白領(lǐng)時(shí)間與壓力管理

1、白領(lǐng)時(shí)間與壓力管理Time and Stress Management,,課程內(nèi)容,時(shí)間管理作時(shí)間的控制者時(shí)間管理和工作安排的系統(tǒng)方法團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理如何避免時(shí)間浪費(fèi)壓力管理認(rèn)識(shí)壓力面對(duì)壓力行動(dòng)計(jì)劃,,,你的生活緊張嗎?,0-25　你不是每天在處理緊急的事情26-45 危機(jī)處理是每天必做之事46+ 你生活中不能沒有危機(jī),,做時(shí)間的控制者,,你是誰? 你如何利用時(shí)間?,你的一天是如何過的?,Fro

2、m 9 to 6,,時(shí)間哪里去了?,你的時(shí)間浪費(fèi)在那里?,省時(shí) or 省事,你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?何副總經(jīng)理的一天,討論:15分鐘分享:3分鐘,,關(guān)于時(shí)間管理,時(shí)間能管理嗎?你真的沒時(shí)間嗎?你有多少時(shí)間用在工作上?,,,效率（Efficiency）V.S. 效果（Effectiveness),效率：把事情做對(duì)（Do the things right）效果：做對(duì)的事情（Do the right things）效能

3、：把對(duì)的事情做對(duì)（Do the right things right）,一般工作者,聰明工作者,,,,自己做,別人做,排入工作行程Scheduling,授權(quán)Delegation,如何節(jié)省時(shí)間,個(gè)人精力周期圖,,,,,0,100%,9:00 12:00 17:00,時(shí)間管理

4、的基本認(rèn)識(shí),知道該做什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上時(shí)間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對(duì)象浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多善用管理工具提升時(shí)間利用效率,時(shí)間管理和工作安排的系統(tǒng)方法,,確立目標(biāo)（Goal） / 愿景（Vision）設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）制定工作計(jì)劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）,管理時(shí)間的四大任務(wù),個(gè)人管理的四步驟,確定角色選擇目標(biāo)安排進(jìn)度逐日調(diào)整,你有幾種角色

5、,討論10分鐘分享3分鐘,,你的角色,制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)該遵循法則,成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時(shí)會(huì)出現(xiàn)）。,可衡量的(Measurable),是你真正希望做的。,合乎需求的(Desirable),不受其他人的參加而可以隨著改動(dòng)的。,可控制的(Controllable),能夠用文字（書面）表示出來。,可想象的(Conceivable),根據(jù)實(shí)際情況，是現(xiàn)實(shí)的、可以讓人接受的。,可信的(Believa

6、ble),將在一定時(shí)間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進(jìn)去后可以完成的。,可達(dá)到的(Achievable),,,,,時(shí)間管理矩陣,你的時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理是針對(duì)那一個(gè)矩陣象限的管理?,I ? II? III? IV?,,I,II,III,結(jié)果：,完全不負(fù)責(zé)的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情,,IV,,時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理矩陣,I,II,,,結(jié)果： 目標(biāo)與方向明確 平衡 自制與紀(jì)律 狀況在控制之下

7、較少的危機(jī),時(shí)間管理矩陣,,,,柏拉圖定律(80/20),ABC法則,A級(jí)優(yōu)先—必須做的事B級(jí)優(yōu)先—應(yīng)該做的事C級(jí)優(yōu)先—可以去做的事,工作日志,每日時(shí)間規(guī)劃法,列出任務(wù)估計(jì)工作需要時(shí)間預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查,日程計(jì)劃,日程計(jì)劃 - 舉例,你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?結(jié)合你的各種角色,討論:15分鐘分享:3分鐘,,,,,,,時(shí)間日志,定時(shí)將您使用時(shí)間的方式忠實(shí)記錄起來是幫助您開始時(shí)間管理的最佳

8、方式,如何填寫每日時(shí)間日志,如何填寫每日時(shí)間日志,如何控制時(shí)間的使用,1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級(jí)和目標(biāo),2去除不必要和不合適的活動(dòng),3每日、每周規(guī)劃時(shí)間使用計(jì)劃,盡可能授權(quán),留出處理意外事件的處理時(shí)段,盡可能消除或減少干擾因素,高效率利用精力高峰期,,,,,,計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,總是把你的計(jì)劃寫下來。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進(jìn)度。先將主要的事項(xiàng)及活動(dòng)計(jì)劃好。多花心

