淺談柔性成本管理

1、COSTMANAGEMENT成本管理綜合2010年第11期（中）一、柔性成本管理概述隨著世界經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的日益復(fù)雜多樣化以及虛擬經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)組織等新的經(jīng)濟(jì)形式的出現(xiàn)，企業(yè)在生存環(huán)境上面臨著前所未有的競爭與挑戰(zhàn)。在組織上、技術(shù)上都與傳統(tǒng)的企業(yè)存在巨大差異，企業(yè)已經(jīng)由傳統(tǒng)的“大量生產(chǎn)”向“顧客化生產(chǎn)”轉(zhuǎn)變所形成的生產(chǎn)柔性化逐漸發(fā)展。顧客化生產(chǎn)要求企業(yè)能在較短時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)出不同的新產(chǎn)品，滿足消費(fèi)者多樣化的需求。與傳統(tǒng)生產(chǎn)相比，其顯著特

2、點(diǎn)是生產(chǎn)的柔性化程度提高了。而企業(yè)生產(chǎn)組織這種巨大變革必然要反映到企業(yè)成本管理上，做出相應(yīng)的配套性改革，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部柔性成本管理的形成與發(fā)生。柔性成本管理（FlexibleCostManagement）的柔性最基本的含義是指事物的靈活可變性，它是針對(duì)環(huán)境的變化和不確定性而形成或設(shè)置的。Malecki認(rèn)為柔性可提升事物的環(huán)境適應(yīng)度以及增加其抗風(fēng)險(xiǎn)能力。柔性管理最早運(yùn)用于生產(chǎn)領(lǐng)域，較為典型的是人們所熟知的柔性制造系統(tǒng)FMS（Flexib

3、leManufacturingSSystem）。企業(yè)柔性成本是指企業(yè)為建立柔性所付出的全部費(fèi)用之和，柔性成本管理則是與剛性成本管理相對(duì)應(yīng)的概念。二、企業(yè)實(shí)施柔性成本管理的途徑（一）文件化管理據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)文件輸出設(shè)備的平均日利用率低于2%，而平均每個(gè)員工在辦公室每年的文件打印、復(fù)印成本高達(dá)2000元。如果沒有明確的文件管理目標(biāo)、戰(zhàn)略、機(jī)制和組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)就不知道各項(xiàng)成本是如何發(fā)生，如何進(jìn)行成本控制和預(yù)算管理，文件管理漸漸就會(huì)被遺忘。

4、日本的富士施樂推出的XOS辦公文件管理服務(wù)恰好可以解決這家公司面臨的問題。XOS辦公文件管理服務(wù)是一種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的、可覆蓋多區(qū)域的、具有超前、主動(dòng)、透明化等特點(diǎn)的高效全面資產(chǎn)管理的一站式辦公咨詢管理服務(wù)，即通過辦公室文件評(píng)估服務(wù)、文件輸出設(shè)備資產(chǎn)管理服務(wù)、使用運(yùn)營管理服務(wù)、客戶支持服務(wù)四大服務(wù)來重塑辦公室，幫助用戶提升文件管理效率、控制辦公成本，從而提高生產(chǎn)力水平。其獨(dú)特之處在于能夠通過信息管理平臺(tái)和實(shí)時(shí)監(jiān)控程序，隨時(shí)監(jiān)測(cè)公司所有品牌

5、設(shè)備的運(yùn)行狀況，在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)的問題并及時(shí)告知解決辦法，甚至可以做到提前發(fā)現(xiàn)問題，并采取相應(yīng)措施避免問題的發(fā)生。最重要的是，它提供的是一種全品牌的設(shè)備管理服務(wù)，對(duì)于不同品牌、型號(hào)的輸出設(shè)備，它采用統(tǒng)一、快捷的單一服務(wù)接口方式完成所有端到端的文件和設(shè)備管理服務(wù)，這將設(shè)備與文件輸出的管理水平提升到了一個(gè)新高度。富士施樂對(duì)某大型貿(mào)易公司資進(jìn)行服務(wù)期間，曾就其整體辦公環(huán)境和辦公輸出設(shè)備使用狀況進(jìn)行了全面細(xì)致的考察評(píng)估，包括工作效率、空間

