機(jī)關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件20170714

1、全 市 檔 案 業(yè) 務(wù) 培 訓(xùn),海寧市檔案局,,檔案收集的概念,檔案的收集是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動，檔案接收是指檔案館（室）收存檔案的活動過程，它是整個檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道，具體包括：（1）機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位（部門）需要?dú)w檔的文件的接收；（2）機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位對那些未及時歸檔的文件的補(bǔ)充收集；,哪些要?dú)w？,機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個方面：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活

2、動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；四是其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。,哪些不歸？,機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍也包括四個方面：一是上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供

3、工作參考的抄件等。二是本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。三是同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。四是下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材

4、料。,注意點(diǎn),本機(jī)關(guān)的重份文件，一般文件的草稿，內(nèi)部抄送的文件材料，沒有保存價值的電話記錄等，這些不屬歸檔范圍，禁止擅自歸檔。對這些不歸檔文件的處理：一是本級紅頭文件作發(fā)文匯集，每年將自己的發(fā)文放辦公室柜子里查閱。二是其他重要資料可以裝作一本做資料保存；三是其他不歸檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個人不得隨意處理。一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬

5、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上亦應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。,確定歸檔和不歸檔范圍時要注意,把握歸檔的重點(diǎn)：應(yīng)該以反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件為主。 凡屬本單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。凡屬本單位不歸檔的文件材料，各股室要妥善保管，及時清理，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行

6、處理。 本單位對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、軟件說明書等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。 本單位應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。,確定歸檔和不歸檔范圍時要注意,注意收集這些經(jīng)常容易漏掉的文件材料：一是內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料。二是“白頭文件材料”。如合同、協(xié)議、簡報、刊物、情況報告、歷史沿革、大事記、剪報、重要文件的修改稿，黨組（黨委）或行政會議記錄等；三是會議文件材料。四是非紙質(zhì)文件

7、材料。如照片、錄音帶、錄像帶、電子文件、榮譽(yù)證書、錦旗、印章等實(shí)物；五是收發(fā)文件的處理單，真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，有保存價值的都應(yīng)歸檔。許多單位發(fā)文沒有保存文件處理箋，有的連底稿都沒有保留。如果領(lǐng)導(dǎo)簽字的依據(jù)都丟了，這個文件的價值也降低了很多，有不良企圖的甚至可以偽造文件進(jìn)入檔案室，以便以后利用。因此所有文件處理箋和底稿必須連同正本一起存檔。,歸檔文件收集要轉(zhuǎn)變認(rèn)識上的誤區(qū),一是認(rèn)為紅頭文件應(yīng)歸檔，白頭文件可不歸（比如有些單

8、位本級發(fā)文收集很齊，可工作計劃、總結(jié)、匯報材料、政工材料、業(yè)務(wù)材料等白頭文件以難找為由不歸檔，事實(shí)上，紅頭文件固然重要，白頭文件同樣非常重要）；二是認(rèn)為上級文件都應(yīng)歸檔，而本級文件無所謂（例如有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級文件收得很齊，而本鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文和組織黨群、統(tǒng)計和七所八站的文件收得很不齊；有些會議記錄、總結(jié)、決算報表、人員調(diào)動、職工名冊卻沒有，事實(shí)上，本級文件是最重要的，如果遺失了，以后再也無法彌補(bǔ)，而上級文件遺失了可到上級主管部門查找）；三是認(rèn)為

9、文書檔案重要，其它檔案不重要。實(shí)際上，文書檔案固然重要，而單位工作中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的專門業(yè)務(wù)、會計、基建、設(shè)備、聲像、電子實(shí)物等檔案同樣重要，必須按國家的有關(guān)規(guī)定整理，并按時移交檔案室綜合管理；四是認(rèn)為正稿應(yīng)歸檔，底稿可不歸。事實(shí)上，底稿更重要，因?yàn)榘l(fā)文底稿有撰寫者的筆記，也有領(lǐng)導(dǎo)者的簽字，是文件產(chǎn)生效力的原始記錄。所以，各單位在收集文件時，底稿一定要附在正稿后面，合并歸檔；五是個別單位認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案重要，文書檔案不重要。因?yàn)闃I(yè)務(wù)檔案主

10、管機(jī)關(guān)抓得緊，文書檔案查得少。事實(shí)上，文書檔案是最重要的。,檔案收集的具體抓手,一是看國家檔案局8號令：“收什么？什么時候收？”,文書檔案類（本單位形成）,定義：文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。（1）本單位形成的文件材料歸檔范圍有三類：一是會議文件材料。二是正式文件。三是較重要的材料。,本單位形成的文件材料歸檔范圍,一是會議文件材料。指本單位黨、政、工、團(tuán)

