采購(gòu)循環(huán)的內(nèi)部控制要點(diǎn) (1)

1、全國(guó)中文核心期刊財(cái)會(huì)月刊陰援中旬一、采購(gòu)循環(huán)的流程和內(nèi)部控制點(diǎn)一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)采購(gòu)循環(huán)可劃分為如下環(huán)節(jié)：在這個(gè)流程中，關(guān)鍵的內(nèi)部控制點(diǎn)有五個(gè)：淤請(qǐng)購(gòu)與審批控制；于供應(yīng)商管理控制；盂采購(gòu)控制；榆驗(yàn)收及入庫(kù)控制；虞付款管理控制。1.請(qǐng)購(gòu)與審批控制。沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)授權(quán)程序會(huì)導(dǎo)致公司采購(gòu)制度運(yùn)行不暢。雖然許多小公司沒(méi)有正式的采購(gòu)制度也運(yùn)轉(zhuǎn)正常，但一旦公司發(fā)展壯大，采購(gòu)部門(mén)人員增多，沒(méi)有相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)授權(quán)程序不僅會(huì)使采購(gòu)人員不了解自己的職責(zé)范圍，更可能導(dǎo)致各

2、成員之間相互推卸責(zé)任。請(qǐng)購(gòu)單的重要作用在于提供了書(shū)面證據(jù)，不僅保證了采購(gòu)活動(dòng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，而且還可以明確相關(guān)人員的責(zé)任。而且，白紙黑字的簽字也說(shuō)明了采購(gòu)流程的進(jìn)度，表明了有采購(gòu)需求的人或部門(mén)、是否已經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審批等。另外，請(qǐng)購(gòu)單的聯(lián)號(hào)編制可保證需求不被遺漏，或者表單不被舞弊人員更換。這正是這些書(shū)面證據(jù)最終需要?dú)w檔保存的重要原因?？傊?，價(jià)值較高的采購(gòu)任務(wù)由公司作為一個(gè)整體來(lái)執(zhí)行，而低值易耗品等則可以根據(jù)需要由各部門(mén)自行采購(gòu)。由公

3、司整體實(shí)施采購(gòu)便于發(fā)揮公司的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，在保證采購(gòu)質(zhì)量的同時(shí)又可以降低采購(gòu)價(jià)格。而且集中采購(gòu)便于公司管理，既提高了采購(gòu)效率又可有效避免舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。由各部門(mén)依據(jù)需要自行安排低值易耗品的采購(gòu)則可有效避免繁雜的審批手續(xù)，提高采購(gòu)效率。審核批準(zhǔn)的控制要點(diǎn)如右上表所示。2.供應(yīng)商管理控制。（1）任何重要的采購(gòu)都須經(jīng)過(guò)三家以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門(mén)再比價(jià)、議價(jià)。這一過(guò)程需要采購(gòu)人員準(zhǔn)確了解產(chǎn)品市場(chǎng)行情與加工過(guò)程。在供應(yīng)商報(bào)價(jià)上，公司可要求進(jìn)行

4、成本分析。在議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員可適當(dāng)運(yùn)用緩兵之計(jì)，請(qǐng)示上級(jí)再確定。但某些重要采購(gòu)須在談判議價(jià)中立即談妥，以免錯(cuò)失良機(jī)。（2）公司應(yīng)向供應(yīng)商提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息并請(qǐng)其打樣。通過(guò)供應(yīng)商制造出的樣品，公司可評(píng)估供應(yīng)商是否真正有實(shí)力滿足公司質(zhì)量要求，同時(shí)評(píng)估其是否能準(zhǔn)時(shí)完成訂單要求。當(dāng)然，樣品能通過(guò)技術(shù)部、質(zhì)檢部的檢驗(yàn)才是合格供應(yīng)商的必備條件。（3）公司可依據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核評(píng)分。其中，質(zhì)檢部負(fù)責(zé)質(zhì)量評(píng)估，采購(gòu)部負(fù)責(zé)成本評(píng)估，每滿一年

5、必須重新對(duì)供應(yīng)商條件進(jìn)行評(píng)審，對(duì)不合格者經(jīng)限期修改合格后依然可與其合作，重審不合格者終止合作。供應(yīng)商的考核標(biāo)準(zhǔn)：交期占30%，品質(zhì)占40%，成本占15%，配合度占15%。公司也可以依據(jù)自身實(shí)際情況改變各指采購(gòu)循環(huán)的內(nèi)部控制要點(diǎn)陳策淵復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院上海260433冤【摘要】財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》已于2009年7月1日在上市公司施行。本文結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和采購(gòu)循環(huán)的具體環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)明采購(gòu)循環(huán)內(nèi)部控制的要點(diǎn)