6、密度、文件需求量，甚至是文件使用的緊急程度、信息安全以及特殊的使用需求、彩色輸出需求等。評(píng)估結(jié)果顯示，其原有的辦公設(shè)備已經(jīng)不能滿足日常文件輸出需求。輸出設(shè)備的整體性能較為落后，功能也比較單一，有些設(shè)備因長期超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)而頻繁出故障，嚴(yán)重影響了辦公效率。在辦公設(shè)備的預(yù)算、采購、使用、管理等環(huán)節(jié)，由于不同的部門各自為政，設(shè)備管理和成本控制難于實(shí)施。最重要的是該公司的辦公設(shè)備平均利用率僅為2.1%，遠(yuǎn)低于辦公輸出設(shè)備合理利用率3～7%的水平。評(píng)

7、估后，富士施樂對(duì)現(xiàn)有文件輸出設(shè)備實(shí)行了資產(chǎn)的更新、優(yōu)化以及再配置，并實(shí)施了“MACD”方案。即“移動(dòng)”（Move）設(shè)備使其位于資源配置更合理的位置；在文件需求較大的區(qū)域“增加”（Add）設(shè)備，將單一功能的設(shè)備“更換”（Change）為多功能設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；“報(bào)廢”（Dispose）陳舊老化的設(shè)備。此后，該公司原有的65臺(tái)輸出設(shè)備被精簡為32臺(tái)，其中包括新增的11臺(tái)最新的數(shù)碼多功能一體機(jī)。實(shí)施XOS服務(wù)后，這家大型貿(mào)易公司辦公設(shè)備的總體管

8、理成本減少至之前的95%，其中包含新設(shè)備采購、耗材零配件采購、維修以及流程、人員、耗電、占地等隱性成本。設(shè)備利用率從原來的2.1%提高到3.5%，更多的辦公空間也被節(jié)省出來。XOS服務(wù)涵蓋了全部的設(shè)備運(yùn)營管理服務(wù)，包括設(shè)備的維護(hù)、維修以及耗材的供應(yīng)，它管理著不同部門、所有品牌的設(shè)備，企業(yè)再也不必?fù)?dān)心不同品牌設(shè)備的維修、部門間的成本管理和控制問題。富士施樂還會(huì)在每個(gè)月底提淺談柔性成本管理上海工程技術(shù)大學(xué)吳清劉希麟貨數(shù)量，以滿足生產(chǎn)和銷售的

9、合理需要，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定最佳庫存模型，以最優(yōu)的價(jià)格、最合理的數(shù)量、批次進(jìn)行采購，使庫存成本最小化；另一方面平衡存貨采購與生產(chǎn)投入的數(shù)量與時(shí)間，平衡批量采購成本與存儲(chǔ)成本，以形成最低存貨成本。（四）建立科學(xué)合理的存貨管理體系具體包括：一是構(gòu)建進(jìn)銷存管理系統(tǒng)（ERP）。有條件的中小企業(yè)可以構(gòu)建進(jìn)銷存管理系統(tǒng)（ERP）。ERP（EnterpriseResourcePlanning）的核心管理思想即實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，主要包括

10、：主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等。企業(yè)要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求就要使企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式如ERP系統(tǒng)。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理最大限度地降低存貨成本。二是設(shè)置科學(xué)的存貨管理流程。存貨的種類不同所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務(wù)流程也各有差異。通暢的業(yè)務(wù)流程具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。這樣可以加速存貨的周轉(zhuǎn)，從而降

