項(xiàng)目文檔管理作業(yè)指引

1、第1頁(yè)共6頁(yè)項(xiàng)目文檔管理作業(yè)指引項(xiàng)目文檔管理作業(yè)指引編制編制日期日期審核審核日期日期批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期日期第3頁(yè)共6頁(yè)文件及時(shí)下發(fā)、避免漏發(fā)重發(fā)等現(xiàn)象。?聯(lián)系函聯(lián)系函是工作指令以外的其他發(fā)文，如工程部對(duì)壟斷部門(mén)工作聯(lián)系往來(lái)的文件；工程部直接對(duì)施工單位來(lái)函回復(fù)的文件；表?yè)P(yáng)信、確認(rèn)函等。2)發(fā)文流程：經(jīng)辦人根據(jù)部門(mén)發(fā)文模板擬稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審批同意后，由工程文員加蓋部門(mén)公章后發(fā)出，并保存原件并進(jìn)行臺(tái)賬登記、歸檔。5.2.2工程部收文1)工

2、程部收文是指來(lái)自總承包單位、分包單位、材料設(shè)備供應(yīng)商、其他單位（包含政府部門(mén)、公司其他部門(mén)等）所有外來(lái)單位的文件。所有收文統(tǒng)一由工程文員接收，并進(jìn)行第一次臺(tái)帳登記，初步登記收文的基本信息。在文件反面加蓋“文件傳閱章”，第一時(shí)間送至工程部經(jīng)理或授權(quán)人簽署指定傳閱人（如為政府部門(mén)的收文須抄送公司信息管理負(fù)責(zé)人及檔案部門(mén)）。最后，由工程文員跟進(jìn)文件傳閱直至完成，進(jìn)行第二次臺(tái)帳登記，注明存檔時(shí)間并將文件存入盒內(nèi)。如有電子文件傳閱的，紙質(zhì)文件經(jīng)臺(tái)

3、帳登記即可直接存檔。2)收文流程：工程文員負(fù)責(zé)接收部門(mén)文件并進(jìn)行臺(tái)賬登記，蓋傳閱章后進(jìn)行統(tǒng)一分發(fā)至相關(guān)人員。5.2.3文件管理1)工程部所有收發(fā)的原件統(tǒng)一由工程文員登記存檔，并在完成簽批、傳閱的3個(gè)工作日內(nèi)，按《項(xiàng)目文檔分類對(duì)照表》分類、登記，最后在文件右上角加蓋歸檔章歸檔。2)存檔統(tǒng)一使用A4幅面（297mm210mm）、42mm厚度的紙質(zhì)資料盒，并粘貼文檔盒脊目錄。盒脊目錄格式示意圖：盒脊目錄格式示意圖：①表示“文件類別”。例如：總