cop文件控制程序(綠地)

1、文件編號SGCCCOP401－2009A上海綠地建設上海綠地建設(集團集團)有限公司標準有限公司標準修改狀態(tài)第2次修改標題標題：文件控制程序文件控制程序頁碼第1頁共4頁1目的目的對與管理體系運行有關的文件進行控制，確保在使用處可獲得適用文件的有關版本。2適用范適用范圍適用于對公司管理體系運行有關的文件的控制。3術(shù)語術(shù)語本程序引用公司《質(zhì)量環(huán)境安全手冊》中的有關術(shù)語。4職責職責4.1公司總經(jīng)理負責本程序?qū)嵤┑念I導。4.2公司管理者代表負責

2、主管部門實施本程序的領導工作。4.3項目管理中心是公司管理體系文件的歸口管理部門，負責公司管理體系框架的設計，負責本程序文件的制（修）訂，對本程序?qū)嵤┑挠行赃M行指導和檢查。4.4辦公室負責公司行政類管理文件的管理，負責公司管理體系文件在公司網(wǎng)站上發(fā)布及更新，負責公司所有管理文件的歸檔和保管。4.5技術(shù)中心負責公司技術(shù)性文件的制（修）訂，負責對公司各部門及各項目經(jīng)理部使用文件和資料中有關國家及地方的法律法規(guī)、通用性施工、技術(shù)規(guī)范、規(guī)程標

3、準的有效版本和確保受控進行督促、檢查和考核。4.6公司技術(shù)中心負責文件中有關國家及地方的法律法規(guī)、通用性施工技術(shù)規(guī)范、規(guī)程和標準的編訂，變更信息動態(tài)的收集、整理。定期每年一次編制＂現(xiàn)行常用建設工程技術(shù)標準、規(guī)范目錄＂報公司主管領導審批后發(fā)布，對其標識的受控實施管理。4.7公司其他各部門負責對本部門和本系統(tǒng)文件的制（修）訂。4.8公司二級單位和項目經(jīng)理部負責對本單位形成的文件的制（修）訂和上級下行文件的接收、登記、轉(zhuǎn)發(fā)、管理。5工作程序工

4、作程序5.1公司對所有與管理體系運行相關的文件進行控制。5.2公司文件分別由項目管理中心、辦公室實行分類歸口管理。5.2.1文件的分類a)管理體系文件：主要有質(zhì)量安全環(huán)境手冊、程序文件、管理規(guī)定、記錄表格等；b)通用性技術(shù)文件：主要有國家及地方的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程、標準圖集、圖冊、工法及企業(yè)標準等；c)專用性技術(shù)文件：主要有設計圖紙、設計變更通知、設計計算書、測繪資料、勘察報告、施工組織設計等；d)其它管理性文件：主要有公司

5、紅頭文件、上級下行的紅頭文件和工程合同文件。5.2.2文件分為受控文件和非受控文件。凡是和管理體系實施有關的文件均應受控。受控文件應加蓋＂受控＂標識，并注上分發(fā)號。非受控文件只進行編號。5.3文件的編制和審批5.3.1質(zhì)量環(huán)境安全手冊、程序文件、管理規(guī)定及記錄表格。a）質(zhì)量環(huán)境安全手冊、程序文件、管理規(guī)定在管理者代表領導下，由項目管理中心負責組織編制；5.4.4對電子版文件的批準和發(fā)放，按紙質(zhì)受控文件的管理辦法批準、編目、標識。編訂王世

6、婧審核劉樹源批準談德勤文件編號SGCCCOP401－2009A上海綠地建設上海綠地建設(集團集團)有限公司標準有限公司標準修改狀態(tài)第2次修改標題標題：文件控制程序文件控制程序頁碼第3頁共4頁5.4.5受控紙質(zhì)文件應妥善保管，若破損嚴重影響使用時則文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件，其分發(fā)號仍沿用原分發(fā)號，破損文件由收回部門銷毀。受控文件丟失，使用人應向文件主管部門說明情況，并重新辦理申請領用手續(xù)并給予新的分發(fā)號。5.4.

7、6各有關單位、部門都應整理出一份由本單位（部門）控制的《受控文件目錄》以便對本單位（部門）受控文件進行有效控制。在＂修改情況＂一欄，應根據(jù)文件未經(jīng)修改或經(jīng)過局部修改的情況在相應空格中打鉤。若以后發(fā)生文件局部修改或作廢的情況，也應在相應的空格中補打鉤。5.4.7文件審核者應定期或不定期審核在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時作更改、換版或作廢處理。5.4.8對體系所需的外來文件及時登記并注明來處便于識別，并根據(jù)文件性質(zhì)嚴格控制分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)。5.5

8、文件和資料的更改、換版和作廢5.5.1文件需要更改時，應由提出文件更改要求的部門負責人填寫＂文件更改申請書＂說明更改原因和更改具體內(nèi)容。更改的具體內(nèi)容必須逐頁逐行逐句逐字描述。經(jīng)批準的“文件更改申請書”和經(jīng)修改的文件一起發(fā)布或發(fā)放。5.5.2在計算機網(wǎng)絡上發(fā)布的公司管理體系文件和紅頭文件的修改，只能由項目管理中心、辦公室有關人員按經(jīng)批準的“文件更改申請書”的內(nèi)容修改。網(wǎng)絡發(fā)布的文件都是“只讀不寫”型的，其他人無權(quán)修改。5.5.3紙質(zhì)文件

9、的修改，“文件更改申請書”經(jīng)批準后，打印人員按“文件更改申請書”的要求，對擬修改文件進行更改，文件管理員再對文件更改是否符合“文件更改申請書”的要求進行校對。然后由文件管理員按原文件發(fā)放程序和范圍發(fā)放更改后的＂文件＂。并按本程序5.4.6的要求，在《受控文件目錄》的＂修改情況＂一欄中作好記錄。5.5.4設計文件的修改是以設計修改圖、設計修改通知或經(jīng)簽證的技術(shù)核定單形式對原設計圖實施修改。按圖號整頁修改的，收回舊圖換發(fā)新的修改圖，局部修改

10、的應在原圖上按修改要求予以標識。同時，按本程序5.4.6的要求，在《受控文件目錄》的＂修改情況＂一欄中作好記錄。設計修改文件也應按5.4.3款規(guī)定辦理外來文件的轉(zhuǎn)化手續(xù)后再下發(fā)。5.5.5文件經(jīng)多次修改（修改狀態(tài)自＂0＂到＂9＂時），或文件需作大幅度修改時，應進行換版。將原版本文件作廢，換發(fā)新版本。5.5.6作廢的文件由文件管理員按文件發(fā)放記錄表收回并統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的文件，由文件保管員加蓋＂作廢＂章并注明作廢時間后歸檔案室保管。