崗位說明書編寫技巧

1、P,,,,,,LOGO,崗位說明書編寫技巧,目錄,一、崗位說明書是管理的基礎,二、崗位說明書的基本內(nèi)容三、崗位說明書的編寫技巧,,,,,,,,,,是什么？有什么？怎樣寫？,P2,一個和尚挑水喝； 兩個和尚抬水喝； 三個和尚沒水喝。,從三個和尚說起,1、和尚的目標是啥？2、挑水是誰的工作？3、為什么沒人挑水？4、最后誰得到好處？,,,P3,1、有人工作做不完，永遠做不完；,2、有人沒活兒干，整天可以喝茶看

2、報紙；3、有些工作很多人做，功勞大家爭，責任沒人擔；,4、有些工作沒人做，懲罰起來誰都有理由；,5、考核不公平，勤無獎，懶無懲；,6、我不知道要做什么，領導讓我干我就干；,7、這個工作好像是個人都可以做，沒啥要求；,工作中你遇到的情況,,,,分工不清晰,,,,責任不清晰,,,,考核不明確,,,,職責不明確,,,…………急需一個東西：寫清楚自己要做什么，寫清楚責任是什么，要求是什么……,,,,要求不明確,P4,,,,崗位說明書,,,

3、,,,,,,,,,,,,,人 力 資 源 管 理 規(guī) 劃,,,,,,,,,,職位說明書,P5,招聘要依據(jù)崗位說明書規(guī)定的入職要 求、崗位職責以及崗位的工作環(huán)境。崗 位說明書還對培訓、績效管理、薪酬方 案都有非常直接的影響，所以說，崗位,說明書是基礎，是 人力資源管理的土壤。,崗位分析就是把崗位搞明白、搞清楚、 搞透徹，即崗位的職責是什么，崗位的,任務是什么，崗位的入職要求是什么，,工作環(huán)境是什么，工作條件是什么，等

4、,等。,,,?理清自身的工作職責，彼此的關系，權責清楚?人員招募、甄選、雇用?新進員工講習／職前訓練（新進員工導入）?離職管理／工作交接?員工發(fā)展／教育訓練?績效考核（ 目標設定／考核依據(jù))?工作評價／薪資架構?前程管理／前程路徑（晉升、升等、轉(zhuǎn)調(diào)）?薪資調(diào)查(職位比對)?人力盤點(工作設計合理化),P66,崗位說明書的作用,崗位說明書的目的,P7,孔子曰：吾日三省吾身1.做崗位分析，就是反省每

5、一個崗位即從老總、各個部門經(jīng)理一直到下面每一個崗位，所做的工作都是要反省是不是有效地促進了戰(zhàn)略目標的達成。知己知彼，百戰(zhàn)不殆！2.讓崗位的承擔者清楚自己該干什么，不該干什么，什么時候干什么編制崗位說明書，還有一個重要的任務，就是讓崗位的承擔者清楚自己該干什么， 不該干什么，什么時候干什么，這就是戰(zhàn)略溝通。這體現(xiàn)了戰(zhàn)略指導，戰(zhàn)略指導的結(jié)果 會導致重新安排崗位職責。寫崗位說明書的時候，絕對不是簡簡單單地像照相一樣如實地把

6、崗位的職責任務、 工作條件以及入職要求描述出來，而是應該根據(jù)戰(zhàn)略需求、戰(zhàn)略目標和戰(zhàn)略任務，看一 看要達成整個企業(yè)的整體目標，各個崗位必須要做哪些促成戰(zhàn)略目標達成的事。,什么時候?qū)憤徫徽f明書,P88,◆ 招聘的時候；◆ 機構調(diào)整的時候；◆ 新設崗位的時候；◆ 新業(yè)務發(fā)展的時候；◆ 流程再造之前或者再造過程中；◆ 發(fā)現(xiàn)有問題的時候，等等。,誰來寫崗位說明書,,,,,,,寫崗位說明書，由以下三類不同的人共同進行：◆ 實際承擔

7、這個崗位的工作人員崗位承擔者主要了解本崗位的 具體任務和職責，怎么去完成，沒有完成的后果是什么，入職的要求是什么，等等?！?崗位的直接主管直接上司的主管應該起補充指導的作用，他們之間是相互配合的關系。◆ 人力資源部門人力資源部的人應該成為人力資源專家，分別起指導其他部門，組織培訓，提 供工具，提供模板，做輔導，搜集所有的信息并整理好，在他人需要時隨時提供 幫助。,P99,,,,,目錄,P10,一、崗位說明書是各項管理