9、思在計(jì)劃每天的一開始。盡可能將有關(guān)之事項(xiàng)及活動(dòng)給歸納在一起。多留一些時(shí)間給重要的工作。確定容許足夠的時(shí)間在每一件工作上，但不能給予太多的時(shí)間。,計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時(shí)間給自己?？紤]如何將等待及旅行的時(shí)間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時(shí)鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請(qǐng)你的秘書來協(xié)助你安排行程。將

10、你計(jì)劃的日程表及實(shí)際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會(huì)如何更實(shí)際及有效地安排你的時(shí)間。,時(shí)間管理,專注是提高個(gè)人工作效能的關(guān)鍵.高效的經(jīng)理人堅(jiān)持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克,團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理,,自己做?還是團(tuán)隊(duì)一起做?,彗星撞地球,,,關(guān)系型,,,直接/快,間接/慢,A B C D,4321,人際導(dǎo)向/外向,社交型,思考型,指導(dǎo)型,工作導(dǎo)向/內(nèi)向,,,行為風(fēng)格特征概述,Exerci

11、se,風(fēng)格測試,,,指導(dǎo)型 社交型? 獲得立即的成果 ? 與人接觸? 有目的行為 ? 留下好印象? 接受挑戰(zhàn) ? 表達(dá)清晰? 決策迅速 ? 創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境? 詢問現(xiàn)況 ? 熱情? 采用權(quán)威 ? 自娛娛人? 主導(dǎo)狀況 ? 樂觀? 解決問題 ? 參與團(tuán)體行動(dòng),,不同風(fēng)格的行為偏好,關(guān)系型

12、 思考型? 態(tài)度和靄 ? 關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)? 耐心 ? 注意細(xì)節(jié)? 彈性 ? 分析及權(quán)衡事情? 協(xié)助他人 ? 系統(tǒng)的? 傾聽 ? 邏輯的? 使人感到快樂 ? 精確的? 創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 ? 規(guī)劃的? 團(tuán)隊(duì)協(xié)作 ? 決策緩慢,不同風(fēng)格的行為偏好,不同風(fēng)格的基本需求,社交型基本需求:被肯定,指導(dǎo)型基本需求:成就(表現(xiàn)成果),關(guān)

13、系型基本需求:被人接受,思考型基本需求:安全(要有正確的信息),,,,各種人際風(fēng)格的溝通策略,,,,,關(guān)系型? 誠懇的? 耐心的引導(dǎo)出目標(biāo)? 保留彈性? 給予支持? 關(guān)注人際關(guān)系? 澄清事實(shí)思考型? 事先準(zhǔn)備? 分析利弊得失? 關(guān)注任務(wù)? 系統(tǒng)的方式? 對(duì)事不對(duì)人? 一致性的?有耐性的,社交型? 親切，友好? 關(guān)注團(tuán)體而非個(gè)人? 重視整體而非細(xì)節(jié)? 提供社交的活動(dòng)? 提供支持? 提供發(fā)

14、表意見的機(jī)會(huì) 指導(dǎo)型? 直接，簡短，重點(diǎn)式的答覆? 關(guān)注業(yè)務(wù)及成果? 強(qiáng)調(diào)利益? 提供挑戰(zhàn)，自由及機(jī)會(huì)? 問“什么？”而非“如何？”,描述要獲得的結(jié)果— 要完成什么任務(wù)評(píng)估現(xiàn)狀, 分析外部的機(jī)會(huì)與威脅、內(nèi)部的強(qiáng)弱項(xiàng)界定目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃和具體步驟 (列表、排序、設(shè)定期限)計(jì)算預(yù)算費(fèi)用, 包括金錢、人力、時(shí)間制定時(shí)間表執(zhí)行計(jì)劃跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況,期望,現(xiàn)狀,步驟,預(yù)算,目標(biāo),時(shí)間表,執(zhí)行,跟蹤,,,,,,,,,制

15、定工作計(jì)劃的八個(gè)步驟,,工作計(jì)劃,,,,,,,,Why What Who,When Where How to How much,? 準(zhǔn)備演示綱要 ? 給上司的成本分析報(bào)告? 清理預(yù)算分析資料 ? 估計(jì)制作文宣費(fèi)用? 訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程 ? 顧客意見反饋分析? 評(píng)估地點(diǎn) ? 項(xiàng)目進(jìn)