11、低存貨的成本。總而言之，中小企業(yè)可以采用以上方法加強(qiáng)存貨管理，降低存貨的成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高盈利，使企業(yè)在金融危機(jī)中處于不敗之地。參考文獻(xiàn)：［1］張麗娟：《企業(yè)存貨控制的問題》，《中國集體經(jīng)濟(jì)》2009年第5期。［2］林永貴：《企業(yè)控制存貨成本的財(cái)務(wù)管理技術(shù)》，《經(jīng)濟(jì)師》2006年第2期。［本文系“應(yīng)對(duì)金融危機(jī)，企業(yè)成本控制體系的創(chuàng)新研究”項(xiàng)目（編號(hào)：2009RKB150）的階段性研究成果］（編輯杜昌）130COSTMANAGEMENT成

12、本管理綜合2010年第11期（中）供所有設(shè)備使用和費(fèi)用支出的相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)告，令各環(huán)節(jié)的辦公成本透明化，企業(yè)也能清楚地了解設(shè)備當(dāng)前的運(yùn)行狀況，有利于在未來實(shí)現(xiàn)更加深入的資源優(yōu)化配置和流程優(yōu)化管理。XOS還可以將辦公設(shè)備的采購費(fèi)用從固定資產(chǎn)中剝離，公司的資產(chǎn)負(fù)債表上也將隨著服務(wù)的深入實(shí)施而減少辦公輸出設(shè)備這一項(xiàng)，從而盤活公司一部分的資金。現(xiàn)在越來越多的企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到，對(duì)辦公資產(chǎn)整體管理的加強(qiáng)和管理水平的提高可以提升企業(yè)的核心競爭力，進(jìn)一步帶

13、來企業(yè)客戶服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度的提升。（二）財(cái)務(wù)部門節(jié)約許多企業(yè)的經(jīng)營都遵循一個(gè)原則：降低成本，就會(huì)降低質(zhì)量。但近年來，越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，在許多領(lǐng)域（包括財(cái)務(wù)）適得其反：企業(yè)可以降低成本，并提高質(zhì)量。質(zhì)量最好的財(cái)務(wù)部門相對(duì)成本卻最低。強(qiáng)生公司（Johnson&Johnson）于1990年至1994年間節(jié)省了8400萬美元的財(cái)務(wù)費(fèi)用。另外，公司五年內(nèi)在全球范圍裁減了19.5%的財(cái)務(wù)人員，而財(cái)務(wù)部門的業(yè)績卻提高了。如今財(cái)務(wù)部門的員工7天內(nèi)

14、就可完成年終報(bào)表，以往卻要用26天。與此相對(duì)，有證據(jù)表明在財(cái)務(wù)及其它領(lǐng)域，高成本的企業(yè)質(zhì)量卻堪憂。在精簡公司財(cái)務(wù)部門前，強(qiáng)生公司的經(jīng)理人要等近兩個(gè)月的時(shí)間才能收到新一財(cái)政年度的財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)也許算是一種參謀機(jī)構(gòu)，但質(zhì)量觀念仍適用于財(cái)務(wù)監(jiān)控、記帳及報(bào)表等傳統(tǒng)職能，包括從處理應(yīng)收、應(yīng)付款到預(yù)測(cè)和預(yù)算編制及月度報(bào)表，也適用于日趨重要的財(cái)務(wù)分析職能。在財(cái)務(wù)方面，企業(yè)可以通過附加價(jià)值來提高質(zhì)量，即降低交易成本、加快處理、尋求獲得更好信息的捷徑等。

15、附加價(jià)值又會(huì)提高現(xiàn)金流量，帶來更好的決策與好處。當(dāng)企業(yè)意識(shí)到財(cái)務(wù)部門工作的速度、所帶來的成本和成效會(huì)影響到企業(yè)每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)候，就會(huì)推動(dòng)財(cái)務(wù)部門的變革步伐。企業(yè)可采用兩種延伸戰(zhàn)略，即盡量降低成本和盡力優(yōu)化合作來提高質(zhì)量。在降低交易處理成本，其中包括應(yīng)收款、應(yīng)付款、工資和差旅費(fèi)用等方面，企業(yè)降低財(cái)務(wù)成本可以通過以下途徑：一是抓住業(yè)務(wù)需要。許多財(cái)務(wù)部門提供某些報(bào)表是習(xí)慣所致。隨著時(shí)間的流轉(zhuǎn)，企業(yè)業(yè)務(wù)在不斷成長、發(fā)展，信息需求不斷變化。通過抓住

