企業(yè)采購內(nèi)控制度的建立與運作

1、市場經(jīng)濟條件下，市場變化趨勢預測難度加大，不確定性增加，某些產(chǎn)品的市場定價甚至瞬息萬變。企業(yè)的采購業(yè)務越來越難以把握，特別是大型企業(yè)采購風險的控制已越來越受到管理當局的重視。采購業(yè)務的風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：淤采購計劃不合理，對市場趨勢預測不準確，造成資源浪費和采購成本增加；于采購方式不合理、不科學，容易出現(xiàn)舞弊，給企業(yè)造成損失；盂采購程序設置不規(guī)范，導致實物和資金的損失。為盡量避免上述風險，企業(yè)應建立健全采購內(nèi)控制度，明確職責劃分

2、，設置完善的權(quán)限分配和批準方式。內(nèi)控制度的建立需要明確以下幾個方面。一、采購流程（一）請購企業(yè)應建立采購預算制度和申請制度。大中型企業(yè)每年年初應根據(jù)銷售計劃等制訂年度預算，并報董事會等權(quán)力機構(gòu)批準。企業(yè)可根據(jù)實際需要設置專門的請購部門，對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理，對于超預算和預算外采購項目，應調(diào)整預算并經(jīng)審批后辦理請購手續(xù)。（二）購買首先，應建立集中采購和招投標制度，以提高采購部門的辦事效率同時降低成本；其次，應建

3、立科學的供應商評估和準入制度，建立供應商管理信息系統(tǒng)，定期對供應商資信進行調(diào)查，及時更新信息系統(tǒng)；再次，建立采購人員定期輪崗制度。對重要的采購業(yè)務，實行集體決策和審批，必要的時候聘請專家參與。（三）驗收企業(yè)應設置專門的部門或人員對采購貨物進行驗收。驗收包括將交貨單與訂貨單和購貨合同進行核對，包括數(shù)量清點和質(zhì)量檢驗，驗收合格后填制驗收單。對驗收部門應建立責任追究制度，驗收過程中出現(xiàn)異常情況，應及時向有關部門報告。（四）付款財務部門支付貨款

4、，應嚴格審核預算、合同、驗收報告、發(fā)票、審批程序等相關內(nèi)容，審核無誤后方能辦理。對應付款和預付款、定金等要及時與供應商核對，如有不符，應查明原因，及時處理。二、組織結(jié)構(gòu)形式目前較普通的組織結(jié)構(gòu)形式為總經(jīng)理領導下設采購部門，對董事會負責。采購部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購特點分設不同職能部門或不同崗位。機構(gòu)設置應當按照科學、精簡、高效、制衡原則，對各機構(gòu)的職能進行科學的分解，明確各個崗位的權(quán)限和相互關系，既要避免職能交叉，機構(gòu)設置過于復雜，又要避

5、免權(quán)力過于集中。三、采購授權(quán)企業(yè)應以文書形式形成固定的授權(quán)制度，明確采購經(jīng)理的權(quán)限，采購經(jīng)理的權(quán)限范圍應包括：預算內(nèi)采購的組織實施，調(diào)查各部門物資需求及消耗情況，掌握各種物資的供應渠道和市場變化情況，監(jiān)督采購人員的業(yè)務洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。對企業(yè)正常的物資采購，應嚴格按權(quán)限的程序執(zhí)行。對大宗商品或臨時緊急采購，應由公司總經(jīng)理負責或授權(quán)其他人員負責，必要時報董事會批準或集體決策。四、采購責任采購責任主要是采購部門的責任，但其他部

6、門也需承擔各自職責內(nèi)的責任。淤請購部門的責任：按預算、生產(chǎn)計劃合理安排采購，避免浪費和積壓。于采購部門的責任：了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程，掌握企業(yè)對物資的需求特點和規(guī)律；收集市場和產(chǎn)品信息，做好市場調(diào)研，對市場形勢有較準確的判斷，及時為決策者提供信息，提高應對市場風險的能力；發(fā)展優(yōu)質(zhì)客戶，從質(zhì)量、服務、價格等方面對供應商加以分析評估，建立供應商資料數(shù)據(jù)庫，并及時維護和更新。盂驗收部門的責任：主要職責是核對數(shù)量、檢驗質(zhì)量。驗收部門需要配備必要的

7、專業(yè)人員對質(zhì)量進行檢驗，必要時送有關部門檢驗或請專家把關，發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領導或按程序報告。不符合合同要求的及時辦理退貨手續(xù)。榆付款部門的責任：付款部門的主要職責是審核無誤后付款。審核包括付款程序是否到位和憑證是否符合規(guī)定。付款前應嚴格審核預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序，檢查發(fā)票的真實性、合法性和有效性。付款部門應建立定期對賬制度，發(fā)現(xiàn)問題及時與責任人聯(lián)系，保證企業(yè)資金安全。姻淵作者單位院紹興天和聯(lián)合會計師事務所冤建立與運作陰丁

