會計檔案管理

1、會計檔案管理,山東省檔案局館室業(yè)務處,,,,,會計檔案管理：,中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法 2016年1月1日起實施 適用于國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織。不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。,管理檢查職責分工,制度保障,單位應建立會計檔案收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等

2、管理制度。采取防護技術和措施，保證電子會計檔案的真實、完整、可用和安全。,下列會計資料應當進行歸檔:　　(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;　　(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;　　(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;　　(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書

3、及其他具有保存價值的會計資料。,職責分工各單位會計管理機構按照歸檔范圍和歸檔要求，定期對會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，編制會計檔案移交清冊和移交清單。 出納人員不得兼管會計檔案,會計檔案保管清冊：順序號、責任者、會計檔案名稱（題名）、卷號、冊數(shù)、起止時間、保管期限、備注會計檔案移交清冊：會計檔案名稱（題名）、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限以及經(jīng)

4、辦人和監(jiān)交人的簽名。,會計檔案移交清單,年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫。種類和數(shù)量移交部門及移交人：由單位內財務部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。接收部門及接收人：由單位內檔案部門或接收會計檔案的有關部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的情況。,電子會計檔案：第七條 單

5、位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案。新辦法肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理（2013年，國家稅務總局印發(fā)了《網(wǎng)絡發(fā)票管理辦法》，同年，國家發(fā)改委、財政部等13個部位印發(fā)《關于進一步促進電子商務健康發(fā)展有關工作的通知》）電子會計檔案的移交與接收： 電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關

6、規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交?！　嫏n案的接收分為單位內部會計管理機構向檔案管理機構移交的接收和單位之間的移交接收兩個層面。對前者要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收”；對后者要求“檔案接收單位應對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接受的電子會計檔案的準確、完整、可用、安全。,僅以電子形成保存的電子會計檔案，滿

7、足以下條件：(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;（真實）(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;（準確完整可用）(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關

8、系;（準確完整可用）,(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;（安全）(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;（安全）(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。（準確完整可用）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　此外，滿足以上條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的

9、,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。（真實）,單位內部生成的電子會計資料滿足1-6條外部接受的電子會計資料滿足1-7條,移交時限：當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經(jīng)單位檔案管理機構同意?！　挝粫嫻芾頇C構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。,紙質會計檔案移交與接收要求：

10、,紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。單位檔案管理部門接收紙質會計檔案時應保持原卷冊的封裝，需要重整的，要會同會計機構的經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。,利用：一般不外借，確因工作需要的，應嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù),保管期限：會計檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期又分為10年、30年。附表的保管期限為最低保管期限從會計年度終了的第一天算起,會計檔案的鑒定：,單位應當成立會計檔案鑒定委員會，定期對已到保管期限的會計檔案進

11、行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。是否每年開展鑒定視具體情況,銷毀：,1、單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3、單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作。紙質會計檔案，檔案管理機構與會計管理機構共同派員監(jiān)

12、銷。電子會計檔案,由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。,會計檔案銷毀清冊：銷毀檔案的名稱（題名）、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間以及單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人的簽字和監(jiān)銷人員的簽字。,保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到

13、未了事項完結時為止?！　为毘槌隽⒕砘蜣D存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。,單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的

14、有關規(guī)定處置,各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應當

15、由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。,建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。,新舊《會計檔案管理辦法》的銜接1、2016年1月1日起，最低保管期限按照新辦法執(zhí)行2、已到期限，2015年12月31日前完成鑒定

16、可以銷毀但未進行銷毀的，按新辦法組織銷毀。鑒定繼續(xù)保留的，按照新辦法保管期限執(zhí)行。3、已到期限，2015年12月31日前未進行鑒定，按照新辦法進行鑒定。4、未到原辦法規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，按照新辦法重新劃定保管期限。,5、新辦法實施前已經(jīng)用計算機管理會計核算和會計檔案管理的，其工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的要求，并滿足新辦法第八條、第九條的條件的，可以僅以電子形式歸檔保管。6、2014年前形成的電子會計資料一律按照老