從一起經濟案例看企業(yè)合同管理的重要性

1、從一起經濟案例看企業(yè)合同管理的重要性□趙彬俠合同管理是企業(yè)相對應合同行為的每個階段而進行全過程管理活動的總稱。鑒于合同行為在企業(yè)經營活動中的重要地位，企業(yè)必須將合同管理作為企業(yè)內部最基本的管理重點，給予高度重視。值得注意的是，合同行為并不局限于與合同相對人簽署合同這樣一個靜態(tài)的時間點，而是一個動態(tài)、連續(xù)的過程，包括：合同樣本的制定、技術性條款的設立、合同相對人資信狀況的調查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內容的履行、爭

2、議事項的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。企業(yè)合同管理即是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風險預防和實時控制活動。一、合同管理案例述評筆者曾親身經歷過這樣一個關于合同管理的案例。在本公司眾多的供應商中XX公司只是一個年供貨量不到百萬的C類供應商，且和本公司有2年以上的合作經歷，賬面欠該供應商的貨款一直維持在20萬左右。因本公司重點供應商的賬面欠款常常在1000萬以上，主要原材料的欠款也都在100萬以上，因此對XX公司的日常管理，公司相關人員并未作足夠

3、的重視。然而就是這樣的一家小供應商，在2008年經濟大蕭條形勢下，在本公司正遭遇市場淡季，資金周轉出現困難時，向其當地的法院提交了要求本公司支付全部貨款和違約金的請求，其所在地法院隨即凍結了本公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經地義，本公司本著此原則考慮盡快設法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發(fā)現，對方態(tài)度十分強硬，堅持要求本公司在支付其全部貨款的基礎上，必須支付貨款違約金3.5萬

4、元及相關訴訟費用等共計2.5萬元，并稱只有貨款和相關費用共27萬元確認收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。公司財務部門按照公司合同慣例計算應付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|疑，于是，公司決定打這場官司。然而，在經過律師論證，調查了解，赴異地出庭，當庭辯解，法官調解等諸多程序之后，這件官司最終的結果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還額外向對方支付了6萬元的違約金及相關費用，才換回賬戶的

5、解封和結案，可以說是輸的損失慘重！到底是什么原因導致的呢？總的歸納起來，主要有以下幾個要點：1.在本公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續(xù)簽的經濟合同。2.XX公司在提供給其當地法院的資料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現爭議，由雙方協商，協商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行（300元萬月）違約責任賠償?！?.X

6、X公司在開庭日向法官當庭提供了一份其在當地信用合作社借款借據的原始憑證，標明其年借款利率12%。（彼時銀行同期借款利率是5.85%），按照此利率的3倍計算的違約利率為36%，與其合同約定的300元萬元月相符。至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準備了充足的法律證據，因此勝券在握。因為根據本公司負責XX公司的業(yè)務人員講，本公司之所以沒有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因為在年初辦理合同續(xù)簽時，業(yè)務人員按照以往

7、與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經領導審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向對方寄出并要求對方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動追回，導致未能拿到對方蓋章確認的合同。業(yè)務人員確信，自己當時寄出的合同原件的“其他約定事項”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應業(yè)務不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項”，因為有本公

8、司事先蓋好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地無需經本公司確認，便為自己的日后訴訟設好了伏筆。這場官司本公司輸了，輸在了合同管理的細節(jié)上，輸得讓人心痛！二、合同管理的風險點在現代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項重要內容，因此，從制度層面上講，大多數企業(yè)都建立了合同管理的相關制度，比如歸口管理和責任管理制度等，但是在實際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風險。合同管理中常見的風險點主要存在于以下幾個方面：1.合同簽訂前的準

9、備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對方的資信審查會導致企業(yè)遭受經濟損失嚴重時甚至會影響企業(yè)的正常運轉或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產?；蛘唠m然前期注意了資信審查但在過程中對對方的經營狀況、財務狀況等缺乏持續(xù)關注，不能及時掌握對方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。2.合同文本的審查不嚴格。一般說來合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本因為本企業(yè)起草的文本基本用語條款格式大多對本單位有利也較熟悉談判起來就方便一些。而用對方單位的文

