采購(gòu)業(yè)務(wù)之探討

1、採(cǎi)購(gòu)業(yè)務(wù)之探討,演講綱要,一、前言二、採(cǎi)購(gòu)功能的定義 三、採(cǎi)購(gòu)管理體系四、採(cǎi)購(gòu)制度五、政府採(cǎi)購(gòu)法六、採(cǎi)購(gòu)策略與談判技巧七、財(cái)物採(cǎi)購(gòu)流程提醒事項(xiàng),前言,採(cǎi)購(gòu)與營(yíng)業(yè)是企業(yè)的兩輪，採(cǎi)購(gòu)是降低成本創(chuàng)造利益的根源，也是唯一的利益根源，兩者對(duì)企業(yè)之經(jīng)營(yíng)均佔(zhàn)有舉足輕重的地位，一般而言在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中耗費(fèi)資金最多的就是物料採(cǎi)購(gòu)。企業(yè)採(cǎi)購(gòu)的基本任務(wù)，除採(cǎi)購(gòu)事項(xiàng)順利進(jìn)行外，還須降低採(cǎi)購(gòu)成本，並及時(shí)取得物料以確保作業(yè)進(jìn)行。,前言,企業(yè)面臨國(guó)際化、自

2、由化衝擊更應(yīng)加強(qiáng)節(jié)流，整合資源 。不重視「採(cǎi)購(gòu)」之企業(yè)很難在今後嚴(yán)酷之競(jìng)爭(zhēng)中贏得勝利。不加強(qiáng)「採(cǎi)購(gòu)管理」之企業(yè)很難在工商企業(yè)界永續(xù)生存。杜絕採(cǎi)購(gòu)業(yè)務(wù)之浪費(fèi)，也就是降低採(cǎi)購(gòu)管理業(yè)務(wù)所發(fā)生偏高之成本。,前言,為什麼會(huì)賣不如會(huì)買？　賤買貴賣是企業(yè)獲利的不二法門。採(cǎi)購(gòu)的目的是否只求物美價(jià)廉？　除了品質(zhì)與價(jià)格之外，採(cǎi)購(gòu)的目的尚須顧及交貨的時(shí)間與數(shù)量。採(cǎi)購(gòu)的對(duì)象是否只限於實(shí)體的物品？　凡能使物品達(dá)到正常使用狀況所需的各種技術(shù)與服務(wù)皆

3、屬之。優(yōu)秀的採(cǎi)購(gòu)人員應(yīng)具備那些才能？　成本分析、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力及專業(yè)知識(shí)都是採(cǎi)購(gòu)人員不可或缺的才能,採(cǎi)購(gòu)功能的定義,採(cǎi)購(gòu)管理是指採(cǎi)購(gòu)功能的管理，亦稱為採(cǎi)購(gòu)業(yè)務(wù)管理，是將經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)用於採(cǎi)購(gòu)的各種功能之上。 採(cǎi)購(gòu)的功能並非僅僅存在於採(cǎi)購(gòu)部門，也存在於其他有關(guān)的部門，例如:物料管理部門的物料計(jì)畫，品管部門對(duì)採(cǎi)購(gòu)品的檢查，會(huì)計(jì)部門對(duì)採(cǎi)購(gòu)品的付款等等。 因此，若把採(cǎi)購(gòu)部門的管理視為狹義的採(cǎi)購(gòu)管理；則包括其他相關(guān)部門的管理就是廣義