16、度時(shí)程安排? 新產(chǎn)品上市 ? 擴(kuò)大市場占有率,,華東區(qū)商展,列表,項(xiàng) 目 排 序新產(chǎn)品上市提案1/1 準(zhǔn)備演示綱要華東區(qū)商展演示1/2 給上司的成本分析報(bào)告促銷預(yù)算3/1 清理預(yù)算分析資料3/2 估計(jì)制作文宣費(fèi)用2/1 訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程

17、2/2 顧客意見反饋分析表,排定順序,任務(wù)名稱: 日期:,工作項(xiàng)目 重要性 開始 結(jié)束 負(fù)責(zé)人 成果 評(píng)價(jià),,,,,,,,,,制作工作計(jì)劃,計(jì)劃甘特圖,計(jì)劃人員需求情況圖,制作一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃表,你負(fù)責(zé)改善一個(gè)單位的重要問題,你的主管希望你提出一個(gè)有效的工作計(jì)劃.成

18、本降低 / 客戶服務(wù)改善 / 提高績效,,計(jì)劃推展,管理者的時(shí)間計(jì)劃,善用時(shí)間排程,學(xué)會(huì)善用大段時(shí)間與零散時(shí)間預(yù)留可彈性運(yùn)用的時(shí)間以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時(shí)間運(yùn)用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯(cuò)誤及瑕疵的工作,誰偷了你的時(shí)間?,討論10分鐘分享3分鐘,,缺乏輕重緩急之分缺少計(jì)劃隨意授權(quán)無效的會(huì)議缺乏組織,個(gè)人間的沖突對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說 “不”

19、拖延,時(shí)間浪費(fèi)的陷阱,未事先約定的訪客,電話,給自己一段安靜的時(shí)間,Say No !,拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時(shí)間的最大效益,避免干擾,避免干擾,電話盡量減少代接與授權(quán)電話留言避免無關(guān)話題簡潔回答必要時(shí)禮貌的結(jié)束對(duì)話,訪客限制區(qū)域與人數(shù)在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠(yuǎn)離門或走道站立談話,避免干擾,郵件分類安排時(shí)間閱讀過濾垃圾郵件限制對(duì)象,會(huì)議確定必要性讓參加會(huì)議的人清楚知道會(huì)議目的與

20、需要信息準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說明會(huì)議結(jié)論與要求,,你是新來的工程師,當(dāng)你正投入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計(jì)工作時(shí)，負(fù)責(zé)電子商務(wù)的項(xiàng)目經(jīng)理李嵐打電話來請(qǐng)你參加一個(gè)會(huì)議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術(shù)支持部門談?wù)劯黜?xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用，時(shí)間是在下午2點(diǎn)鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時(shí)間來進(jìn)行這個(gè)會(huì)議。她因?yàn)樘Χ颂崆巴ㄖ恪Ｋ滥闳撕芎?，?yīng)該會(huì)幫他這個(gè)忙。而那個(gè)時(shí)間你原來是準(zhǔn)備要

21、學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。請(qǐng)問你會(huì)如何面對(duì)這次的會(huì)議邀請(qǐng)。,你會(huì)怎么辦?,處理困難情境(7A),階段一：處理人的情緒吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something階段二：處理特定問題詢問

22、Ask增加 Add建議 Advise一起的行動(dòng)計(jì)劃 Action plan together,跳脫時(shí)間陷阱,經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題,我的工作如何對(duì)公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？我的主要角色與職責(zé)是什么？我對(duì)于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？有哪些關(guān)于工作或人

23、員的的問題需加以特別的關(guān)注？有哪些是公司期望未來去做的事？,時(shí)間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時(shí)間。與其它的資源不同, 時(shí)間不能被替代、時(shí)間不能增加、不能被購得、不能儲(chǔ)存。高效經(jīng)理人是從時(shí)間開始, 而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解: 他們的時(shí)間到哪去了。Peter F. Drucker,,如何進(jìn)行時(shí)間管理,確立自己的角色選擇重要的事, 排定優(yōu)先順序了解自己的時(shí)間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計(jì)劃和安排日程

24、避免干擾井然有序 , 逃離時(shí)間的陷阱,Q&A,,花點(diǎn)時(shí)間,什么都不做,這是放松的開始花點(diǎn)時(shí)間,去思考,這是進(jìn)步的開始花點(diǎn)時(shí)間,去閱讀,這是智慧的開始花點(diǎn)時(shí)間,去運(yùn)動(dòng),這是健康的開始花點(diǎn)時(shí)間,去旅行,這是增長見聞的開始花點(diǎn)時(shí)間,去關(guān)懷社會(huì),這是服務(wù)的開始,壓力管理內(nèi)容提要,認(rèn)識(shí)壓力面對(duì)壓力行動(dòng)計(jì)劃,你曾經(jīng)有壓力很大的經(jīng)驗(yàn)嗎?,你學(xué)習(xí)到的寶貴經(jīng)驗(yàn)是什么?,,48-168 分 低 需采取防范措施169