8、玲美企業(yè)采購內(nèi)控制度的浙江財稅與會計37業(yè)務廣場YEWUGUANGCHANG市場經(jīng)濟條件下，市場變化趨勢預測難度加大，不確定性增加，某些產(chǎn)品的市場定價甚至瞬息萬變。企業(yè)的采購業(yè)務越來越難以把握，特別是大型企業(yè)采購風險的控制已越來越受到管理當局的重視。采購業(yè)務的風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：淤采購計劃不合理，對市場趨勢預測不準確，造成資源浪費和采購成本增加；于采購方式不合理、不科學，容易出現(xiàn)舞弊，給企業(yè)造成損失；盂采購程序設置不規(guī)范，導致實

9、物和資金的損失。為盡量避免上述風險，企業(yè)應建立健全采購內(nèi)控制度，明確職責劃分，設置完善的權(quán)限分配和批準方式。內(nèi)控制度的建立需要明確以下幾個方面。一、采購流程（一）請購企業(yè)應建立采購預算制度和申請制度。大中型企業(yè)每年年初應根據(jù)銷售計劃等制訂年度預算，并報董事會等權(quán)力機構(gòu)批準。企業(yè)可根據(jù)實際需要設置專門的請購部門，對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理，對于超預算和預算外采購項目，應調(diào)整預算并經(jīng)審批后辦理請購手續(xù)。（二）購買首先，

10、應建立集中采購和招投標制度，以提高采購部門的辦事效率同時降低成本；其次，應建立科學的供應商評估和準入制度，建立供應商管理信息系統(tǒng)，定期對供應商資信進行調(diào)查，及時更新信息系統(tǒng)；再次，建立采購人員定期輪崗制度。對重要的采購業(yè)務，實行集體決策和審批，必要的時候聘請專家參與。（三）驗收企業(yè)應設置專門的部門或人員對采購貨物進行驗收。驗收包括將交貨單與訂貨單和購貨合同進行核對，包括數(shù)量清點和質(zhì)量檢驗，驗收合格后填制驗收單。對驗收部門應建立責任追究制

11、度，驗收過程中出現(xiàn)異常情況，應及時向有關部門報告。（四）付款財務部門支付貨款，應嚴格審核預算、合同、驗收報告、發(fā)票、審批程序等相關內(nèi)容，審核無誤后方能辦理。對應付款和預付款、定金等要及時與供應商核對，如有不符，應查明原因，及時處理。二、組織結(jié)構(gòu)形式目前較普通的組織結(jié)構(gòu)形式為總經(jīng)理領導下設采購部門，對董事會負責。采購部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購特點分設不同職能部門或不同崗位。機構(gòu)設置應當按照科學、精簡、高效、制衡原則，對各機構(gòu)的職能進行科學的分

12、解，明確各個崗位的權(quán)限和相互關系，既要避免職能交叉，機構(gòu)設置過于復雜，又要避免權(quán)力過于集中。三、采購授權(quán)企業(yè)應以文書形式形成固定的授權(quán)制度，明確采購經(jīng)理的權(quán)限，采購經(jīng)理的權(quán)限范圍應包括：預算內(nèi)采購的組織實施，調(diào)查各部門物資需求及消耗情況，掌握各種物資的供應渠道和市場變化情況，監(jiān)督采購人員的業(yè)務洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。對企業(yè)正常的物資采購，應嚴格按權(quán)限的程序執(zhí)行。對大宗商品或臨時緊急采購，應由公司總經(jīng)理負責或授權(quán)其他人員負責，必要

13、時報董事會批準或集體決策。四、采購責任采購責任主要是采購部門的責任，但其他部門也需承擔各自職責內(nèi)的責任。淤請購部門的責任：按預算、生產(chǎn)計劃合理安排采購，避免浪費和積壓。于采購部門的責任：了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程，掌握企業(yè)對物資的需求特點和規(guī)律；收集市場和產(chǎn)品信息，做好市場調(diào)研，對市場形勢有較準確的判斷，及時為決策者提供信息，提高應對市場風險的能力；發(fā)展優(yōu)質(zhì)客戶，從質(zhì)量、服務、價格等方面對供應商加以分析評估，建立供應商資料數(shù)據(jù)庫，并及時維護和

14、更新。盂驗收部門的責任：主要職責是核對數(shù)量、檢驗質(zhì)量。驗收部門需要配備必要的專業(yè)人員對質(zhì)量進行檢驗，必要時送有關部門檢驗或請專家把關，發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領導或按程序報告。不符合合同要求的及時辦理退貨手續(xù)。榆付款部門的責任：付款部門的主要職責是審核無誤后付款。審核包括付款程序是否到位和憑證是否符合規(guī)定。付款前應嚴格審核預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序，檢查發(fā)票的真實性、合法性和有效性。付款部門應建立定期對賬制度，發(fā)現(xiàn)問題及時與責任人聯(lián)