4、的採(cǎi)購(gòu)管理。要革新採(cǎi)購(gòu)管理，使其現(xiàn)代化，務(wù)必把狹義與廣義的採(cǎi)購(gòu)管理綜合唯一。,採(cǎi)購(gòu)管理體系,一.採(cǎi)購(gòu)方針與採(cǎi)購(gòu)計(jì)畫的擬定。二.採(cǎi)購(gòu)的執(zhí)行與控制。,採(cǎi)購(gòu)制度,指企業(yè)對(duì)採(cǎi)購(gòu)工作的管理方式，選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等有密切關(guān)係。採(cǎi)購(gòu)功能的集中或分散，取決於物料採(cǎi)購(gòu)管理組織的權(quán)限責(zé)任。集中採(cǎi)購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：可使數(shù)量增加採(cǎi)購(gòu)價(jià)格之降低。分散採(cǎi)購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：物料使用性之自主與靈活供應(yīng)。,集中採(cǎi)購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：,可使數(shù)量增加，

5、提高對(duì)賣方的談判能力，較易獲得價(jià)格的折讓與良好的服務(wù)　。採(cǎi)購(gòu)功能集中，減少人力浪費(fèi)。建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格?？梢越y(tǒng)籌規(guī)畫供需數(shù)量。,集中採(cǎi)購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)：,分散採(cǎi)購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)： 物料使用性之自主與靈活供應(yīng)。,諺語(yǔ),貨比三家不吃虧，時(shí)時(shí)訪價(jià)不浪費(fèi)，資源整合少支出，降低成本創(chuàng)利潤(rùn)。(grass handsome)(sky sky down down),政府採(cǎi)購(gòu)法,為建立政府採(cǎi)購(gòu)制度，依公平、公開之採(cǎi)購(gòu)程序，提升採(cǎi)購(gòu)效率與功

6、能，確保採(cǎi)購(gòu)品質(zhì)，爰制定本法。所稱採(cǎi)購(gòu)，指工程之定作、財(cái)物之買受、定製、承租及勞務(wù)之委任或僱傭等。 政府機(jī)關(guān)、公立學(xué)校、公營(yíng)事業(yè)（以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)）辦理採(cǎi)購(gòu)，依本法之規(guī)定；本法未規(guī)定者，適用其他法律之規(guī)定。 法人或團(tuán)體接受機(jī)關(guān)補(bǔ)助辦理採(cǎi)購(gòu)，其補(bǔ)助金額占採(cǎi)購(gòu)金額半數(shù)以上，且補(bǔ)助金額在公告金額以上者，適用本法之規(guī)定，並應(yīng)受該機(jī)關(guān)之監(jiān)督。,工程、財(cái)物、勞務(wù)之定義,所稱工程，指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構(gòu)造物與其所屬設(shè)備及改變自

7、然環(huán)境之行為，包括建築、土木、水利、環(huán)境、交通、機(jī)械、電氣、化工及其他經(jīng)主管機(jī)關(guān)認(rèn)定之工程。 所稱財(cái)物，指各種物品（生鮮農(nóng)漁產(chǎn)品除外）、材料、設(shè)備、機(jī)具與其他動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)、權(quán)利及其他經(jīng)主管機(jī)關(guān)認(rèn)定之財(cái)物。 所稱勞務(wù)，指專業(yè)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、資訊服務(wù)、研究發(fā)展、營(yíng)運(yùn)管理、維修、訓(xùn)練、勞力及其他經(jīng)主管機(jī)關(guān)認(rèn)定之勞務(wù)。 採(cǎi)購(gòu)兼有工程、財(cái)物、勞務(wù)二種以上性質(zhì)，難以認(rèn)定其歸屬者，按其性質(zhì)所占預(yù)算金額比率最高者歸屬之。,廠商之定義,所稱廠商，指

8、公司、合夥或獨(dú)資之工商行號(hào)及其他得提供各機(jī)關(guān)工程、財(cái)務(wù)、勞務(wù)之自然人、法人、機(jī)構(gòu)或團(tuán)體 。,採(cǎi)購(gòu)策略與談判技巧,採(cǎi)購(gòu)談判與採(cǎi)購(gòu)技巧,一．談判的內(nèi)容與特點(diǎn) (一)談判的時(shí)機(jī) (二)談判的目的 (三)談判的類型 (四)談判的策略 (五)常見談判對(duì)手的型態(tài) (六)影響談判的權(quán)力要素 (七)談判的成功關(guān)鍵因素 (八)成功談判者的三要件

