商務(wù)郵件禮儀.格式

1、郵件禮儀郵件禮儀目錄目錄一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化五、正確使用發(fā)送、抄送、密送一、關(guān)于標(biāo)題一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵，也請追加一封

2、郵件對此疏忽表示歉意。2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以

3、便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。7.主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例：示例：有錯別字標(biāo)題太長亂碼無主題無發(fā)件人空白無發(fā)件人主題簡短明了有發(fā)件人?落款沒有空兩格三、正文三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分關(guān)乎成敗的主干部分1.Email正文要簡明扼要，行文通順正文要簡明扼要，行文通順1)若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)

4、名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述3)正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂

5、的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意注意Email的論述語氣的論述語氣1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用正文多用1234之類的列表，以清晰明確之類的列表，以清晰明確如果事情復(fù)雜，最好1、2、3

6、、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論4.一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息

7、進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度6.選擇合適的語言和字體選擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。