時間與壓力管理

1、1,講師：李忠力 2015.10.17,時間與 壓力管理,中山市幕墻工程有限公司,2,時間的重要性,小故事： 有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快。”同伴說：“嗨，你當然不知道，在這個緊要關頭最重要的是我要跑得比你快?！?啟示：

2、 人們正處在一個激烈競爭的世界，你必須參與一場人生的競賽，而這場競賽的對手可能是你的同事，也可能是你生意場上的對手。然而，不管怎樣競爭，最讓你感到束手無策的一樣東西——時間。時間就好比故事里的獅子一樣，怎么跑也不能跑得比它快。你不斷地去嘗試走在時間的前面，例如平時做事要快一點，把工作時間延長一點，但是久而久之，到了極限，你就會變得心力交瘁，最后還會感嘆到：什么都做不到，甚至會說沒有時間。雖然你經常抱怨沒有時間，但是你確實從早晨

3、忙到晚上，甚至廢寢忘食，忙到沒有家庭觀念，沒有休閑活動。但回頭來看，你仍感到非常地沮喪、無奈甚至焦慮，感到時間還是不夠用。,3,前 言,人生最寶貴的兩項資產: 1、一項是頭腦 2、一項是時間 無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。每個星期有168個小時，其中56個小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的只有91小時則由你來決定做什么----每天13個小

4、時。如何根據(jù)你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自已的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。,4,課程內容,時間管理 1.時間管理中的“價值”的含義 2.時間管理規(guī)劃的四個步驟 3.有效表格的制訂 4.時間四大陷阱 5.有效提高工作效率的方法 6.良好工作習慣的養(yǎng)成 7.如何處理情緒低潮壓力管理 1.壓力是什么 2.壓力產生的原因 3.如何管理壓力 4.心得

5、與體會,5,5,首先,請閉目一分鐘思考這個問題﹕,如要您的余生只剩下三天您會做那三件事情﹖,時間管理,6,時間的定義,◆時間是由過去、現(xiàn)在及未來構成的?！魰r間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。,時間是什么？,時間不是什么?,◆時間本身不是問題.時間的“量”是守恒不變的，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣地多?！羲詴r間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。,7,時間價值,一寸光陰一寸金，黃金難買

6、寸光陰。（漢族：諺語）時間就是生命，時間就是速度，時間就是力量。（中：郭沬若）放棄時間的人，時間也會放棄他。（英：莎士比亞）,時間的“質”是不同，關鍵的時刻一秒值萬金。,8,時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以儲存時間不可以增減時間卻可以管理,時間的特點,它仍具有可變性：既是常數(shù)又是變數(shù)。它公平地給人們以每天24小時、86,400秒﹔同時，它也最不公平，因為給任何人的又都不是24小時、86,400秒。善用則長，荒廢則短。,

7、案例：前蘇聯(lián)昆蟲學家柳比歇夫，在其一生中（享年82歲）發(fā)表了學術著作70來部，還寫了12,500張打字稿的論文和專著，內容涉及昆蟲學、科學史、農業(yè)遺傳學、植物保護、進化論、哲學等。他每天都能保證10小時左右的睡眠時間，并經常參加娛樂活動、體育鍛煉，從事社會工作。,9,時間管理是什么?,時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做-效率把事情很快又很對地做完,叫做-效能時間管理就是事前

8、的規(guī)劃或長期的計劃,時間管理就是對時間的運籌與控制。它具有讓每一秒、每一分、每一小時、每一天都發(fā)揮其最大效益與最效率的能力。,10,人生進程,11,如何將時間具體化？,20歲以前的生命，您的主控性不高!40歲以后的生命，您的健康影響占主因!可善加利用的只有20-40歲間的20年，只剩下1/4！,,國人平均壽命男72；女76,12,時間的具體化技巧,看得見→看不見的不感到浪費!能計算→不能感覺消失不會珍惜!有期限→沒期限的不會有

9、壓力完成它!付代價→不費力的不會珍惜!,13,人,為何安于現(xiàn)狀?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的當你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”,14,時間管理理論的歷史演進,15,時間安排的越好﹐越可以將時間用在我們個人和事的目標上。,當我們做重要的事情時﹐就不會被瑣碎的事情所牽制。,時間的規(guī)劃與安排,16,16,,,,,,,,,

10、P,A,D,C,不好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法,耗用時間,17,步驟一﹕訂定明確的目標,時間管理的目的： 將時間用在與目標相關的工作上。 未來某個時間想要達到的一個特定﹑可以衡量的結果﹕目標越明確﹑越可衡量﹐你越知道如何去找資源﹑找機會來完成它。,18,步驟二﹕估計處理事務所需時間,在待辦事項之下﹐寫下您預估所需時間的長短由經驗得知﹐預估所需時間往往會超過真正所需 的時間。因此﹐我們在