9、(九)談判是一種藝術(shù) (十)談判的『勢(shì)』與『術(shù)』,一．談判的內(nèi)容與特點(diǎn),(一)談判的時(shí)機(jī) 無(wú)所不在,,(二)談判的目的 你贏？ 我贏？ 雙贏？ 突破僵局！ ！ ！,,(三)談判的類型 (1)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)抗型 (2)合作協(xié)調(diào)型 (3)

10、妥協(xié)求全型(四)談判的策略 (1)以退為進(jìn)→談判，耗時(shí) (2)以進(jìn)為退→巧取，信用 (3)以戰(zhàn)逼和→強(qiáng)制奪取，風(fēng)險(xiǎn)高,,(五)常見談判對(duì)手的型態(tài) (1)雄心萬(wàn)丈 (2)幹勁十足 (3)堅(jiān)守陣容 (4)毫不妥協(xié),,(六)影響談判的權(quán)力要素 (1)談判課題的資訊(了解行情) (2)談判類型的經(jīng)驗(yàn) (3)充分的事前準(zhǔn)備(底

11、限) (4)更高的獨(dú)創(chuàng)性 (5)更好的變通方法,,(七)談判的成功關(guān)鍵因素 (1)時(shí)機(jī)(時(shí)間充裕) (2)穩(wěn)健(穩(wěn)健) (3)耐力(磨功) (4)磨功(拖延戰(zhàn)術(shù)) (5)冷靜(漠不關(guān)心) (6)奇襲(出其不意),,(八)成功談判者的三要件1.首先在個(gè)性上，必須敢於提出自已的要求，並且給自已一個(gè)可以妥協(xié)的空間。 談判者不能有太強(qiáng)的自我，或

12、太強(qiáng)的英雄感。有這些個(gè)性的人都不會(huì)和對(duì)方合作。2.不能有贏者全贏，輸者全輸?shù)南敕āＵ勁兄v求的是妥協(xié)。3.要多練習(xí)，練習(xí)談判技巧，練習(xí)團(tuán)隊(duì)默契。,,(九)談判是一種藝術(shù) (1)讓別人輸?shù)闷鸬母?jìng)賽 (2)切割利益 (3)讓第三者看 贏者非贏，輸者非輸,,(十)談判的『勢(shì)』與『術(shù)』 美國(guó)人:直接上臺(tái)→技巧『術(shù)』 中國(guó)人:造勢(shì)→『文化』與『哲學(xué)』

13、 逆勢(shì)造勢(shì)；順勢(shì)而為,二．談判的要件,(一)談判的三步曲 (二)僵局出現(xiàn) (三)談判強(qiáng)與弱的條件 (四)談判的技巧 (五)強(qiáng)者與弱者的談判戰(zhàn)術(shù),,二．談判的要件(一)談判的三步曲,出現(xiàn)僵局,談判過(guò)程,談判結(jié)果,情 報(bào) 蒐 集,,,,,,,,,,(二)僵局出現(xiàn) 1.造勢(shì)的目的 (1)造成一個(gè)雙方無(wú)法容忍的僵局 (2)雙方認(rèn)為沒(méi)有辦法靠自已解決這個(gè)僵局的想法 (3)透過(guò)談判解決問(wèn)題的可行與可欲性

14、 塑造一個(gè)非談不可的局面,,2.造勢(shì)方法(特別對(duì)於弱勢(shì)者) 1.強(qiáng)化(增加)議題 2.運(yùn)用結(jié)盟戰(zhàn)術(shù) 3.拉高議題情勢(shì) 4.造勢(shì)的期待目標(biāo) 增強(qiáng)談判籌碼，小題大作,,,甲,乙,,,2.造勢(shì)方法(特別對(duì)於弱勢(shì)者),1.強(qiáng)化(增加)議題 過(guò)去美國(guó)曾要求臺(tái)灣約束我們的流網(wǎng)漁船。我們拒絕談判，於是美國(guó)人掛鉤：“如果你們不談，我們