16、確實(shí)必要的業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)報(bào)表，就能去繁就簡。二是投資更好的技術(shù)。一流的技術(shù)能幫助財(cái)務(wù)部門飛速提高生產(chǎn)率，但要注意“太過超前”的技術(shù)。與其試用新技術(shù)，不如用行之有效的系統(tǒng)，如找兼容的產(chǎn)品而不要高價(jià)位的名牌。同時(shí)，還要尋找資本回收期短、能不斷投資的技術(shù)。三是培養(yǎng)高度敬業(yè)精神。要讓財(cái)務(wù)部門的員工熱愛自己的工作，用技術(shù)省去他們的苦差使，造就一個(gè)自我管理的團(tuán)隊(duì)，使員工各盡其職。根據(jù)業(yè)績進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。（三）保持創(chuàng)造力如果一個(gè)企業(yè)宣布要進(jìn)行大規(guī)模的降低成

17、本的舉措，那么必然會(huì)帶來兩方面的猜測(cè)：一是是否會(huì)帶來員工福利和薪酬的降低，二是是否能在降低成本與保持、提高創(chuàng)新能力的之間保持平衡的問題。對(duì)很多高科技企業(yè)而言，能否保持具有競爭力的創(chuàng)新能力是其成長的關(guān)鍵，但創(chuàng)新需要巨大的投入，而對(duì)這些投入的評(píng)估很難有一個(gè)令大多數(shù)人都信服的標(biāo)準(zhǔn)，這很容易使創(chuàng)新投入基金最先成為被削減的對(duì)象。因此，如何降低成本又不減弱創(chuàng)新能力成為關(guān)鍵。這中間沒有一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，但作業(yè)成本計(jì)算法（ABC）可以發(fā)揮作用。按照這種方

18、法，全部企業(yè)支出可以分為三類：一是戰(zhàn)略性活動(dòng)支出，它多半是長期性的投資，有利于企業(yè)在相對(duì)較長的時(shí)期內(nèi)增加財(cái)富，創(chuàng)造價(jià)值，創(chuàng)新的投入就多半屬于這一類。二是必要性活動(dòng)支出，主要包括客戶方面（如吸引新客戶和服務(wù)現(xiàn)有客戶）、經(jīng)營活動(dòng)（如人力資源、采購、財(cái)務(wù)等）、對(duì)外管理支出（如履行政府義務(wù)等）。三是非必要性活動(dòng)支出，通常都集中在運(yùn)營程序或內(nèi)部管理等方面，往往是由重復(fù)投入或重復(fù)勞動(dòng)造成的。據(jù)研究表明，在這三類支出中，最佳情況是戰(zhàn)略性支出占25～3

19、0%，必要性支出達(dá)60～65%，非必要性支出達(dá)10～15%。但具體的情況可能與之相差較大，在發(fā)達(dá)國家市場的一般情況是戰(zhàn)略性支出占總支出的5～10%，必要性支出達(dá)55～60%，非必要性支出約占總支出的30～35%。在我國企業(yè)中，情況可能比這要壞，戰(zhàn)略性支出可能更低，非必要支出可能會(huì)更高。這樣降低成本而又不影響創(chuàng)新的問題就轉(zhuǎn)化為：如何最大可能的降低非必要支出，同時(shí)保持甚至增加用于創(chuàng)新的戰(zhàn)略性支出，或者提高開發(fā)的效率。而解決這一系列問題，需要

