健全采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)控制度

1、物資、材料、財產(chǎn)、設(shè)備的采購與付款是企業(yè)財務(wù)管理方面的重要工作。這項工作搞好了，可以促進企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，防止資產(chǎn)損失。如發(fā)生混亂易產(chǎn)生舞弊行為，給企業(yè)帶來損失。按照財政部印發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款(試行)》和一些先進企業(yè)的成功做法，企業(yè)應(yīng)加強對采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，至少建立、健全以下八項制度。1崗位責(zé)任制。一要明確企業(yè)負責(zé)人、采購人員、出納會計、材料會計，以及供應(yīng)、財務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)、倉庫等相關(guān)部門和負責(zé)

2、人，在采購與付款業(yè)務(wù)中的職責(zé)、權(quán)限；二要明確企業(yè)內(nèi)不得由同一部門或個人辦理該項業(yè)務(wù)的全部事項，使不相容崗位徹底分離，即申購與審批相分離，詢價與確定供應(yīng)商相分離，采購合同訂立與審計相分離，采購與驗收相分離，采購、驗收與會計記錄相分離，付款審批與付款執(zhí)行相分離，確保相互約束、相互監(jiān)督；三要明確具體的責(zé)任考核細則和相對應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。2相關(guān)人員的準入、輪崗制度。一是具備良好業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德的人員承擔(dān)采購與付款業(yè)務(wù)；二是凡發(fā)生舞弊行為的人員

3、不論數(shù)額大小，必須調(diào)離原崗位，今后不得從事采購與付款業(yè)務(wù)；三是從事采購、審批、驗收、付款、審計的人員必須三年進行一次輪崗。3授權(quán)批準制度。一是明確授權(quán)級次，按照企業(yè)規(guī)模大小和采購項目性質(zhì)確定，如小企業(yè)1000元以內(nèi)38的物資采購與付款，授權(quán)給供應(yīng)與財務(wù)負責(zé)人批準，1000元以上、5000元以下的授權(quán)給分管供銷與財務(wù)的企業(yè)負責(zé)人批準，5000元以上的一般物資采購授權(quán)給企業(yè)主要負責(zé)人批準；二是明確對重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，如新品開發(fā)中的

4、大宗材料、設(shè)備購置、更新主要設(shè)備等，應(yīng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批制度；三是明確審批人應(yīng)當根據(jù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)審批，不得超越權(quán)限審批；四是明確經(jīng)辦人員應(yīng)當在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)，對于審批人超越授權(quán)范圍審批的，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞増蟾妗?憑證管理制度。在采購與付款業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，建立書面憑證及其記錄制度。企業(yè)應(yīng)印制申購單、采購單、驗收單、入庫單、付款通知單等5種憑

5、證，每種憑證上必須有三方面人員的簽字，如申購單上必須有申請(使用)人、車間負責(zé)人、生產(chǎn)科或企業(yè)負責(zé)人簽字。5。預(yù)算管理制度。企業(yè)內(nèi)部各部門、單位必須于當月25日前編制出下月采購預(yù)算，報供應(yīng)、財務(wù)部門審核匯總，分別由供應(yīng)、財務(wù)部門編制出采購、付款預(yù)算草案，爾后報經(jīng)企業(yè)廠長(經(jīng)理)辦公室批準后下達執(zhí)行。在正常情況下，有預(yù)算的可以申請，無預(yù)算或超預(yù)算的不得申請，且任何人也無權(quán)批準。要明確在哪些特殊情況下，由何種級次審批人批準超預(yù)算和預(yù)算外的采

6、購及付款項目。萬方數(shù)據(jù)物資、材料、財產(chǎn)、設(shè)備的采購與付款是企業(yè)財務(wù)管理方闊的囊耍工作。這項工作搞好了，可以促進企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，提高企業(yè)經(jīng)濟嗷益，防止資產(chǎn)損失。如發(fā)生:昆亂易產(chǎn)生舞弊行為，給企業(yè)帶來損失。按照財政部印發(fā)的《內(nèi)部合計控制規(guī)抱一一采購與付款(試行)和一些先進企業(yè)的成功做法，企業(yè)應(yīng)加強對采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，至少建立、健全以下八項制度。1.崗位貴任制。一要明確企業(yè)負責(zé)人、采購人員、出納會計、材料會計，以及供應(yīng)、財務(wù)、生產(chǎn)、技