15、就杯葛你們的水產(chǎn)品輸美”。,,,,,流網(wǎng)漁船,水產(chǎn)品輸美,…,甲議題,丙議題,乙議題,掛鉤,掛鉤,2.造勢(shì)方法(特別對(duì)於弱勢(shì)者),2.運(yùn)用結(jié)盟戰(zhàn)術(shù)有一協(xié)會(huì)理事長(zhǎng)選舉，有候選人A、B、C三人。A握有4張選票、B握有3張選票、C握有2張選票、加起來(lái)9張選票。可是理事長(zhǎng)選舉要過(guò)半數(shù)，也就是要有5票才能當(dāng)選。請(qǐng)問(wèn)誰(shuí)最具影響力?A4票+C2票=6票B3票+C2票=5票C最小反而影響力最大，即所謂的關(guān)鍵少數(shù),2.造勢(shì)方法(特別對(duì)於弱

16、勢(shì)者),3.拉高議題情勢(shì)：可行可欲-張三急著要移民，想趕緊把房子賣掉，第一個(gè)條件是“無(wú)法容忍的僵局”，因?yàn)楝F(xiàn)在房市景氣很好，一直等到他發(fā)現(xiàn)房子乏人問(wèn)津，只有一個(gè)李四要買，這時(shí)候就發(fā)生了第二個(gè)條件“雙方體認(rèn)，靠一個(gè)人的力量是沒(méi)有辦法解決問(wèn)題的”。所以他只有坐下來(lái)談判了。張三還要面對(duì)第三個(gè)條件，就是李四有沒(méi)有加價(jià)的空間(這就是談判的可行性)。如果張三發(fā)現(xiàn)李四很硬，把價(jià)錢殺得很低，就不想賣房子了(這就是談判的可欲性),2.

17、造勢(shì)方法(特別對(duì)於弱勢(shì)者),4.造勢(shì)的期待目標(biāo) 造成無(wú)法容忍的僵局將成為不談判的成本，是把對(duì)方推上談判桌的推力；談判的可行性與可欲性是談判的效益，是把對(duì)方拉上談判桌上的拉力。在這一推伊拉之間，我們便創(chuàng)造出談判的條件。,,(三)談判強(qiáng)與弱的條件 1.擁有讓對(duì)方退讓的能力 2.擁有承受退讓的能力 3.法與理站在你這邊 4.時(shí)間越長(zhǎng)，對(duì)你越有利當(dāng)你擁有以上的能力，你就是籌碼多的強(qiáng)者,,(四)談判的技巧 1

18、.造成「既定事實(shí)」 2.運(yùn)用「Yes」；「But」! 3.雞同鴨講的問(wèn)答方式 4.如何提出方案(對(duì)方答應(yīng)再提承諾) 5.如何堅(jiān)守自己的原則與陣腳 6.表現(xiàn)同理心 7.談判要用條件句,,(五)強(qiáng)者與弱者的談判戰(zhàn)術(shù)1.運(yùn)用Yes、But 1.既定事實(shí) 2.提出方案 2.雞同鴨講 3.堅(jiān)守原則與陣腳 3.堅(jiān)守原則與陣腳

19、 4.用條件句 4.表現(xiàn)同理心,,,三.採(cǎi)購(gòu)談判的內(nèi)涵與談判技巧 1.採(cǎi)購(gòu)談判的內(nèi)涵 (1)採(cǎi)購(gòu)談判的目的 突破買賣雙方的歧見 (2)採(cǎi)購(gòu)談判的內(nèi)容 成本 議價(jià) 交貨期 品質(zhì) 服務(wù) (3)採(cǎi)購(gòu)談判的對(duì)象

