山東省電子文件管理問題與對策研究.pdf

1、計算機的發(fā)明普及和信息技術(shù)的飛速發(fā)展催生出一種全新的信息記錄方式——電子文件。隨著信息化進程的不斷加快，電子文件正以其數(shù)量的龐大、種類的繁多，逐步取代紙質(zhì)文件成為記錄國家治理、社會運行的基本工具，電子文件管理也成為新時期國家管理的基礎(chǔ)性工作。山東是經(jīng)濟文化大省強省，各項事業(yè)蓬勃發(fā)展，產(chǎn)生了大量歷史記錄，這些記錄很大一部分以電子文件形式存在。如何把這些以電子文件形式存在的歷史記錄完整準(zhǔn)確地保存下來，使當(dāng)代社會記憶得以留存，并使其為全省政治

2、、經(jīng)濟、文化等各項事業(yè)發(fā)展有效服務(wù)，是全省上下必須高度重視的重大課題。近年來，山東在電子文件管理領(lǐng)域做了大量有益探索，取得了很大進步，但是由于諸多原因，當(dāng)前全省對電子文件的認(rèn)識和重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大量的電子文件沒有得到有效管理，處于失存、失控、失用、失密狀態(tài)，形勢極為嚴(yán)峻，問題亟待解決。
　　本文立足實際，在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，指出當(dāng)前山東省電子文件管理工作存在的問題，分析原因，提出對策，以期在解決實際問題、推進工作發(fā)展上貢獻(xiàn)綿薄

3、之力。除緒論外，全文主要由三個部分構(gòu)成。
　　第一部分講述了山東省電子文件管理工作的現(xiàn)狀，主要從管理機制的變化和實踐發(fā)展兩個方面進行了闡述。管理機制變化部分介紹了電子文件管理由檔案部門承接管理職能到建立山東省電子文件管理聯(lián)系會議機制將電子文件管理上升到國家高度的情況;實踐發(fā)展部分一是分別介紹了從2000年以來三個五年規(guī)劃期間山東省在電子文件管理方面工作的側(cè)重點，二是重點介紹了經(jīng)過十幾年的發(fā)展山東省特別是各級綜合檔案館在電子文件管理

4、方面取得的成績。
　　第二部分在對有關(guān)部門單位進行實地訪談和問卷調(diào)查的基礎(chǔ)上，指出了當(dāng)前山東省在電子文件管理方面存在的問題，主要有山東省電子文件管理在地區(qū)和行業(yè)間發(fā)展極不平衡;大量電子文件處于失存狀態(tài);電子文件的安全問題極為堪憂;電子文件的憑證作用難以實現(xiàn);電子文件有效開發(fā)不足，服務(wù)能力低下。并指出產(chǎn)生問題的原因主要是對電子文件管理不力，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃;社會對電子文件的認(rèn)識不足，重視程度不夠;電子文件管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)，對已有標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不力

5、;電子文件管理方面的人才缺乏，基礎(chǔ)理論研究不足，難以為其發(fā)展提供智力支持。
　　第三部分對如何解決實際問題提出了切實可行的對策:第一，要加強對電子文件管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，優(yōu)化管理機制，加強政策保障;第二，要廣泛宣傳，更新觀念，增加公眾對電子文件的接受程度、重視程度，消除公眾對電子文件安全問題的擔(dān)憂，消除機構(gòu)對“雙套制”、“雙軌制”的依賴;第三，要完善電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系，為電子文件規(guī)范發(fā)展保駕護航;第四，以典型項目建設(shè)作為切入點，提