7、術(shù)、倉庫等相關(guān)部門和負責(zé)人，在采購與付款業(yè)務(wù)中的職責(zé)、權(quán)限二要明確企業(yè)內(nèi)不得由間一部門或個人辦理該項業(yè)務(wù)的全部事項，使不相容崗位徹底分離，即申購與審批相分陶，詢價與確定供應(yīng)商相分離，采購合同訂立與審計相分離，采購與驗收相分離，采購、臉收與會計記錄相分離，付款審批與付款執(zhí)行相分離，確保相互約束、相互監(jiān)督二要明確具體的責(zé)任考核細則和相對應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。2.相關(guān)人員的準入、輪崗制度。1是具備良好業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德的人員承擔(dān)采購與付款業(yè)務(wù)是凡

8、發(fā)生舞弊行為的人員不論數(shù)額大小，必須調(diào)離原崗位，今屈不得從事采購與付款業(yè)務(wù)二是從事采購、審批、驗收、付款、審計的人員必須三年進行…次輪崗。3.擺權(quán)批準制服。…是明確授權(quán)級次，按照企業(yè)規(guī)模大小和采購項目性質(zhì)確定，如小企業(yè)lω0元以內(nèi)38的物資采購句忖款，授權(quán)給供庇與財務(wù)負責(zé)人批準，10∞元以上、5ω0元以下的授權(quán)結(jié)分管供銷與財務(wù)的企業(yè)負責(zé)人批準，5000元以上的一般物資采購授權(quán)給企業(yè)主要負責(zé)人批準二是明確對重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，如新

9、品開發(fā)中的大東材料、設(shè)備購置、更新主要設(shè)街等，應(yīng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批制度二是明確審批人應(yīng)當根據(jù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范罔內(nèi)審批，不得翻越權(quán)限審批四是明確經(jīng)辦人員應(yīng)當在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購句付款業(yè)務(wù)，對于審批人超越授權(quán)范圍審批的，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞増蟾妗?.憑證管理制度。在來購與忖款業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，建立書酣憑證及其記錄制服。企業(yè)應(yīng)印制申購單、采購單、驗收單、人!輩t輯、付款通

10、知單等5種憑證，每種憑證上必須有三方面人員的簽字，如申購單上必須有申請(使用)人、車間負責(zé)人、生產(chǎn)科或企業(yè)負責(zé)人幫5.預(yù)算管理制度。企業(yè)內(nèi)部各部門、單位必須于~1l月25日前編制出下月采購預(yù)算，報供應(yīng)、財務(wù)部門審核匯總，分別由供應(yīng)、財務(wù)部門捕制出榮購、付款預(yù)算草巢，爾屈報經(jīng)企業(yè)廠長(經(jīng)理)辦公案批準后下達執(zhí)行。在正常情況下，有預(yù)算的可以申請，無預(yù)算成超預(yù)算的不得申請，且任何人也無權(quán)批準。要明確在哪些特殊情況下，由何種級次審批人批準相預(yù)算

11、和預(yù)算外的采購及付款項目。6具體操作規(guī)程。根據(jù)企業(yè)的實際情況，對申購、審批、采購、驗收、付款這五大環(huán)節(jié)，制定出具體的規(guī)范化規(guī)程。一是申購規(guī)程：需要購物的直接使用人，將需要購買的物品名稱、規(guī)格(型號)、數(shù)量、產(chǎn)地等填制一式四聯(lián)有順序編號的申購單，報班組長審核，爾后轉(zhuǎn)報車間負責(zé)人核準簽署意見，留下存根聯(lián)后，將其余三聯(lián)分別報審批部門、財務(wù)部門和驗收部門。二是審批規(guī)程：被授權(quán)的審批人，首先看申購單上的事項是否符合當月采購預(yù)算，是否屬于以前已多次

12、發(fā)生，并公認無誤，有正常供應(yīng)商、價格及付款方式。若屬于這種類型，則應(yīng)立即填制一式三聯(lián)有順序編號的采購單，一聯(lián)留存，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交財會部門。屬于以舊換新的采購事項，應(yīng)對提供的廢品進行審核，看是否屬于剛換下來的廢品并移交廢品倉庫待處置，同時記人備查簿，待到一定數(shù)量時，再開出一式三聯(lián)的采購單。對于新發(fā)生的物品采購，一方面要審核申購數(shù)量的合理性，以避免多購(形成積壓)、少購(采購成本較高)現(xiàn)象的發(fā)生；另一方面要與采購人員一起詢價，然后集體