11、召開的代表會（大會與會議）、工作會，黨組（黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會、工作會，專業(yè)會議及外出參加針對本單位主管業(yè)務(wù)的會議文件材料；二是正式文件。指本單位制發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、合發(fā)、本單位上級的批復(fù)、下級的請示等）正式文件的簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；,本單位形成的文件材料歸檔范圍,三是較重要的材料。指本單位形成的“賬外文件”，如工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章、調(diào)查、統(tǒng)計、財務(wù)報表、交接手續(xù)、機(jī)構(gòu)、人事（含人事日常工作）、合同、協(xié)議、刊

12、物、出版物、外事活動中形成的材料；重要的人民來信來訪、領(lǐng)導(dǎo)的批示、領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄、從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料；反映本單位（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒、重要活動的剪報、榮譽(yù)證書、聲像材料、實(shí)物等。,文書檔案類（上級單位形成）,（2）上級單位的文件材料的歸檔范圍包括：一是需貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料，本單位主要業(yè)務(wù)的文件及非本單位主管業(yè)務(wù)的法規(guī)性文件；領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表等視察、檢查本單位的文

13、件材料（含聲像材料）；二是代上級單位草擬并被采用的文件的最后草稿和印本（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載的文件材料）；,文書檔案類（同級、非隸屬單位）,（3）同級單位和非隸屬單位的文件材料的歸檔范圍有：一是雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；二是對本單位檢查的重要文件；三是重要的來往文件。,文書檔案類（下級單位）,（4）下級單位的文件材料的歸檔范圍有：一是下級單位報送的重要工作計劃、總結(jié)、報告、典型材料、報表、預(yù)決算及法規(guī)性備案文件

14、；二是直屬單位報送的重要科技管理性文件材料。,業(yè)務(wù)檔案類,主要包括反映本單位在從事業(yè)務(wù)工作等活動中形成的專門文件材料。以司法局為例：設(shè)置單獨(dú)類別的業(yè)務(wù)檔案有：公正業(yè)務(wù)檔案、律師業(yè)務(wù)檔案、社區(qū)服刑人員檔案、法律援助檔案等,科技檔案,科技檔案主要分為基建類和設(shè)備類?；悾簡挝晦k公樓建設(shè)相關(guān)資料、內(nèi)部裝修資料等。,科技檔案,科技檔案主要分為基建類和設(shè)備類。設(shè)備類：服務(wù)器、辦公電腦等。,會計檔案,(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證

15、;(二)會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,特種載體檔案,1.實(shí)物類：包括證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾、活動?biāo)志、證件、證書、獎?wù)隆⒓o(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)

16、印章、印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)），以及其它有重要保存利用價值的實(shí)物,特種載體檔案,2.照片類： 2.1普通照片,特種載體檔案,2.照片類： 2.2數(shù)碼照片,,特種載體檔案,3.磁介質(zhì)類：包括光盤、移動硬盤等,檔案收集的具體抓手,二是看各單位根據(jù)自己實(shí)際新修訂的歸檔范圍和保管期限表：“每個內(nèi)設(shè)科室對應(yīng)哪些文件？”歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔(dān)，單位檔案管理人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)。以市委黨校制定的歸檔范圍和保管期限

17、表為例，右側(cè)為內(nèi)設(shè)科室教育科（信息管理科）對應(yīng)歸檔文件的范圍。,歸檔的時間節(jié)點(diǎn),歸檔時間是指文書部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時間。各單位文書檔案執(zhí)行行政年度（每年1月1日至12月31日止），應(yīng)在次年六月底前歸檔；確保按時完成一般可運(yùn)用三種形式結(jié)合收集:（1）隨辦隨歸;（2）定期收集;（3）年終集中收集,歸檔文件收集小技巧,,Tip1：文書先行、下發(fā)通知以辦公室或行政科名義向各職能部門下發(fā)檔案收集通知，明確

18、收集內(nèi)容、收集要求和移交時間，并從本單位歸檔范圍和檔案保管期限表中截取相應(yīng)部門的歸檔內(nèi)容，以明確要求。,擬發(fā)檔案收集通知,歸檔文件收集小技巧,,Tip2：高層路線、會議要求提請檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)或檔案工作部門負(fù)責(zé)人在一定場合或會議上對做好歸檔文件收集工作提出要求，然后上門進(jìn)行收集。,會議上對檔案收集提出要求,歸檔文件收集小技巧,,Tip3：主動出擊、各個突破檔案工作人員逐一通知各職能部門兼職檔案人員，要求移交上年度應(yīng)歸檔文件，并明確移

