企業(yè)數(shù)字化檔桉中心桉例分析

1、企業(yè)數(shù)字化檔案中心企業(yè)數(shù)字化檔案中心3Hmis是一個(gè)天生的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，它的底層設(shè)計(jì)，充分考慮了數(shù)字化檔案管理的需要，并且，可對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)施同步管理。檔案分類方法檔案分類方法3Hmis容許用戶根據(jù)自己的需求，對(duì)檔案進(jìn)行任意分類，但檔案分類一般都要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對(duì)于企業(yè)，一般按標(biāo)準(zhǔn)將檔案分為10大類，即：?黨群工作類?行政管理類?經(jīng)營(yíng)管理類?生產(chǎn)技術(shù)管理類?產(chǎn)品類?科學(xué)技術(shù)研究類?基本建設(shè)類?設(shè)備儀器類?會(huì)計(jì)檔案

2、類?干部職工檔案類對(duì)于特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述10大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。創(chuàng)建檔案分類創(chuàng)建檔案分類在3Hmis中，檔案分類是一種專門的類型，只要你采用類型定義功能定義檔案類型，并形成類型架構(gòu)，其類型架構(gòu)即具備了相應(yīng)的檔案管理功能。3Hmis還提供了用于企業(yè)檔案管理的分類模板，直接套用即可形成相應(yīng)的檔案管理架構(gòu)，如：3Hmis還提供了搜索的通用接口，用于將3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案

3、的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識(shí)支持。應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例某大型國(guó)有企業(yè)，下屬112個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有專職檔案管理人員18人，其中，綜合檔案室2人，各部室專職檔案員4人，一級(jí)下屬機(jī)構(gòu)專職檔案員12人，分設(shè)于總部及分支機(jī)構(gòu)的檔案庫(kù)房12間，各分支機(jī)構(gòu)都有獨(dú)立運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)之間無(wú)法協(xié)作與共享，借閱檔案仍需在管理系統(tǒng)中查找到存放位置后，再去檔案庫(kù)房取閱，分支機(jī)構(gòu)到總部查閱檔案、或總部人員到分支機(jī)構(gòu)的檔案庫(kù)房去查找檔案，最遠(yuǎn)距離超過(guò)60

4、公里，辦公成本高昂。為了配合企業(yè)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和降低管理成本的需要，決定采用3Hmis企業(yè)版來(lái)進(jìn)行檔案的集中統(tǒng)一管理，并逐步將檔案數(shù)字化，形成數(shù)字化檔案中心?；痉桨溉缦拢?、在公司總部綜合檔案室設(shè)立數(shù)字化檔案中心，數(shù)字化檔案信息集中統(tǒng)一管理，實(shí)體檔案劃歸綜合檔案室統(tǒng)一管理，但仍分布陳列于現(xiàn)有的12間庫(kù)房。2、相關(guān)部室及分支機(jī)構(gòu)的專職檔案員崗位全部取消，所有檔案業(yè)務(wù)劃歸綜合檔案室統(tǒng)一管理，人員編制由2人增加為8人，即整個(gè)公司檔案人員編制減少1

5、0人。3、各分支機(jī)構(gòu)與公司總部已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，檔案集中管理可借用這一高速網(wǎng)絡(luò)，也就是說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不必另行投資。4、將利用較為頻繁的檔案集中數(shù)字化，近5年內(nèi)的檔案原則上全部數(shù)字化，形成檔案數(shù)字化信息300余萬(wàn)件，該部份數(shù)字化工作，采用外包的方式完成。5、除非法律需要，原則上不再借閱檔案原件，對(duì)于其它暫時(shí)沒有數(shù)字化的檔案，在有人借閱時(shí)將其掃描錄入系統(tǒng)，借閱人直接閱讀掃描件，下次利用時(shí)則可直接查閱數(shù)字化信息。對(duì)于利用率不高的檔案，