20、在運(yùn)作流程、資源利用、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行改變，以便在提高效率的基礎(chǔ)上降低成本，而非一刀切式的砍掉。（四）加速信息生命周期企業(yè)每天都面臨著將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息、將信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)、再將知識(shí)轉(zhuǎn)化為競爭優(yōu)勢(shì)的挑戰(zhàn)。面臨的主要問題也不再是如何保存信息，而是如何讓信息發(fā)揮效力。著名的信息資源管理專家霍頓（F.W.Horton）提出，信息是有生命的，信息資源是一種具有生命周期的資源。他認(rèn)為信息生命周期（InformationLifecycle）是指信息運(yùn)

21、動(dòng)的自然規(guī)律，一般由信息需求的確定以及信息資源的生產(chǎn)、采集、傳播、處理、存儲(chǔ)和利用等階段所組成。而在信息的不同的生命階段實(shí)施的不同管理方法則為信息生命管理（ILM）。2005年由美國EMC公司舉辦的“EMC2005全球論壇”———加速信息生命周期管理，就提出了如何共同研究信息管理戰(zhàn)略，探討如何以最短的時(shí)間實(shí)現(xiàn)信息生命周期管理。根據(jù)信息生命周期管理，企業(yè)應(yīng)根據(jù)信息在不同生命階段對(duì)企業(yè)的不同價(jià)值進(jìn)行有效的存儲(chǔ)與管理，從而幫助企業(yè)以最低的總體

22、擁有成本，在信息生命周期的每一階段都能獲得信息的最大價(jià)值。企業(yè)實(shí)施信息生命周期管理基本上可以分成三個(gè)階段：第一階段，建立IT基礎(chǔ)構(gòu)架。要做好信息分類、整合和保護(hù)等方面工作。第二階段是針對(duì)應(yīng)用的ILM，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔、圖像、單據(jù)等固定內(nèi)容的管理。第三階段是跨應(yīng)用的ILM，對(duì)復(fù)雜的信息管理進(jìn)行簡化，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理。其目的是為了使信息在不同的生命周期進(jìn)行不同的管理策略，從而實(shí)現(xiàn)降低成本，提升信息價(jià)值的的目的。分類和策略服務(wù)是實(shí)施信息生命周期管理

23、的基礎(chǔ)。信息分類的目的是為了讓不同的信息有不同的服務(wù)等級(jí)，將不同的信息存放在不同的地方。業(yè)務(wù)連續(xù)性是信息生命周期管理很重要的一部分，在實(shí)施業(yè)務(wù)連續(xù)性方案時(shí)，應(yīng)針對(duì)不同的信息制定不同的保護(hù)策略，進(jìn)行分門別類地分析。同時(shí)，備份和恢復(fù)這兩個(gè)部分是密不可分的，雖然每天定期做數(shù)據(jù)備份，但對(duì)于數(shù)據(jù)可不可以恢復(fù)，多長時(shí)間可以恢復(fù)，通常考慮得比較少，這需要進(jìn)行詳細(xì)的劃分和分類進(jìn)行設(shè)計(jì)。目前針對(duì)技術(shù)方面的整合，業(yè)界已經(jīng)形成共識(shí)，即通過虛擬化技術(shù)形成一個(gè)存

24、儲(chǔ)池，當(dāng)出現(xiàn)應(yīng)用需要存儲(chǔ)空間的時(shí)候，就為其分配一部分資源。此外，信息價(jià)值在不同生命階段也是不同的。如何在不同階段采取不同的存儲(chǔ)策略，從而最大程度的利用現(xiàn)有的資源，降低管理成本，就是整合的重要內(nèi)容。參考文獻(xiàn)：［1］李民、韓洪云、宋向明：《戰(zhàn)略成本管理下的柔性資本》，《經(jīng)濟(jì)與管理》2004年第6期。［本文系上海工程技術(shù)大學(xué)?；鹫n題“上海國有企業(yè)投融資管理創(chuàng)新研究”（編號(hào)：A250008010252008XY25）的階段性研究成果］（編輯杜