19、交內(nèi)容、移交要求和移交時間。,喂，小王，要開始收集歸檔文件啦！,歸檔文件收集小技巧,,豐富優(yōu)化,突出自我,做好檔案收集工作，必須堅持八字方針，那就是：,,全宗卷規(guī)范修訂內(nèi)容：,本次修訂，依據(jù)GB/T1.1-2000《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第１部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則》，對原標(biāo)準(zhǔn)的表述方式和書寫格式進(jìn)行了修改：1.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需要，對原標(biāo)準(zhǔn)中“全宗卷主要內(nèi)容”和“全宗卷的整理”的內(nèi)容做了較大修改；2.新增了“術(shù)語和定義”和“卷盒及

20、目錄格式”兩章內(nèi)容3.根據(jù)館（室）藏檔案管理工作的實(shí)際需要，新增了“綜合全宗卷”的內(nèi)容規(guī)定。,全宗卷概念,全宗卷 fonds descriptive file由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。,新版全宗卷,全宗卷的編制原則,（1）檔案館（室）應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷，收

21、集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。（2）全宗卷中收集的文件材料應(yīng)做到齊全、完整、真實(shí)，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。（3）全宗卷的整理應(yīng)做到分類合理、方法科學(xué)、格式規(guī)范。（4）綜合全宗卷可以按館（室）藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗進(jìn)行編制，收集、保管在檔案管理過程中以館（室）藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗等多個全宗為對象形成的相關(guān)文件材料。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第一盒）,全宗（館藏）介紹類：全宗指南（

22、全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。（含年檢材料）,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第二盒）,檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第三盒）,檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第四盒）,檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴

23、檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第五盒）,檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第六盒）,檔案統(tǒng)計類：檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計臺賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，檔案工作統(tǒng)計分析材料等。,全宗卷的內(nèi)

24、容構(gòu)成（第七盒）,檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第八盒）,新技術(shù)應(yīng)用類：應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。,全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成（第九盒）,綜合全宗卷：管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務(wù)工作

25、規(guī)范和管理制度，涉及多個全宗的文件材料（大部分檔案室不涉及）。,全宗卷的整理,裝訂：以件為單位進(jìn)行整理裝訂，每件敲全宗卷件號章，按大流水填寫件號。分類：按以上全宗卷內(nèi)容構(gòu)成按第1至9盒進(jìn)行分類。排序：按形成時間順序排列，新增文件材料插入相關(guān)類目，向后接續(xù)排列,注意全宗卷章（左）和歸檔文件章（右）兩者的區(qū)別,全宗卷的整理,編號：在文件材料首頁上方的空白處進(jìn)行編號，文件材料的編號由全宗號—類號—件號三部分組成。全宗號填寫文件材料

26、所屬全宗的編號，類號填寫全宗卷構(gòu)成9個盒子的盒號，件號填寫文件材料在類目中的流水號。,全宗卷裝盒,文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時，可按分類編號順序裝入數(shù)盒。裝有文件材料的全宗卷應(yīng)填寫卷盒封面和脊背。,-2,,同一類別中一盒裝不下的情況下，第二盒盒號的填寫,-1,全宗卷盒,,全宗卷的保管,全宗卷應(yīng)與目錄檢索工具、檔案日常管理臺賬等一起存放,全宗卷目錄,,全宗卷管理規(guī)范（2012年發(fā)布）,中華

27、人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 12—2012）。本標(biāo)準(zhǔn)代替1994年發(fā)布的DA/T 12—94《全宗卷規(guī)范》。,第一步：把好移交接收關(guān),移交的時間節(jié)點(diǎn)：當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。例如：2016年度移交接收的是2014年度的會計檔案,第一步：把好移交接收關(guān),移交的手續(xù)：單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移

28、交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。,移交登記表及移交清單樣張,,第二步：會計檔案材料的分類,會計檔案可分為：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計材料,行政事業(yè)單位會計檔案的分類,第二步：會計檔案材料的初步

29、分類,為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實(shí)際利用需求，將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。,第二步：會計檔案材料的初步分類,會計憑證：包括行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證（保管期限：30年）。,第二步：會計檔案材料的初步分類,會計賬簿：包括總賬，日記賬，明細(xì)分類、分戶賬或登記簿，保管期限：30年。,第二步：會計檔案材料的初步分類,財務(wù)會計報告：包括部門財務(wù)報告（保管期限：永

