利用erp強(qiáng)化物資采購管理

1、全國中文核心期刊財會月刊陰一、采購管理環(huán)節(jié)存在的問題1.物料采購與物料管理為一體。目前有些企業(yè)將銷售職能部門與采購職能部門并在一起。這種模式下，其缺點是：物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制。同時在這種模式下，供應(yīng)部擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會加大采購量，尤其是在原材料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付賬款。2.業(yè)務(wù)信息共享程度弱，這是傳統(tǒng)采購

2、模式下最突出的缺陷。淤對供應(yīng)商資源的共享。由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；采購任務(wù)執(zhí)行的優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務(wù)的影響大；缺少對供應(yīng)商的資質(zhì)評價和歸檔管理。于對物資信息的共享。物資采購工作量大，業(yè)務(wù)繁雜，品種多，工作中如果缺乏有效的工具，采購人員為了采購

3、計劃的準(zhǔn)確，經(jīng)常要到庫房查詢，手段落后，效率低。盂采購合同跟蹤困難。采購訂單、到貨情況、訂貨周期不能有效控制，使原材料的供應(yīng)數(shù)量、供應(yīng)時間不能保證生產(chǎn)需要。榆企業(yè)整體資源的共享。采購、銷售、生產(chǎn)、財務(wù)之間信息未能實現(xiàn)共享，大量數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、各部門溝通不順暢，企業(yè)內(nèi)部各方面資源調(diào)配不均衡，管理者不能實時了解每一項業(yè)務(wù)的前后進(jìn)程，付款環(huán)節(jié)與采購環(huán)節(jié)脫節(jié)。3.采購控制通常是事后控制。其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控

4、制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。二、利用ERP系統(tǒng)改進(jìn)采購管理1.ERP系統(tǒng)將屬于庫存的職責(zé)從采購管理中分離出來，采購管理提供了請購、采購訂貨、采購到貨、采購發(fā)票、采購結(jié)算的完整采購流程。而庫存管理主要是對已入庫的存貨進(jìn)行管理，包括入庫、出庫、調(diào)撥、盤點等，能有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的異

5、常狀態(tài)，針對庫存的短缺、超儲、安全庫存提供了預(yù)警機(jī)制，提供鮮活的動態(tài)庫存信息，為采購、銷售等部門進(jìn)行決策提供依據(jù)。從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量“多”些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能地結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補(bǔ)充計劃，包括最大—最小計劃、物料調(diào)配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時間的運行，其存貨必然會調(diào)整到一個相對合理的水

6、平。2.ERP系統(tǒng)物流管理和資金流管理分離，即將通知財務(wù)付款職能放到財務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應(yīng)商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起了相當(dāng)?shù)南拗谱饔谩?yīng)付款管理與采購系統(tǒng)集成使用，接收采購系統(tǒng)中的采購發(fā)票，進(jìn)行審核，同時生成相應(yīng)的應(yīng)付款憑證，并傳遞到總賬系統(tǒng)，它可以追蹤每一筆采購業(yè)務(wù)的應(yīng)付款、付款情況并進(jìn)行賬齡分析，進(jìn)行供應(yīng)商及往來款項的管理，進(jìn)行合理的資金調(diào)配，提高資金的利用效率。3.ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)信息

7、高度共享。具體到采購管理中，供應(yīng)商名單、倉庫檔案、存貨分類、合同管理等信息在購、銷、存、財務(wù)各個環(huán)節(jié)高度共享，以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：淤業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)。ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等。于減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素。對供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個

8、中心環(huán)節(jié)，使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析、ABC分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響盡可能減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。4.控制體系完備。“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是

9、ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。淤審批嚴(yán)格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要做到這點非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工采購物料種類以及采購金額的上限，超過一定的金額必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個公司采取集中財務(wù)模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯。于監(jiān)