20、採(cǎi)購(gòu)方提出的談判要求 銷售方提出的談判要求,,,2.採(cǎi)購(gòu)談判的程序,,,,,,認(rèn)知差異,談判,提出談判要求,談判計(jì)畫戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù),可行性評(píng)估,,目標(biāo)達(dá)成,目標(biāo)修訂,修定目標(biāo),檢討原因,,,,,條件修訂日常管理,,,,,,,NO,NO,Yes,,3.採(cǎi)購(gòu)談判的心理建設(shè)(1)必須有最適採(cǎi)購(gòu)之問(wèn)題意識(shí)(2)建構(gòu)一個(gè)長(zhǎng)期共榮共存的採(cǎi)購(gòu)關(guān)係(3)看待供應(yīng)商為事業(yè)夥伴(4)以公平誠(chéng)實(shí)的態(tài)度對(duì)待供應(yīng)商(5)建立良好人際關(guān)

21、係(6)採(cǎi)購(gòu)對(duì)外代表公司,,4.採(cǎi)購(gòu)談判的要件(1)提昇採(cǎi)購(gòu)談判的技巧(2)增強(qiáng)採(cǎi)購(gòu)商品之情報(bào)收集能力(3)採(cǎi)購(gòu)談判並非無(wú)理的強(qiáng)制接受(4)重視採(cǎi)購(gòu)倫理的問(wèn)題(5)創(chuàng)造雙贏的採(cǎi)購(gòu)談判策,,5.採(cǎi)購(gòu)談判的策略(1)分析彼此間的差距(2)確認(rèn)雙方的目標(biāo)(3)考慮談判的得與失(4)重視全面性利益(5)以互利為出發(fā)點(diǎn)(6)成功的結(jié)果源自於不斷的調(diào)適,,6.贏得採(cǎi)購(gòu)談判的關(guān)鍵因素(1)未充份掌握對(duì)手底線時(shí)不動(dòng)如山(2)

22、充份運(yùn)用資訊力量(3)考慮對(duì)方的立場(chǎng)及交易記錄(4)知己知彼百戰(zhàn)百勝，充份準(zhǔn)備(5)單贏的贏絕對(duì)沒(méi)有贏家(6)談判的時(shí)機(jī)與地點(diǎn)為戰(zhàn)術(shù)之一環(huán),財(cái)物採(cǎi)購(gòu)流程提醒事項(xiàng)：,一、統(tǒng)一採(cǎi)購(gòu),1.統(tǒng)一採(cǎi)購(gòu)如電腦及傢俱等採(cǎi)購(gòu)，未依學(xué)校規(guī)定之時(shí) 間申請(qǐng)，事後零星個(gè)別採(cǎi)購(gòu)，以致喪失統(tǒng)購(gòu)議價(jià)的 好處。2.統(tǒng)一採(cǎi)購(gòu)填單依項(xiàng)目而非2萬(wàn)元單價(jià)的區(qū)分，規(guī)定如 下： 電腦及週邊設(shè)備及冷氣機(jī)設(shè)備－＞進(jìn)預(yù)算執(zhí)行－＞ 採(cǎi)購(gòu)/

23、驗(yàn)收統(tǒng)一申請(qǐng)；傢俱及隔間工程－＞進(jìn)預(yù)算執(zhí) 行－＞費(fèi)用支出統(tǒng)一申請(qǐng)。3.統(tǒng)一採(cǎi)購(gòu)議價(jià)後，未經(jīng)總務(wù)處同意，任意請(qǐng)得標(biāo)廠 商修改採(cǎi)購(gòu)項(xiàng)目及規(guī)格，導(dǎo)致影響驗(yàn)收及請(qǐng)款進(jìn)度。,二、估價(jià)單,採(cǎi)購(gòu)金額超過(guò)五萬(wàn)元卻只附一家估價(jià)單，目前規(guī)定超過(guò)採(cǎi)購(gòu)總金額五萬(wàn)元之採(cǎi)購(gòu)案（指一張申請(qǐng)單之合計(jì)數(shù)，請(qǐng)不要故意分次請(qǐng)購(gòu)），需有三家估價(jià)單。估價(jià)單的內(nèi)容沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)格說(shuō)明或相關(guān)的材質(zhì)及圖說(shuō)，讓總務(wù)處無(wú)法進(jìn)一步的比議價(jià)。,三、比議價(jià),1.未確實(shí)進(jìn)行比價(jià)