10、本往往比較企業(yè)與法治45生疏改動量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長設置了很多文字陷阱不咬文嚼字就會導致簽訂不利于本企業(yè)的合同。3.合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設計的范本來實施的，條款中有“其他約定事項”等項目，但是為了針對不同供應商的不同需要，項目下的內容一般不固定，需要在具體談判后根據雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應該在此欄注明“此項空白”或“無其他約定”等字樣，本

11、公司正是忽略了這樣的細節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機可趁。另外如對出現糾紛時的仲裁機關所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導致風險加大。4.合同章管理不嚴格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導向，具體表現為合同文本的使用，異地的合同誰先蓋章等，而在和供應商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應方是處于被動地位的。也就是說，供應商在雙方談判的合同條件下，應該先在合同上蓋章后再傳遞給

12、購買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點的，即使是需要購買方先蓋章確認，也應該作為合同章管理中的一個特例來追索后續(xù)進展，如果能做到這一點，損失也是可以避免的。5.合同檔案管理不健全。上述案例出現時，在本公司未能找到尚在生效的經濟合同，而對方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對合同檔案管理是一個多大的諷刺！雖然這樣的漏洞可以通過加強責任人追究制度予以解決，但是在實際的管理中，業(yè)務人員難免按照供應商的重要性分類來分配自己的管理

13、精力，所以由業(yè)務人員直接追索自己負責的供應商的合同檔案明顯不合理。6.合同管理的法律意識不強，對應當重視的訴訟證據重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據都具有法律效力。有效的證據，應當是原件的、與事實有關的、有蓋章或者簽名的、有明確內容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據只是廢紙一張。在合同履約過程中應簽證確認的沒有進行簽證確認當發(fā)生糾紛時可能因無法舉證而敗訴。被拖欠應收款的情況出現后由于不能及時訴諸法律當起訴時才發(fā)現已

14、超過了2年的訴訟時效。這些法律意識不強導致的直接后果就是企業(yè)蒙受經濟損失。三、合同管理中的風險防范為了更好的防范企業(yè)合同管理風險，減少潛在的合同管理可能引起的經濟損失，結合上述合同管理風險點，企業(yè)在合同管理中應做好如下幾項工作：1.建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審

15、查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據我國的《合同法》和相關的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。2.加強合同管理人員的培訓教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質，包括他們

16、的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務素質的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握了合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。一方面，企業(yè)領導應通過公開考評和競爭招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，堅持把優(yōu)秀的人才放在這個崗位上

17、。另一方面可根據企業(yè)與市場的實際，組織合同管理人員在職學習，加大智力投資。此外，建立起嚴格的崗位責任制。對合同管理人員明確責、權、利，建立競爭機制，對合同管理人員建立起良性激勵機制。3.從法律角度對合同管理的風險點進行嚴格審查和控制。企業(yè)可根據自身的規(guī)模和條件設立法律部門或者聘請法律顧問，此部門或者此崗位對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體包括對標準化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責任的合理設定，其他合同法律風險

18、的防范等。法律部門或者法律顧問從合同的項目論證開始，監(jiān)督、檢查并指導當事人資信調查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動的全過程，預防合同糾紛的發(fā)生，減少合同糾紛中企業(yè)的損失，有效維護企業(yè)合法權益。4.加強合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理。合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時又是合同管理工作的一部分，有的企業(yè)將合同檔案交由企業(yè)經辦合同的業(yè)務人員管理檔案，筆者認為這種做法欠妥，首先是業(yè)務人員本身事務繁

19、雜，對于檔案管理工作要求的嚴謹細致等可能無法兼具；其次是按照內部控制中的牽制原則，由業(yè)務經辦者負責其經辦合同的檔案管理并不能有效的控制漏洞。因此筆者建議合同檔案應由公司設專人管理，或由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴格的審核、登記制度和相應的管理制度，凡是經公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書都必須在公司有備案資料或登記，絕不能再出現上述本公司曾經出現的漏洞。5.及時處理違約糾紛。合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付