10、督有方。在采購業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員（不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo)）若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可以將其暫停，查明原因或取消該訂單。茵利用ERP強(qiáng)化物資采購管理中國船舶重工集團(tuán)第七O七研究所施佳杰上旬窯65窯陰全國中文核心期刊財會月刊陰一、采購管理環(huán)節(jié)存在的問題1.物料采購與物料管理為一體。目前有些企業(yè)將銷售職能部門與采購職能部門并在一起。這種模式下，其缺點是：物料管理、

11、采購管理、供應(yīng)商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制。同時在這種模式下，供應(yīng)部擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會加大采購量，尤其是在原材料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付賬款。2.業(yè)務(wù)信息共享程度弱，這是傳統(tǒng)采購模式下最突出的缺陷。淤對供應(yīng)商資源的共享。由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個業(yè)務(wù)人員自己掌握

12、，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；采購任務(wù)執(zhí)行的優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務(wù)的影響大；缺少對供應(yīng)商的資質(zhì)評價和歸檔管理。于對物資信息的共享。物資采購工作量大，業(yè)務(wù)繁雜，品種多，工作中如果缺乏有效的工具，采購人員為了采購計劃的準(zhǔn)確，經(jīng)常要到庫房查詢，手段落后，效率低。盂采購合同跟蹤困難。采購訂單、到貨情況、訂貨周期不能有效控制，使原材料的供應(yīng)數(shù)量、供應(yīng)時間不能保證生產(chǎn)需要。榆企業(yè)整

13、體資源的共享。采購、銷售、生產(chǎn)、財務(wù)之間信息未能實現(xiàn)共享，大量數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、各部門溝通不順暢，企業(yè)內(nèi)部各方面資源調(diào)配不均衡，管理者不能實時了解每一項業(yè)務(wù)的前后進(jìn)程，付款環(huán)節(jié)與采購環(huán)節(jié)脫節(jié)。3.采購控制通常是事后控制。其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更

14、為明顯。二、利用ERP系統(tǒng)改進(jìn)采購管理1.ERP系統(tǒng)將屬于庫存的職責(zé)從采購管理中分離出來，采購管理提供了請購、采購訂貨、采購到貨、采購發(fā)票、采購結(jié)算的完整采購流程。而庫存管理主要是對已入庫的存貨進(jìn)行管理，包括入庫、出庫、調(diào)撥、盤點等，能有效地跟蹤庫存的出入庫情況，分析庫存的異常狀態(tài)，針對庫存的短缺、超儲、安全庫存提供了預(yù)警機(jī)制，提供鮮活的動態(tài)庫存信息，為采購、銷售等部門進(jìn)行決策提供依據(jù)。從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)

15、量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量“多”些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能地結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補(bǔ)充計劃，包括最大—最小計劃、物料調(diào)配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時間的運行，其存貨必然會調(diào)整到一個相對合理的水平。2.ERP系統(tǒng)物流管理和資金流管理分離，即將通知財務(wù)付款職能放到財務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應(yīng)商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起

16、了相當(dāng)?shù)南拗谱饔谩?yīng)付款管理與采購系統(tǒng)集成使用，接收采購系統(tǒng)中的采購發(fā)票，進(jìn)行審核，同時生成相應(yīng)的應(yīng)付款憑證，并傳遞到總賬系統(tǒng)，它可以追蹤每一筆采購業(yè)務(wù)的應(yīng)付款、付款情況并進(jìn)行賬齡分析，進(jìn)行供應(yīng)商及往來款項的管理，進(jìn)行合理的資金調(diào)配，提高資金的利用效率。3.ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)信息高度共享。具體到采購管理中，供應(yīng)商名單、倉庫檔案、存貨分類、合同管理等信息在購、銷、存、財務(wù)各個環(huán)節(jié)高度共享，以往這些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的

17、采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做對采購管理會帶來如下變革：淤業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)。ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等。于減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素。對供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析、ABC分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)

18、定相應(yīng)的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響盡可能減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。4.控制體系完備?！笆虑翱刂?、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別。淤審批嚴(yán)格。雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要做到這點非常難

19、。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工采購物料種類以及采購金額的上限，超過一定的金額必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則ERP系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個公司采取集中財務(wù)模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯。于監(jiān)督有方。在采購業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員（不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo)）若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可