13、研究確定供應(yīng)商和付款方式，并辦理批準手續(xù)。三是采購規(guī)程：①采購人員不得擅自采購或超采購單規(guī)定的數(shù)量采購；②采購人員必須嚴格按照采購單所確定的供應(yīng)商、價格、供貨和付款方式實施采購；③采購人員必須當著供應(yīng)商的面檢查所購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量以及包裝等，明確發(fā)生差錯由相關(guān)采購人員承擔(dān)責(zé)任。四是驗收規(guī)程：一要明確購入的物品，均應(yīng)由獨立于采購、存儲(倉庫)等以外的部門或?qū)ｉT人員負責(zé)驗收；二要明確驗收人員應(yīng)按采購單內(nèi)容，不僅檢查所購物品的數(shù)量、質(zhì)量

14、，還要檢查供貨單位及物品價格是否符合采購單上所規(guī)定的要求，如有不符事項，又無重新審批手續(xù)的，應(yīng)拒絕驗收；三要監(jiān)督采購部門及時將驗收完畢的物品，安全送交存儲(倉庫)部門，同時填制一式四聯(lián)的驗收單，一聯(lián)交采購部門、一聯(lián)交存儲(倉庫)部門、一聯(lián)交財務(wù)部門、一聯(lián)留存。五是付款規(guī)程：④購人物品付款必須“五證”相符，即發(fā)票、申購單、采購單、驗收單、入庫單5種憑證的內(nèi)容一致；②超過1000元的付款業(yè)務(wù)應(yīng)辦理銀行結(jié)算手續(xù)；③大額(一般為5000元以上)

15、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，還必須附財務(wù)負責(zé)人(或企業(yè)分管財務(wù)負責(zé)人)簽發(fā)的轉(zhuǎn)賬通知單；④借款事項亦屬于付款管理范圍，一方面要分類型實行限額借款；另一方面不僅要有經(jīng)批準的借條，且須在一周內(nèi)辦理報賬手續(xù)，特殊情況經(jīng)廠長(經(jīng)理)批準后，可延至半月內(nèi)結(jié)賬。7預(yù)付和應(yīng)付賬款管理制度。在預(yù)付賬款管理上，一要盡力避免或減少這方面的支出；二對新發(fā)生的預(yù)付賬款單位至少有二人進行審核，且實行全程責(zé)任制，如發(fā)生被騙事件應(yīng)追究審核人員的責(zé)任；三要加重對預(yù)付賬款的管理，應(yīng)包

16、含對定金的管理；四要明確每次發(fā)生的預(yù)付賬款總額不能超過本次所購物品數(shù)額的90％，時間不能超過1個月，否則應(yīng)組織有關(guān)人員追回。對應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，著重明確：①凡發(fā)生大宗數(shù)額的原輔材料采購應(yīng)盡力采用分期付款；②確定分期付款期限和數(shù)額(含應(yīng)付票據(jù))由供應(yīng)、財務(wù)部門共同商定；⑧除發(fā)生退貨情況外，企業(yè)應(yīng)及時足額支付到期的應(yīng)付賬款(應(yīng)付票據(jù))，以維護企業(yè)的信譽。8監(jiān)督檢查制度。一要建立內(nèi)部監(jiān)督檢查組織，成立內(nèi)部審計組，由企業(yè)主要負責(zé)人或總會

17、計師組織實施。二要明確監(jiān)督檢查機構(gòu)及其組成人員的職責(zé)權(quán)限，建立單項檢查和全面審計相結(jié)合的制度，至少每半年對采購與付款業(yè)務(wù)進行一次全面審計。三檢查機構(gòu)應(yīng)通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試兩種方法，檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，以確保各項內(nèi)控規(guī)定有效執(zhí)行。四要明確內(nèi)部監(jiān)督檢查的重點：①檢查授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在不負責(zé)任審批和越權(quán)審批的行為；②審查預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款支付的正確性、時效性和合法性；③核查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管

18、、注銷手續(xù)是否健全，制度是否有漏洞。五要檢查退貨環(huán)節(jié)，退貨與貨款回收是否符合相關(guān)制度，有無漏洞。六要企業(yè)監(jiān)督檢查機構(gòu)及其人員應(yīng)對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題與不足，及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)廠長(經(jīng)理)，迅速采取措施，加以糾正和完善。(作者單位：江蘇省洪澤縣三農(nóng)辦公室)39萬方數(shù)據(jù)6.具體操作規(guī)程。根據(jù)企業(yè)的實際情況，對申購、審批、采購、驗收、付款這五大環(huán)節(jié)，制定出具體的規(guī)范化規(guī)程。一是申購規(guī)楞.需要購物的直接使用人，將需要購買的物品名稱、規(guī)格(型號)

