商務文書寫作步驟

1、1 / 24第一講 商務文書寫作的概念當今社會是市場經濟社會,商務活動則是各種社會活動的基礎。伴隨著經濟改革的深入 發(fā)展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點.企業(yè)內部的大部分溝通也是以商務文 書的形式進行。這就需要結合企業(yè)的業(yè)務,為企業(yè)員工安排商務文書的培訓學習。本課程的內容涵蓋了商務文書寫作的基本技巧和范例,希望可以幫助學員掌握商務文書 寫作的步驟和方法;與此同時,總結了商務文書寫作中常見的病例，突出強調了公文寫作的 規(guī)范性，

2、以幫助學院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤.商務文書寫作概述為了更有效地學習并運用有關商務文書寫作的方法和技巧,讓我們首先了解一下商務文 書寫作的基本內容。(一）商務文書的分類 一）商務文書的分類在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據(jù)其形式和內容 用途可以大致將其劃分為以下的類型:1. 1.按形式來劃分 按形式來劃分以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類： ? 固定格式的商務文書 常見的固定格式的商務文

3、書主要有:商務合同、邀請信、通知、請示以及批復.相比較 而言，這類商務文書的格式是有比較規(guī)范的要求的.? 非固定格式的商務文書 而所謂非固定格式的商務文書,在日常工作中則往往應用得更為廣泛,其中最為大家所 熟悉的就是隨著計算機和網(wǎng)絡一起興起的電子郵件。2．按內容用途來劃分 ．按內容用途來劃分以內容以及用途作為劃分標準,商務文書則又可以分為以下兩類： ? 通用的商務文書 常見德通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以

4、及報告 等。由于相對于禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁,所以在課程后面的內容中 將對它們的寫作方法進行專門的討論。? 禮儀性的商務文書 而所謂禮儀性的商務文書,則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。(二）商務文書寫作的作用 二）商務文書寫作的作用正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分;而每個人工作首先都是有私 心的,即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻,然后再將私心通過公心來實現(xiàn)—— 公司或單位好，個人才

5、可以好。因此，商務文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重 要的?！陡２妓埂冯s志的創(chuàng)始人—— 馬爾克姆·福布斯曾經說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會,幫助你擺脫 困境,或者為你帶來財富”,也就是說,寫好商務文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?濟利益。從另一個角度來看，商務文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都 是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調的一點是,溝通并不僅僅是所傳遞出 來的

6、信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認識到,在日常工 作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通 。3 / 24? 材料 好的商務文書不是可以一蹴而就的,需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。 例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章 程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應。在材料方面，應該遵循“收集要多,選擇要嚴,使用要巧“的原

7、則。 ? 結構 另外，好的商務文書還應該具有良好的結構,否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費 很多不必要的時間,而需要去強調的內容則被相應的弱化.在結構方面,可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式. ? 語言 如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其 進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須 進行拼寫檢查以保證用詞的準確.第二講 如

8、何寫出好文章（上)商務文書寫作的步驟在了解了商務文書寫作的概述內容之后，我們來看看商務文書寫作的以下六個步驟:（一）步驟一：制定正確的行動目標 （一）步驟一：制定正確的行動目標 在撰寫某一個商務文書之前,我們應該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在 收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標.1．主動目標與被動目標 ．主動目標與被動目標需要強調的是，這個行動的主體是收取商務文書的對方。因此,我們撰寫

9、商務文書說表 達出來的意愿只能是一個“被動目標”,而對方的實際行動才是所謂的“主動目標”。２.將被動目標轉化為主動目標 將被動目標轉化為主動目標正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務文書時往往陷入到一個誤區(qū)當 中，即將自己的被動目標當成了主動目標—- 只關注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務，而忽略了接收文書的對方的感受。認識到這樣一個誤區(qū),將被動目標轉變?yōu)橹鲃幽繕?，就需要在明確之前的第一個問題的 基礎上,再獲取以下這個問題

10、的答案：作為商務文書的撰寫者的我們在乎什么?換而言之， 我們從成功撰寫商務文書、正確傳遞信息并獲得對方實際行動的響應中，能夠收獲到什么 成果。只有將我們在乎的內容與希望對方采取的行動形成一致，那么才能有效地把被動目 標轉化為主動目標?！景咐?】有關總經理組織召開公司全體秘書會議的郵件 有關總經理組織召開公司全體秘書會議的郵件在某公司中，總經理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書.這個郵件實際上

11、就是一個商務文書，相當于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中,我們可以分析得到：總經理秘書的行動目標是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠,因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會;而是應該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認.要寫好這個商務文書，總經理秘書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事