8、的基礎,二、崗位說明書的基本內(nèi)容三、崗位說明書的編寫技巧,崗位名稱分析 明確崗位名稱標準、職位目標，確定與其他部門相類似的崗位之間的區(qū)別， 以便了解全面該崗位設置的意義和作用工作職責分析工作內(nèi)容、工作職責、工作任務和工作關系任職資格分析知識、技能、經(jīng)驗和體能要求,P11,崗位說明書主要內(nèi)容,崗位說明書格式,,,,上級對該崗位關注點，以及與其 他同級崗位的區(qū)別,,主要工作責任可以劃分為哪幾類，分別列入工作項目中

9、,,該主要工作責任可以劃分為哪幾 項工作任務,,該崗位與公司內(nèi)外哪些部門和人 員發(fā)生聯(lián)系，多長時間發(fā)生一次 或一個月（季、年）發(fā)生幾次， 因為什么事情發(fā)生這樣的聯(lián)系,,側(cè)重于學力而非實際取得的文憑，如：大專學歷或具備相應的能 力,,,,,,,,,,,,,,,,,,,P12,,,,,目錄,P13,一、崗位說明書是各項管理的基礎,二、崗位說明書的基本內(nèi)容三、崗位說明書的編寫技巧,? 職位目標編制? 崗位職責編制（含工作

10、任務）? 工作關系編制? 任職資格編制,P14,崗位說明書編寫重點,職位目標：用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的 和作用? 該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？?上級對該崗位的主要關注點是什么？? 如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果? 工作依據(jù)：根據(jù)…? 工作內(nèi)容：動詞+工作對象? 工作成果：動詞+描述崗位工作達到的目的注意：崗位設

11、置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程,P15,職位目標編制,P16,職位目標/職責說明－動詞舉例,采購主管職位目標錯誤編制方法：負責采購部門的日常管理工作,P17,職位目標編制演示（一）,診斷：1、沒有依據(jù)；2、沒有工作目標和上級的關注點；采購主管職位目標正確編制方法 受物流中心總監(jiān)的委派，全面負責采購部的日常管理工作，尋找合適 的代理商，確保生產(chǎn)物料及時交付、質(zhì)優(yōu)價廉,采購主管職位目標：受物流中心總監(jiān)的委派，全面負責采購部的

12、日常管理 工作，尋找合適的代理商，確保生產(chǎn)物料及時交付、質(zhì)優(yōu)價廉。依據(jù) 受物流中心總監(jiān)的委派 工作內(nèi)容：負責（動詞）采購部的日常管理工作（工作對象）；尋找（動詞）合適的 代理商（工作對象）結(jié)果確保（動詞）生產(chǎn)物料及時交付、質(zhì)優(yōu)價廉（工作結(jié)果）,P18,職位目標編制演示（一）分析,職位目標編制演示（二）,P19,績效專員職位目標編制方法：根據(jù)公司的需要，制定適合公司發(fā)展需要的 績效考核體系診斷：沒有明確上級的關

13、注點；績效專員職位目標正確編制方法： 根據(jù)公司發(fā)展的需要和上級的指示，制定和完善公司的績效體 系，協(xié)助各部門制定和完善績效指標，確保公司目標和員工目 標的一致性，實現(xiàn)公司效益和員工報酬共同增長的雙贏。,績效專員職位目標： 根據(jù)公司發(fā)展的需要和上級的指示，制定和完善公司的績效體系，協(xié)助各部門 制定和完善績效指標，確保公司目標和員工目標的一致性，實現(xiàn)公司效益和員 工報酬共同增長的雙贏。依據(jù)： 根據(jù)公司發(fā)展的需要和上級的

14、指示 工作內(nèi)容：制定和完善（動詞）公司的績效體系（工作對象），協(xié)助（動詞）各部門制定 和完善績效指標（工作對象）結(jié)果：確保（動詞）公司目標和員工目標的一致性（工作結(jié)果）；實現(xiàn)（動詞）公司 效益和員工報酬共同增長的雙贏（工作結(jié)果）,P20,職位目標編制演示（二）分析,? 職位目標編制? 崗位職責編制（含工作任務）? 工作關系編制? 任職資格編制,P21,崗位說明書培訓大綱,?工作持有人所負有的職責以及工作所要求的

15、最終結(jié)果?崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時性工作?不同的崗位職責不應有交叉重復?按照崗位職責的重要性順序填寫,重要的職責填寫在前面?職責描述字數(shù)每條職責描述力求簡練 格式 工作內(nèi)容（動詞+工作對象）+工作結(jié)果,P22,崗位職責編制要求,分組判斷某崗位職責編制存在哪些問題 職責表述一：貫徹并監(jiān)督本部門“5S”管理制度的執(zhí)行情況。職責表述二：上級領導交辦的其他工作 職責表述三：負責宿舍、食堂、5S、保

16、潔事務的管理工作,P23,崗位職責編制練習（3分鐘）,比照崗位職責編制要求：1、沒有工作所要求的最終結(jié)果；2、職責二是短期或臨時性工作，應該去掉；3、5S管理在職責一和職責三都有涉及，存在重復，應該只在一個職責內(nèi)保留4、職責三是該崗位最重要的工作內(nèi)容，應是職責一,一、除非是特別重要的職責，每項職責占用的時間一般大于所有職責的5%。未被逐條詳細描述的“其它”職責所占用的時間一般不超過該崗位完成 所有職責工作時間的10%。二、