11、估計處理事務所需時間時 應掌握三大原則 1﹑用時間要像盤算花錢一樣 2﹑設定時限 3﹑消除干擾,19,步驟三﹕預留緩沖時間,時間計劃的基本原則 大約有40%的時間計劃會出差錯。時間分配三部曲 約60%給預定計劃(日計劃表) 約20%給預期之處的事務(干擾﹑時間竊賊) 約20%給突發(fā)事件與社交活動(創(chuàng)造性時間)依照謹慎的商業(yè)原則，只規(guī)劃50%的工作時間﹐ 而保留

12、其余50%的時間為緩沖時間,20,步驟四﹕確認與設定時間的優(yōu)先級,管理者在時間掌握上常犯的兩大錯誤： 1﹑經常嘗試一次解決太多的問題。 2﹑在單一問題的解決上花太多的時間解決之道 設定解決問題的時間優(yōu)先級,21,1st急DO IT NOW立即做,2nd重DO IT LATER稍后做,3rd輕DELEGATE授權,4th緩DO NOT DO IT不做,正確的行事優(yōu)先級,,22,事務

13、處理范例,23,時間管理 自測題,24,一般人時間管理失敗的原因,認為將每天時間排得滿滿就算是好的時間管理。認為能做完每一件事就算是好的時間管理。沒有達到目標的步驟，那它將只是個空想。沒有一套人性化的操作表格。,25,德國式時間管理表格教學,艾森豪威爾表格的使用Ａ很重要很緊急,由最緊急重要的做．立刻開始及親自做,26,A﹑外生陷阱﹕由他人所引起的時間浪費因素 供作解決問題的數(shù)據(jù)不齊全﹑員工問題﹑電話﹑

14、 例行性工作﹑會議﹑訪客﹑外界活動﹑危機之應 付﹑溝通欠佳。B﹑內生陷阱﹕由自已所引起的時間浪費因素 在同一時間想做太多的事﹑不切實際的時間估計 拖延﹑不聆聽﹑不好意思拒絕他人的請托﹑事必 親躬﹑辦公室紊亂不堪﹑只授與部屬責任﹐但不 授與權力﹑倉促的決策。,提防時間四大陷阱,27,陷阱一:時間的配置不對,消極回應vs積極掌握危機就是轉機規(guī)劃重于做事最好的控制是預防預防勝于處理,28,不合理的時間

15、配置,,29,30,明智的時間配置,,,,,1.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”,31,32,陷阱二:拖延,除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情,,,33,B﹑每周工作性質的分配法則,34,克服-思維習慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將

16、立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習慣。將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務。完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般。,35,陷阱三:事必親躬,韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,后來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高,36,陷阱四:有求必應,會花太多時間,時間不夠會犧牲第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要。不

17、好意思拒絕請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當?shù)鼐芙^。,37,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性,善用之。2.以PDCA分布周一到周五的工作性質。3.保持良好的體力;養(yǎng)成運動的習慣。4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好,38,A.工作時段分配法則,39,如何展開你的計劃,一日之計在于昨天下班之前,一周之計在于

18、周日,一月之計在于月底,40,1.舍得2.勇于拒絕3.交待,1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下,結論:時間管理架構,1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻,1.決勝于廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,41,80/20法則,重要的少數(shù) &瑣碎的多數(shù)。柏拉圖法則。花最少的力氣,獲得最多的效益。你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的

19、。,42,80/20原理意示圖,集中精力解決少數(shù)重要的問題﹐而不是所有問題。,43,備忘錄,,時間管理的利器: 工作安排（to-do List）,備忘錄,,,,緊急的事情1.老板今天交待2.臨時狀況,重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富,時程計劃的清單1.會議2.行事歷3.紀念日,日常的工作1.日常工作2.定期約會,執(zhí)行能力,44,良好工作習慣的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速決養(yǎng)成做備忘錄的習慣可以早

20、上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,45,“執(zhí)行”的寫照,正確的做事奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷,46,執(zhí)行不是一成不變的,合理性表示用心試探一下是不損傷毫發(fā)的平時基本觀念的建立,在臨場應用時最能顯現(xiàn)效果,47,執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速

21、決,養(yǎng)兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝將變量降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.,48,兵貴速戰(zhàn)速決的時機,并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決#1是項目的要徑任務或是一群人要等你的決策之后方能動作(丟球)。#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只占全部項目時間的20%。#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限于某段時間,甚至短到幾分鐘而

