會(huì)計(jì)檔案管理

1、會(huì)計(jì)檔案管理,山東省檔案局館室業(yè)務(wù)處,,,,,會(huì)計(jì)檔案管理：,中華人民共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)——會(huì)計(jì)檔案管理辦法 2016年1月1日起實(shí)施 適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織。不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。,管理檢查職責(zé)分工,制度保障,單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等

2、管理制度。采取防護(hù)技術(shù)和措施，保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。,下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:　　(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;　　(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;　　(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;　　(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)

3、及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。,職責(zé)分工各單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，定期對(duì)會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)和移交清單。 出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：順序號(hào)、責(zé)任者、會(huì)計(jì)檔案名稱（題名）、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間、保管期限、備注會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：會(huì)計(jì)檔案名稱（題名）、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限以及經(jīng)

4、辦人和監(jiān)交人的簽名。,會(huì)計(jì)檔案移交清單,年度：填寫(xiě)需要移交的會(huì)計(jì)檔案所屬年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。種類和數(shù)量移交部門(mén)及移交人：由單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)及其管理人員填寫(xiě)并蓋章簽字。接收部門(mén)及接收人：由單位內(nèi)檔案部門(mén)或接收會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)部門(mén)及其管理人員填寫(xiě)并蓋章簽字。監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。移交時(shí)間：填寫(xiě)辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)的年月日。備注：填寫(xiě)移交范圍的會(huì)計(jì)檔案中需標(biāo)明的情況。,電子會(huì)計(jì)檔案：第七條 單

5、位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。新辦法肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理（2013年，國(guó)家稅務(wù)總局印發(fā)了《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，同年，國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部等13個(gè)部位印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)電子商務(wù)健康發(fā)展有關(guān)工作的通知》）電子會(huì)計(jì)檔案的移交與接收： 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)

6、規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交?！　?huì)計(jì)檔案的接收分為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)向檔案管理機(jī)構(gòu)移交的接收和單位之間的移交接收兩個(gè)層面。對(duì)前者要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收”；對(duì)后者要求“檔案接收單位應(yīng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接受的電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用、安全。,僅以電子形成保存的電子會(huì)計(jì)檔案，滿

7、足以下條件：(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;（真實(shí)）(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;（準(zhǔn)確完整可用）(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)

8、系;（準(zhǔn)確完整可用）,(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;（安全）(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;（安全）(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。（準(zhǔn)確完整可用）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　此外，滿足以上條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的

9、,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。（真實(shí)）,單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料滿足1-6條外部接受的電子會(huì)計(jì)資料滿足1-7條,移交時(shí)限：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意?！　挝粫?huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交與接收要求：

10、,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。單位檔案管理部門(mén)接收紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需要重整的，要會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。,利用：一般不外借，確因工作需要的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),保管期限：會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期又分為10年、30年。附表的保管期限為最低保管期限從會(huì)計(jì)年度終了的第一天算起,會(huì)計(jì)檔案的鑒定：,單位應(yīng)當(dāng)成立會(huì)計(jì)檔案鑒定委員會(huì)，定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)

11、行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。是否每年開(kāi)展鑒定視具體情況,銷毀：,1、單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)2、單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3、單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)

12、銷。電子會(huì)計(jì)檔案,由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：銷毀檔案的名稱（題名）、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間以及單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人的簽字和監(jiān)銷人員的簽字。,保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到

13、未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止?！　为?dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。,單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的

14、有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)

15、由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。,建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。,新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的銜接1、2016年1月1日起，最低保管期限按照新辦法執(zhí)行2、已到期限，2015年12月31日前完成鑒定

16、可以銷毀但未進(jìn)行銷毀的，按新辦法組織銷毀。鑒定繼續(xù)保留的，按照新辦法保管期限執(zhí)行。3、已到期限，2015年12月31日前未進(jìn)行鑒定，按照新辦法進(jìn)行鑒定。4、未到原辦法規(guī)定的最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案，按照新辦法重新劃定保管期限。,5、新辦法實(shí)施前已經(jīng)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案管理的，其工作符合《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》的要求，并滿足新辦法第八條、第九條的條件的，可以僅以電子形式歸檔保管。6、2014年前形成的電子會(huì)計(jì)資料一律按照老