24、，只請(qǐng)廠商直接提供三家估 價(jià)單。2.議價(jià)過(guò)程沒(méi)有直接寫在估價(jià)單上，造成估價(jià) 單上的報(bào)價(jià)與費(fèi)用支出申請(qǐng)單或採(cǎi)購(gòu)/驗(yàn)收 單上的金額不符。3.刻意規(guī)避總價(jià)五萬(wàn)元以上採(cǎi)購(gòu)案須三家廠商 估價(jià)的程序，而將採(cǎi)購(gòu)品名相同及同一家廠 商的採(cǎi)購(gòu)案同一時(shí)間內(nèi)分多次採(cǎi)購(gòu)。,四、送貨,未先經(jīng)申請(qǐng)流程，直接請(qǐng)廠商送貨，造成發(fā)票日期比費(fèi)用支出申請(qǐng)單或採(cǎi)購(gòu)/驗(yàn)收單申請(qǐng)日期還早之異常情形。,五、驗(yàn)收,小額採(cǎi)購(gòu)未確實(shí)驗(yàn)收，直接幫

25、廠商請(qǐng)款，造成後續(xù)維護(hù)成本增加。儀器設(shè)備未確實(shí)作好初驗(yàn)之測(cè)試，就通知總務(wù)處保管組複驗(yàn)，造成其他單位人力的浪費(fèi)。,六、其他,儀器維護(hù)合約之申請(qǐng)時(shí)間太晚，如到期月份為94年12月，但是申請(qǐng)時(shí)間卻在95年1月，造成儀器維護(hù)合約在1月是空窗期。付款條件未事先告知廠商，如年度維護(hù)合約之付款必須分次給付（至少二次以上），不可一次付清。注意法規(guī)有無(wú)修改各單位採(cǎi)購(gòu)作業(yè)，專人辦理，確實(shí)列入移交價(jià)值(Value)=品質(zhì)(Quality)/價(jià)格(P

26、rice)V=Q/P國(guó)外採(cǎi)購(gòu)，免稅進(jìn)口，節(jié)省關(guān)稅，注意採(cǎi)購(gòu)時(shí)間和送貨時(shí)間。,七、 Q&A,,財(cái)物採(cǎi)購(gòu)相關(guān)資訊參閱資料：,1.財(cái)物採(cǎi)購(gòu)程序書參閱步驟：秘書室稽核組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~got/intro.html）ISO文件採(cǎi)購(gòu)程序書。2.採(cǎi)購(gòu)流程圖：總務(wù)處事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur）採(cǎi)購(gòu)資訊流程圖。3.各項(xiàng)採(cǎi)購(gòu)資訊（如：辦公室常用事務(wù)性設(shè)備、辦公傢俱統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)表、廠商聯(lián)絡(luò)電話等）：總務(wù)處

27、事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur） 採(cǎi)購(gòu)資訊辦公室常用事務(wù)性設(shè)備等資訊。4.廠商聯(lián)絡(luò)資料：總務(wù)處事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur）採(cǎi)購(gòu)資訊 廠商聯(lián)絡(luò)電話。5.行政院公共工程委員會(huì)網(wǎng)址：可至此網(wǎng)頁(yè)查詢政府採(cǎi)購(gòu)法各項(xiàng)規(guī)定。www.pcc.gov.tw/~jsp/main_web/main_web.htm6.共同供應(yīng)契約網(wǎng)址：可至此網(wǎng)頁(yè)查詢，與中信局立約廠商及商品資 料。 sucon1