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文檔簡介
1、1.1.目的:目的:對質(zhì)量管理體系以及環(huán)境管理體系的有關(guān)文件和資料(含電子媒體)進行控制,確保文件的規(guī)范性,同時保證所有文件和資料都是受控的有效文件和資料。2.2.適用范圍:適用范圍:適用于本公司的質(zhì)量體系、環(huán)境管理體系文件和資料、電子媒體管理的控制。3.3.引用文件:引用文件:3.1ISO90024.2文件要求3.2ISO140014.4.5文件控制3.3《管理手冊》第5.4章節(jié)4.4.職責:職責:4.1總經(jīng)理負責手冊和體系文件的批準
2、,以及對電子媒體使用權(quán)的批準,并負責公司行政發(fā)文內(nèi)容的簽發(fā),必要時由總經(jīng)理呈報董事長批準簽發(fā)。此外,負責對相關(guān)收文的批示。4.2行政部負責公司行政發(fā)文的起草、核稿,負責對相關(guān)收文的傳閱批示,以及對相關(guān)部門所起草的發(fā)文進行核稿。4.3行政部負責對公司綜合性文件的審核、分發(fā)、保管,并負責對其保密情況予以監(jiān)督、管理。4.4管理者代表負責組織手冊和程序文件的編制、修訂。4.5各部門負責對其責任范圍內(nèi)文件的編制、批準、并負責對其所使5.3.1行政
3、文件,以“XXXXXXXX有限公司公司”發(fā)文的,編號方法為XXXX(YYYY)XXX號;其中Y表示年份,X表示順序號。5.3.2行政部對行政文件統(tǒng)一編號、登記,并對其他公函進行登記。5.3.3對電子郵件進行編號,方法為取年份及日期后加順序號。5.3.4管理手冊和程序文件按附表“文件編號辦法”編號。5.3.5其他體系文件由各部門按“文件編號辦法”編號。5.4文件的文印、發(fā)放及接收。5.4.1行政文件的文印、發(fā)放。1)文件編號后交打字員打印
4、,打印完畢后交文件起草人校對,并由校對人簽名。2)文件打印完畢后,送至行政部蓋章。3)行政部負責行政文件的發(fā)放、登記,發(fā)放范圍由擬稿部門提出,行政部統(tǒng)一發(fā)放。4)密級文件應(yīng)在每份文件上標注順序號,發(fā)放時要通過機要交通傳遞,以便追查。5)文件從起草、審核、簽發(fā)、文印、印章,直至發(fā)放稿要嚴密遵守保密制度,確保文件不泄密。5.4.2體系文件和資料的發(fā)放與接收1)體系文件由行政部負責發(fā)放,發(fā)放時填寫“文件發(fā)放回收登記表”,由領(lǐng)用人簽收。2)收到
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