19、、數(shù)量、產(chǎn)地等填制四聯(lián)有順序編號的申購單，報班組長審核，爾后轉(zhuǎn)報車間負責(zé)人核準答署意見，留下存根聯(lián)后，將其余三聯(lián)分別報審批部門、財務(wù)部門和驗收部門。二是審批規(guī)程:被授權(quán)的審批人，首先看申購單上的事項是否符合當月采購預(yù)算，是否屬于以前已多次發(fā)生，并公認無誤，有正常供應(yīng)商、價格及付款方式。若屬于這種類型，則應(yīng)立即填制一武王聯(lián)有順序編號的采購單，→聯(lián)留存，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交財會部門U屬于以舊換新的果購事頃，應(yīng)對提供的廢品進行審核，看是否屬于

20、剛換下來的廢品并移交廢品倉庫待處置，同時記人備查搏，待到f定數(shù)量時，再開刷一式三聯(lián)的采購單。對于新發(fā)生的物品采購，一方面耍審核申購數(shù)攘的合劇性，以避免多購(形成積壓)、少購(采購成本較高)現(xiàn)象的發(fā)生另一方因要與采購人員→起詢價，然啟集體研究確定供應(yīng)商租付款方式，并辦理批準手續(xù)。三是采購規(guī)程:①采購人員不得擅自采購或超來購單規(guī)定的數(shù)量采購:③果購人員必須嚴格按照果購單所確定的供應(yīng)商、價格、供貨和付款方式實施采購:③采購人員必須當著供庇商的

21、耐檢聾所購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量以及包裝等，明確發(fā)生差錯由相關(guān)采購人員承擔(dān)資任。四是驗收規(guī)程:一要明確購人的物品，均由由礎(chǔ)立于采購、存儲(倉庫)等以外的部門戒專門人員負責(zé)膛收二耍明確驗收人員應(yīng)按采購單內(nèi)容，不僅檢商所購物品的數(shù)壤、質(zhì)量，還要檢費供貨單位及物品價格是否符合采購單上所規(guī)定的要求，如有不符事項，又無重新審批手續(xù)的，應(yīng)拒絕驗收監(jiān)督采購部門及時將驗收完畢的物品，安全遞交存儲(倉庫)部門，問時填制一式四聯(lián)的驗收單，一聯(lián)交采購部門、一

22、聯(lián)交存儲(倉庫)部門、→聯(lián)交財務(wù)部門、一聯(lián)留存。直是付款規(guī)輯:①購人物品付款必須“五證“相符，tW發(fā)票、申購單、采購單、驗1②超過1ω0元的付款業(yè)務(wù)應(yīng)辦理銀行結(jié)算手續(xù)③大額(一般為5000元以上)銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，還必須附財務(wù)負責(zé)人(或企業(yè)分管財務(wù)負責(zé)人)簽發(fā)的轉(zhuǎn)賬通知單④借款事項亦屬于付款管理班圃，…方酣要分類型實行限額借款另一方面不僅要有經(jīng)批準的借條，且須在…周內(nèi)辦理報賬手續(xù)，特殊情況經(jīng)廠長(經(jīng)理)批準蹈，可延至半月內(nèi)結(jié)脹。7.預(yù)付和戚

23、付賬款智珊制肢。在預(yù)付賬款管理上，一耍盡力避免或減少這方面的支出二對新發(fā)生的躪付脹款單位至少有工人進行審核，且實行全程責(zé)任制，如發(fā)生被騙事件應(yīng)邊究審核人員的責(zé)任加重對預(yù)付賬款的管理，應(yīng)包含對定金的管理四要明確每次發(fā)生的預(yù)付賬款總額不能扭過本次所購物品數(shù)額的90%，時間不能越過1個月，否則應(yīng)組織有關(guān)人員追回。對應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，智囊明確:①凡發(fā)生大宗數(shù)額的原輔材料采購應(yīng)盡力采用分期付款②確定分期付款期限和數(shù)額(含應(yīng)付果據(jù))由供應(yīng)、

24、財務(wù)部門共同商定:③除發(fā)生退貨情況外.企業(yè)應(yīng)及時足轍支付到期的應(yīng)付賬款(應(yīng)付蝶據(jù))，以維護企業(yè)的信替。8.監(jiān)督檢資制度。一要建立內(nèi)部監(jiān)督檢查組織，成立內(nèi)部審計姐，由企業(yè)主要負責(zé)人或總會計師組織實施。二要明確監(jiān)督檢查機構(gòu)及其組成人員的職責(zé)權(quán)限，建立單明檢聾和圃審計相結(jié)合的制度，半年對采購與付款業(yè)務(wù)進行一次全面審汁。主檢查機構(gòu)應(yīng)通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試兩種方法，檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制庶是否健全，以確保各項內(nèi)控規(guī)定有嗷執(zhí)行。陽要明