6、，為企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制提供參考?！娟P(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部控制采購(gòu)循環(huán)請(qǐng)購(gòu)與審批控制供應(yīng)商管理控制付款管理控制采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)驗(yàn)收應(yīng)付賬款處理付款處理會(huì)計(jì)記錄請(qǐng)購(gòu)流程的審核控制關(guān)鍵審查每一份請(qǐng)購(gòu)單的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)檢查使用物品或獲得勞務(wù)部門(mén)的主管是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意對(duì)于需大量采購(gòu)的原材料堯零配件等袁必須做各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的成本分析請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或者零星采購(gòu)的物品袁成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行購(gòu)貨部門(mén)在正式填制購(gòu)貨訂單前袁

7、必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的價(jià)格堯質(zhì)量指標(biāo)堯折扣和付款條件以及交貨時(shí)間等資料比較不同供應(yīng)商所提供的資料袁選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商對(duì)于一些大宗的交易袁采購(gòu)部門(mén)還應(yīng)當(dāng)采用一套有效的評(píng)價(jià)指標(biāo)來(lái)進(jìn)行防止正常的生產(chǎn)過(guò)程被推遲袁或者過(guò)早地使現(xiàn)金耗用在存貨資產(chǎn)上存貨管理部門(mén)應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法并分析最低存貨點(diǎn)審批關(guān)鍵點(diǎn)具體內(nèi)容訂多少向誰(shuí)訂何時(shí)訂窯27窯陰陰財(cái)會(huì)月刊全國(guó)優(yōu)秀經(jīng)濟(jì)期刊援中旬標(biāo)所占的比重。例如，國(guó)內(nèi)某大型企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理異常

8、嚴(yán)格，包括如下環(huán)節(jié)：駐廠，定期或不定期到工廠進(jìn)行檢查，設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對(duì)特殊的工序進(jìn)行檢查，要求供應(yīng)商及時(shí)報(bào)告生產(chǎn)狀況，組織技術(shù)管理人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)，進(jìn)料檢查，要供應(yīng)商提供生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表與檢驗(yàn)日?qǐng)?bào)表并在5分鐘內(nèi)傳真到采購(gòu)部等。3.采購(gòu)控制。（1）采購(gòu)人員定期輪換可有效避免采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間的勾結(jié)。由于業(yè)務(wù)需要，供應(yīng)商可能通過(guò)賄賂采購(gòu)人員的方式長(zhǎng)期獲得公司的大量訂單。這也是采購(gòu)環(huán)節(jié)中最常見(jiàn)的問(wèn)題，西門(mén)子、麥肯錫等國(guó)際知名大企業(yè)也常常因?yàn)橘V賂丑聞

9、而身陷司法糾紛。家樂(lè)福、麥當(dāng)勞等世界500強(qiáng)的管理層也曾因收受賄賂而接受過(guò)司法調(diào)查。通過(guò)定期輪換，公司即使不能發(fā)現(xiàn)前任采購(gòu)人員的受賄問(wèn)題，但至少可以減少因賄賂而產(chǎn)生的損失。（2）明確采購(gòu)人員職責(zé)有助于提高工作效率，避免相互推諉，利于績(jī)效考核。采購(gòu)主管：擬訂采購(gòu)部門(mén)工作方針與目標(biāo)；負(fù)責(zé)主要原料或物料之采購(gòu)；編制年度采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算；簽核訂購(gòu)單與合約；采購(gòu)制度之建立與完善；撰寫(xiě)部門(mén)周報(bào)或月報(bào)；主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練；建立與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系；

10、督導(dǎo)采購(gòu)部門(mén)全盤(pán)業(yè)務(wù)及人員考核；主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作。采購(gòu)經(jīng)理：分派采購(gòu)員及助理的日常工作；負(fù)責(zé)次要原料或物料之采購(gòu)；協(xié)助采購(gòu)員與供應(yīng)商商談價(jià)格、付款方式、交貨日期等；采購(gòu)進(jìn)度之追蹤；保險(xiǎn)、公證、索賠之督導(dǎo)；審核一般物料采購(gòu)；市場(chǎng)調(diào)查；供應(yīng)商考核。采購(gòu)員：經(jīng)辦一般性物料采購(gòu)；查訪廠商；與供應(yīng)商商談價(jià)格、付款方式、交貨日期等；確認(rèn)交貨日期等；處理一般索賠案件；處理退貨；收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。統(tǒng)計(jì)員（助理

