小事情 大學問 在實踐中不斷總結(jié)改進

1、1小事情小事情大學問大學問在實踐中不斷總結(jié)改進在實踐中不斷總結(jié)改進會議服務(wù)是秘書人員日常工作之一。在會議進行的過程中，往往有許多會務(wù)工作需要處理。而這些會務(wù)工作的質(zhì)量高低，會直接影響到會議的進程和效率?？梢哉f是小事情，大學問。處理好會中事務(wù)是會議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會議的成功進行提供了條件和保證。一、會一、會議簽議簽到。到。會議簽到是會議服務(wù)的內(nèi)容之一，會議簽到一方面是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)，另一方面，如果會議有要求傳達貫徹的

2、內(nèi)容，可以方便對貫徹落實情況進行跟蹤督查。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。準確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。一般來說，簽到處設(shè)在會場入口處，參會人員進入會場都要在專門準備的簽到簿上簽名，表示到會。最初，我們的簽到簿是一些空白表格，誰先來就先簽，這種簽到簿對小型或者小范圍的會議比較實用，但對于大型會議，尤其是要統(tǒng)計到會人員，看看誰沒有到會，就比較麻煩，費時費力效果也不好。鑒于此，針對大型會議，我們設(shè)計了一個

3、包括全區(qū)各單位各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的簽到簿，并按系統(tǒng)分類排列，如黨辦口、黨群口等，這樣的簽到簿還可以根據(jù)每次會議參會人員的不同隨時進行調(diào)整完善，不僅節(jié)約了做簽到簿的時間，而且統(tǒng)計實際參會人數(shù)也方便多了。其次是簽到的秩序問題。雖然簽到簿按照系統(tǒng)分別列出來了，但畢竟就那么幾張紙，對于上百甚至幾百人參加的大會，簽到簿傳3錄。以防會議開始了，仍有參會人員尚未趕到，可以隨時聯(lián)系催促。二、分二、分發(fā)材料。材料。會議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會者，這就需要

4、秘書人員及時地將其送到參會人員手中。文件材料的分發(fā)一般在會前，有兩種方式：在參會人員入場時，由秘書人員在簽到處分發(fā)；也可以在開會之前在每位參會人員的座位上放一份文件材料。在簽到處分發(fā)文件的過程中，要避免材料重復(fù)發(fā)、漏發(fā)的情況出現(xiàn)等，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道一般大會都是黨政負責人都參加，有時是來一位負責人只簽了一個人的名字，我們把兩位負責人的材料都給他了，另外一位負責人來簽到時，又給了一份材料；有時是一位負責人把兩個人的名字都簽了，我們就給了一份材料等

5、，這些問題在分發(fā)文件材料時要特別留心。這次全委擴大會議，區(qū)委委員、候補委員，區(qū)紀委委員、候補委員的材料會前都放座位上了，其他參會人員在簽到處領(lǐng)材料。有些區(qū)委委員、候補委員，區(qū)紀委委員、候補委員同時又是區(qū)直單位或鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的負責同志，而我們在會前對這些情況了解的不清，導(dǎo)致一些單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的材料重復(fù)發(fā)了。因此，下次再遇到這種大范圍參會，又采用不同方式分發(fā)會議材料的情況，會前要了解清楚，考慮周全，尤其是容易重復(fù)發(fā)或者漏發(fā)的情況。三、引三、引導(dǎo)座位