22、已。,49,緩沖區(qū),并不是每件事情都那么的急如果我們每件事情都要實時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們,50,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關的善后的記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情,51,時間管理結語,52,A.當物體所承受的重量與表面垂直的作用力。 B.情況的

23、緊迫或緊張;社會或經濟負擔的增加。 例一：剛換一個新的工作，對新的環(huán)境與工作內容 不熟悉而感受到壓力。（新工作環(huán)境產生的壓力） 例二：學生考試前，因為無法預知會遇到何種形式 的考題，即使準備再充分還是多少會感受到壓力。 （學習壓力） 例三：業(yè)績目標無法達成、擔心實力不如對手、家人有問 題無法解決、經濟狀況不佳等等，也會產生壓力。

24、 （工作壓力）,52,壓力管理,壓力是什么？,53,壓力產生的原因,產生的原因： 壓力的來源是本身對事物的不熟悉、不確定感，或是對于目標的達成感到力有未逮所致。壓力的種類： 1.過度的壓力 ：造成生理方面的反應，如心跳加快，肌肉緊張、血壓升高，背痛、腹脹、失眠等等一系列癥狀。接著是各種各樣的疾病蜂擁而至，比如心臟病，胃潰瘍等。據(jù)調查75%的疾病是由于過度的壓力造 成的，其次是心理方面的反應：憂慮、沮喪、鞏懼、

25、消沈、急躁等。 2.適度的壓力：可以挖掘人的潛能，一個普通人充其量也只不過使用了其潛能的十分之一。適度的壓力是動力，對人大有益處。壓力產生的因素： （1、心理因素;2、環(huán)境因素; 3、角色因素） 心理因素例：演講/面試/高考等 環(huán)境因素例：高溫/高原氣候/高空作業(yè)等 角色因素例：主管/職員/男女朋友等 壓力也可視為一種偵測器，用以測試一個人的能力。有壓力才

26、有動力： 一個人一旦感受不到壓力的存在，要特別小心。因為這表示在能力提升與個人成長上，少了一股相當重要的動力來源，這樣的環(huán)境雖然安逸，但是卻無助于成長。就此而言，壓力的存在有其正面意義，人不應該害怕、排斥壓力。,54,1.個人財務2.職務壓力3.責任太多4.婚姻5.健康6.小孩7.孤獨8.個人隱私9.親戚10.鄰居,壓力來源排行榜,如果我們不能正確的對待壓力，那么生病、事故、不能集中精力工作、憂郁等

27、都會讓我為之付出沉重代價。,,55,55,如何舒緩壓力-1,舒緩壓力十招：,1.一次只擔心一件事情;2.每天集中精力幾分鐘;3.說出或寫出來你的擔憂;4.不管你有多忙碌,一定要鍛練;5.享受按摩的樂趣;6.放慢說話的速度;7.不要太嚴肅;8.不要讓否定的聲音圍繞自己,而把自己逼瘋;9.讓自己徹底放松一天;10.至少記住今天發(fā)生的一件好事情。,56,56,如何舒緩壓力-2,尋找工作的樂趣 現(xiàn)象： 工作

28、量越來越多，上司要求越來越高，令你喘不過氣。在這一瞬間，你有種快要窒息的感覺，頭痛、胃痛、腰酸背痛……，看來，你已陷入工作的低潮中。解決方法是要重拾工作的樂趣，除了能延長你的工作生涯外，讓你更具活力。 分析： 多種現(xiàn)象表明：工作低潮的最主要原因，就是看不到未來；而工作量沉重和綁手綁腳的感覺，也是造成倦怠的重要因素。此外，失戀、家庭問題、人際關系與生理的變化，亦會使人陷入孤立、挫折、恐懼之中。 要為工作增添活力，先要破解

29、問題所在，了解工作低潮的癥結，才可重拾工作樂趣。,57,57,如何舒緩壓力-3,啟示： 讓繁瑣的工作時刻充滿樂趣并不容易，但如果你在工作中盡量去尋找樂趣，帶著一種樂觀的態(tài)度去投入工作的話，相信那種乏味、窒息的工作氛圍以及自己的精神狀態(tài)會大為改觀。不僅你會發(fā)現(xiàn)自己的工作效率大大提高，你的樂觀態(tài)度還會影響周圍的人。這可以提升自己的工作表現(xiàn)和你在同事與領導心目中的美好形象，非常有利于你的事業(yè)進步。,結論： 輕松工作