11、）：登記請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單；做好交貨記錄及稽催工作；安排與接待訪客；采購(gòu)費(fèi)用之申請(qǐng)與報(bào)支；進(jìn)出口文件及手續(xù)之申請(qǐng)；電腦作業(yè)與檔案管理。4.驗(yàn)收及入庫(kù)控制。（1）驗(yàn)收時(shí)應(yīng)盤(pán)點(diǎn)和檢查商品并與有關(guān)訂購(gòu)單核對(duì)。這里的檢查不僅是數(shù)量和形式上的檢查，更重要的是對(duì)采購(gòu)物資技術(shù)性能指標(biāo)的檢查。在某些公司，收貨部門(mén)的購(gòu)貨訂單副本中的數(shù)量常常被刪去，以便提高收貨人獨(dú)立確定數(shù)量的能力，防止收貨人不經(jīng)檢驗(yàn)就根據(jù)購(gòu)貨訂單上的數(shù)量來(lái)填制收貨報(bào)告單。當(dāng)供應(yīng)商的貨物不符合

12、合同要求時(shí)，公司可通過(guò)協(xié)商或者訴訟等方式維護(hù)自身的合法權(quán)益。（2）書(shū)面證據(jù)的存在可有效明確責(zé)任，有利于對(duì)相關(guān)人員的業(yè)績(jī)考評(píng)，同時(shí)可有效避免由于管理混亂而出現(xiàn)貪污舞弊等現(xiàn)象。5.付款管理控制。由于涉及公司現(xiàn)金流的支出，付款管理是不可忽略的一個(gè)環(huán)節(jié)。（1）訂購(gòu)單是采購(gòu)部門(mén)訂貨的憑證，驗(yàn)收單是驗(yàn)收部門(mén)確認(rèn)公司已收到貨物且貨物符合公司質(zhì)量和數(shù)量要求的憑證，供應(yīng)商發(fā)票是會(huì)計(jì)做賬和抵扣稅款的憑證，只有這三樣單據(jù)都得到確認(rèn)，財(cái)會(huì)人員才可將該項(xiàng)業(yè)務(wù)計(jì)入

13、相關(guān)賬戶。任何憑據(jù)的缺失都可能說(shuō)明公司存在管理漏洞，或者存在貪污舞弊行為。審核內(nèi)容主要包括：原始憑證是否齊全，日期和貨物內(nèi)容是否一致，數(shù)量、價(jià)格、加總合計(jì)是否正確等。（2）當(dāng)不立即付現(xiàn)而是采用應(yīng)付賬款形式時(shí)，公司須在每月底同供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款的數(shù)額。當(dāng)應(yīng)付賬款少于實(shí)際時(shí)，客戶會(huì)及時(shí)進(jìn)行反饋。公司可通過(guò)客戶的反饋了解事情的真相，保證在采購(gòu)環(huán)節(jié)不存在采購(gòu)人員以公司名義進(jìn)行個(gè)人采購(gòu)或者貪污舞弊等行為。（3）對(duì)于應(yīng)付賬款，付款人應(yīng)檢查付款憑證以

14、及是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)。對(duì)于現(xiàn)金支付的交易，付款部門(mén)在付款前必須檢查供應(yīng)商的發(fā)票是否蓋過(guò)“款已付訖”的戳記，以防止二次支付。財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)定期檢查應(yīng)付賬款的明細(xì)賬和有關(guān)文件，以防失去可能的現(xiàn)金折扣。另外，采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)除了需要有清晰的流程和制度說(shuō)明，更需要公司相關(guān)人員的通力配合和協(xié)作，這就需要做到采購(gòu)、審批、驗(yàn)收、記錄、付款等不相容職務(wù)相分離。不相容職務(wù)相分離主要應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)；采購(gòu)

15、人員不能同時(shí)從事物品的驗(yàn)收工作；物品的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用人員不能同時(shí)進(jìn)行賬務(wù)的記錄工作；接受各種物品或勞務(wù)的部門(mén)或主管人員，不能進(jìn)行賬簿記錄工作；記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)進(jìn)行付款業(yè)務(wù)管理。二、結(jié)語(yǔ)綜上所述，請(qǐng)購(gòu)與審批控制、供應(yīng)商管理控制、采購(gòu)控制、驗(yàn)收及入庫(kù)控制、付款管理控制是采購(gòu)循環(huán)流程中的關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)發(fā)生問(wèn)題都可能對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)和現(xiàn)金流造成致命打擊。而實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離則是保證以上環(huán)節(jié)得到正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有效途徑，有助于加強(qiáng)

16、企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。主要參考文獻(xiàn)1.財(cái)政部等.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范.北京院中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社袁20082.美國(guó)COSO委員會(huì)制定.方紅星袁王宏譯.企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理要要要整合框架.大連院東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社袁20043.麻蔚冰袁于曾彪袁丁正東.企業(yè)內(nèi)部控制管理操作手冊(cè).北京院中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社袁20034.李若山袁陳策.內(nèi)部控制堯產(chǎn)品質(zhì)量與企業(yè)存亡要要要基于三鹿奶粉事件的反思.審計(jì)與理財(cái)袁2009曰15.李君.中小企業(yè)如何建立財(cái)務(wù)預(yù)警信息系