30、久）、部門決算（保管期限：永久）。,第二步：會計檔案材料的初步分類,其他會計材料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表（保管期限：10年）、銀行對賬單（保管期限：10年）、納稅申報表（保管期限：10年），會計檔案移交（保管期限：30年）、保管（保管期限：永久）、銷毀清冊（保管期限：永久），會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,第三步：會計檔案的編號,編制流水號：同一個年度內(nèi)按照保管期限：永久-30年-10年的順序依次將財務(wù)報告、賬簿、憑

31、證等會計材料編制流水號，一個年度一個流水號。,注意：會計憑證的存放應(yīng)該采用專用憑證柜保管，避免檔案柜存儲空間的浪費(fèi)。,第二步：會計檔案的著錄,建議先將條目逐條輸入共建共享平臺后，通過平臺打印紙質(zhì)目錄及封面?zhèn)淇急淼取?第二步：會計檔案的著錄,建議先將條目逐條輸入共建共享平臺后，通過平臺打印紙質(zhì)目錄及封面?zhèn)淇急淼取?關(guān)于數(shù)碼照片檔案的定義,數(shù)碼照片 （digital photos）用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、

32、光盤等載體，依賴計算機(jī) 等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案 digital photographic records 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。,關(guān)于數(shù)碼照片檔案的兩個術(shù)語,照片組 photos group有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合（如一次會議、一項(xiàng)活動、一個項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組，

33、全部存儲到同一層級文件夾內(nèi)）。EXIF 信息 exchangeable image file information 數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)。主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。,數(shù)碼照片歸檔范圍和歸檔要求,一、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。 二、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象

34、的數(shù)碼照片。 三、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng) 俗和著名人物的數(shù)碼照片。 四、其他具有保存價值的數(shù)碼照片。,（一）本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的數(shù)碼照片； （二）本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片； （三）領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù) 碼照片； （四）本單位勞動模范、先進(jìn)人物及其典型活動的數(shù)碼照片； （五）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)

35、班子成員的數(shù)碼證件照片。,數(shù)碼照片保管期限,數(shù)碼照片檔案的保管期限分為：永久、30年、10年。但是為了存放、使用方便，在移動硬盤的存儲路徑上不在細(xì)分永久、30年、10年目錄層次，但是在文件命名中，保管期限應(yīng)當(dāng)有所體現(xiàn)。,歸檔時間及歸檔要求,歸檔時間：拍攝完成后及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。歸檔要求：1.歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼 照片的內(nèi)容和 EXIF 信息進(jìn)行修改和處

36、理。2.對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片 歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。3.歸檔數(shù)碼照片格式為：JPG格式。4.歸檔數(shù)碼照片應(yīng)添加文字說明，綜合事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括照片反映主要內(nèi)容,照片組題名、文字說明示例,,時間：20160606照片組題名：海寧市檔案局在市鵑湖水庫舉辦“蘭臺風(fēng)采-潮鄉(xiāng)檔案人定向越野賽”照片文字說明：海寧

37、市檔案局副局長徐炳林、檔案局工作人員及市級機(jī)關(guān)獲獎檔案員合影攝影者：石晨陽,整理和著錄,分類和排列：同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“年度-照片組”分類。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時間排列。命名：整理過程中對數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名，命名規(guī)則為：“年度-照片組號-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。年度：4位；照片組：4位，同一年度內(nèi)按0001開始編號；張?zhí)枺?位，同一照片組內(nèi)按0001開始編號。,照片命名示例,2017年省內(nèi)首個家庭

38、檔案館在海寧開幕，拍攝了一組數(shù)碼照片為本年度第二組照片，存儲格式為 JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：034-1-2017-0002-0001.jpg。,,數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說明,數(shù)碼照片檔案的存儲,存儲結(jié)構(gòu)數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進(jìn)行存儲可在移動硬盤根目錄下建立“XX單位數(shù)碼照片檔案”文件夾,,,,,,,,,,數(shù)碼照片檔案的存儲,在此文件夾下依次按不同年度和照片組建立層級文件夾，并以年度命名層級文件夾,數(shù)碼照

39、片檔案的存儲,在此文件夾下依次按不同年度和照片組建立層級文件夾，并以照片組號命名層級文件夾,數(shù)碼照片檔案的存儲,照片文件名按“全宗號-保管期限-年度-照片組號-張?zhí)枴卑葱纬蓵r間依次命名,數(shù)碼照片檔案存放路徑示例,該組數(shù)碼照片存放在的最終路徑如下：E：\海寧市檔案局?jǐn)?shù)碼照片檔案\2017\0002\,數(shù)碼照片檔案的存儲,推薦采用移動硬磁盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲載體。數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲應(yīng)一式兩套進(jìn)行雙備份，一套封存保管，一套供查