25、-312 分 中 需制定計(jì)劃來克服這些有問題的方面313-432 分 高 必須立即采取有效措施,找出壓力冰山,壓力來源,外部,內(nèi)部,壓力,無法控制的事能力無法達(dá)到的事沒有興趣的事事先沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件,控制能力情緒精神,個(gè)性,你的壓力來源,壓力來源,Social isolation 缺乏人際支持Think unrealistically 想法不切實(shí)際Rig

26、id body 身體緊張Emotional repressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensory overload 感官刺激過度,壓力與績效表現(xiàn)的關(guān)系,,,,最佳績效表現(xiàn),最合適壓力,低度壓力厭倦,高度壓力不安不快樂,績效表現(xiàn),壓力程度,面對(duì)壓力,對(duì)外:事件控

27、制對(duì)內(nèi):自我調(diào)整,面對(duì)壓力,事件控制突發(fā)事件不得不做的事情,突發(fā)事件,處理方法：問自己:“是否我該處理？”“是” —接受并面對(duì)它,努力尋找資源“不是”—請(qǐng)說 no ! 否則， 不要一邊埋怨，一邊做。,突發(fā)事件,處理步驟：冷靜判斷、分析 (5W2H)尋求解決方法 緊急措施預(yù)防再發(fā)生,讓自己放松一下呼吸練習(xí),不得不做的事情,心理準(zhǔn)備正面思考給自己一點(diǎn)壓力預(yù)演看見

28、好處,練習(xí):面對(duì)不得不做的事,你正在趕一份后天要交出去的報(bào)告,你的老板非常重視這份報(bào)告,因?yàn)樗仨毮眠@份報(bào)告的資料,向董事會(huì)匯報(bào)投資的分析與建議. 你的一位下屬急匆匆的跑進(jìn)你的辦公室,向你報(bào)告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場善后,并要求賠償他們的損失. 你決定親自去看看事故的現(xiàn)場,了解真正的原因.,自我調(diào)整,我必須做完這件事,,我必須干好,我在允許的時(shí)間內(nèi)盡量做,,我能干好,

29、別人應(yīng)付壓力的能力都比我強(qiáng),,每個(gè)人都會(huì)受到壓力的影響，并不是只有我一個(gè)人,合理情緒控制,合理情緒控制基本步驟,A (Activating events) 誘發(fā)性事件B (Beliefs) 由A引起的信念C (emotional and behavioral Consequences) 情緒和行為的后果；D (Disputing irrational beliefs) 與不合理的信念辯論；E (new emoti

30、ve and behavioral Effects) 通過調(diào)整達(dá)到的新的情緒及行為的效果。,認(rèn)知——情緒——行為,情緒控制練習(xí),悲傷的挑戰(zhàn)請(qǐng)從女主角,男朋友,上司的角度進(jìn)行討論,,人生不如意，十之八九。無法改變的事，忘掉它；有機(jī)會(huì)去補(bǔ)救的，抓住最后的機(jī)會(huì)。后悔、埋怨、消沉不但于往事無補(bǔ)，反而會(huì)阻礙新的前進(jìn)步伐。,合理情緒控制,音樂！音樂！MUSIC！ MUSIC！通向潛意識(shí)的橋梁,自我放松的幫手,冥想...,自我放松的

31、幫手,盡量少地?cái)z取咖啡因；適量飲酒；多吃新鮮水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，別狼吞虎咽；......,自我放松的幫手,重視你的健康——食療,,自我放松的幫手,換個(gè)角度看事情正確對(duì)待別人的批評(píng),還有哪些放松的方法？,行動(dòng),你感覺到何種壓力現(xiàn)象?壓力來源是什么?我用什么態(tài)度面對(duì)它?我能做什么來改變它?我如何安排我的減壓計(jì)劃?,找出你的壓力冰山,你的減壓行動(dòng)計(jì)劃,,花點(diǎn)時(shí)間,什么都不做,這是放松的開始花點(diǎn)時(shí)間,去思