black color</p><p>　　Size：No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta</p><p>　　300 pairs of women’s leathe

15、r shoes in red color</p><p>　　Size：No.30 each pair at US$12 CIF Jakarta</p><p>　　As your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which wi

16、ll certainly assist our sales．</p><p>　　Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight．If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orde

17、rs with you．</p><p>　　Yours faithfully,</p><p>　　(Signature)</p><p>　　Jack Smith</p><p>　　范例2:訂貨確認函 An Acknowledgement Letter</p><p>　　作為賣方，能收到對方的訂貨信，心情是十分

18、喜悅。如果賣方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認為能夠履行其中的各項條款，則可向買方發(fā)出一封書面的訂貨確認函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認函的構(gòu)思如下：</p><p>　　1.這是上封訂貨信的復信，通知對方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡單的一句話具體敘述了對方訂購的時間及內(nèi)容。</p><p>　　2.如果對方能如期開出信用證，同意發(fā)貨，并保證對貨物進行妥善包

19、裝。</p><p>　　3.說明已收到許多訂單，免去買方對貨品銷售的擔心，并答應寄出有關促銷資料。</p><p>　　4.同意對方所要求的付款條件，表明及時處理訂單。</p><p>　　根據(jù)構(gòu)思，寫出如下的訂貨信：</p><p>　　Dear Sirs,</p><p>　　Thank you very muc

20、h for you order dated October 8 for our women’s leather shoes．</p><p>　　We are shipping the captioned shoes to you well before November, provided your L/C in our favour reaches us in time．The shoes have been

21、 carefully packaged in strong carton boxes to prevent damage in transit．</p><p>　　You will be pleased to hear that orders already received from your country have been more encouraging，and we are sending you

22、under separate cover by airmail some sales promotional literatures．</p><p>　　The terms of payment you suggested are acceptable，and you may rely on us to give all your orders prompt attention．</p><

23、p>　　Yours faithfully,</p><p>　　(Signature)</p><p><b>　　Mark Cook</b></p><p><b>　　四、結(jié)束語</b></p><p>　　商務英語是一種包含各種商務活動內(nèi)容、適合商業(yè)需要的標準英文。隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展

24、，商務英語在國際交流中起著越來越重要的作用，各種涉外合同協(xié)議、公函、通知英語商務信函等日益增多。所以，對涉外企業(yè)相關人員來說，熟悉商務英語相關專業(yè)知識，掌握英語商務信函寫作構(gòu)思工具，將有助于提高自己的寫作能力，以促成商務活動的順利進行。</p><p><b>　　參考文獻：</b></p><p>　　[1]丹尼爾·肯尼迪著馬曉慧譯:丹尼爾·肯尼

25、迪方法(推銷信創(chuàng)造的奇跡)[M].北京:國際文化出版公司，2003，1</p><p>　　[2]甘長銀:商務英語信函中語氣因素對詞語選用的影響[J]，西安外國語學院學報，2005，4</p><p>　　[3]郝麗寧馬晶:淺談商務英語信函寫作的基本原則及技巧[J].商場現(xiàn)代化，007，19</p><p>　　[4]常玉田:國際商務英語寫作[M].北京:中國對外經(jīng)