30、是你能作出的做好的選擇。盡量以輕松的態(tài)度對待工作，盡力尋找工作的樂趣，你會發(fā)現(xiàn)所有的一切會因此不同。,58,如何管理壓力-1,在心里層面上，應該以平常心來看待壓力，壓力的存在是正?，F(xiàn)象.個人紓解壓力的方法：a.對于一個積極進取的人而言，面對壓力時可以自問，「如果沒做成又如何？」這是一種有效紓解壓力的方式。b.但如果本身個性較容易趨向于逃避，則應該要求自己以較積極的態(tài)度面對壓力，告訴自己，適度的壓力能夠幫助自我成長。另一方面，也要隨

31、時切記，壓力過大時要尋求主管的協(xié)助，不要意圖一個人就把所有壓力承擔下來。主管則除了要了解壓力的成因，藉以幫助員工調適之外，同時也應該了解個別員工的性格，以及壓力同時也兼具幫助個人成長的作用。遇到員工前來尋求支持時，能夠適度地拿捏協(xié)助員工的方式與程度，藉以避免部分較消極的員工養(yǎng)成只要一遇到壓力，便將之轉移給主管解決的習慣。,58,59,如何管理壓力-2,兩項重要的制度有助于個人的壓力管理 月報制度 透過月報的過程，讓員工

32、學習整理分析的方法，培養(yǎng)規(guī)劃分析的能力，并藉此從工作中尋找可改善之處，以提升其專業(yè)程度。只要能力不斷提升，既有的壓力便會不斷減輕。盡管還是會有新的壓力產生，但因為員工的能力不斷提升的情形，新的壓力同樣可以被逐步減輕。自我成長衡量 讓員工定期地比較現(xiàn)在的自己與過去的自己，感知到過去曾經帶來壓力的事情，如今已經可以應付自如了，而從中感受到成長的收獲與喜悅。,59,60,1.心理管理1-1把可以解決和無法解決的事分開1-2

33、不要完美主義。。1-3 感到疲憊或心理壓力，做松弛反應。 深呼吸法/觀思法1-4 感覺不安時﹐應做“心理預習”1-5心理管理成敗在于“下決心”,壓力應對管理-1,61,2.溝通管理2-1由小問題開始先解決；2-2不可長期懷疑別人2-3第一次會談時，先收集有關訊息；2-4有事就說出來﹐悶在心里會讓你變的煩躁 和易怒，別人卻以為你很難相處。2-5良好家庭關系,壓力應對管理-2,62,3.時間管理 3

34、-1每天早晚看自己計劃；3-2今日事，今日畢；3-3了解時間小偷(80-20原則)；3-4權限轉移要循序漸進﹔3-5 急事緩辦;3-6 養(yǎng)成“快速﹐快眠﹐快便”習慣;3-7 生涯規(guī)劃。,壓力應對管理-3,63,一般正確的行事優(yōu)先級,重要的事 不重要的事,緊急的事 不緊急的事,,,第一優(yōu)先,第二優(yōu)先,第三優(yōu)先,第四優(yōu)先,,64,1.取得充足睡眠；2.工作外有自己的興趣;3.定期運動；4.和你的老板

35、及同事暢談；5.有話干脆說出來；6.練習放松身體及冥想；7.工作和娛樂做適當?shù)拇钆洹?.團融人際關系，妥善處理沖突。9.保持幽默感.（愛抽煙的多吃維生素c，如牛奶等）,壓力應對措施,65,Take good care of yourself physically. Get enough sleep and rest. Eat a healthy diet of regular meals. Exercise regularl

36、y, at least several times a week. Good health habits are an effective defence against stress.自己照顧好自己的身體，每天保證充足的睡眠和休息，飲食有規(guī)律，經常鍛煉，這些都能讓你很好的應對壓力。,壓力管理-1,66,壓力管理-2,Learn to share your worries and concerns. Talking to someo

37、ne close about your problems may not offer you the solution but would help to ease your load. 不要獨自承擔憂愁，告訴你值得信賴的人，也許不一定能得到解決問題的辦法，最起碼可以讓你不會感到特別無助。,67,壓力管理-3,Stress is a natural part of life. Some stress is necessary to

38、provide the incentive to get things done, but excessive stress can be harmful to your health and your work abilities. 壓力是生活的一部分。適當?shù)膲毫κ悄闱斑M的動力，但是壓力太大那就會產生危害了。,68,Enthusiasm and hard work are highly valued in the workplace

39、. But a single-minded concern with the job is actually counter-productive. Workers who are wrapped up in the job around the clock eventually burn out, suffering from the physical and emotional consequences of excessive s

40、tress.對工作有熱情和勤奮都是令人尊敬的，但是一個人如果只有工作，那對工作只會起反作用，就像蠟燭總有燃盡的時候，這就是為什么我們要強調工作與生活的平衡。,學會應對壓力-1,69,Workaholics reach a point when they are no longer effective or efficient. They are not able to do quality work. A severely stres