17、緊密相關的（如：用于完成一項任務的幾個步驟）或類似的職責可以 歸為一條職責來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責合并在一個小標題 下做概要描述。,P24,職責條目編寫要求,判斷以下兩個崗位職責示例存在什么問題示例1：?職責：負責宿舍、食堂、5S、保潔事務的管理工作示例2：? 對各部門的進行工作分析，分析各崗位的主次工作、工作難度、完成時 間、各項工作在工作時間中所占的比重，工作過程中需要的協(xié)助以及內(nèi) 外部關系，為后期績

18、效考核指標設計提供基礎數(shù)據(jù)?設計績效考核計劃方案，適應企業(yè)和各級管理者的需要?根據(jù)公司的情況和各部門的需要，協(xié)助其他部門設計和完善公司績效考 核體系與各部門考核指標，實現(xiàn)公司利益和員工利益的一致性,P25,職責條目編制練習,,一份好的崗位說明書包含了準確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導”等具體動詞的，盡 量避免用“負責”等籠統(tǒng)的詞。例如：每季度起草報告向…… 傾聽客戶的

19、買賣指令…… 比較部門實際費用與預算費用的差別……用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責盡可能提供具體的例子 來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的 具體事項。,P26,職責描述句式規(guī)范,1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：,P27,職責描述語句通常包含的內(nèi)容,?總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出?描述了工作的成果而非過程?每一說明描述了單獨的 、不同的最終結(jié)果?不是廣義的，含

20、糊的說明?每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責不會改變,P28,職責描述的總結(jié)及注意事項,P29,職位目標/職責說明－動詞舉例,上下級崗位職責的關聯(lián),P30,?工作任務的編制格式同崗位職責；?工作任務從屬于崗位職責，是為了實現(xiàn)該項崗位職責的最終結(jié)果， 而詳細需要做的幾項工作；?每項工作任務側(cè)重點不同，相同的側(cè)重點需要合并，不同側(cè)重點應 避免合并。,P31,工作任務編制,績效專員,P32,?職責一：對各部門的進行

21、工作分析，分析各崗位的主次工作、工作難度、完成時間、各項工作在工作 時間中所占的比重，工作過程中需要的協(xié)助以及內(nèi)外部關系，為后期績效考核指標設計提供基礎數(shù)據(jù)?職責二：設計績效考核計劃方案，適應企業(yè)和各級管理者的需要?職責三：根據(jù)公司的情況和各部門的需要，協(xié)助其他部門設計和完善公司績效考核體系與各部門考核 指標，實現(xiàn)公司利益和員工利益的一致性可修改成：?職責：根據(jù)公司和各部門的需要，對各部門進行工作分析，設計和完善公司績

22、效考核體系與各部門考 核指標，實現(xiàn)公司利益和員工利益的一致性工作任務：?任務1：對各部門的進行工作分析，分析各崗位的主次工作、工作難度、完成時間、各項工作在工作 時間中所占的比重，工作過程中需要的協(xié)助以及內(nèi)外部關系，為后期績效考核指標設計提供基礎數(shù)據(jù)?任務2：設計績效考核計劃方案，適應企業(yè)和各級管理者的需要?任務3：根據(jù)公司的情況和各部門的需要，協(xié)助其他部門設計和完善公司績效考核體系與各部門考核 指標，實現(xiàn)公司利益和

23、員工利益的一致性,工作任務示例,工作關系這里特指與上下級以外的人員和部門所發(fā)生的聯(lián)系。 工作關系的關鍵因素是：聯(lián)系的事項，聯(lián)系的頻率,工作關系編制,,,,,周期性、反復的,,,明確結(jié)果導向的,,,清晰行為動作,P33,任職資格編制,,,P34,,職位目標、崗位職責、工作任務的編制之間存在哪些聯(lián)系和不同,P35,思考：,?職位目標：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果? 工作依據(jù)：根據(jù)…? 工作內(nèi)容：動詞+工作對象? 工作成果：動詞+描述

24、崗位工作達到的目的? 崗位職責：工作內(nèi)容+工作結(jié)果?工作內(nèi)容：動詞+工作對象? 工作成果：動詞+描述崗位工作達到的目的?工作任務：工作內(nèi)容+工作結(jié)果?工作內(nèi)容：動詞+工作對象? 工作成果：動詞+描述崗位工作達到的目的,P36,總結(jié)——格式,? 職位目標：?體現(xiàn)崗位的獨特性以及工作目標、上級的主要關注點,,,,,崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時性工作,,不同的崗位職責不應有交叉重復 按照崗位職責的重要性順